Zalando Fulfillment Solutions - jak działa ZFS dla marek i sklepów z Polski

Zalando Fulfillment Solutions (ZFS) to usługa logistyczna Zalando dla partnerów programu partnerskiego: marka wysyła towar do magazynu Zalando, a Zalando przechowuje go, kompletuje i pakuje zamówienia klientów z Zalando, wysyła je przez swoją europejską sieć i obsługuje zwroty. Marka pozostaje właścicielem towaru i sama ustala ceny, ale za każdy etap logistyki płaci opłaty rozliczane co miesiąc. Dla marki z Polski ZFS oznacza mniej pracy przy wysyłkach do wielu krajów, w zamian za planowanie dostaw, niemiecki numer VAT i dyscyplinę w danych.

W tym wpisie wyjaśniamy, jak działa ZFS krok po kroku: od zgłoszenia dostawy w zDirect, przez przyjęcie towaru w magazynie, po zwroty i fakturę. Opisujemy też, co marka musi przygotować przed pierwszą wysyłką, jakie opłaty pojawiają się na fakturze ZFS i jakich błędów unikać, żeby dostawa nie została odrzucona. Opieramy się na materiałach Zalando Partner University.

[#wazne] W skrócie: Zalando Fulfillment Solutions to magazyn i wysyłka Zalando dla partnerów Partner Program. Marka zgłasza dostawę w zDirect co najmniej 5 dni roboczych wcześniej, dostarcza towar zgodnie z wytycznymi pakowania i etykietowania, a Zalando realizuje zamówienia i zwroty z Zalando. Opłaty za przyjęcie, magazynowanie, wysyłkę i zwroty Zalando potrąca co miesiąc z przychodu ze sprzedaży. W Vinson pomagamy markom przygotować dane, policzyć opłacalność ZFS i połączyć sprzedaż z Base.

Czym jest Zalando Fulfillment Solutions (ZFS)

ZFS to jedno z rozwiązań logistycznych, które Zalando oferuje partnerom programu partnerskiego. Partner wysyła swój towar do magazynu Zalando, a Zalando kompletuje jego produkty razem z artykułami innych marek w jednej paczce i wysyła je przez swoją sieć logistyczną w Europie. Zalando przejmuje też obsługę zamówień i zwrotów w sklepie Zalando, a partner zachowuje pełną własność i kontrolę nad swoim towarem (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Zalando podaje, że rozwiązanie typu „jedna paczka” pozwala obniżyć koszty wysyłki nawet o 25% i ułatwia szybsze wejście na kolejne rynki Zalando (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando). To deklaracja platformy, a nie gwarancja dla każdej marki - realny wynik zależy od asortymentu, rotacji towaru i poziomu zwrotów, dlatego ZFS zawsze warto policzyć na własnych danych.

ZFS, ZRS i ZEOS - czym się różnią

Zalando rozwija kilka powiązanych usług logistycznych i łatwo je pomylić. Najważniejsze różnice:

ZFS (Zalando Fulfillment Solutions) - magazyn, pakowanie, wysyłka i zwroty dla zamówień ze sklepu Zalando.
ZRS (Zalando Return Solutions) - obsługa zwrotów: klient odsyła wszystko w jednej paczce z jedną etykietą, a produkty po sprawdzeniu wracają do sprzedaży i są gotowe do wysyłki przez ZFS.
ZEOS Fulfilment - jedna pula towaru do realizacji zamówień z Zalando, innych europejskich marketplace'ów i własnego sklepu marki.
Własna logistyka - marka wysyła z własnego magazynu w Europie, z umową z zatwierdzonym przewoźnikiem i kompletem dokumentów w paczce.

Jak działa droga towaru w ZFS - od decyzji o dostawie do zamówienia klienta - pokazuje poniższy schemat:

[#chart:zal10a]

Wymagania ZFS - co musi przygotować marka z Polski

ZFS nie jest dostępny od razu po decyzji marki. Najpierw trzeba zostać partnerem Zalando Partner Program i przejść onboarding procesów logistycznych. Jak wygląda samo wejście do programu, opisujemy w artykule program partnerski Zalando - jak wejść na platformę jako marka z Polski.

