Wdrożenie na Empik Place z agencją – etapy, czas i przygotowanie danych

Przygotowanie danych produktowych

Dane decydują o tym, jak szybko produkty pojawią się w sprzedaży i czy w ogóle będą widoczne. Na Empiku oferta jest łączona z kartą produktu po identyfikatorze, najczęściej EAN. Dla nowych kart Empik potrzebuje kompletu informacji: nazwy, kategorii, atrybutów, zdjęć, opisu i danych o bezpieczeństwie produktu.

Najwięcej pracy wymagają zwykle atrybuty i dane GPSR, bo sklepy internetowe rzadko przechowują je w ustrukturyzowanej formie. Wymagania dotyczące zdjęć opisaliśmy w artykule zdjęcia produktów na Empiku, a sytuacje bez kodu kreskowego w tekście EAN na Empiku. Zakres danych o bezpieczeństwie produktu wyjaśnia artykuł GPSR w Centrum Pomocy Empik Place.

[#uwaga] Przy nowych kartach produktów pamiętaj o czasie po stronie Empiku. Materiały do nowej karty warto przekazać co najmniej 5 dni przed planowaną prezentacją, a weryfikacja zmian może trwać do 48 godzin. Jeśli produkt nie zostanie zsynchronizowany z katalogiem w ciągu 7 dni, oferta znika i trzeba ją dodać ponownie.

Import z pliku czy integracja

Drugą kluczową decyzją jest sposób przekazywania ofert. Panel Empik Place pozwala dodawać produkty i oferty z pliku XLSX, a w Ustawieniach można skonfigurować mapowanie katalogu, czyli dopasowanie Twoich kolumn do pól Empiku. Alternatywą jest integracja – przez system do sprzedaży wielokanałowej, wtyczkę sklepu albo bezpośrednio przez API.

Wykres – kiedy na start wystarczy import z pliku, a kiedy od razu lepiej postawić na integrację. [#chart:em58b]

Jak przygotować plik importu, pokazaliśmy w artykule import produktów na Empik Place z pliku, a jak czytać raport i poprawiać odrzucone pozycje – w tekście błędy importu produktów. Jeśli już korzystasz z Base, zajrzyj do przewodnika Baselinker i Empik – opisuje konfigurację krok po kroku.

Testy przed startem sprzedaży

Zanim uruchomisz pełną ofertę, przejdź cały proces na kilku produktach. Celem testów jest sprawdzenie, czy zamówienie przechodzi przez wszystkie statusy bez ręcznych poprawek, a klient dostaje dokument sprzedaży i numer przesyłki.

1. Akceptacja zamówienia – sprawdź, kto i jak szybko akceptuje zamówienia. Regulamin daje na to maksymalnie 3 dni, ale standard to średnio do 12 godzin.

2. Wysyłka i numer przesyłki – numer listu przewozowego musi trafić do zamówienia zawsze, niezależnie od przewoźnika.

3. Dokument sprzedaży – faktura dla klientów z NIP, paragon dla pozostałych; brak dokumentu skutkuje incydentem.

4. Synchronizacja stanów – po sprzedaży stan powinien zmniejszyć się we wszystkich kanałach.

5. Zwrot i anulowanie – sprawdź, kto obsługuje zwroty w panelu i jak szybko trafiają do magazynu.

Testy warto zakończyć krótką instrukcją dla zespołu: kto codziennie sprawdza nowe zamówienia, kto odpowiada na wiadomości, kto obsługuje zwroty i reklamacje. Pierwsze tygodnie po starcie opisaliśmy szczegółowo w artykule pierwszy miesiąc na Empik Place.

Ile trwa wdrożenie Empik Place

Nie ma jednego terminu, bo czas wdrożenia zależy od trzech czynników: tempa weryfikacji, stanu danych produktowych i wybranej metody importu. Część z nich jest poza kontrolą sprzedawcy i agencji – weryfikacja przez Empik i operatora płatności toczy się według własnych procedur.

• Weryfikacja konta – wstępna do 15 dni roboczych (deklaracja starań Empiku), finalna przez operatora płatności z wynikiem do 30 dni.

• Przygotowanie danych – od kilku dni przy kompletnych plikach do kilku tygodni, gdy trzeba uzupełniać atrybuty, zdjęcia i dane GPSR.

• Import lub integracja – import pliku z małym katalogiem można przeprowadzić szybko, integracja wymaga konfiguracji, mapowania i testów.

• Nowe karty produktów – materiały do nowej karty co najmniej 5 dni przed prezentacją, weryfikacja zmian do 48 godzin.

Harmonogram warto też zestawić z aktualnymi promocjami dla nowych sprzedawców. W promocji „Witaj w klubie sprzedających bez ryzyka” jednym z warunków przedłużenia okresu bez prowizji było wgranie 80% oferty w ciągu 30 dni. Jeśli korzystasz z takiej promocji, przygotowanie danych przed aktywacją konta przestaje być kwestią wygody, a staje się warunkiem niższych kosztów na starcie. Aktualne warunki zawsze sprawdzaj w Centrum Pomocy, bo promocje mają swoje terminy i limity.

[#przyklad] Producent akcesoriów biurowych z 300 produktami miał kompletne EAN i zdjęcia, ale brakowało mu atrybutów i danych podmiotu odpowiedzialnego. Agencja przygotowała plik mapowania w czasie weryfikacji konta, a po jej zakończeniu import zajął jeden dzień roboczy z poprawkami. Najwięcej czasu pochłonęło uzupełnienie danych GPSR dla produktów od kilku dostawców – to etap, który warto zacząć jak najwcześniej.

