BaseLinker i program do faktur – integracja z Fakturownią, wFirmą i inFaktem

Integracja BaseLinker Fakturownia (i podobne połączenia z wFirmą czy inFaktem) to najczęstszy wybór sklepów, które prowadzą księgowość w programie online, a zamówienia obsługują w Base. Księgowa pracuje w swoim narzędziu, zespół sprzedaży w panelu Base, a faktury mają się pojawiać w obu miejscach bez przepisywania. Brzmi prosto, ale diabeł tkwi w szczegółach: numeracji, seriach, płatnościach i korektach.

W tym artykule wyjaśniamy, jak działa przekazywanie faktur z Base do programów księgowych online, czym różnią się integracje z Fakturownią, wFirmą, inFaktem i innymi narzędziami, jak je skonfigurować krok po kroku i jak rozwiązywać typowe błędy. Na końcu znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Jak działa integracja BaseLinkera z programem do faktur

Mechanizm opisany w pomocy Base wygląda tak: faktura powstaje najpierw w Base (dawniej BaseLinker) – ręcznie lub przez akcję automatyczną – zgodnie z ustawieniami serii numeracji. Następnie Base przesyła ją do programu księgowego, gdzie powstaje właściwy dokument. Na koniec Base pobiera tę fakturę z powrotem przez API, dzięki czemu możesz ją wysłać klientowi e-mailem albo wydrukować z panelu.

Od tego momentu dokumentem „wiodącym” jest faktura w programie księgowym. Dalsze zmiany wprowadzasz już tam, a faktura systemowa Base służy tylko jako źródło danych. Warto pamiętać o kilku zasadach:

Faktura przekazywana jest jednorazowo – późniejsze zmiany w zamówieniu nie aktualizują dokumentu w programie księgowym.
To nie jest pełna integracja dwukierunkowa – nie wystawisz w Base ofert z magazynu programu księgowego.
Przekazywanie SKU – w części integracji Base może przekazać SKU pozycji, żeby program księgowy zmniejszał swoje stany; SKU musi być identyczne po obu stronach.
Usunięcie faktury – po usunięciu dokumentu w Base trzeba go osobno usunąć także w programie księgowym (pomoc Base opisuje to wprost przy wFirmie).

Jeśli zastanawiasz się, czy faktury w ogóle wystawiać w zewnętrznym programie, zacznij od tekstu o tym, jak działają faktury w BaseLinkerze – tam porównujemy modele pracy.

Fakturownia, wFirma, inFakt – co obsługuje integracja

W dziale Integracje → Dodaj integrację → Księgowość znajdziesz m.in. Fakturownię, wFirmę, inFakt, iFirmę, Firmao, a także QuickBooks i Xero. Zakres funkcji różni się między programami. Poniżej zestawienie na podstawie tabeli z pomocy Base (stan na październik 2026 r.).

Program	Paragony	Korekty	Serie numeracji	Płatności	Przekazywanie SKU	OSS
Fakturownia	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak
wFirma	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak
Firmao	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Nie
iFirma	Nie	Tak	Tak	Tak	Nie	Tak
inFakt	Nie	Tak	Nie	Tak	Nie	Tak

Wniosek praktyczny: jeśli sprzedajesz dużo osobom prywatnym i chcesz przekazywać paragony, sprawdź, czy Twój program to obsługuje. Przy inFakcie dodatkowo nie powiążesz serii numeracji Base z seriami w programie, a według pomocy Base nie przekażesz też faktur pro forma. Zakres funkcji zmienia się wraz z rozwojem integracji, więc przed wyborem zajrzyj do aktualnej tabeli w ustawieniach integracji – dostępne opcje są tam oznaczone na szaro, a aktywne na zielono.

Przy wyborze programu nie kieruj się wyłącznie tabelą funkcji. Równie ważne jest to, w czym pracuje Twoje biuro rachunkowe, czy program ma integrację z KSeF, jak rozlicza sprzedaż zagraniczną w procedurze OSS i ile kosztuje przy Twojej liczbie dokumentów. Z naszej praktyki wynika, że zmiana programu księgowego w trakcie roku jest znacznie bardziej kłopotliwa niż zmiana ustawień integracji, dlatego tę decyzję warto podjąć przed wdrożeniem Base.