Podstawowe wymagania ZFS według materiałów Zalando (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando):

Niemiecki numer VAT - jest potrzebny do onboardingu w ZFS, dlatego Zalando radzi złożyć wniosek odpowiednio wcześnie.
Adres w UE - do zwrotu towaru uszkodzonego, posezonowego lub wycofanego z obrotu.
Odprawa celna - towar spoza UE musi być odprawiony przed dotarciem do magazynu.
Zgodne opakowania i etykiety - magazyn przyjmuje tylko dostawy spełniające wytyczne pakowania i etykietowania ZFS.
Prognoza tygodniowa - partner przesyła w zDirect prognozę dostaw, a odchylenia od niej mogą kosztować.

ZFS nie obsługuje wszystkich kategorii. Zalando wyłącza z niego zabawki, kosmetyki i elektronikę, a w Czechach także biżuterię i artykuły z metali lub kamieni szlachetnych. Dla typowej marki odzieżowej czy obuwniczej to zwykle nie jest problem, ale marka z szerszym asortymentem musi zaplanować dla części produktów inną logistykę.

Zalando Fulfillment Solutions (ZFS) to usługa logistyczna Zalando dla partnerów programu partnerskiego: marka wysyła towar do magazynu Zalando, a Zalando przechowuje go, kompletuje i pakuje zamówienia klientów z Zalando, wysyła je przez swoją europejską sieć i obsługuje zwroty. Marka pozostaje właścicielem towaru i sama ustala ceny, ale za każdy etap logistyki płaci opłaty rozliczane co miesiąc. Dla marki z Polski ZFS oznacza mniej pracy przy wysyłkach do wielu krajów, w zamian za planowanie dostaw, niemiecki numer VAT i dyscyplinę w danych.

W tym wpisie wyjaśniamy, jak działa ZFS krok po kroku: od zgłoszenia dostawy w zDirect, przez przyjęcie towaru w magazynie, po zwroty i fakturę. Opisujemy też, co marka musi przygotować przed pierwszą wysyłką, jakie opłaty pojawiają się na fakturze ZFS i jakich błędów unikać, żeby dostawa nie została odrzucona. Opieramy się na materiałach Zalando Partner University.

[#wazne] W skrócie: Zalando Fulfillment Solutions to magazyn i wysyłka Zalando dla partnerów Partner Program. Marka zgłasza dostawę w zDirect co najmniej 5 dni roboczych wcześniej, dostarcza towar zgodnie z wytycznymi pakowania i etykietowania, a Zalando realizuje zamówienia i zwroty z Zalando. Opłaty za przyjęcie, magazynowanie, wysyłkę i zwroty Zalando potrąca co miesiąc z przychodu ze sprzedaży. W Vinson pomagamy markom przygotować dane, policzyć opłacalność ZFS i połączyć sprzedaż z Base.

Czym jest Zalando Fulfillment Solutions (ZFS)

ZFS to jedno z rozwiązań logistycznych, które Zalando oferuje partnerom programu partnerskiego. Partner wysyła swój towar do magazynu Zalando, a Zalando kompletuje jego produkty razem z artykułami innych marek w jednej paczce i wysyła je przez swoją sieć logistyczną w Europie. Zalando przejmuje też obsługę zamówień i zwrotów w sklepie Zalando, a partner zachowuje pełną własność i kontrolę nad swoim towarem (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Zalando podaje, że rozwiązanie typu „jedna paczka” pozwala obniżyć koszty wysyłki nawet o 25% i ułatwia szybsze wejście na kolejne rynki Zalando (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando). To deklaracja platformy, a nie gwarancja dla każdej marki - realny wynik zależy od asortymentu, rotacji towaru i poziomu zwrotów, dlatego ZFS zawsze warto policzyć na własnych danych.

