Faktury na Empik Place – dokumenty dla klientów i rozliczenie prowizji

Jak dodać fakturę do zamówienia w Panelu Sprzedawcy

Fakturę dołączasz do zamówienia, żeby była widoczna w jego historii i dostępna przy ewentualnych wyjaśnieniach. Kolejne kroki pokazuje wykres. [#chart:em26b]

1. Otwórz zamówienie w Panelu Sprzedawcy (zakładka Zamówienia) i sprawdź, czy klient podał NIP.

2. Wystaw fakturę w swoim programie do faktur lub w systemie wielokanałowym na podstawie danych z zamówienia.

3. W szczegółach zamówienia wybierz Więcej działań > Dokumenty i dodaj plik faktury.

4. Wyślij dokument klientowi, jeśli Twój proces tego wymaga, i oznacz zamówienie jako obsłużone pod względem dokumentów.

Przy integracji ten etap można zautomatyzować. Centrum Pomocy przy konfiguracji Base.com zaleca ustawienie opcji przekazywania faktur – automatycznie od razu po utworzeniu albo po przeniesieniu zamówienia do wybranego statusu. Podobne ustawienia mają inne integratory, np. IdoSell pozwala określić zasady przesyłania faktur. Jak skonfigurować automatyczne faktury i korekty, pokazujemy w tekście o fakturach w BaseLinkerze, a połączenie z popularnymi programami fakturowymi w artykule o integracji BaseLinkera z programem do faktur.

Faktury a KSeF po Twojej stronie

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania faktur także dla sprzedawców marketplace. Jeśli Twoje faktury dla firm podlegają obowiązkowi KSeF, dokument powinien zostać wystawiony w systemie, a klient otrzymuje go na zasadach przewidzianych w przepisach. Dla zamówień z Empiku warto więc ustalić jeden przepływ: zamówienie trafia do systemu, faktura jest wystawiana i wysyłana do KSeF, a jej wizualizacja lub informacja o niej trafia do zamówienia. Przykład takiej konfiguracji opisujemy w tekście o BaseLinkerze i KSeF. Harmonogram i zakres obowiązków potwierdź z księgową.

Korekty przy zwrotach i reklamacjach

Każdy zwrot pieniędzy w panelu powinien mieć odzwierciedlenie w dokumentach. Jeśli klient odstąpił od umowy, a Ty wystawiłeś wcześniej fakturę, przygotuj fakturę korygującą. Jeśli wystawiłeś paragon, postępuj zgodnie z zasadami ewidencji zwrotów, które stosujesz w firmie. Przy częściowym zwrocie korekta obejmuje tylko zwracane pozycje i odpowiednią część kosztów dostawy.

• Odstąpienie od umowy – korekta na pełną wartość lub zwracane pozycje, z kosztem dostawy do wysokości najtańszej formy.

• Uznana reklamacja ze zwrotem pieniędzy – korekta obejmuje także zwrócone koszty wysyłki.

• Obniżenie ceny po reklamacji – korekta wartości bez zwrotu towaru.

• Zamówienie częściowo odrzucone – jeśli koszt wysyłki był przypisany do odrzuconego produktu, poinformuj klienta, a numer zamówienia i koszt wysyłki prześlij do Empiku w celu korekty.

Zasady samych zwrotów i ich wpływu na prowizję opisujemy w poradnikach o zwrotach na Empik Place i reklamacjach na Empik Place.

Faktury Empiku za prowizje, opłaty i reklamy

Drugi strumień dokumentów to faktury, które wystawia Tobie Empik. Według regulaminu z tytułu prowizji, opłaty platformowej i prowizji od sprzedaży preferowanej Empik wystawia fakturę VAT na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Centrum Pomocy doprecyzowuje, że faktury za prowizje i koszty reklam są wystawiane zbiorczo po zakończeniu miesiąca i wysyłane w ciągu 4 dni roboczych następnego miesiąca, a od 1 kwietnia 2026 r. trafiają do KSeF.