Integracja BaseLinker Fakturownia (i podobne połączenia z wFirmą czy inFaktem) to najczęstszy wybór sklepów, które prowadzą księgowość w programie online, a zamówienia obsługują w Base. Księgowa pracuje w swoim narzędziu, zespół sprzedaży w panelu Base, a faktury mają się pojawiać w obu miejscach bez przepisywania. Brzmi prosto, ale diabeł tkwi w szczegółach: numeracji, seriach, płatnościach i korektach.

W tym artykule wyjaśniamy, jak działa przekazywanie faktur z Base do programów księgowych online, czym różnią się integracje z Fakturownią, wFirmą, inFaktem i innymi narzędziami, jak je skonfigurować krok po kroku i jak rozwiązywać typowe błędy. Na końcu znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Jak działa integracja BaseLinkera z programem do faktur

Mechanizm opisany w pomocy Base wygląda tak: faktura powstaje najpierw w Base (dawniej BaseLinker) – ręcznie lub przez akcję automatyczną – zgodnie z ustawieniami serii numeracji. Następnie Base przesyła ją do programu księgowego, gdzie powstaje właściwy dokument. Na koniec Base pobiera tę fakturę z powrotem przez API, dzięki czemu możesz ją wysłać klientowi e-mailem albo wydrukować z panelu.

Od tego momentu dokumentem „wiodącym” jest faktura w programie księgowym. Dalsze zmiany wprowadzasz już tam, a faktura systemowa Base służy tylko jako źródło danych. Warto pamiętać o kilku zasadach:

Faktura przekazywana jest jednorazowo – późniejsze zmiany w zamówieniu nie aktualizują dokumentu w programie księgowym.
To nie jest pełna integracja dwukierunkowa – nie wystawisz w Base ofert z magazynu programu księgowego.
Przekazywanie SKU – w części integracji Base może przekazać SKU pozycji, żeby program księgowy zmniejszał swoje stany; SKU musi być identyczne po obu stronach.
Usunięcie faktury – po usunięciu dokumentu w Base trzeba go osobno usunąć także w programie księgowym (pomoc Base opisuje to wprost przy wFirmie).

Jeśli zastanawiasz się, czy faktury w ogóle wystawiać w zewnętrznym programie, zacznij od tekstu o tym, jak działają faktury w BaseLinkerze – tam porównujemy modele pracy.

Fakturownia, wFirma, inFakt – co obsługuje integracja

W dziale Integracje → Dodaj integrację → Księgowość znajdziesz m.in. Fakturownię, wFirmę, inFakt, iFirmę, Firmao, a także QuickBooks i Xero. Zakres funkcji różni się między programami. Poniżej zestawienie na podstawie tabeli z pomocy Base (stan na październik 2026 r.).

Program	Paragony	Korekty	Serie numeracji	Płatności	Przekazywanie SKU	OSS
Fakturownia	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak
wFirma	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak
Firmao	Tak	Tak	Tak	Tak	Tak	Nie
iFirma	Nie	Tak	Tak	Tak	Nie	Tak
inFakt	Nie	Tak	Nie	Tak	Nie	Tak

Wniosek praktyczny: jeśli sprzedajesz dużo osobom prywatnym i chcesz przekazywać paragony, sprawdź, czy Twój program to obsługuje. Przy inFakcie dodatkowo nie powiążesz serii numeracji Base z seriami w programie, a według pomocy Base nie przekażesz też faktur pro forma. Zakres funkcji zmienia się wraz z rozwojem integracji, więc przed wyborem zajrzyj do aktualnej tabeli w ustawieniach integracji – dostępne opcje są tam oznaczone na szaro, a aktywne na zielono.

Przy wyborze programu nie kieruj się wyłącznie tabelą funkcji. Równie ważne jest to, w czym pracuje Twoje biuro rachunkowe, czy program ma integrację z KSeF, jak rozlicza sprzedaż zagraniczną w procedurze OSS i ile kosztuje przy Twojej liczbie dokumentów. Z naszej praktyki wynika, że zmiana programu księgowego w trakcie roku jest znacznie bardziej kłopotliwa niż zmiana ustawień integracji, dlatego tę decyzję warto podjąć przed wdrożeniem Base.