ZFS, ZRS i ZEOS - czym się różnią

Zalando rozwija kilka powiązanych usług logistycznych i łatwo je pomylić. Najważniejsze różnice:

ZFS (Zalando Fulfillment Solutions) - magazyn, pakowanie, wysyłka i zwroty dla zamówień ze sklepu Zalando.
ZRS (Zalando Return Solutions) - obsługa zwrotów: klient odsyła wszystko w jednej paczce z jedną etykietą, a produkty po sprawdzeniu wracają do sprzedaży i są gotowe do wysyłki przez ZFS.
ZEOS Fulfilment - jedna pula towaru do realizacji zamówień z Zalando, innych europejskich marketplace'ów i własnego sklepu marki.
Własna logistyka - marka wysyła z własnego magazynu w Europie, z umową z zatwierdzonym przewoźnikiem i kompletem dokumentów w paczce.

Jak działa droga towaru w ZFS - od decyzji o dostawie do zamówienia klienta - pokazuje poniższy schemat:

[#chart:zal10a]

Wymagania ZFS - co musi przygotować marka z Polski

ZFS nie jest dostępny od razu po decyzji marki. Najpierw trzeba zostać partnerem Zalando Partner Program i przejść onboarding procesów logistycznych. Jak wygląda samo wejście do programu, opisujemy w artykule program partnerski Zalando - jak wejść na platformę jako marka z Polski.

Podstawowe wymagania ZFS według materiałów Zalando (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando):

Niemiecki numer VAT - jest potrzebny do onboardingu w ZFS, dlatego Zalando radzi złożyć wniosek odpowiednio wcześnie.
Adres w UE - do zwrotu towaru uszkodzonego, posezonowego lub wycofanego z obrotu.
Odprawa celna - towar spoza UE musi być odprawiony przed dotarciem do magazynu.
Zgodne opakowania i etykiety - magazyn przyjmuje tylko dostawy spełniające wytyczne pakowania i etykietowania ZFS.
Prognoza tygodniowa - partner przesyła w zDirect prognozę dostaw, a odchylenia od niej mogą kosztować.

ZFS nie obsługuje wszystkich kategorii. Zalando wyłącza z niego zabawki, kosmetyki i elektronikę, a w Czechach także biżuterię i artykuły z metali lub kamieni szlachetnych. Dla typowej marki odzieżowej czy obuwniczej to zwykle nie jest problem, ale marka z szerszym asortymentem musi zaplanować dla części produktów inną logistykę.

Jak działa ZFS krok po kroku - pierwsza dostawa do magazynu Zalando

Zalando opisuje przygotowanie pierwszej dostawy jako kilka etapów. Najwięcej problemów pojawia się na styku danych i fizycznego towaru, dlatego każdy etap warto przypisać do konkretnej osoby w firmie (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando):

Przygotowanie - konfiguracja konta w zDirect, lista kontrolna „Get ready to ship”, prognoza tygodniowa, artykuły przeszły onboarding i są gotowe do wysyłki.
Zgłoszenie dostawy (shipping notice) - w narzędziu zDirect co najmniej 5 dni roboczych przed najwcześniejszą żądaną datą dostawy. Zalando potwierdza magazyn i termin, czasem inny niż wnioskowany.
Potwierdzenie ilości - najpóźniej 24 godziny przed wysyłką partner przesyła plik CSV z kodami EAN i ilościami dla każdego EAN.
Transport - dostawy paletowe wymagają rezerwacji okna czasowego przez przewoźnika w systemie rezerwacji wskazanym przez Zalando (Transporeon, wcześniej Mercareon).
Przyjęcie w magazynie - towar jest rozładowany, sprawdzony pod kątem jakości i przyjęty na stan. Pojawia się w raporcie przyjęć w zDirect.

Domyślnie zamówienia ZFS realizowane są z trzech niemieckich centrów: Mönchengladbach, Lahr i Erfurt. Dostawy paczkowe mają limit - jedno zgłoszenie paczkowe może obejmować najwyżej 10 paczek, a do tego samego magazynu można umówić najwyżej jedną dostawę paczkową w tygodniu, więc mniejsze wysyłki trzeba łączyć (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

[#tip] Plik z ilościami w potwierdzeniu dostawy musi dokładnie odpowiadać temu, co fizycznie jedzie do magazynu. Jeśli eksportujesz go z systemu magazynowego lub z Base, zrób to po spakowaniu kartonów, a nie na etapie planowania. Rozbieżności między zgłoszeniem a dostawą to najczęstsza przyczyna dodatkowych opłat i odrzuceń.

