Rozliczenia z Zalando - jak wyglądają wypłaty należności i faktury

Miłosz Brzegowy

Head of Growth and Demand Generation

20.07.2026

Rozliczenia z Zalando - jak wyglądają wypłaty należności i faktury

Wdrażamy i obsługujemy Zalando

Miłosz BrzegowyHead of Growth and Demand Generation

Rozliczenia z Zalando w Partner Program działają w cyklu miesięcznym. Zalando przyjmuje płatności od klientów, a partner co miesiąc dostaje dokumenty finansowe: rozliczenie sprzedaży, faktury za opłaty platformy i raport sprzedaży i zwrotów. Opłaty są kompensowane z przychodem ze sprzedaży, a wypłata trafia na rachunek bankowy wskazany w zDirect. Partnerzy korzystający z ZFS lub Zalando Return Solutions dostają dodatkowo osobne faktury logistyczne.

W tym wpisie pokazujemy, jakie dokumenty składają się na rozliczenia z Zalando, jak czytać wypłaty, jak uzgadniać je z księgowością i na co uważać, żeby nie stracić płynności finansowej po sezonie. Opieramy się na materiałach Zalando Partner University z sekcji o księgowości i opłatach. Konkretne stawki opłat i terminy płatności zapisuje umowa partnerska, dlatego w kalkulacjach zawsze korzystaj z własnej umowy, a nie z danych z innych źródeł.

[#wazne] W skrócie: Zalando rozlicza się z partnerem raz w miesiącu. Partner dostaje dokumenty finansowe, faktury za opłaty i raport sprzedaży i zwrotów, a opłaty, zwroty i ręczne refundacje są potrącane przed wypłatą. Faktury ZFS i ZRS przychodzą osobno i zwykle też są kompensowane z przychodem. W Vinson pomagamy markom wejść na Zalando, uporządkować dane i procesy sprzedażowe oraz połączyć sprzedaż z Base.

Jak działają rozliczenia z Zalando w Partner Program

Rozliczenie z Zalando to miesięczne zestawienie, które łączy przychód ze sprzedaży partnera z opłatami platformy, zwrotami i refundacjami. Klient płaci Zalando, a nie bezpośrednio marce. Zalando zbiera pieniądze, przetwarza sprzedaż z danego okresu, odejmuje należne opłaty i wypłaca saldo na konto partnera. Partner University opisuje ten proces w artykułach o tym, jak działają płatności dla partnerów, o wypłatach i kompensacie oraz o dokumentach finansowych (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando).

Od 1 stycznia 2026 Zalando stosuje zaktualizowaną strukturę opłat. W materiałach dla partnerów pojawiają się cztery elementy: opłata bazowa (base fee), opłata za usługę marketplace (Marketplace Service fee), opłata za obsługę płatności (Payment Service fee) oraz zachęta Convenience Incentive. Zalando nie publikuje stawek tych opłat - znajdziesz je w umowie partnerskiej i w portalu partnera, a rzeczywiste kwoty na fakturach w zDirect (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando).

Dla partnera z siedzibą w UE ważna jest jeszcze jedna zasada. Zgodnie z artykułem Partner University o VAT, taki partner sam odpowiada za rozliczenie VAT w krajach sprzedaży, a Zalando wypłaca mu kwotę brutto, czyli cenę razem z VAT. Oznacza to, że część pieniędzy na koncie po wypłacie nie jest przychodem marki, tylko podatkiem do zapłaty. Warto to uwzględnić w planie płynności i w kalkulacji marży, a sposób rozliczenia podatku zawsze omówić z księgowym.

Sam miesięczny cykl rozliczenia wygląda tak:

[#chart:zal42a]

Jakie dokumenty finansowe dostaje partner Zalando

Rozliczenia z Zalando opierają się na kilku dokumentach. Każdy odpowiada na inne pytanie: ile sprzedałeś, ile zapłaciłeś za usługi platformy, ile wróciło w zwrotach i ile pieniędzy trafi na konto. Zalando opisuje je w artykule o dokumentach finansowych, dostępnym po zalogowaniu do Partner University (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando):