W miesiącu dostaniesz najwyżej dwie faktury za prowizje i reklamy: rozliczoną automatycznie oraz – jeśli wpływy nie wystarczyły – do opłaty przelewem. System nie rozlicza należności wstecz, więc faktury do zapłaty trzeba opłacić samodzielnie, nawet jeśli w kolejnym okresie saldo byłoby wystarczające. Faktury za Empik Ads nie są dostępne w Panelu Sprzedawcy – przychodzą na adres e-mail wskazany w panelu, a duplikat uzyskasz przez Dział Supportu.

[#uwaga] Regulamin pozwala Empikowi naliczyć prawidłową stawkę prowizji i opłaty platformowej także za wcześniejsze zamówienia, jeśli przypisałeś produkt do błędnej kategorii z niższą stawką. Rozliczenie następuje wtedy fakturą korygującą. Poprawne przypisanie kategorii to więc nie tylko kwestia widoczności, ale też kosztów – szczegóły w artykule o prowizjach na Empik Place.

Jak połączyć faktury z rozliczeniami w księgowości

Wpływ z Przelewy24 na Twoje konto to kwota netto po potrąceniu prowizji, opłat i zwrotów. Żeby księgowość była poprawna, przychód ze sprzedaży wykazujesz na podstawie własnych dokumentów sprzedaży, a koszty – na podstawie faktur Empiku. Raport CSV z Centrum Zarządzania Sprzedawcy (Finanse > Lista zamówień) pozwala powiązać każdą pozycję z zamówieniem. Metodę wyliczenia wypłaty z raportu krok po kroku opisujemy w artykule o rozliczeniach na Empik Place.

[#tip] Ustal z księgową comiesięczny pakiet: raport CSV z listą zamówień, rozliczenie uproszczone, faktury Empiku z KSeF, historię wypłat z Przelewy24 oraz zestawienie Twoich faktur i korekt dla klientów. Wysyłaj go zawsze w tym samym terminie, np. do 10. dnia miesiąca – po otrzymaniu faktur Empiku, które przychodzą w ciągu 4 dni roboczych.

Faktury w programach Empiku: Premium na start i dostawy do salonów

W dwóch programach kierunek dokumentów jest odwrotny niż zwykle. Jeśli korzystasz z formuły Empik Premium na start, rekompensatę za darmową dostawę otrzymujesz na podstawie faktury, którą wystawiasz Empikowi. Dane do niej znajdziesz w Centrum Zarządzania Sprzedawcy (Narzędzia > Raporty i Analizy > Lista zamówień Premium), po wybraniu poprzedniego miesiąca jako okresu rozliczeniowego. Centrum Pomocy zaznacza, że jeśli wystawiasz faktury w KSeF, nie wysyłasz ich dodatkowo mailem. Zastrzeżenia do raportu zgłaszasz do 5. dnia roboczego kolejnego miesiąca, a zwrot kosztów następuje w ciągu 15 dni od otrzymania poprawnej faktury. W standardowym programie Premium rekompensata jest rabatem na prowizję i nie wymaga Twojej faktury.

W programie Dostawy do salonów Empik koszty przesyłek fakturuje Ci DPD na podstawie Twojej umowy. Od liczby faktur w miesiącu zależy próg opłaty utrzymaniowej: obowiązuje ona, gdy wartość wysyłek nie przekroczy 150 zł netto przy dwóch fakturach miesięcznie albo 300 zł netto przy jednej fakturze. Warto o tym pamiętać przy uzgadnianiu warunków umowy z przewoźnikiem.