ZFS International Warehousing - wysyłka z magazynów poza Niemcami

Marka może włączyć opcję ZFS International Warehousing, czyli realizację zamówień także z magazynów Zalando poza Niemcami. Zalando wymienia tu m.in. Polskę, Włochy, Francję, Hiszpanię, Szwecję i Holandię. Wysyłka z lokalnego magazynu pozwala uniknąć opłaty transgranicznej, ale wymaga rejestracji VAT w każdym kraju, w którym włączasz magazyn, ujmowania sprzedaży w tamtejszych deklaracjach i raportowania przesunięć towaru w Intrastat (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando). Zalando zaznacza, że nie jest doradcą podatkowym - te kwestie trzeba omówić z księgowym.

Opłaty ZFS - co znajdziesz na fakturze Zalando

Partner korzystający z ZFS dostaje osobną fakturę ZFS raz w miesiącu, zwykle w pierwszych 5 dniach miesiąca. Obejmuje ona poprzedni miesiąc kalendarzowy i wszystkie rynki, na których marka sprzedaje. Zalando zwykle potrąca te opłaty z miesięcznego przychodu ze sprzedaży przez Zalando Payments GmbH, a jeśli przychód ich nie pokrywa, partner dopłaca różnicę w ciągu 20 dni. Konkretne stawki są w załącznikach cenowych umowy partnerskiej (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Pozycje na fakturze ZFS układają się w kilka grup:

[#chart:zal10b]

Pozycja	Za co płacisz	Jak liczona
Przyjęcie towaru	Przyjęcie, skanowanie i odłożenie dostawy na miejsce	Za przyjęte sztuki
Magazynowanie	Przechowywanie towaru dostępnego do sprzedaży	Za sztukę i dzień
Obsługa i wysyłka zamówień	Kompletacja, pakowanie i transport do klienta	Za zamówienie lub sztukę
Zwroty	Transport zwrotu do magazynu i jego obsługa	Za paczkę zwrotną i sztukę
Zwrot towaru do marki	Kompletacja i pakowanie towaru odsyłanego na prośbę marki	Za sztukę
Dopłaty	Dopłata sezonowa, paliwowa, opłata transgraniczna	Wg zasad w umowie

Dwie dopłaty warto znać z góry. Dopłata sezonowa (Peak Surcharge) wynosi 0,15 EUR za sztukę wysyłaną w zamówieniach złożonych od 15 października do 31 stycznia. Dopłata paliwowa (Fuel Floater) to procent doliczany do wysyłek i zwrotów, przeliczany co miesiąc na podstawie cen paliwa w UE. Opłata transgraniczna pojawia się, gdy zamówienie trzeba wysłać z magazynu w innym kraju niż kraj klienta (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Opłaty za niezgodności w ZFS

Od 2024 roku umowy ZFS zawierają opłaty za niezgodności operacyjne. Zalando nalicza je m.in. za odchylenie dostawy od prognozy o więcej niż 5%, odchylenie towaru wysłanego od zgłoszonego o więcej niż 2%, niestawienie się na potwierdzony termin bez uprzedzenia co najmniej 2 godziny wcześniej, dostawę bez rezerwacji, odmowę przyjęcia (np. zły załadunek, brak dokumentów), palety niezgodne ze standardem EPAL, towar niespełniający wymagań jakości oraz kwarantannę sztuk, których nie da się przyjąć od razu (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Te opłaty nie są nieuniknione. Prawie wszystkie wynikają z rozjazdu między danymi a fizycznym towarem albo z braku planowania transportu. Najczęstsze przypadki i sposoby ich naprawy zebraliśmy niżej:

[#chart:zal10c]

Warto też pamiętać o sezonowości. Zalando publikuje kalendarz dni, w których magazyny ZFS są zamknięte, a w okresie od połowy października do końca stycznia obowiązuje dopłata sezonowa. Dostawy przed szczytem sprzedaży trzeba więc zaplanować z wyprzedzeniem, razem z prognozą i zapasem czasu na ewentualną kwarantannę części towaru.

