Import produktów na Empik Place z pliku – szablon i mapowanie kolumn

Mapowanie katalogu – import z własnego pliku

Jedna praktyczna zasada, zanim zaczniesz: przygotowując dane, pracuj na kopii eksportu ze sklepu, a nie na pliku, z którego korzysta Twoja platforma. Dodaj kolumny, których Empik wymaga, a sklep nie przechowuje (np. stawka VAT jako liczba całkowita, producent, dane podmiotu odpowiedzialnego GPSR), i od razu ujednolić nazwy kategorii. Taki plik roboczy przyda się przy kolejnych importach i przy przejściu na integrację, a przy okazji szybko pokaże, których danych brakuje w Twoim sklepie także dla innych marketplace’ów.

Jeśli Twoja platforma sklepu pozwala wyeksportować produkty do pliku, nie musisz przepisywać danych do szablonu Empiku. Kreator mapowania pozwala wgrać własny plik XLSX lub CSV zakodowany w UTF-8 i połączyć Twoje kategorie, atrybuty i wartości z odpowiednikami w katalogu empik.com. Uwaga: w ten sposób dodasz tylko produkty, a oferty trzeba będzie zaimportować osobno.

Kreator uruchomisz w Panelu Sprzedawcy: Ustawienia > Mapowanie katalogu > Użyj kreatora mapowania. Przeprowadzi Cię przez 7 etapów: wgranie pliku, wskazanie kolumny z kategoriami, mapowanie kategorii, mapowanie atrybutów, mapowanie wartości, opcjonalne reguły i podsumowanie.

Wykres – etapy kreatora mapowania katalogu na Empiku. [#chart:em11]

Mapowanie kategorii

Na etapie trzecim przeciągasz swoje kategorie na kategorie empik.com. Wybieraj możliwie najdokładniejszą podkategorię – od niej zależy widoczność produktu i stawka prowizji. Produkty przypisane do złej kategorii mogą być niewidoczne dla klientów. Jeśli Twoja struktura kategorii jest bardzo ogólna (np. „Akcesoria”), lepiej przed eksportem dodać w pliku kolumnę z dokładniejszym podziałem.

Mapowanie atrybutów i wartości

Na etapie czwartym łączysz parametry z Twojego pliku z parametrami Empiku: zaznaczasz parametr w lewej kolumnie i jego odpowiednik w prawej. Obowiązkowo zmapuj wszystkie pola oznaczone na czerwono, ale warto połączyć jak najwięcej pozostałych. Przycisk Automapuj pozwala systemowi samodzielnie znaleźć pasujące atrybuty – po jego użyciu zawsze sprawdź wynik. Na etapie piątym dopasowujesz wartości, np. Twoje „czerwony” do słownikowego koloru Empiku.

[#przyklad] Jeśli w Twoim katalogu są produkty z bardzo krótkimi nazwami (np. „Buty” zamiast „Buty sportowe męskie rozmiar 42”), na etapie reguł możesz ustawić minimalną liczbę znaków w nazwie. Kreator pominie wtedy niepełne produkty i nie zaimportuje ich do systemu – zamiast odrzuceń w weryfikacji dostaniesz listę pozycji do poprawy u źródła.

Jeśli w pliku brakuje wymaganych atrybutów, dodasz je w panelu integracji albo jako nową kolumnę w pliku bazowym. Gdy na liście wartości słownikowych nie ma potrzebnej pozycji, zgłoś ją do Działu Supportu, podając kod EAN produktu, brakującą wartość i pole, do którego należy ją przypisać.

Import FTP/HTTP – automatyczne pobieranie pliku

Ta metoda przydaje się, gdy Twój system generuje plik produktowy lub ofertowy pod stałym adresem. Konfigurację znajdziesz w Ustawienia > Sklep > Importy. Po aktywacji podajesz protokół, nazwę hosta, port, ścieżkę, typ pliku i tryb importu, a następnie klikasz Testuj złącze. Dla protokołu HTTPS wpisz port 443, dla HTTP – port 80. Jeśli test się nie powiedzie, zobaczysz komunikat z błędami do poprawienia.

Aplikacja Import Produktów – przeniesienie asortymentu z Allegro

Empik udostępnia też aplikację, która tworzy karty produktów na podstawie plików pobranych z konta Allegro. Przenosi nazwę, opis, zdjęcia i kod EAN. Logujesz się na zewnętrznej platformie aplikacji, łączysz ją z Panelem Sprzedawcy, a potem wgrywasz dwa pliki z Sales Center Allegro: ofertowy i produktowy. Aplikacja nie łączy się z API Allegro – działa wyłącznie na plikach.

