Ręczne zamówienie w Base – jak dodać zamówienie telefoniczne lub B2B
Dominika Gomulec
Dominika Gomulec
Sales & Executive Support Expert
Ręczne zamówienie w Base – jak dodać zamówienie telefoniczne lub B2B
Certyfikowany partner wdrożeń Base
Dominika GomulecSales & Executive Support Expert
Ręczne zamówienie w Base to rozwiązanie dla wszystkich sprzedaży, które nie przychodzą automatycznie z marketplace’u ani sklepu internetowego. Klient dzwoni i zamawia przez telefon, hurtownik przysyła zamówienie mailem, ktoś odbiera towar osobiście w showroomie albo trzeba wysłać darmową próbkę. Jeśli takie zamówienia obsługujesz poza systemem, tracisz spójność stanów magazynowych, statystyk i dokumentów.
W tym poradniku pokazujemy, jak dodać zamówienie ręcznie w Base (dawniej BaseLinker), jak używać własnych źródeł zamówień, jak obsługiwać klientów B2B w module Klienci (CRM) i jak sprawić, by ręczne zamówienia przechodziły przez te same automatyzacje co zamówienia z Allegro czy sklepu. W kluczowych miejscach odwołujemy się do pomocy Base, a w praktycznych wskazówkach – do doświadczeń z wdrożeń.
Kiedy dodawać zamówienia ręcznie w BaseLinkerze
Ręczne zamówienie przydaje się wszędzie tam, gdzie sprzedaż odbywa się poza zintegrowanymi kanałami. Najczęstsze sytuacje z praktyki:
zamówienia telefoniczne – klient dzwoni, a obsługa wprowadza zamówienie w trakcie rozmowy,
zamówienia B2B z e-maila – hurtownik lub sklep partnerski przysyła listę produktów,
sprzedaż stacjonarna – odbiór osobisty w biurze, showroomie lub na targach,
wysyłki bez sprzedaży – próbki, gratisy dla influencerów, wymiany reklamacyjne,
zamówienia z kanałów bez integracji – np. komunikatory lub media społecznościowe.
Wspólna zasada: każde wydanie towaru powinno mieć swoje zamówienie w systemie. Tylko wtedy stany magazynowe, statystyki sprzedaży i dokumenty są kompletne, a magazyn pracuje według jednej listy zamówień.
Jak dodać ręczne zamówienie krok po kroku
Według pomocy Base ręczne dodanie zamówienia zaczynasz od przycisku „Dodaj zamówienie” w Managerze Zamówień. Następnie dodajesz do zamówienia produkty z magazynu i uzupełniasz pozostałe dane. W praktyce proces wygląda tak:
Kliknij „Dodaj zamówienie” na liście zamówień.
Wybierz właściwe źródło zamówienia, np. „Telefon” lub „B2B – e-mail” (o źródłach piszemy niżej).
Dodaj produkty z katalogu – wyszukaj je po nazwie lub kodzie i ustaw ilości.
Uzupełnij dane kupującego, adres dostawy i – jeśli klient prosi o fakturę – dane do faktury.
Wybierz sposób wysyłki i płatności, a w razie potrzeby ustaw status płatności.
Przenieś zamówienie do właściwego statusu, aby trafiło do dalszej obsługi.
Po zapisaniu zamówienie zachowuje się jak każde inne. Z poziomu karty zamówienia możesz m.in. przenieść je do innego statusu, wystawić paragon lub fakturę, nadać przesyłkę i wysłać wiadomość do klienta.
Darmowa konsultacja Base
Sprawdź, jak automatyzacja Base usprawni Twój sklep
Własne źródła zamówień – porządek w ręcznej sprzedaży
Każde zamówienie w Base ma przypisane źródło. Integracje z marketplace’ami i sklepami tworzą źródła automatycznie, a dla zamówień wprowadzanych ręcznie możesz utworzyć własne nazwy, np. „zamówienie telefoniczne” czy „zamówienie złożone osobiście”. Robisz to w dziale Zamówienia → Ustawienia → Własne źródła zamówień, przyciskiem „Utwórz źródło zamówienia”, a źródło przypisujesz z poziomu karty zamówienia.
