Zmiana danych firmy na Empik Place – jak to zrobić bez przestojów w sprzedaży

Zmiana rachunku bankowego

Rachunek do wypłat zmienia się w panelu operatora płatności. Trzeba się jednak liczyć z tym, że zmiana danych może zablokować płatności do czasu weryfikacji. Dlatego nie warto zmieniać rachunku tuż przed sezonem, Black Friday czy dużą akcją promocyjną – lepiej zrobić to w spokojniejszym okresie i upewnić się, że weryfikacja przebiegła pomyślnie.

Rachunek powinien być prowadzony w złotych w banku działającym w Polsce – inaczej mogą pojawić się dodatkowe opłaty operatora płatności. Warto też sprawdzić, czy nowy rachunek jest zgłoszony na białej liście VAT. Zasady wypłat opisaliśmy w artykule rozliczenia na Empik Place.

[#przyklad] Sklep zmienia bank w listopadzie, tuż przed Black Friday. Nowy rachunek wpisuje w panelu operatora płatności w piątek po południu, a wypłata zaplanowana na koniec miesiąca zostaje wstrzymana do czasu weryfikacji. Gdyby zmianę zgłosił we wrześniu, weryfikacja zakończyłaby się w spokojnym okresie, a w sezonie środki trafiałyby na konto bez opóźnień.

Przekształcenie i sprzedaż firmy

Konta na Empik Place są niezbywalne, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej – np. przy zmianach korporacyjnych prowadzących do sukcesji praw i obowiązków z mocy prawa albo przy dziedziczeniu. W takich sytuacjach sprzedawca składa wniosek o zmianę danych z dokumentami, a Empik może przeprowadzić ponowną weryfikację.

Inaczej wygląda sprzedaż firmy czy przeniesienie umowy na inny podmiot bez sukcesji z mocy prawa. Regulamin wymaga wtedy pisemnej zgody Empiku i poinformowania Empiku co najmniej 14 dni przed planowanym przeniesieniem, chyba że przepisy stanowią inaczej. Jeśli planujesz transakcję, uwzględnij ten termin w harmonogramie.

To, czy dana zmiana oznacza sukcesję z mocy prawa, zależy od rodzaju przekształcenia – tę kwestię skonsultuj z prawnikiem przed złożeniem wniosku. Najważniejsze zapisy umowy omawiamy w artykule regulamin Empik Place.

Dlaczego nie zakładać nowego konta

Kusząca wydaje się droga na skróty: założyć nowe konto na nową firmę i zamknąć stare. Regulamin mówi jednak jasno, że migracja danych z jednego konta do innego nie jest możliwa. Nowe konto zaczyna od zera – bez historii ocen, bez wypracowanych wskaźników jakości i bez pozycji na kartach produktów. Do tego co do zasady sprzedawca ma jedno konto, a kolejne wymagają zgody Empiku, i nie można wystawiać tych samych produktów na różnych kontach bez odrębnego porozumienia.

Utrata historii to realna strata: oceny wpływają na wybór oferty preferowanej, a wskaźniki – na częstotliwość wypłat. Jak ważne są opinie, opisaliśmy w artykule opinie na Empiku.

Wykres – typowe zmiany danych sprzedawcy i ich tryb na Empik Place. [#chart:em96b]

Osoby, dostępy i dane kontaktowe

Nie każda zmiana wymaga wniosku. Pracowników i współpracowników, którzy obsługują konto, dodaje się i usuwa w panelu jako użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Gdy z firmy odchodzi osoba z dostępem do panelu, warto od razu odebrać jej uprawnienia. Jeśli jednak zmienia się osoba wskazana przy rejestracji jako reprezentująca firmę albo adres e-mail używany do logowania i kontaktu z Empikiem, sprawdź z Empikiem, czy zmiana wymaga wniosku.

Zarządzanie dostępami opisaliśmy w artykule użytkownicy w panelu Empik Place, a kanały kontaktu z Empikiem – w tekście kontakt z Empik Place.