Kiedy ZFS opłaca się marce z Polski

ZFS nie jest automatycznie tańszy od własnej wysyłki. Zdejmuje z marki pakowanie, wysyłki do wielu krajów i obsługę zwrotów, ale dokłada opłaty magazynowe, transport towaru do Niemiec i formalności podatkowe. Decyzję warto oprzeć na kalkulacji dla kilku typowych produktów, a nie na całej kolekcji naraz.

ZFS ma sens, gdy marka sprzedaje w kilku krajach Zalando i nie chce budować wysyłek oraz zwrotów dla każdego z nich osobno.
ZFS ma sens, gdy towar rotuje szybko - opłata za magazynowanie liczona jest za sztukę i dzień, więc wolno rotujące produkty kosztują więcej.
Własna logistyka bywa lepsza, gdy marka ma już sprawny magazyn, sprzedaje głównie w jednym-dwóch krajach albo ma dużo produktów z kategorii wyłączonych z ZFS.
Rozwiązanie mieszane - część asortymentu w ZFS, część z własnego magazynu - też jest możliwe, ale wymaga dobrej synchronizacji stanów.

[#przyklad] Przykład: marka bluz z Polski sprzedaje na Zalando w Niemczech, Austrii i Polsce. Najlepiej rotujące modele trzyma w ZFS, bo zamówienia z tych krajów są wysyłane szybko i zwroty wracają do sprzedaży bez udziału marki. Krótkie serie i produkty testowe wysyła z własnego magazynu w Polsce. Stany obu pul są widoczne w jednym systemie, więc nie dochodzi do sprzedaży towaru, którego nie ma.

Niezależnie od wyboru warto od początku prowadzić stany i zamówienia w jednym systemie. Wtedy przesunięcie części asortymentu do ZFS albo z powrotem do własnego magazynu to zmiana ustawień, a nie przebudowa całego procesu sprzedaży.

Jak Vinson pomaga z Zalando Fulfillment Solutions

Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni, działającą od 2021 roku. Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, mamy status Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. W ramach usługi sprzedaż na Zalando z Vinson pomagamy markom przygotować się do logistyki Zalando.

Kalkulacja opłacalności ZFS i własnej wysyłki na przykładzie Twoich produktów.
Uporządkowanie kodów EAN, wariantów i danych potrzebnych do zgłoszeń dostaw.
Przygotowanie procesu: prognoza, zgłoszenie dostawy, potwierdzenie ilości.
Integracja z Base - stany, ceny i zamówienia z Zalando w jednym panelu, razem z innymi kanałami sprzedaży.

Rejestracje VAT w Niemczech i innych krajach oraz raportowanie Intrastat warto powierzyć księgowemu lub doradcy podatkowemu - my pomagamy przygotować dane i procesy sprzedażowe, które od nich zależą.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest Zalando Fulfillment Solutions?

Zalando Fulfillment Solutions (ZFS) to usługa logistyczna dla partnerów programu partnerskiego Zalando. Marka wysyła towar do magazynu Zalando, a Zalando przechowuje go, pakuje i wysyła zamówienia klientów z Zalando oraz obsługuje zwroty. Marka pozostaje właścicielem towaru i płaci za usługi logistyczne według umowy.

Czy do ZFS potrzebny jest niemiecki numer VAT?

Tak. Zalando wymaga niemieckiego numeru VAT do onboardingu w ZFS i radzi złożyć wniosek wcześnie. Przy włączeniu magazynów w innych krajach potrzebna jest rejestracja VAT w każdym z tych krajów. Szczegóły warto ustalić z księgowym (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Ile kosztuje ZFS na Zalando?

Zalando nie publikuje stawek ZFS publicznie - są w załącznikach cenowych umowy partnerskiej. Na fakturze pojawiają się m.in. opłaty za przyjęcie towaru, magazynowanie za sztukę i dzień, wysyłkę, zwroty i dopłaty, np. sezonowa 0,15 EUR za sztukę od 15 października do 31 stycznia (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Jak wysłać towar do magazynu Zalando?