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Konfiguracja integracji z programem do faktur krok po kroku

Proces jest podobny dla wszystkich programów online. Różnią się głównie dane dostępowe – w zależności od systemu potrzebny jest login i hasło, login i token albo sam klucz API.

Przygotuj serie w Base. Skonfiguruj serie numeracji faktur (i ewentualnie paragonów) tak, jak chcesz je przekazywać – np. osobno dla kraju i zagranicy.
Dodaj integrację. Przejdź do Integracje → Dodaj integrację → Księgowość i wybierz swój program.
Podłącz konto. Wpisz dane dostępowe z programu księgowego i zapisz.
Ustaw numerację. Zdecyduj, czy faktury mają dostawać kolejne numery z programu księgowego, czy numer z Base.
Wybierz tryb przekazywania. Automatycznie od razu po utworzeniu faktury albo zbiorczo, po ręcznym uruchomieniu eksportu.
Powiąż serie numeracji. Każdej serii z Base przypisz serię w programie albo ustaw „nie przekazuj”. Bez powiązania faktury trafią do serii domyślnej.
Powiąż typy płatności. Przypisz nazwom płatności z zamówień właściwe formy płatności w programie księgowym.
Zdecyduj, którą fakturę widzi klient. Opcja „Wyświetlaj klientowi fakturę z programu zamiast faktury Base” sprawia, że e-mail, link i przekazanie do marketplace’ów obejmą dokument z programu księgowego.
Przetestuj na kilku zamówieniach. Sprawdź numery, stawki VAT, dane nabywcy i formy płatności po obu stronach.

W sekcji powiązań serii możesz też nadać indywidualne ustawienia konkretnej serii – np. inny komentarz albo inną stawkę ryczałtu. Ustawienia pojedynczej serii są nadrzędne wobec ustawień całej integracji.

Automatyzacja: wystawienie, przekazanie i wysyłka faktury

Najwięcej problemów pojawia się, gdy klient dostaje e-mail z fakturą Base, a nie z programu księgowego – bo wiadomość poszła, zanim dokument wrócił z API. Pomoc Base proponuje prostą sekwencję, która temu zapobiega:

Krok	Akcja automatyczna	Po co
1	Wystaw fakturę z opcją „Przerwij po błędzie: Tak”	Przy błędzie połączenia kolejne kroki się nie wykonają
2	Zmień status, np. na „Faktura poprawnie wygenerowana”	Status potwierdza, że dokument jest w programie księgowym
3	Osobna akcja: wyślij e-mail z fakturą po zmianie statusu	Klient dostaje fakturę z programu księgowego

Zamówienia z błędem zostają w poprzednim statusie, więc łatwo je wyfiltrować i poprawić. Błędy zwracane przez API programu księgowego zobaczysz na karcie zamówienia w sekcji z informacjami o zamówieniu albo w historii automatycznych akcji. Więcej o projektowaniu takich sekwencji przeczytasz w artykułach o akcjach automatycznych w BaseLinkerze i o statusach zamówień.

Korekty i paragony

Według pomocy Base korekty do Fakturowni można przekazywać automatycznie przez akcję automatyczną, a przy Fakturowni i inFakcie dostępne jest też ręczne przekazanie korekty z edycji dokumentu. Paragony obsługują m.in. Fakturownia, wFirma i Firmao. Przy wFirmie paragon fiskalny drukujesz z poziomu wFirmy, chyba że wyłączysz opcję wyświetlania paragonu wFirmy zamiast paragonu Base – szczegóły opisujemy w tekście o paragonach w BaseLinkerze.

Najczęstsze błędy integracji i jak je naprawić

Komunikaty pochodzą z API programu księgowego, ale większość ma proste przyczyny. Oto przykłady opisane w pomocy Base:

Fakturownia – błąd 404 przy dziale – w ustawieniach integracji wpisano błędne ID działu. Podaj ID w formie liczbowej albo je usuń, jeśli masz tylko jeden dział.
Fakturownia – puste dane sprzedawcy – uzupełnij dane firmy w ustawieniach działów w Fakturowni.
wFirma – COMPANY ID REQUIRED – przypisz seriom Base serie numeracji w wFirmie.
wFirma – naruszenie chronologii numeracji – najczęściej Base ma serię miesięczną, a wFirma roczną. Ujednolij ustawienia serii.
wFirma – AUTH – odśwież połączenie przyciskiem ponownego podłączenia konta.
inFakt – duplikat numeru – zmień opcję „Numeracja” tak, by faktury brały kolejne numery z serwisu.

