Prowizja Empiku w księgowości – jak rozliczać faktury za opłaty

Faktura zbiorcza i KSeF

Za naliczone Wynagrodzenie Prowizyjne, Opłatę Platformową i Prowizję od Sprzedaży Preferowanej Empik wystawia fakturę VAT na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. Według Centrum Pomocy Empik Place faktury zbiorcze trafiają do sprzedawców po zakończeniu miesiąca, zwykle w ciągu kilku dni roboczych, a od 1 kwietnia 2026 roku są wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur. Zasady opisuje artykuł jak działają rozliczenia i faktury.

Dla działu księgowości oznacza to, że faktur od Empiku trzeba szukać w KSeF, a nie tylko w skrzynce mailowej. Regulamin przewiduje przesyłanie faktur elektronicznie na adres podany przy rejestracji, ale jeśli przepisy o KSeF wymagają innej formy, faktury są wystawiane zgodnie z nimi. Opłata abonamentowa jest ujmowana na zbiorczej fakturze, a kampanie Empik Ads rozliczane są po zakończeniu miesiąca.

Przykład uzgodnienia miesiąca

[#przyklad] Sprzedawca w kategorii z prowizją 9,90% netto sprzedał w miesiącu produkty za 20 000 zł brutto z dostawą, z czego połowa zamówień trafiła do niego jako sprzedawcy preferowanego w planie STANDARD. Prowizja netto to 1980 zł, opłata platformowa 90 zł, a prowizja od sprzedaży preferowanej 247,50 zł. Razem 2317,50 zł netto plus 533,03 zł VAT, czyli 2850,53 zł brutto. Bez zwrotów i innych potrąceń wypłaty za ten miesiąc wynoszą 17 149,47 zł.

Wykres – jak uzgodnić wypłatę z Empik Place z przychodem ze sprzedaży. [#chart:em84]

W praktyce uzgodnienie komplikują zamówienia rozliczane na przełomie miesięcy, zwroty i potrącenia za inne usługi. Dlatego warto co miesiąc zestawiać trzy źródła: raport rozliczeń z panelu, faktury Empiku i wyciąg bankowy. Gotowy schemat arkusza opisaliśmy w artykule rentowność Empiku w arkuszu, a raporty dostępne w panelu – w tekście statystyki sprzedaży na Empik Place.

Zwroty prowizji i korekty

Prowizja i opłaty są naliczane bez względu na to, czy sprzedawca przyjmie zamówienie – wynagrodzenie dotyczy pozyskania klienta. Regulamin przewiduje jednak zwrot prowizji, opłaty platformowej i prowizji preferowanej m.in. gdy kupujący anuluje zamówienie lub odstąpi od umowy z innych przyczyn niż wina sprzedawcy, gdy przesyłka zaginie lub ulegnie zniszczeniu z przyczyn niezależnych od sprzedawcy oraz gdy kupujący nie odbierze przesyłki. Warunkiem zwrotu przy wysłanym produkcie jest podanie w panelu numeru listu przewozowego.

Zwrotu nie będzie m.in. wtedy, gdy sprzedawca nie przyjmie zamówienia, gdy klient anuluje je przez opóźnioną wysyłkę albo odstąpi od umowy, bo produkt był uszkodzony lub niezgodny z opisem. Zwrot następuje w najbliższym okresie rozliczeniowym – najpierw przez kompensatę, a dopiero gdy jest niemożliwa, przelewem. Więcej o tych sytuacjach piszemy w artykułach anulowanie zamówienia na Empik Place i zwroty na Empik Place.

Błędna kategoria i faktura korygująca

Jeśli produkt trafi do kategorii z niższą stawką prowizji niż właściwa, Empik ma prawo naliczyć prawidłową stawkę wynagrodzenia i opłaty platformowej – również za wcześniejsze zamówienia, na podstawie faktury korygującej. Dla księgowości to sygnał, że korekty mogą dotyczyć poprzednich okresów. Najprościej uniknąć ich, przypisując produkty do właściwych kategorii od początku – piszemy o tym w artykule kategorie i atrybuty na Empik Place.