Trzeba utworzyć zgłoszenie dostawy w zDirect co najmniej 5 dni roboczych przed żądaną datą, poczekać na potwierdzenie magazynu i terminu, a najpóźniej 24 godziny przed wysyłką przesłać plik z kodami EAN i ilościami. Dostawy paletowe wymagają rezerwacji okna czasowego przez przewoźnika.

Jakich produktów nie obsługuje ZFS?

ZFS nie obsługuje zabawek, kosmetyków i elektroniki, a w Czechach także biżuterii i artykułów z metali lub kamieni szlachetnych. Dla takich produktów marka musi wybrać własną logistykę (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Chcesz sprawdzić, czy ZFS opłaca się Twojej marce, i przygotować pierwszą dostawę bez odrzuceń? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Zalando z Vinson. Jeśli zamiast marki prowadzisz sklep stacjonarny z markami obecnymi na Zalando, przeczytaj też, na czym polega Zalando Connected Retail.

Jak działa ZFS krok po kroku - pierwsza dostawa do magazynu Zalando

Zalando opisuje przygotowanie pierwszej dostawy jako kilka etapów. Najwięcej problemów pojawia się na styku danych i fizycznego towaru, dlatego każdy etap warto przypisać do konkretnej osoby w firmie (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando):

Przygotowanie - konfiguracja konta w zDirect, lista kontrolna „Get ready to ship”, prognoza tygodniowa, artykuły przeszły onboarding i są gotowe do wysyłki.
Zgłoszenie dostawy (shipping notice) - w narzędziu zDirect co najmniej 5 dni roboczych przed najwcześniejszą żądaną datą dostawy. Zalando potwierdza magazyn i termin, czasem inny niż wnioskowany.
Potwierdzenie ilości - najpóźniej 24 godziny przed wysyłką partner przesyła plik CSV z kodami EAN i ilościami dla każdego EAN.
Transport - dostawy paletowe wymagają rezerwacji okna czasowego przez przewoźnika w systemie rezerwacji wskazanym przez Zalando (Transporeon, wcześniej Mercareon).
Przyjęcie w magazynie - towar jest rozładowany, sprawdzony pod kątem jakości i przyjęty na stan. Pojawia się w raporcie przyjęć w zDirect.

Domyślnie zamówienia ZFS realizowane są z trzech niemieckich centrów: Mönchengladbach, Lahr i Erfurt. Dostawy paczkowe mają limit - jedno zgłoszenie paczkowe może obejmować najwyżej 10 paczek, a do tego samego magazynu można umówić najwyżej jedną dostawę paczkową w tygodniu, więc mniejsze wysyłki trzeba łączyć (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

[#tip] Plik z ilościami w potwierdzeniu dostawy musi dokładnie odpowiadać temu, co fizycznie jedzie do magazynu. Jeśli eksportujesz go z systemu magazynowego lub z Base, zrób to po spakowaniu kartonów, a nie na etapie planowania. Rozbieżności między zgłoszeniem a dostawą to najczęstsza przyczyna dodatkowych opłat i odrzuceń.

ZFS International Warehousing - wysyłka z magazynów poza Niemcami

Marka może włączyć opcję ZFS International Warehousing, czyli realizację zamówień także z magazynów Zalando poza Niemcami. Zalando wymienia tu m.in. Polskę, Włochy, Francję, Hiszpanię, Szwecję i Holandię. Wysyłka z lokalnego magazynu pozwala uniknąć opłaty transgranicznej, ale wymaga rejestracji VAT w każdym kraju, w którym włączasz magazyn, ujmowania sprzedaży w tamtejszych deklaracjach i raportowania przesunięć towaru w Intrastat (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando). Zalando zaznacza, że nie jest doradcą podatkowym - te kwestie trzeba omówić z księgowym.