Własne źródła mają trzy praktyczne zalety:
Zastosowanie
Jak to działa
Przykład
Filtrowanie
Na liście zamówień szybko wyświetlisz tylko wybrane źródło
Wszystkie zamówienia telefoniczne z ostatniego tygodnia
Akcje automatyczne
Źródło zamówienia może być warunkiem automatyzacji
Zamówienia „B2B – e-mail” trafiają do osobnego statusu
Ceny, magazyn i język
Do źródła przypiszesz grupę cenową, magazyn i język, które obowiązują przy ręcznym dodawaniu produktów
Źródło „Hurt” z cenami hurtowymi
Ostatni punkt jest szczególnie ważny dla sprzedaży B2B. Pomoc Base wyjaśnia, że aby podczas ręcznego dodawania produktów korzystać z konkretnej grupy cenowej, wystarczy utworzyć własne źródło zamówień z przypisaną grupą cenową, a przy tworzeniu zamówienia najpierw zmienić źródło. Dzięki temu handlowiec nie musi ręcznie poprawiać cen każdej pozycji.
Zamówienia B2B i moduł Klienci (CRM)
Dla sprzedaży hurtowej Base oferuje moduł Klienci, dostępny w dziale Zamówienia → Klienci. Według pomocy Base moduł dotyczy wyłącznie relacji B2B i zamówień hurtowych – Base nie oferuje zapisywania kartotek klientów B2C. W CRM możesz:
dodać klienta od podstaw albo wyszukać firmę po numerze NIP w bazie GUS, co automatycznie uzupełnia dane do faktury,
zapisać kilka adresów dostawy – są one widoczne podczas tworzenia zamówienia z poziomu karty klienta,
przypisywać klientom statusy, np. Standard, Stały klient, Hurt, VIP czy Czarna lista, i oznaczać ich kolorową gwiazdką,
przeglądać historię zamówień klienta wraz z powiązanymi fakturami i paragonami,
dodać nowe zamówienie bezpośrednio z karty klienta przyciskiem „Dodaj zamówienie”.
To ogromne ułatwienie przy stałych odbiorcach. Zamiast przepisywać dane firmy przy każdym zamówieniu telefonicznym, otwierasz kartę klienta, wybierasz adres dostawy i dodajesz zamówienie z poprawnymi danymi do faktury. Jak łączyć sprzedaż hurtową i detaliczną w jednym panelu, opisujemy w tekście o Base dla hurtowni i producentów.
Automatyczne tworzenie klientów B2B
W ustawieniach Zamówienia → Ustawienia → Klienci → Ogólne możesz włączyć automatyczne tworzenie klientów dla zamówień B2B i wybrać status nadawany nowym kartotekom. Za zamówienie B2B system uznaje takie, w którym kupujący podał numer NIP. Tworzenie i przypisywanie klientów odbywa się podczas pobierania zamówień, więc baza firm buduje się sama również na podstawie zamówień z kanałów online.
Ręczne zamówienia w akcjach automatycznych
Największy błąd przy ręcznych zamówieniach to obsługiwanie ich „obok” procesu. Skoro źródło zamówienia może być warunkiem akcji automatycznej, ręczne zamówienia mogą przechodzić przez te same automatyzacje co reszta sprzedaży. Dzięki temu zespół nie musi pamiętać o osobnych krokach dla sprzedaży telefonicznej, a każde zamówienie przechodzi tę samą ścieżkę od przyjęcia do wysyłki. Kilka przykładów:
Zamówienie ze źródła „Telefon” po ustawieniu statusu „Do wysyłki” automatycznie dostaje fakturę i etykietę.
Zamówienie ze źródła „Próbki” trafia do osobnego statusu i nie generuje dokumentu sprzedaży.
Zamówienie ze źródła „Odbiór osobisty” pomija etap nadania przesyłki i od razu otrzymuje paragon.
Klient otrzymuje e-mail z potwierdzeniem zamówienia telefonicznego i linkiem do strony informacyjnej zamówienia.