Rabaty na prowizji

Niektóre programy Empiku rozliczają się jako rabat na prowizji. Dotyczy to m.in. dopłat do darmowej dostawy w programie Empik Premium oraz wyrównania w programie Lepsze Ceny, w którym Empik obniża cenę kupującemu, a różnicę oddaje sprzedawcy rabatem na prowizji. Takie pozycje warto oznaczać w arkuszu osobno, bo zmieniają koszt prowizji w danym miesiącu. Zasady programu dostaw opisaliśmy w tekście Empik Premium a sprzedawcy marketplace.

Reklamacja naliczonej prowizji

Gdy sprzedawca nie zgadza się z naliczeniem prowizji albo z brakiem jej zwrotu, może złożyć reklamację z dowodami – np. z datą zwrotu produktu i zwrotu pieniędzy klientowi albo z dokumentacją uszkodzenia przesyłki. Termin jest krótki: 14 dni od dnia pobrania prowizji, a reklamacje złożone później nie są rozpatrywane. Empik rozpatruje reklamację w ciągu 30 dni od jej otrzymania. Dlatego uzgodnienie warto robić na bieżąco, a nie raz na kwartał.

[#tip] Ustal w firmie jedną osobę, która co dwa tygodnie – po każdym okresie rozliczeniowym – sprawdza naliczone prowizje przy zwrotach i anulowanych zamówieniach. Przy 14-dniowym terminie reklamacji comiesięczna kontrola może być już spóźniona.

[#checklista] Prowizja Empiku w księgowości: przychód ujmowany w pełnej kwocie sprzedaży, nie w kwocie wypłat; faktury Empiku pobierane z KSeF; osobne konto lub kolumna na prowizję, opłatę platformową, prowizję preferowaną, abonament i Ads; comiesięczne uzgodnienie raportu rozliczeń, faktur i wyciągu; kontrola zwrotów prowizji po każdym okresie rozliczeniowym; reklamacje w 14 dni; produkty we właściwych kategoriach; ujęcie VAT i kosztów potwierdzone z księgowym.

O dokumentach sprzedaży dla klientów – paragonach i fakturach – piszemy w artykułach faktury na Empik Place oraz VAT i paragony przy sprzedaży na Empiku.

Najczęściej zadawane pytania

Czy prowizja Empiku zawiera VAT?

Według regulaminu Wynagrodzenie Prowizyjne, Opłata Platformowa i Prowizja od Sprzedaży Preferowanej są powiększane o należny podatek VAT. Siatka prowizji podaje stawki netto i brutto.

Kiedy Empik wystawia fakturę za prowizję?

Na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, jako fakturę zbiorczą. Od 1 kwietnia 2026 roku faktury są wystawiane w KSeF.

Czy płacę prowizję przelewem?

Zwykle nie. Empik kompensuje prowizję i opłaty z wpływów od klientów. Przelew jest potrzebny tylko wtedy, gdy wypłata nie wystarcza na pokrycie należności.

Czy przychodem jest kwota wypłaty z Empiku?

Co do zasady przychodem jest pełna kwota sprzedaży zapłacona przez klienta, a prowizja to osobny koszt udokumentowany fakturą. Sposób ujęcia w Twojej firmie potwierdź z księgowym.

Czy Empik zwraca prowizję przy zwrocie produktu?

Tak, przy odstąpieniu od umowy z przyczyn innych niż wina sprzedawcy, pod warunkiem podania numeru listu przewozowego. Nie zwraca jej m.in. przy produkcie uszkodzonym lub niezgodnym z opisem.

Ile mam czasu na reklamację prowizji?

14 dni od dnia pobrania prowizji. Empik rozpatruje reklamację w ciągu 30 dni.

Podsumowanie

Prowizja Empiku w księgowości przestaje być problemem, gdy rozdzielisz trzy strumienie: sprzedaż w pełnej kwocie, koszty Empiku z faktur zbiorczych w KSeF i wypłaty od operatora płatności. Comiesięczne uzgodnienie tych źródeł, kontrola zwrotów prowizji po każdym okresie rozliczeniowym i pilnowanie 14-dniowego terminu reklamacji chronią przed utratą pieniędzy. Ostateczne ujęcie przychodów, kosztów i VAT zawsze skonsultuj z księgowym.

Pomagamy sprzedawcom uporządkować rozliczenia i raportowanie kanału Empik – od kategorii produktów po comiesięczny wynik. Jako certyfikowany partner Empik Place wdrażamy i prowadzimy konta – więcej na stronie sprzedaż na Empik.