Paragony w BaseLinkerze – drukarka fiskalna i e-paragony w praktyce

Paragony w BaseLinkerze to temat, który wraca przy każdym sklepie sprzedającym osobom prywatnym. Zamówienia spływają z Allegro, sklepu i innych kanałów, a paragon trzeba wystawić szybko, poprawnie i najlepiej bez ręcznego wbijania pozycji na kasie. Base pozwala to zautomatyzować – zarówno z klasyczną drukarką fiskalną, jak i z e-paragonami wysyłanymi klientowi e-mailem.

W tym poradniku wyjaśniamy, czym w Base różni się paragon fiskalny od niefiskalnego, jak podłączyć drukarkę fiskalną przez Base Printer, jak działa integracja z eparagony.pl i jak ustawić automatyczne wystawianie paragonów. Pokazujemy też ograniczenia, o których warto wiedzieć przed wdrożeniem, m.in. przy zwrotach i korektach. Kwestie obowiązku fiskalizacji zawsze skonsultuj z księgowym.

Paragon fiskalny i niefiskalny w Base – czym się różnią

Base (dawniej BaseLinker) pozwala wystawić paragon do każdego zamówienia tak samo jak fakturę: pojedynczo z karty zamówienia, masowo z listy zamówień albo automatycznie. Sam dokument wygenerowany w panelu nie jest jednak jeszcze paragonem fiskalnym. Według pomocy Base, aby paragon był fiskalny, konieczna jest fiskalizacja – wydruk na drukarce fiskalnej albo wystawienie e-paragonu przez kasę online.

Rodzaj dokumentu	Jak powstaje w Base	Kiedy się sprawdza
Paragon fiskalny (papierowy)	Seria paragonów + moduł „Paragony – drukarka fiskalna” i drukarka podłączona przez Base Printer	Sprzedaż wymagająca rejestracji na kasie, pakowanie z wydrukiem do paczki
E-paragon fiskalny	Integracja z eparagony.pl i kasa lub drukarka online obsługująca e-paragony	Wysyłka paragonu klientowi e-mailem, mniej papieru i drukarek
Paragon niefiskalny (rachunek)	Osobna seria typu „faktura/rachunek” nazwana np. „Paragon”	Gdy nie masz obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie
Paragon z programu księgowego	Przekazanie do wFirmy, Fakturowni itp.	Gdy dokumenty sprzedaży prowadzisz w zewnętrznym narzędziu

To, czy Twoja sprzedaż internetowa wymaga kasy fiskalnej, zależy od przepisów o zwolnieniach z ewidencji na kasie – liczy się m.in. forma płatności (np. pobranie) i rodzaj towaru. Tego nie rozstrzygnie za Ciebie system, dlatego przed konfiguracją ustal z księgowym, które zamówienia trzeba fiskalizować.

Jak działa drukarka fiskalna w BaseLinkerze

Za druk odpowiada moduł Paragony – drukarka fiskalna. Włączasz go w dziale Integracje → Dodaj integrację → Pozostałe. Moduł potrzebuje programu, który komunikuje się z urządzeniem. Pomoc Base wskazuje tu bezpłatną aplikację Base Printer, która obsługuje drukarki zgodne z nowym protokołem Posnet (w tym nowe drukarki online) oraz drukarki Novitus i Elzab.

Po włączeniu modułu działa to tak: gdy w Base powstaje paragon, system automatycznie wysyła do drukarki polecenie wydruku. Na karcie zamówienia obok paragonu pojawia się ikona statusu, więc od razu widzisz, czy dokument:

został wydrukowany,
czeka na wydruk (np. drukarka jest wyłączona albo brak połączenia),
zwrócił błąd wydruku, który trzeba wyjaśnić.

Base nie pobiera dodatkowych opłat za samą wtyczkę. Jeśli zamiast Base Printer korzystasz z programu zewnętrznej firmy, jego twórca może pobierać własną opłatę i to on odpowiada za wsparcie. Przy problemach z połączeniem pomoc Base radzi ponownie podpiąć wtyczkę i sprawdzić, czy użyto poprawnego tokenu API z działu Moje konto → API. Więcej o samym Base Printer i drukowaniu dokumentów przeczytasz w tekście o drukowaniu etykiet w BaseLinkerze.