Informacje dla organów podatkowych

Regulamin zobowiązuje sprzedawcę do przekazywania Empikowi informacji potrzebnych do wypełniania obowiązków platformy wobec organów podatkowych. Empik przekazuje sprzedawcy podlegającemu raportowaniu informacje, które zgłasza organom, a w razie niedostarczenia żądanych danych może wstrzymać wypłaty lub sprzedaż do czasu ich uzupełnienia. W praktyce oznacza to, że dane firmy na koncie muszą być aktualne, a na wezwania Empiku dotyczące danych podatkowych warto odpowiadać w terminie.

Najczęstsze błędy przy fakturach na Empiku

• Pomijanie numeru NIP z zamówienia i wystawianie paragonu zamiast faktury.

• Brak korekty po zwrocie wykonanym w panelu.

• Księgowanie wpływu z Przelewy24 jako przychodu bez rozbicia na sprzedaż i prowizje.

• Nieopłacona faktura Empiku do zapłaty przelewem, która blokuje wypłaty.

• Nieaktualny adres e-mail na koncie, na który przychodzą faktury za reklamy.

• Ręczne wystawianie faktur przy dużej liczbie zamówień zamiast automatyzacji w integracji.

Najczęściej zadawane pytania

Kto wystawia fakturę klientowi na Empik Place?

Sprzedawca. To on jest stroną umowy sprzedaży z klientem. Empik wystawia faktury tylko sprzedawcy – za prowizje, opłatę platformową, abonament i reklamy.

Kiedy muszę wystawić fakturę zamiast paragonu?

Gdy klient poda numer NIP w szczegółach zamówienia – wtedy kupuje jako firma. Jeśli konsument po zakupie poprosi o fakturę na osobę prywatną, również ją wystawiasz i przesyłasz bezpośrednio.

Gdzie dodać fakturę do zamówienia z Empiku?

W Panelu Sprzedawcy, w szczegółach zamówienia: Więcej działań > Dokumenty. Przy integracji, np. z Base.com, możesz ustawić automatyczne przekazywanie faktur po ich utworzeniu.

Czy brak faktury obniża wskaźniki jakości?

Incydent z powodu braku faktury nie wpływa na statystyki jakości. Trzeba jednak wystawić dokument, wysłać go klientowi i dodać do zamówienia, bo otwarty incydent blokuje środki za to zamówienie.

Kiedy Empik wystawia faktury za prowizje?

Zbiorczo po zakończeniu miesiąca – faktury wysyłane są w ciągu 4 dni roboczych następnego miesiąca, a od 1 kwietnia 2026 r. trafiają do KSeF. Jeśli wpływy nie pokryły należności, dostaniesz dodatkową fakturę do opłaty przelewem.

Gdzie znajdę faktury za Empik Ads?

Przychodzą na adres e-mail wskazany w Panelu Sprzedawcy i nie są dostępne w samym panelu. Duplikat możesz uzyskać przez Dział Supportu.

Podsumowanie

Na Empik Place obowiązuje podział: Ty wystawiasz klientom faktury lub paragony i korekty, a Empik wystawia Tobie zbiorcze faktury za prowizje, opłaty, abonament i reklamy – od kwietnia 2026 r. przez KSeF. Kluczowe jest sprawdzanie NIP w każdym zamówieniu, dodawanie faktur w zakładce Dokumenty, korekty po zwrotach i comiesięczne łączenie dokumentów z raportem rozliczeń. Szczegóły znajdziesz w artykułach Centrum Pomocy o rozliczeniach i fakturach oraz obsłudze zamówień. Jeśli sprzedajesz też na Allegro, porównaj zasady z tekstem o fakturach na Allegro, a gdzie w panelu znajdziesz raporty finansowe, pokazujemy w przewodniku po panelu sprzedawcy Empik Place.

Chcesz zautomatyzować faktury dla zamówień z Empiku i uporządkować rozliczenia z platformą? Jako certyfikowany partner Empik Place wdrażamy integracje z systemami fakturowymi i KSeF oraz pomagamy połączyć dokumenty z raportami Empiku – sprawdź naszą obsługę sprzedaży na Empiku.