Użytkownicy w panelu Empik Place – dostęp dla pracowników i agencji

Jak zaplanować uprawnienia w zespole

Zanim zaczniesz dodawać użytkowników, spisz, kto co robi na koncie. Centrum Pomocy nie publikuje pełnej listy ról, ale w panelu przy tworzeniu użytkownika widzisz dostępne role i możesz dopasować je do zadań. Zasada jest prosta: każdy dostaje tylko te uprawnienia, których potrzebuje do pracy.

Wykres – sześć typowych grup osób, które potrzebują dostępu do Panelu Sprzedawcy, i obszary ich pracy. [#chart:em61b]

Przy małym zespole jedna osoba często łączy kilka ról. To nic złego, ale nawet wtedy warto mieć co najmniej dwóch użytkowników z dostępem do zamówień. Standard obsługi Empik Place zakłada średni czas akceptacji zamówień do 12 godzin i odpowiedzi na wiadomości w ciągu 24 godzin w dni robocze – choroba jedynej osoby z dostępem może szybko pogorszyć wskaźniki. Przegląd funkcji panelu znajdziesz w artykule panel sprzedawcy Empik Place.

Jak zorganizować codzienną pracę zespołu na koncie

Osobne dostępy mają sens dopiero wtedy, gdy każdy wie, za co odpowiada. W praktyce dobrze sprawdza się prosty podział dnia pracy na koncie, który można dopasować do wielkości firmy.

• Rano – magazyn akceptuje nowe zamówienia i przygotowuje wysyłki, obsługa klienta przegląda wiadomości i otwarte incydenty z poprzedniego dnia.

• W ciągu dnia – osoba od oferty sprawdza raporty importu i oferty nieaktywne, poprawia ceny i stany. Szablon i zasady importu opisaliśmy w artykule import produktów na Empik Place z pliku.

• Po południu – magazyn uzupełnia numery przesyłek dla wysłanych paczek, obsługa klienta odpowiada na nowe wiadomości przed końcem dnia roboczego.

• Raz w tygodniu – marketing lub agencja analizuje sprzedaż, pozycję na kartach produktów i kampanie, a księgowość sprawdza rozliczenia.

Taki rytm ułatwia zastępstwa: jeśli wiadomo, że akceptacja zamówień należy do magazynu, to na czas urlopu wystarczy nadać tę rolę innej osobie. Gdy oferty mimo wszystko przestają się sprzedawać, osoba odpowiedzialna za ofertę może przejść przez diagnozę z artykułu oferty na Empiku bez zamówień, a osoba od finansów – policzyć wynik według zasad z tekstu marża na Empik Place.

Dostęp dla agencji – co udostępnić, a czego nie

Agencja prowadząca konto powinna pracować na własnym użytkowniku, utworzonym przez administratora. Dzięki temu widzisz, że zmiany wprowadza agencja, a po zakończeniu współpracy odbierasz dostęp jednym kliknięciem, bez zmiany haseł w całej firmie.

• Udostępnij – oferty, importy, ceny, raporty i obszary objęte umową. Jeśli agencja obsługuje też zamówienia lub wiadomości, dodaj te uprawnienia.

• Zostaw po swojej stronie – dane rozliczeniowe, dostęp do operatora płatności (Przelewy24) i zmianę danych firmy. Zmiana danych rozliczeniowych może czasowo zablokować wypłaty do weryfikacji.

• Ustal adres e-mail – agencja obsługująca wielu klientów potrzebuje osobnego adresu dla każdego konta albo ustalenia z supportem.

• Spisz zakres – w umowie lub mailu potwierdź, do jakich obszarów agencja ma dostęp i za co odpowiada.

Zakres prac i podział obowiązków przy obsłudze konta opisaliśmy w artykule obsługa konta Empik Place przez agencję, a przebieg wdrożenia w tekście wdrożenie na Empik Place z agencją.

[#tip] Dodaj agencję jako użytkownika dopiero po podpisaniu umowy i ustaleniu zakresu. Na etapie audytu często wystarczą eksporty i zrzuty ekranu, które przygotujesz samodzielnie.

Integracje i klucz API

Jeśli korzystasz z integracji – systemu do sprzedaży wielokanałowej, wtyczki sklepu czy ERP – połączenie z Empikiem działa zwykle na kluczu API wygenerowanym w Panelu Sprzedawcy, a nie na loginie użytkownika. To oznacza, że usunięcie użytkownika nie zatrzyma integracji, ale też, że klucz API daje dostęp do danych konta niezależnie od użytkowników.

Dlatego warto wiedzieć, kto wygenerował klucz, gdzie jest zapisany i kto ma do niego dostęp. Przy zmianie integratora lub zakończeniu współpracy z firmą, która konfigurowała połączenie, sprawdź, czy klucz nie jest używany w miejscach, nad którymi nie masz już kontroli. Konfigurację najpopularniejszej integracji opisuje przewodnik Baselinker i Empik.