• Obsługuje tylko produkty z kodem EAN; nie importuje zestawów, produktów używanych ani outletowych.

• W jednym pliku produktowym może być maksymalnie 10 000 pozycji – przy większym asortymencie pobierz kilka plików z filtrami, np. według kategorii.

• Do wyboru jest tryb automatyczny (wszystkie obecne i przyszłe produkty) lub ręczny (wybierasz produkty i ustawienia).

• Akceptacja zmian może potrwać do 72 godzin, a raport pominiętych ofert pokaże, co nie zostało przeniesione i dlaczego.

• Aplikacja nie synchronizuje cen ani stanów – oferty trzeba utrzymywać inną metodą.

To dobre rozwiązanie na start, jeśli masz dopracowane oferty na Allegro. Jeśli jednak sprzedajesz w wielu kanałach, wygodniej zarządzać katalogiem w jednym systemie – tak jak opisujemy w tekście o masowym wystawianiu ofert na Allegro z pliku i feedu i o integracji hurtowni z BaseLinkerem.

Co dzieje się po imporcie

Każdy nowy produkt sprawdza Dział Zarządzania Produktem Empiku. Pełna weryfikacja i synchronizacja może trwać do 48 godzin, a stan akceptacji zobaczysz w zakładce Katalog > Zarządzanie katalogiem. Możliwe są trzy wyniki: akceptacja (powstaje nowa karta), odrzucenie (powstaje niepełna karta do uzupełnienia) albo dopasowanie do istniejącej karty. Oferty dodane przed akceptacją produktu czekają w zakładce Oferty w toku, ale jeśli produkt nie zsynchronizuje się w 7 dni, oferta zniknie.

1. Raport produktów: Katalog > Importy produktów > Zobacz szczegóły > Raport o produktach niezintegrowanych.

2. Raport ofert: Cena i zapas > Importy plików > Monitoruj import ofert > pobierz raport o błędach i sprawdź kolumnę error-message.

3. Popraw wiersze z błędami w pliku źródłowym i zaimportuj je ponownie w trybie Zwykły.

4. Nie oceniaj stanu importu po zakładce Oferty w toku – dane mogą być tam nieaktualne.

[#uwaga] Tryb importu „Usuń i zastąp” w plikach ofert zeruje i kasuje wszystkie oferty, których nie ma w pliku. Używaj go tylko świadomie, np. przy pełnej wymianie asortymentu. Do bieżących zmian cen, stanów czy czasu wysyłki wybieraj tryb „Zwykły”.

Plik inwentarzowy – masowa aktualizacja ofert

Po pierwszym imporcie większość pracy to aktualizacje: zmiana cen, stanów, czasu wysyłki czy klasy logistycznej. Nie musisz za każdym razem budować pliku od zera. W zakładce Cena i zapas > Oferty pobierzesz plik inwentarzowy gotowy do importu – zawiera wszystkie Twoje oferty z aktualnymi danymi. Wystarczy zostawić potrzebne kolumny, wpisać nowe wartości i wgrać plik w Cena i zapas > Importy plików z zawartością Oferty i trybem Zwykły.

Jeśli oferty zasila integracja lub plik XML pobierany automatycznie, wszystkie te zmiany wprowadzaj w źródle. Ręczny import w panelu zostanie nadpisany przy następnej synchronizacji, a rozbieżności między systemami są jedną z częstszych przyczyn sprzedaży towaru, którego nie ma na stanie.

Najczęstsze błędy w plikach importu

• Plik zapisany w innym kodowaniu niż UTF-8 – polskie znaki zamieniają się w krzaczki, a opisy są odrzucane.

• Kilka kodów EAN w jednej komórce albo ten sam EAN w wielu wierszach.

• Brak wartości w kolumnie quantity – oferta nie zostanie utworzona.

• Cena z przecinkiem lub dopiskiem „zł” zamiast formatu 29.99.

• Kategoria ogólna zamiast najniższej podkategorii – produkt może trafić w niewidoczne miejsce.

• Nieaktualne daty promocji w pliku inwentarzowym, które blokują import nowych cen promocyjnych.

Warianty produktów w pliku

Jeśli sprzedajesz produkty w wariantach (rozmiar, kolor), pamiętaj, że każdy wariant to osobny produkt z własnym kodem EAN. Empik udostępnia instrukcje przygotowania pliku z danymi do łączenia wariantów z popularnych systemów – m.in. Base, IdoSell, Sellasist i WooCommerce – z polami takimi jak identyfikator produktu nadrzędnego i wariantu. Konfigurację wariantów po stronie systemu wielokanałowego opisujemy w tekście o wariantach produktów w BaseLinkerze.