Podział ról – co robi agencja, a co sprzedawca

Podział może być inny, jeśli agencja przejmuje też bieżące prowadzenie konta. Zakres stałej obsługi i modele rozliczeń opisaliśmy w artykule obsługa konta Empik Place przez agencję.

Jak przygotować dane, gdy masz wielu dostawców

Sprzedawcy, którzy odsprzedają produkty kilkudziesięciu marek, mają zwykle dane w różnych formatach: jeden dostawca przesyła pełny plik z atrybutami i zdjęciami, inny tylko nazwy i ceny. W takiej sytuacji warto ustalić priorytety zamiast czekać na komplet danych dla całego katalogu.

• Zacznij od produktów, które już są w katalogu Empiku – wystarczy dodać do nich ofertę po EAN, bez tworzenia nowej karty.

• Uporządkuj dane producentów raz, w jednym miejscu – dane GPSR dla danej marki są takie same dla wszystkich jej produktów, więc wystarczy je zebrać raz.

• Poproś dostawców o pliki produktowe – wielu producentów ma gotowe pliki z atrybutami i zdjęciami w wysokiej rozdzielczości.

• Wprowadź jeden standard nazewnictwa i SKU – ułatwi to późniejszą integrację i aktualizacje cen.

Taka kolejność pozwala rozpocząć sprzedaż na części asortymentu, zanim dane całego katalogu będą gotowe. Jak dobierać kategorie i wypełniać atrybuty, wyjaśniliśmy w tekście kategorie i atrybuty na Empik Place.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu

1. Start bez danych produktowych – konto jest gotowe, ale produkty czekają tygodniami na zdjęcia i atrybuty.

2. Zawyżony lub zaniżony czas wysyłki – zbyt długi pogarsza pozycję w porównaniu z innymi sprzedawcami, zbyt krótki prowadzi do opóźnień.

3. Brak synchronizacji stanów – sprzedaż tego samego towaru w kilku kanałach bez integracji kończy się anulowaniem zamówień, które Empik traktuje jako poważne naruszenie.

4. Niepełne cenniki dostaw – brak form dostawy wymaganych w Empik Premium albo niedopasowane klasy logistyczne.

5. Pominięcie testów – pierwsze prawdziwe zamówienie ujawnia, że nikt nie wystawia dokumentów sprzedaży.

[#checklista] Gotowość do startu: konto zweryfikowane; dane sklepu i adres zwrotów uzupełnione; cenniki dostaw i klasy logistyczne ustawione; osobni użytkownicy dla pracowników i agencji; produkty z EAN, kategoriami, atrybutami, zdjęciami i danymi GPSR; import bez krytycznych błędów lub działająca integracja; zamówienie testowe przeszło wszystkie statusy; ustalone osoby do zamówień, wiadomości i zwrotów.

Najczęściej zadawane pytania

Ile trwa wdrożenie na Empik Place?

To zależy głównie od weryfikacji konta i stanu danych produktowych. Wstępną weryfikację Empik stara się zakończyć w ciągu 15 dni roboczych, a wynik weryfikacji operatora płatności może przyjść do 30 dni. Przygotowanie danych można prowadzić równolegle, co skraca cały projekt.

Czy agencja może założyć konto za mnie?

Konto i umowa z Empikiem należą do sprzedawcy, bo to on przechodzi weryfikację i odpowiada za przestrzeganie regulaminu. Agencja pomaga przygotować dokumenty i sprawdza kompletność wniosku, a po weryfikacji dostaje osobny dostęp jako użytkownik konta.

Czy muszę mieć EAN dla wszystkich produktów?

Do utworzenia nowej karty produktu EAN jest co do zasady wymagany, a każdy wariant powinien mieć własny kod. Regulamin przewiduje wyjątki, m.in. dla produktów personalizowanych czy zestawów własnych, ale nie dotyczą one m.in. elektroniki i kategorii Zdrowie i Uroda.

Lepiej zacząć od pliku czy od integracji?

Przy małym katalogu i jednym kanale sprzedaży wystarczy import z pliku. Jeśli sprzedajesz ten sam towar w kilku miejscach albo masz tysiące produktów, integracja od początku ogranicza ryzyko anulacji z braku towaru i oszczędza czas przy każdej zmianie ceny.

Co przygotować przed pierwszym spotkaniem z agencją?

Listę produktów na start, dostęp do plików lub eksportu ze sklepu, informacje o EAN, zdjęciach i danych producentów, cenniki przewoźników, zasady zwrotów oraz dane o marży na kluczowych produktach. Im pełniejsze materiały, tym krótszy etap przygotowania danych.

Czy wdrożenie obejmuje kampanie Empik Ads?

Zwykle kampanie uruchamia się po starcie sprzedaży, gdy oferta jest kompletna, a wskaźniki stabilne. Reklama przed uporządkowaniem kart produktów i cen rzadko daje dobry wynik, dlatego wiele wdrożeń kończy się planem kampanii na kolejne tygodnie.

Podsumowanie

Wdrożenie Empik Place z agencją przebiega w sześciu etapach: audyt, rejestracja i weryfikacja, konfiguracja konta, przygotowanie danych, import lub integracja oraz testy. Najwięcej czasu zajmują zwykle weryfikacja i dane produktowe, dlatego warto prowadzić je równolegle i jasno podzielić zadania.

Jako certyfikowany partner Empik Place prowadzimy wdrożenia od audytu asortymentu po pierwsze tygodnie sprzedaży, także z integracją przez Base. Zakres współpracy opisujemy na stronie sprzedaż na Empik.