Gdy pracownik odchodzi lub kończysz współpracę z agencją

Odebranie dostępu to jeden z kroków, które łatwo pominąć w natłoku innych spraw. Tymczasem były pracownik czy była agencja z aktywnym dostępem to realne ryzyko. Warto mieć prostą procedurę i stosować ją za każdym razem.

[#checklista] Przy odejściu osoby z dostępem: odbierz role lub usuń użytkownika w Ustawienia > Użytkownicy; sprawdź, czy osoba nie była administratorem i czy ktoś inny przejmuje tę funkcję; zweryfikuj, kto zna klucz API i czy integracja działa dalej; przekaż obowiązki (zamówienia, wiadomości, zwroty) innej osobie przed ostatnim dniem pracy; poproś o przekazanie notatek, szablonów odpowiedzi i plików importu; zmień hasła do systemów zewnętrznych powiązanych z kontem.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu dostępami

1. Wspólne konto dla całego zespołu – brak kontroli nad tym, kto wprowadza zmiany, i konieczność zmiany hasła przy każdej rotacji.

2. Pracownik jako administrator – po jego odejściu nikt nie może zarządzać użytkownikami bez kontaktu z Empikiem.

3. Pełne uprawnienia dla wszystkich – osoba od pakowania ma dostęp do cenników dostaw i ustawień konta.

4. Jedna osoba do zamówień – urlop lub choroba oznacza opóźnione akceptacje i gorsze wskaźniki.

5. Niezamknięte dostępy – była agencja lub były pracownik nadal mogą logować się do panelu.

[#przyklad] Sklep z artykułami szkolnymi miał jedno konto, z którego korzystało pięć osób. Przed sezonem powrotu do szkoły ktoś zmienił czas wysyłki dla całej kategorii na dłuższy, co obniżyło pozycję ofert na kartach produktów. Ustalenie przyczyny zajęło kilka dni. Po tej sytuacji firma utworzyła osobnych użytkowników z rolami dopasowanymi do zadań, a zmiany w ustawieniach wysyłki mogła wprowadzać tylko jedna osoba.

Jeśli dopiero zaczynasz, plan pierwszych tygodni – w tym konfigurację użytkowników – znajdziesz w artykule pierwszy miesiąc na Empik Place. Kiedy zespół już działa, regularnie przeglądaj wyniki opisane w tekście statystyki sprzedaży na Empik Place.

Najczęściej zadawane pytania

Kto może dodawać użytkowników w panelu Empik Place?

Tylko administrator konta. Tę rolę otrzymuje automatycznie osoba, której wniosek rejestracyjny Empik zaakceptował. Pozostali użytkownicy nie mogą zarządzać dostępami.

Czy jeden adres e-mail może mieć dostęp do kilku kont sprzedawcy?

Co do zasady jeden adres e-mail można przypisać do jednego konta. Jeśli ten sam adres ma działać w kilku kontach, trzeba skontaktować się z działem supportu Empik Place.

Jak odebrać dostęp byłemu pracownikowi?

Wejdź w Ustawienia > Użytkownicy, kliknij trzy kropki przy wybranej osobie i wybierz Edytuj, aby zmienić lub odebrać role. Sprawdź też, czy osoba nie znała klucza API i haseł do powiązanych systemów.

Czy agencja potrzebuje dostępu do rozliczeń?

Zwykle nie. Do prowadzenia ofert, cen i kampanii agencja nie potrzebuje dostępu do operatora płatności ani zmiany danych rozliczeniowych. Te uprawnienia warto zostawić po stronie firmy.

Czy usunięcie użytkownika wyłączy integrację?

Integracje działają zazwyczaj na kluczu API, a nie na loginie użytkownika. Usunięcie użytkownika nie powinno więc przerwać integracji, ale warto sprawdzić, kto ma dostęp do klucza i gdzie jest on używany.

Ilu użytkowników powinno mieć dostęp do zamówień?

Co najmniej dwóch. Standardy obsługi zakładają szybkie akceptowanie zamówień i odpowiadanie na wiadomości, więc nieobecność jedynej osoby z dostępem może pogorszyć wskaźniki konta.

Podsumowanie

Osobni użytkownicy w panelu Empik Place to prosty sposób na bezpieczeństwo konta i porządek w zespole. Administrator dodaje ich w Ustawienia > Użytkownicy, nadaje role dopasowane do zadań i odbiera dostęp, gdy ktoś odchodzi. Agencja powinna pracować na własnym użytkowniku, a dane rozliczeniowe warto zostawić po stronie firmy.

Jako certyfikowany partner Empik Place pracujemy na osobnych dostępach i pomagamy ustawić role w zespole sprzedawcy. Zakres współpracy opisujemy na stronie sprzedaż na Empik.