Plik czy integracja – co wybrać na dłuższą metę

Import z pliku świetnie sprawdza się na start i przy rzadkich zmianach asortymentu. Przy codziennych zmianach cen i stanów ręczne wgrywanie plików szybko staje się ryzykowne: wystarczy jeden zapomniany import, żeby sprzedać towar, którego nie ma. Wtedy warto przejść na integrację z platformą sklepu lub systemem wielokanałowym. Przegląd rozwiązań znajdziesz w tekście jak zintegrować sklep z platformą Empik, a konfigurację w Base – w poradniku BaseLinker Empik. Dane do importu wyeksportujesz też z Base, co opisujemy w tekście o eksporcie produktów z BaseLinkera.

[#checklista] Przed importem sprawdź: EAN w Weryfikatorze katalogu, kodowanie pliku UTF-8, jeden EAN w jednym wierszu, wypełnione różowe lub czerwone pola, cena w formacie z kropką, kod stanu 11 dla nowych produktów, tryb importu Zwykły, raport błędów po imporcie.

Najczęściej zadawane pytania

Jak zaimportować produkty na Empik z pliku Excel?

W Panelu Sprzedawcy wejdź w Cena i zapas > Importy plików, wygeneruj szablon Excel dla wybranych kategorii, uzupełnij wymagane (różowe) pola i wgraj plik w polu Źródło, wskazując, czy zawiera produkty, oferty, czy oba.

Czy mogę zaimportować własny plik CSV bez szablonu Empiku?

Tak, przez kreator mapowania katalogu (Ustawienia > Mapowanie katalogu). Plik musi być w formacie XLSX lub CSV zakodowanym w UTF-8. Ta metoda importuje jednak tylko produkty – oferty dodasz osobnym plikiem lub przez integrację.

Ile trwa weryfikacja zaimportowanych produktów?

Pełna weryfikacja i synchronizacja produktu może trwać do 48 godzin. Przy imporcie przez aplikację z plików Allegro Empik podaje, że akceptacja zmian może potrwać do 72 godzin.

Czy da się przenieść oferty z Allegro na Empik?

Karty produktów tak – przez aplikację Import Produktów, która korzysta z plików pobranych z Sales Center Allegro. Działa tylko dla produktów z EAN i nie synchronizuje cen ani stanów, więc oferty trzeba utrzymywać inną metodą.

Jaki format ceny obowiązuje w pliku importu?

Cenę wpisuje się jako kwotę brutto z kropką jako separatorem dziesiętnym i bez waluty, np. 29.99. Przecinek lub dopisek „zł” mogą spowodować błąd importu.

Gdzie sprawdzę błędy importu?

Błędy produktów znajdziesz w Katalog > Importy produktów > Zobacz szczegóły > Raport o produktach niezintegrowanych, a błędy ofert w Cena i zapas > Importy plików > Monitoruj import ofert, w kolumnie error-message pobranego raportu.

Czy import z pliku nadpisze moje istniejące oferty?

W trybie Zwykły aktualizowane są tylko oferty obecne w pliku – pozostałe zostają bez zmian. Tryb Usuń i zastąp kasuje wszystkie oferty, których w pliku nie ma, dlatego stosuj go wyłącznie przy pełnej wymianie asortymentu. Jeśli oferty zasila integracja, ręczny import może zostać nadpisany przy kolejnej synchronizacji.

Podsumowanie

Import produktów na Empik z pliku ma cztery warianty: szablon Excel dla produktów i ofert, kreator mapowania własnego katalogu, automatyczny import FTP/HTTP oraz aplikację przenoszącą produkty z plików Allegro. Kluczem do sukcesu jest dokładne mapowanie kategorii i atrybutów, a po każdym imporcie – kontrola raportów błędów. Pełną instrukcję Empik publikuje w artykułach jak dodać produkty i oferty ręcznie lub z pliku oraz aplikacja do importu produktów. Pojedyncze oferty dodasz według poradnika jak wystawić ofertę na Empik Place, a ustawienia importów w panelu omawiamy w przewodniku po panelu sprzedawcy Empik Place.

Masz duży katalog i nie chcesz walczyć z mapowaniem atrybutów? Jako certyfikowany partner Empik Place przygotujemy pliki, zmapujemy kategorie i wdrożymy integrację, także w ramach wdrożenia Base – sprawdź naszą obsługę sprzedaży na Empiku.