Dokument	Co zawiera	Do czego służy
Dokumenty rozliczenia sprzedaży	Przychód ze sprzedaży za okres i saldo do wypłaty	Kontrola kwoty, która trafi na rachunek
Faktury za opłaty	Opłaty platformy według umowy partnerskiej	Księgowanie kosztów sprzedaży na Zalando
Raport sprzedaży i zwrotów	Miesięczny status sprzedaży, zwrotów i ręcznych refundacji	Uzgodnienie danych z własnym systemem
Plik rozliczeniowy (settlement file)	Transakcje z polami typu i podtypu	Przypisanie każdej pozycji do kontekstu księgowego
Faktura ZFS	Opłaty logistyczne za poprzedni miesiąc	Koszty magazynu, wysyłek i zwrotów w ZFS
Faktura ZRS	Opłaty za obsługę zwrotów, osobno dla każdego kraju	Koszty zwrotów obsługiwanych przez Zalando

Pola typu i podtypu w pliku rozliczeniowym i w raporcie sprzedaży i zwrotów nadają każdej transakcji kontekst księgowy. Dzięki nim księgowość odróżni sprzedaż od zwrotu, opłatę od korekty i refundację od kompensaty. Partner University ma osobny artykuł z listą kombinacji typów i podtypów, a także materiał o zmianach w strukturze dokumentów finansowych i o wymaganiach niemieckiego e-fakturowania.

[#tip] Ustal w firmie jedną osobę, która co miesiąc pobiera komplet dokumentów z zDirect i przekazuje je księgowości w tym samym folderze i o tej samej porze. Rozliczenia z Zalando najczęściej rozjeżdżają się nie przez błędy platformy, tylko przez brak jednego pliku albo pobranie danych za zły okres.

Bezpłatna konsultacja Zalando

Chcesz sprzedawać na Zalando?

Ocena, czy Twój asortyment pasuje do platformy
Wymagania, integracja i wystawienie ofert
Plan startu krok po kroku

Konsultację poprowadzi Miłosz Brzegowy, Head of Growth and Demand Generation

Zobacz szczegóły usługi →

Wypłaty z Zalando - kiedy i ile pieniędzy trafia na konto

Wypłata z Zalando to saldo po kompensacie. Zalando przetwarza przychód ze sprzedaży razem z fakturami za opłaty i wypłaca różnicę. Wysokość wypłaty zależy więc nie tylko od sprzedaży z danego miesiąca, ale też od zwrotów, refundacji i faktur logistycznych. Konkretne terminy płatności określa umowa partnerska - Zalando odsyła do niej także w artykułach o fakturach ZFS (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando).

Co pomniejsza wypłatę z Zalando

Opłaty platformy - pozycje z faktur za opłaty, rozliczane z przychodem przed wypłatą.
Zwroty - artykuły odesłane przez klientów zmniejszają przychód z okresu, w którym zwrot został rozliczony.
Ręczne refundacje - zwroty pieniędzy zlecone przez obsługę klienta Zalando, np. gdy partner nie zaksięguje zwrotu na czas.
Faktury ZFS i ZRS - zwykle kompensowane z przychodem ze sprzedaży przez Zalando Payments GmbH.

Ręczne refundacje mają osobny artykuł w Partner University. Zalando opisuje w nim powody refundacji, działania zapobiegające nadużyciom i skutki finansowe dla partnera. Warto go znać, bo refundacja potrącona z rozliczenia jest zwykle sygnałem problemu w procesie zwrotów, a nie tylko pozycją w zestawieniu.

Faktury logistyczne - ZFS i ZRS

Partner korzystający z Zalando Fulfillment Solutions dostaje fakturę ZFS e-mailem raz w miesiącu, zwykle w pierwszych 5 dniach miesiąca. Obejmuje ona zdarzenia logistyczne z poprzedniego miesiąca na wszystkich rynkach. Zalando zwykle potrąca tę kwotę z miesięcznego przychodu ze sprzedaży przez Zalando Payments GmbH, a jeśli przychód jej nie pokrywa, powiadamia partnera pisemnie i partner dopłaca różnicę w ciągu 20 dni od powiadomienia (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando). Pozycje na tej fakturze opisujemy we wpisie Zalando Fulfillment Solutions - jak działa ZFS dla marek i sklepów z Polski.

Faktura Zalando Return Solutions przychodzi niezależnie od faktury Partner Program, zwykle w pierwszych pięciu dniach roboczych miesiąca, osobno dla każdego kraju sprzedaży. Kwotę płaci się odbiorcom wskazanym na fakturze w terminie z umowy ZRS. Partnerzy ZRS Plus dostają dodatkowo osobną fakturę ZFS.