Paragony w BaseLinkerze to temat, który wraca przy każdym sklepie sprzedającym osobom prywatnym. Zamówienia spływają z Allegro, sklepu i innych kanałów, a paragon trzeba wystawić szybko, poprawnie i najlepiej bez ręcznego wbijania pozycji na kasie. Base pozwala to zautomatyzować – zarówno z klasyczną drukarką fiskalną, jak i z e-paragonami wysyłanymi klientowi e-mailem.

W tym poradniku wyjaśniamy, czym w Base różni się paragon fiskalny od niefiskalnego, jak podłączyć drukarkę fiskalną przez Base Printer, jak działa integracja z eparagony.pl i jak ustawić automatyczne wystawianie paragonów. Pokazujemy też ograniczenia, o których warto wiedzieć przed wdrożeniem, m.in. przy zwrotach i korektach. Kwestie obowiązku fiskalizacji zawsze skonsultuj z księgowym.

Paragon fiskalny i niefiskalny w Base – czym się różnią

Base (dawniej BaseLinker) pozwala wystawić paragon do każdego zamówienia tak samo jak fakturę: pojedynczo z karty zamówienia, masowo z listy zamówień albo automatycznie. Sam dokument wygenerowany w panelu nie jest jednak jeszcze paragonem fiskalnym. Według pomocy Base, aby paragon był fiskalny, konieczna jest fiskalizacja – wydruk na drukarce fiskalnej albo wystawienie e-paragonu przez kasę online.

Rodzaj dokumentu	Jak powstaje w Base	Kiedy się sprawdza
Paragon fiskalny (papierowy)	Seria paragonów + moduł „Paragony – drukarka fiskalna” i drukarka podłączona przez Base Printer	Sprzedaż wymagająca rejestracji na kasie, pakowanie z wydrukiem do paczki
E-paragon fiskalny	Integracja z eparagony.pl i kasa lub drukarka online obsługująca e-paragony	Wysyłka paragonu klientowi e-mailem, mniej papieru i drukarek
Paragon niefiskalny (rachunek)	Osobna seria typu „faktura/rachunek” nazwana np. „Paragon”	Gdy nie masz obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie
Paragon z programu księgowego	Przekazanie do wFirmy, Fakturowni itp.	Gdy dokumenty sprzedaży prowadzisz w zewnętrznym narzędziu

To, czy Twoja sprzedaż internetowa wymaga kasy fiskalnej, zależy od przepisów o zwolnieniach z ewidencji na kasie – liczy się m.in. forma płatności (np. pobranie) i rodzaj towaru. Tego nie rozstrzygnie za Ciebie system, dlatego przed konfiguracją ustal z księgowym, które zamówienia trzeba fiskalizować.

Jak działa drukarka fiskalna w BaseLinkerze

Za druk odpowiada moduł Paragony – drukarka fiskalna. Włączasz go w dziale Integracje → Dodaj integrację → Pozostałe. Moduł potrzebuje programu, który komunikuje się z urządzeniem. Pomoc Base wskazuje tu bezpłatną aplikację Base Printer, która obsługuje drukarki zgodne z nowym protokołem Posnet (w tym nowe drukarki online) oraz drukarki Novitus i Elzab.

Po włączeniu modułu działa to tak: gdy w Base powstaje paragon, system automatycznie wysyła do drukarki polecenie wydruku. Na karcie zamówienia obok paragonu pojawia się ikona statusu, więc od razu widzisz, czy dokument:

został wydrukowany,
czeka na wydruk (np. drukarka jest wyłączona albo brak połączenia),
zwrócił błąd wydruku, który trzeba wyjaśnić.

Base nie pobiera dodatkowych opłat za samą wtyczkę. Jeśli zamiast Base Printer korzystasz z programu zewnętrznej firmy, jego twórca może pobierać własną opłatę i to on odpowiada za wsparcie. Przy problemach z połączeniem pomoc Base radzi ponownie podpiąć wtyczkę i sprawdzić, czy użyto poprawnego tokenu API z działu Moje konto → API. Więcej o samym Base Printer i drukowaniu dokumentów przeczytasz w tekście o drukowaniu etykiet w BaseLinkerze.