Uważaj też na opcję „Wyeksportuj wszystkie faktury ponownie”. Przekazuje ona wszystkie dokumenty jeszcze raz, więc po stronie programu mogą powstać duplikaty. Pomoc Base zaleca korzystanie z niej tylko przy testach. Do bieżącej pracy służy zwykły eksport, który obejmuje dokumenty jeszcze nieprzekazane. Jeśli błąd powtarza się mimo poprawnej konfiguracji, zapisz treść komunikatu i numer zamówienia – ułatwi to kontakt z pomocą techniczną programu księgowego.

Program do faktur czy KSeF w Base – kto wysyła e-faktury

Od 2026 roku dochodzi pytanie, który system wysyła faktury do KSeF. Pomoc Base jednoznacznie zaleca jeden kanał wysyłki: jeśli faktury trafiają do programu księgowego, to on powinien obsługiwać KSeF, a integrację KSeF w Base warto stosować wtedy, gdy dokumenty powstają w Base i nie trafiają do zewnętrznych programów. Inaczej grożą duplikaty. Szczegóły opisujemy w tekście o integracji BaseLinker KSeF. Model rozliczeń i obowiązki podatkowe zawsze uzgodnij z księgowym.

Najczęściej zadawane pytania

Czy BaseLinker współpracuje z Fakturownią?

Tak. Base przekazuje do Fakturowni faktury, korekty i paragony, obsługuje powiązanie serii numeracji, typów płatności, przekazywanie SKU i oznaczenie OSS. Po przekazaniu Base pobiera fakturę z Fakturowni, więc możesz ją wysłać klientowi z panelu.

Czy zmiana faktury w Base zaktualizuje ją w programie księgowym?

Nie. Faktura jest przekazywana jednorazowo, a dalsze zmiany wprowadzasz bezpośrednio w programie księgowym. Ponieważ Base pobiera dokument przez API, zmiany naniesione w programie będą widoczne na wydrukach i w linkach z Base.

Którą numerację wybrać – z Base czy z programu księgowego?

Obie opcje są dostępne w ustawieniach integracji. Numeracja z programu księgowego zmniejsza ryzyko konfliktów, gdy księgowa wystawia też dokumenty ręcznie. Przy wFirmie upewnij się, że okres serii (miesięczny lub roczny) jest taki sam po obu stronach.

Dlaczego klient dostał fakturę Base zamiast faktury z wFirmy?

Najczęściej e-mail został wysłany, zanim dokument wrócił z programu księgowego, albo wyłączona jest opcja wyświetlania faktury z programu zamiast faktury Base. Ustaw sekwencję: wystawienie z przerwaniem po błędzie, zmiana statusu, a dopiero potem osobna akcja wysyłki e-maila.

Czy integracja zmniejsza stany magazynowe w programie księgowym?

Przy Fakturowni, wFirmie i Firmao możesz włączyć przekazywanie SKU, na podstawie którego program może zmieniać ilości w swoim magazynie. Nie jest to jednak integracja dwukierunkowa, a SKU w zamówieniu musi dokładnie odpowiadać SKU w programie.

Czy mogę przekazywać faktury do dwóch programów jednocześnie?

Technicznie możesz powiązać różne serie z różnymi integracjami, ale w praktyce prowadzi to do bałaganu w ewidencji i ryzyka duplikatów, zwłaszcza w KSeF. Lepiej wybrać jeden program księgowy i jeden kanał wysyłki e-faktur.

Podsumowanie

Integracja BaseLinker Fakturownia, wFirma czy inFakt pozwala połączyć wygodę obsługi zamówień w Base z księgowością prowadzoną w programie online. Kluczem jest dobre powiązanie serii i płatności, wybór numeracji, sekwencja akcji z przerwaniem po błędzie oraz jeden kanał wysyłki do KSeF. Wtedy faktury powstają automatycznie, a księgowa ma komplet dokumentów bez przepisywania.

Jeśli chcesz połączyć Base z programem księgowym i zautomatyzować fakturowanie bez ryzyka duplikatów, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci to skonfigurować – sprawdź nasze wdrożenie Base.