Jak uzgadniać rozliczenia z Zalando z księgowością

Uzgodnienie rozliczeń to porównanie tego, co pokazuje Zalando, z tym, co widzi Twój system sprzedaży i księgowość. Robi się je co miesiąc, najlepiej zaraz po otrzymaniu dokumentów. Sprawdzona kolejność wygląda tak:

Pobierz z zDirect komplet dokumentów za okres: rozliczenie, faktury za opłaty, raport sprzedaży i zwrotów oraz plik rozliczeniowy.
Porównaj liczbę i wartość sprzedanych artykułów z zamówieniami w swoim systemie, np. w Base.
Dopasuj zwroty i ręczne refundacje do zamówień, których dotyczą, i oznacz te, których nie przyjął magazyn.
Sprawdź faktury za opłaty i faktury logistyczne, a potem policz, czy wypłata zgadza się z saldem z rozliczenia.
Przekaż księgowości dokumenty razem z listą wyjaśnionych różnic i pytań do Zalando.

Największe różnice zwykle wynikają z przesunięć w czasie. Zamówienie złożone pod koniec miesiąca może trafić do rozliczenia w kolejnym okresie, a zwrot z produktu sprzedanego w szczycie sezonu pojawia się kilka tygodni później. Dlatego porównuj dane według dat, które stosuje Zalando w dokumentach, a nie tylko według dat zamówień z własnego systemu. Gdy nie wiesz, do kogo skierować pytanie, Partner University ma artykuł o tym, jak kontaktować się z działem księgowości w konkretnych sprawach. Najczęstsze rozbieżności i ich przyczyny zebraliśmy niżej:

[#chart:zal42b]

Dane do rozliczeń w zDirect - rachunek, waluta i kontakty

Żeby wypłaty z Zalando trafiały na właściwy rachunek, dane rozliczeniowe muszą być aktualne. W profilu firmy w zDirect partner ustawia preferencje płatności, w tym walutę rozliczeń i język faktur, oraz dane rachunku: IBAN, nazwę banku i posiadacza konta. Rachunek musi należeć do podmiotu, który zawarł umowę z Zalando. Zmiany może wprowadzić tylko użytkownik z rolą administratora (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando).

Każda zmiana danych bankowych lub rozliczeniowych wymaga akceptacji Zalando. Weryfikacja może potrwać do dwóch tygodni, ale w tym czasie sprzedaż i realizacja zamówień działają normalnie. W profilu firmy można też przypisać osoby kontaktowe do tematów faktur - osobno dla faktur Partner Program i faktur ZFS, maksymalnie trzy osoby w grupie. Warto tam wpisać księgowość, żeby dokumenty nie trafiały tylko do jednej skrzynki.

[#uwaga] Zmiany statusu podatkowego, np. rejestrację w procedurze OSS albo nowy numer VAT, Zalando każe zgłaszać do 5. dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, od którego mają obowiązywać. Brak aktualnych danych może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem podatku. Szczegóły ustal z księgowym lub doradcą podatkowym (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando).

Raport DAC7 w profilu firmy

Do dokumentów, które warto przekazać księgowości, należy też raport DAC7. Unijne przepisy DAC7 zobowiązują platformy takie jak Zalando do raportowania danych sprzedawców i ich przychodów organom podatkowym. Zalando, jako firma z siedzibą podatkową w Niemczech, składa raport w niemieckim urzędzie raz w roku za poprzedni rok. Partnerzy z UE, których obejmują progi z przepisów, znajdują kopię zgłoszonego raportu w formacie PDF w profilu firmy w zDirect. Sam partner nie musi składać tego raportu, ale dane z niego powinny zgadzać się z jego księgami, dlatego warto porównać je z rocznym zestawieniem rozliczeń.