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Konfiguracja paragonów w BaseLinkerze krok po kroku

Zanim podłączysz drukarkę albo e-paragony, przygotuj po stronie Base same dokumenty. Domyślne ustawienia paragonów znajdziesz w tym samym miejscu co ustawienia faktur: Manager zamówień → Faktury → Ustawienia. Kolejność, która sprawdza się we wdrożeniach:

Ustal z księgowym, które zamówienia wymagają paragonu fiskalnego, a które mogą dostać rachunek lub fakturę.
Utwórz lub edytuj serię paragonów: format numeracji, stawki VAT (najlepiej przypisane do produktów) i pole „Informacje”.
Jeśli część sprzedaży nie wymaga kasy, utwórz osobną serię typu „faktura/rachunek” dla paragonów niefiskalnych.
Włącz moduł fiskalizacji – drukarkę przez Base Printer albo integrację z eparagony.pl – i wskaż serie, które mają być fiskalizowane.
Wystaw kilka paragonów testowych ręcznie z karty zamówienia i sprawdź ich status, numer oraz treść.
Dopiero potem dodaj akcje automatyczne, które będą wystawiać paragony bez Twojego udziału.

Testy na kilku zamówieniach są ważne, bo paragonu fiskalnego nie poprawisz już w Base. Lepiej wyłapać złą stawkę VAT czy nazwę produktu na etapie próby niż po tygodniu automatycznej fiskalizacji. Warto też sprawdzić, jak nazwy produktów z marketplace’ów wyglądają na wydruku – zbyt długie tytuły ofert bywają nieczytelne.

E-paragony w BaseLinkerze – integracja z eparagony.pl

Coraz więcej sklepów zamiast drukować paragon do paczki wysyła go klientowi elektronicznie. Base ma do tego zewnętrzną integrację z eparagony.pl – niezależnym hubem e-paragonów. Zgodnie z przepisami e-paragon wydaje się kupującemu za jego zgodą, więc warto zadbać o odpowiedni zapis w regulaminie sklepu i w procesie zamówienia – szczegóły ustal z prawnikiem lub księgowym.

Według opisu integracji w pomocy Base pozwala ona m.in.:

wystawiać pełnoprawne e-paragony fiskalne zamiast wydruków,
wybrać serie numeracji, które mają być fiskalizowane,
zdecydować o momencie fiskalizacji i momencie przekazania e-paragonu klientowi,
dodać logo na e-paragonie,
wysłać klientowi unikalny link do dokumentu w wiadomości e-mail,
w razie potrzeby wydrukować także wersję papierową.

Jak podłączyć e-paragony – krok po kroku

Zarejestruj się w usłudze eparagony.pl przez formularz online.
Skonfiguruj drukarkę lub kasę online obsługującą e-paragony według instrukcji dostawcy.
W Base dodaj integrację w dziale Integracje → Dodaj integrację i uzupełnij dane otrzymane po rejestracji.
Ustaw pole dodatkowe zamówienia, w którym zapisze się link do e-paragonu (tag otrzymasz od zespołu eparagony.pl).
Dodaj ten tag do szablonu e-maila i utwórz akcję automatyczną wysyłającą wiadomość po wystawieniu dokumentu.

Listę wystawionych e-paragonów i ich statusy sprawdzisz w dziale Zamówienia → Faktury → Paragony. Integracja jest zewnętrzna, więc w sprawach technicznych kontaktujesz się z zespołem eparagony.pl. Szablony wiadomości opisujemy szerzej w artykule o szablonach e-maili w BaseLinkerze.

Automatyczne wystawianie paragonów w Base

Paragony wystawiasz tymi samymi akcjami automatycznymi co faktury. Najpopularniejszy schemat rozdziela dokumenty po tym, czy klient podał NIP i czy chce fakturę. Przykład zestawu reguł:

Zdarzenie	Warunek	Akcja
Ustawiono status „Do wysyłki”	Brak NIP-u, klient nie chce faktury	Wystaw paragon w serii fiskalizowanej
Ustawiono status „Do wysyłki”	Podano NIP lub klient chce fakturę	Wystaw fakturę
Wystawiono paragon	Seria e-paragonów	Wyślij e-mail z linkiem do e-paragonu
Ustawiono status „Anulowane”	Zamówienie ma paragon niewydrukowany	Powiadom pracownika (np. tagiem) do weryfikacji

Wiązanie paragonu ze statusem, a nie z samym pobraniem zamówienia, chroni przed fiskalizacją zamówień, które ostatecznie nie zostaną wysłane. Jak ułożyć statusy pod taki proces, pokazujemy w tekście o statusach zamówień w BaseLinkerze, a mechanikę reguł – w artykule o akcjach automatycznych.