Opłaty ZFS - co znajdziesz na fakturze Zalando

Partner korzystający z ZFS dostaje osobną fakturę ZFS raz w miesiącu, zwykle w pierwszych 5 dniach miesiąca. Obejmuje ona poprzedni miesiąc kalendarzowy i wszystkie rynki, na których marka sprzedaje. Zalando zwykle potrąca te opłaty z miesięcznego przychodu ze sprzedaży przez Zalando Payments GmbH, a jeśli przychód ich nie pokrywa, partner dopłaca różnicę w ciągu 20 dni. Konkretne stawki są w załącznikach cenowych umowy partnerskiej (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Pozycje na fakturze ZFS układają się w kilka grup:

[#chart:zal10b]

Pozycja	Za co płacisz	Jak liczona
Przyjęcie towaru	Przyjęcie, skanowanie i odłożenie dostawy na miejsce	Za przyjęte sztuki
Magazynowanie	Przechowywanie towaru dostępnego do sprzedaży	Za sztukę i dzień
Obsługa i wysyłka zamówień	Kompletacja, pakowanie i transport do klienta	Za zamówienie lub sztukę
Zwroty	Transport zwrotu do magazynu i jego obsługa	Za paczkę zwrotną i sztukę
Zwrot towaru do marki	Kompletacja i pakowanie towaru odsyłanego na prośbę marki	Za sztukę
Dopłaty	Dopłata sezonowa, paliwowa, opłata transgraniczna	Wg zasad w umowie

Dwie dopłaty warto znać z góry. Dopłata sezonowa (Peak Surcharge) wynosi 0,15 EUR za sztukę wysyłaną w zamówieniach złożonych od 15 października do 31 stycznia. Dopłata paliwowa (Fuel Floater) to procent doliczany do wysyłek i zwrotów, przeliczany co miesiąc na podstawie cen paliwa w UE. Opłata transgraniczna pojawia się, gdy zamówienie trzeba wysłać z magazynu w innym kraju niż kraj klienta (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Opłaty za niezgodności w ZFS

Od 2024 roku umowy ZFS zawierają opłaty za niezgodności operacyjne. Zalando nalicza je m.in. za odchylenie dostawy od prognozy o więcej niż 5%, odchylenie towaru wysłanego od zgłoszonego o więcej niż 2%, niestawienie się na potwierdzony termin bez uprzedzenia co najmniej 2 godziny wcześniej, dostawę bez rezerwacji, odmowę przyjęcia (np. zły załadunek, brak dokumentów), palety niezgodne ze standardem EPAL, towar niespełniający wymagań jakości oraz kwarantannę sztuk, których nie da się przyjąć od razu (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Te opłaty nie są nieuniknione. Prawie wszystkie wynikają z rozjazdu między danymi a fizycznym towarem albo z braku planowania transportu. Najczęstsze przypadki i sposoby ich naprawy zebraliśmy niżej:

[#chart:zal10c]

Warto też pamiętać o sezonowości. Zalando publikuje kalendarz dni, w których magazyny ZFS są zamknięte, a w okresie od połowy października do końca stycznia obowiązuje dopłata sezonowa. Dostawy przed szczytem sprzedaży trzeba więc zaplanować z wyprzedzeniem, razem z prognozą i zapasem czasu na ewentualną kwarantannę części towaru.

Kiedy ZFS opłaca się marce z Polski

ZFS nie jest automatycznie tańszy od własnej wysyłki. Zdejmuje z marki pakowanie, wysyłki do wielu krajów i obsługę zwrotów, ale dokłada opłaty magazynowe, transport towaru do Niemiec i formalności podatkowe. Decyzję warto oprzeć na kalkulacji dla kilku typowych produktów, a nie na całej kolekcji naraz.

ZFS ma sens, gdy marka sprzedaje w kilku krajach Zalando i nie chce budować wysyłek oraz zwrotów dla każdego z nich osobno.
ZFS ma sens, gdy towar rotuje szybko - opłata za magazynowanie liczona jest za sztukę i dzień, więc wolno rotujące produkty kosztują więcej.
Własna logistyka bywa lepsza, gdy marka ma już sprawny magazyn, sprzedaje głównie w jednym-dwóch krajach albo ma dużo produktów z kategorii wyłączonych z ZFS.
Rozwiązanie mieszane - część asortymentu w ZFS, część z własnego magazynu - też jest możliwe, ale wymaga dobrej synchronizacji stanów.