Rozliczenia z Zalando a płynność finansowa marki

Model miesięczny oznacza, że marka finansuje towar, produkcję i logistykę z wyprzedzeniem, a pieniądze ze sprzedaży wracają po zamknięciu okresu. W sezonie wyprzedaży sprzedaż rośnie szybko, ale zwroty z tego okresu pomniejszają kolejne rozliczenie. Przy ZFS dochodzą opłaty za magazynowanie towaru, który jeszcze się nie sprzedał. Planując płynność, warto liczyć udział kosztów Zalando w przychodzie miesiąc po miesiącu, a nie tylko raz w roku:

[#chart:zal42c]

Jeśli saldo jest ujemne, bo opłaty i zwroty przewyższyły sprzedaż, Zalando wzywa do zapłaty. Partner University opisuje standardową procedurę windykacyjną z przypomnieniami o płatności i wezwaniami, a w artykule o wypłatach i kompensacie wyjaśnia, jak unikać pętli windykacyjnych. Najprostsza ochrona to rezerwa gotówki na miesiące po szczycie sprzedaży i szybkie księgowanie zwrotów, żeby nie kończyły się ręczną refundacją.

Warto też pamiętać o końcu współpracy. Umowa partnerska określa okresy wypowiedzenia oraz końcowe faktury i koszty, a dostęp do narzędzi Zalando wygasa po zakończeniu umowy, więc dokumenty finansowe trzeba pobrać wcześniej. Na co zwrócić uwagę w zapisach o rozliczeniach, piszemy we wpisie umowa z Zalando - na co zwrócić uwagę przed podpisaniem współpracy.

Jak Vinson pomaga uporządkować rozliczenia z Zalando

Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni, działającą od 2021 roku. Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, mamy status Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. W ramach usługi sprzedaż na Zalando z Vinson pomagamy markom wejść na Zalando i ułożyć procesy tak, żeby dane sprzedażowe dało się łatwo uzgodnić.

Przygotowanie konta i danych w zDirect, w tym procesu zwrotów, który ogranicza ręczne refundacje.
Integracja z Base - zamówienia i zwroty z Zalando w jednym systemie, gotowe do porównania z raportami.
Kalkulacja kosztów sprzedaży i marży z uwzględnieniem opłat, logistyki i zwrotów.
Miesięczny przegląd raportów sprzedaży i zwrotów pod kątem modeli, które obniżają wynik.

Księgowanie dokumentów i rozliczenia podatkowe zostają po stronie księgowości marki. My przygotowujemy dane i procesy sprzedażowe, które ułatwiają jej pracę.

Najczęściej zadawane pytania

Jak często Zalando wypłaca pieniądze partnerom?

W Partner Program rozliczenia odbywają się w cyklu miesięcznym. Zalando przetwarza przychód ze sprzedaży razem z fakturami za opłaty i wypłaca saldo na rachunek wskazany w zDirect. Dokładne terminy płatności określa umowa partnerska (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando).

Dlaczego wypłata z Zalando jest niższa niż sprzedaż?

Przed wypłatą Zalando potrąca opłaty platformy, zwroty i ręczne refundacje, a przy ZFS lub ZRS zwykle także faktury logistyczne. Po miesiącach z dużą sprzedażą wypłata bywa wyraźnie niższa, bo zwroty z tego okresu rozliczają się później. Różnice najłatwiej wyjaśnić w raporcie sprzedaży i zwrotów.

Gdzie znaleźć faktury i raporty z Zalando?

Dokumenty finansowe i raporty są dostępne w zDirect, a faktury ZFS i ZRS przychodzą także e-mailem. W profilu firmy można przypisać do tematów faktur maksymalnie trzy osoby kontaktowe w grupie. Warto dodać tam księgowość, żeby dokumenty trafiały bezpośrednio do niej.

Jak zmienić rachunek bankowy do wypłat z Zalando?

Rachunek i dane rozliczeniowe zmienia się w profilu firmy w zDirect, a zmianę może wprowadzić tylko administrator konta. Rachunek musi należeć do firmy, która zawarła umowę z Zalando. Weryfikacja może potrwać do dwóch tygodni, a sprzedaż w tym czasie działa normalnie.

Co się dzieje, gdy saldo rozliczenia z Zalando jest ujemne?

Gdy opłaty i zwroty przewyższą przychód, partner musi dopłacić różnicę. Przy fakturze ZFS Zalando informuje o tym pisemnie, a dopłata należy się w ciągu 20 dni od powiadomienia. Przy dalszym braku płatności Zalando prowadzi procedurę windykacyjną z przypomnieniami i wezwaniami (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Zalando).

Chcesz sprzedawać na Zalando z uporządkowanymi danymi, które łatwo uzgodnić z księgowością? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Zalando z Vinson. Zanim policzysz budżet na kolejny sezon, przeczytaj też, jakie koszty sprzedaży na Zalando trzeba uwzględnić.