Dodatkowe informacje i NIP na paragonie

W ustawieniach serii (Manager zamówień → Faktury → Ustawienia → Edytuj → Informacje) możesz dodać tekst widoczny na paragonie, również z tagami z szablonów e-mail – np. imię i nazwisko klienta. NIP z zamówienia wyświetli się automatycznie na paragonie niefiskalnym w PDF. Jeśli NIP ma być na paragonie fiskalnym, pomoc Base wskazuje odpowiednią opcję w Base Printer albo kontakt z dostawcą modułu drukarki.

Ograniczenia: zwroty, korekty i paragony do części zamówienia

Przed wdrożeniem warto znać kilka ograniczeń opisanych w pomocy Base:

Zwrot do paragonu – Base nie wystawia zwrotu do paragonu. Zwrot wykonujesz na kasie fiskalnej, a w rejestrze sprzedaży możesz przygotować raport zwrotów dla księgowości.
Korekta paragonu – nie jest obsługiwana; anulowanie paragonu w Base oznacza usunięcie dokumentu z systemu.
Paragon dla części zamówienia – paragon obejmuje całe zamówienie. Jeśli ma dotyczyć tylko części produktów, najpierw rozdziel zamówienie (Akcje → Rozdziel zamówienie).
Faktura do paragonu – możesz zasubskrybować wydruk „Faktura do paragonu” w dziale Wydruki i eksporty.
Numer paragonu – przy drukarce fiskalnej Base pokazuje numer zwrócony przez urządzenie; jeśli model go nie zwraca, pole zostaje puste.

Zwroty warto więc obsługiwać procesowo – z kasą fiskalną po jednej stronie i modułem zwrotów w Base po drugiej. Opisujemy to w tekście o zwrotach i reklamacjach w module RMA.

Najczęściej zadawane pytania

Czy BaseLinker może drukować paragony fiskalne?

Tak, przez moduł „Paragony – drukarka fiskalna” i program integrujący drukarkę, np. bezpłatny Base Printer. Paragon wystawiony w Base jest automatycznie wysyłany do drukarki, a na karcie zamówienia widać status wydruku. Obsługiwane są m.in. drukarki Posnet w nowym protokole, Novitus i Elzab.

Czy w Base wystawię e-paragon?

Tak, dzięki zewnętrznej integracji z eparagony.pl i kasie lub drukarce online obsługującej e-paragony. Klient dostaje link do dokumentu e-mailem. E-paragon wydaje się za zgodą kupującego, więc uwzględnij to w procesie zamówienia.

Dlaczego drukarka fiskalna nie drukuje paragonów z Base?

Sprawdź ikonę statusu przy paragonie na karcie zamówienia i logi integracji. Jeśli widać brak połączenia z API Base, podłącz wtyczkę ponownie z aktualnym tokenem API. Przy integracjach zewnętrznych firm kontaktuj się bezpośrednio z ich twórcą.

Jak zrobić zwrot do paragonu w BaseLinkerze?

Base nie wystawia zwrotów do paragonów – zwrot wykonujesz na kasie fiskalnej. W rejestrze sprzedaży możesz wygenerować raport zwrotów i przekazać go księgowości. Paragonów nie da się też korygować; anulowanie oznacza usunięcie dokumentu.

Czy muszę mieć kasę fiskalną przy sprzedaży przez internet?

To zależy od Twojej sytuacji: formy płatności, rodzaju towarów i obrotów. Przepisy przewidują zwolnienia z ewidencji na kasie, ale mają one warunki i wyjątki. Ustal to z księgowym, zanim skonfigurujesz serie paragonów w Base.

Czy na paragonie może być NIP klienta?

Na paragonie niefiskalnym w PDF NIP z zamówienia pojawi się automatycznie. Na paragonie fiskalnym potrzebna jest odpowiednia opcja w Base Printer lub obsługa po stronie dostawcy modułu drukarki. Pamiętaj, że to, czy paragon z NIP może zastąpić fakturę, zależy od przepisów i kwoty.

Podsumowanie

Paragony w BaseLinkerze najlepiej działają, gdy najpierw ustalisz z księgowym, które zamówienia trzeba fiskalizować, a potem przygotujesz osobne serie, podłączysz drukarkę przez Base Printer albo e-paragony przez eparagony.pl i powiążesz wystawianie ze statusami zamówień. Zwroty i korekty zostają po stronie kasy fiskalnej, więc warto mieć je dobrze opisane w procesie.

Jeśli chcesz zautomatyzować paragony, faktury i komunikację z klientem w jednym spójnym procesie, pomożemy Ci to zaplanować i skonfigurować – sprawdź nasze wdrożenie Base.