[#przyklad] Przykład: marka bluz z Polski sprzedaje na Zalando w Niemczech, Austrii i Polsce. Najlepiej rotujące modele trzyma w ZFS, bo zamówienia z tych krajów są wysyłane szybko i zwroty wracają do sprzedaży bez udziału marki. Krótkie serie i produkty testowe wysyła z własnego magazynu w Polsce. Stany obu pul są widoczne w jednym systemie, więc nie dochodzi do sprzedaży towaru, którego nie ma.

Niezależnie od wyboru warto od początku prowadzić stany i zamówienia w jednym systemie. Wtedy przesunięcie części asortymentu do ZFS albo z powrotem do własnego magazynu to zmiana ustawień, a nie przebudowa całego procesu sprzedaży.

Jak Vinson pomaga z Zalando Fulfillment Solutions

Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni, działającą od 2021 roku. Współpracowaliśmy z ponad 500 firmami, mamy status Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. W ramach usługi sprzedaż na Zalando z Vinson pomagamy markom przygotować się do logistyki Zalando.

Kalkulacja opłacalności ZFS i własnej wysyłki na przykładzie Twoich produktów.
Uporządkowanie kodów EAN, wariantów i danych potrzebnych do zgłoszeń dostaw.
Przygotowanie procesu: prognoza, zgłoszenie dostawy, potwierdzenie ilości.
Integracja z Base - stany, ceny i zamówienia z Zalando w jednym panelu, razem z innymi kanałami sprzedaży.

Rejestracje VAT w Niemczech i innych krajach oraz raportowanie Intrastat warto powierzyć księgowemu lub doradcy podatkowemu - my pomagamy przygotować dane i procesy sprzedażowe, które od nich zależą.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest Zalando Fulfillment Solutions?

Zalando Fulfillment Solutions (ZFS) to usługa logistyczna dla partnerów programu partnerskiego Zalando. Marka wysyła towar do magazynu Zalando, a Zalando przechowuje go, pakuje i wysyła zamówienia klientów z Zalando oraz obsługuje zwroty. Marka pozostaje właścicielem towaru i płaci za usługi logistyczne według umowy.

Czy do ZFS potrzebny jest niemiecki numer VAT?

Tak. Zalando wymaga niemieckiego numeru VAT do onboardingu w ZFS i radzi złożyć wniosek wcześnie. Przy włączeniu magazynów w innych krajach potrzebna jest rejestracja VAT w każdym z tych krajów. Szczegóły warto ustalić z księgowym (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Ile kosztuje ZFS na Zalando?

Zalando nie publikuje stawek ZFS publicznie - są w załącznikach cenowych umowy partnerskiej. Na fakturze pojawiają się m.in. opłaty za przyjęcie towaru, magazynowanie za sztukę i dzień, wysyłkę, zwroty i dopłaty, np. sezonowa 0,15 EUR za sztukę od 15 października do 31 stycznia (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Jak wysłać towar do magazynu Zalando?

Trzeba utworzyć zgłoszenie dostawy w zDirect co najmniej 5 dni roboczych przed żądaną datą, poczekać na potwierdzenie magazynu i terminu, a najpóźniej 24 godziny przed wysyłką przesłać plik z kodami EAN i ilościami. Dostawy paletowe wymagają rezerwacji okna czasowego przez przewoźnika.

Jakich produktów nie obsługuje ZFS?

ZFS nie obsługuje zabawek, kosmetyków i elektroniki, a w Czechach także biżuterii i artykułów z metali lub kamieni szlachetnych. Dla takich produktów marka musi wybrać własną logistykę (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne warunki Zalando).

Chcesz sprawdzić, czy ZFS opłaca się Twojej marce, i przygotować pierwszą dostawę bez odrzuceń? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Zalando z Vinson. Jeśli zamiast marki prowadzisz sklep stacjonarny z markami obecnymi na Zalando, przeczytaj też, na czym polega Zalando Connected Retail.

Zalando Fulfillment Solutions - jak działa ZFS dla marek i sklepów z Polski