Terminy w jednym miejscu

Przy zmianach organizacyjnych łatwo pogubić się w terminach. Zebraliśmy najważniejsze z nich w jednej tabeli – warto mieć ją pod ręką przy każdej zmianie w firmie.

Jeśli zmiana nie zostanie przeprowadzona prawidłowo – np. sprzedawca nie przejdzie ponownej weryfikacji – Empik może ograniczyć świadczenie usługi. Przyczyny i skutki zawieszeń opisaliśmy w artykule zawieszenie konta na Empik Place.

Po zmianie – co sprawdzić

• Zakładka sprzedawcy – nazwa, adres, dane kontaktowe i adres do zwrotów widoczne dla klientów.

• Dokumenty sprzedaży – nowe dane na paragonach i fakturach dla klientów.

• Faktury od Empiku – poprawne dane nabywcy na fakturach za prowizje i opłaty.

• Wypłaty – czy kolejna wypłata trafiła na właściwy rachunek.

• Integracje – dane firmy w systemach, które wystawiają dokumenty i etykiety.

O dokumentach dla klientów i fakturach od Empiku piszemy w artykułach faktury na Empik Place i prowizja Empiku w księgowości. Kwestie podatkowe związane ze zmianą danych skonsultuj z księgowym.

[#tip] Zanim złożysz wniosek, przygotuj komplet dokumentów: aktualny odpis z rejestru, dokument potwierdzający zmianę i – przy zmianie rachunku – potwierdzenie jego posiadania. Kompletny wniosek skraca weryfikację i zmniejsza ryzyko przestoju.

[#checklista] Zmiana danych na Empiku: zdarzenie zgłoszone mailem w ciągu 3 dni; uzasadnienie i dokumenty w załączniku; gotowość na ponowną weryfikację; zmiana rachunku poza sezonem; przeniesienie umowy zgłoszone co najmniej 14 dni wcześniej i za zgodą Empiku; brak nowego konta zamiast zmiany; użytkownicy panelu zaktualizowani; zakładka sprzedawcy, dokumenty i faktury sprawdzone po zmianie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę sam zmienić dane firmy w panelu Empik Place?

Nie. Dane podane przy rejestracji zmienia Empik na wniosek sprzedawcy, wysłany mailem z uzasadnieniem i dokumentami.

Ile mam czasu na zgłoszenie zmiany danych?

Regulamin wymaga zgłoszenia niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od wystąpienia okoliczności uzasadniających zmianę.

Jak zmienić rachunek do wypłat?

W panelu operatora płatności. Zmiana może zablokować płatności do czasu weryfikacji, dlatego najlepiej przeprowadzić ją poza sezonem.

Czy mogę przenieść konto na nowego właściciela?

Przeniesienie praw i obowiązków z umowy wymaga pisemnej zgody Empiku i poinformowania go co najmniej 14 dni wcześniej, chyba że przepisy stanowią inaczej.

Czy mogę przenieść oceny na nowe konto?

Nie. Migracja danych z jednego konta do innego nie jest możliwa, dlatego lepiej zmienić dane na istniejącym koncie niż zakładać nowe i zaczynać budowanie ocen od zera.

Czy zmiana danych może wstrzymać sprzedaż?

Może, jeśli wymaga ponownej weryfikacji lub dotyczy rachunku bankowego. Dlatego zgłaszaj zmiany od razu, z kompletem dokumentów, i planuj je poza sezonem.

Podsumowanie

Zmiana danych firmy na Empik Place wymaga wniosku do Empiku w ciągu 3 dni od zdarzenia, z uzasadnieniem i dokumentami, a czasem ponownej weryfikacji. Rachunek zmienia się w panelu operatora płatności – najlepiej poza sezonem – a przeniesienie umowy wymaga zgody Empiku i zgłoszenia co najmniej 14 dni wcześniej. Unikaj zakładania nowego konta, bo historia i oceny nie przechodzą między kontami.

Pomagamy sprzedawcom przeprowadzić zmiany organizacyjne na Empiku bez przestojów – od wniosków po kontrolę danych i integracji. Jako certyfikowany partner Empik Place wdrażamy i prowadzimy konta – więcej na stronie sprzedaż na Empik.