Ręczne zamówienie nie różni się od pozostałych pod względem dokumentów i logistyki. Fakturę lub paragon wystawisz z karty zamówienia albo automatycznie, a przesyłkę utworzysz u podłączonego przewoźnika. Więcej o dokumentach przeczytasz w tekstach o fakturach w BaseLinkerze i paragonach w BaseLinkerze, a o konfiguracji przewoźników – w artykule o kurierach w BaseLinkerze.
Kilka przydatnych wskazówek z pomocy Base:
rabat dodasz jako osobną pozycję zamówienia z ceną na minusie albo przez „Operacje na produktach” → „Zmień ceny produktów”,
paczkę nadaną poza systemem dodasz w tabeli „Przesyłki”, wybierając „Inne” i wpisując datę nadania, numer nadawczy i kuriera,
kolejne zamówienie tego samego klienta utworzysz z karty zamówienia opcją „Utwórz nowe zamówienie dla tego klienta”, a podobne – opcją „Stwórz kopię zamówienia”,
warianty po SKU lub EAN wyszukasz przy ręcznym dodawaniu produktów tylko dla wariantów z katalogu Base.
Przy zamówieniach z płatnością przelewem warto pamiętać o statusie płatności. Jeśli zamówienie telefoniczne ma zostać wysłane dopiero po wpłacie, ustaw je w statusie oczekiwania i zmień status płatności po zaksięgowaniu przelewu – wtedy automatyzacje uruchomią się we właściwym momencie.
Najczęstsze błędy przy ręcznych zamówieniach w BaseLinkerze
Pozycje wpisywane z ręki zamiast z katalogu – pozycja niepowiązana z produktem z magazynu utrudnia kontrolę stanów i zbieranie towaru, a w statystykach nie trafia do właściwego produktu.
Brak własnego źródła – ręczne zamówienia lądują w jednym worku z innymi, przez co trudno je filtrować i obsłużyć osobnymi regułami.
Nieustawiony status płatności – zamówienie opłacone przelewem czeka w statusie „Nieopłacone”, a automatyzacje nie startują.
Literówki w danych do faktury – przy klientach B2B lepiej skorzystać z kartoteki w CRM i wyszukiwania po NIP niż przepisywać dane z maila.
Ręczne zamówienia obsługiwane poza procesem – osobna kolejka „na boku” prowadzi do pominiętych wysyłek i brakujących dokumentów.
Dobrym nawykiem jest krótka lista kontrolna dla osoby, która przyjmuje zamówienia telefoniczne: właściwe źródło, produkty z katalogu, kompletne dane kupującego, sposób wysyłki, status płatności i docelowy status zamówienia. Sześć punktów zajmuje kilkanaście sekund, a oszczędza wielu poprawek na etapie pakowania i fakturowania.
Najczęściej zadawane pytania
Jak dodać ręczne zamówienie w BaseLinkerze?
Kliknij przycisk „Dodaj zamówienie” w Managerze Zamówień, dodaj produkty z magazynu i uzupełnij dane kupującego, dostawy oraz płatności. Następnie przenieś zamówienie do właściwego statusu, aby trafiło do dalszej obsługi.
Czym są własne źródła zamówień?
To zdefiniowane przez Ciebie nazwy źródeł dla zamówień dodawanych ręcznie, np. „Telefon” lub „Odbiór osobisty”. Tworzysz je w Zamówienia → Ustawienia → Własne źródła zamówień. Ułatwiają filtrowanie i mogą być warunkiem akcji automatycznych.
Jak ustawić ceny hurtowe w zamówieniu ręcznym?
Utwórz własne źródło zamówień z przypisaną grupą cenową, np. „Hurt”. Przy tworzeniu zamówienia najpierw zmień źródło na to z ceną hurtową, a następnie dodawaj produkty – ceny zostaną pobrane z wybranej grupy.
Czy w Base mogę prowadzić bazę klientów detalicznych?
Według pomocy Base moduł Klienci (CRM) dotyczy wyłącznie relacji B2B i zamówień hurtowych. Base nie oferuje zapisywania kartotek klientów B2C, więc dane klientów detalicznych pozostają w samych zamówieniach.
Czy ręczne zamówienie obniży stan magazynowy?
Ręczne zamówienie z produktami dodanymi z katalogu Base jest obsługiwane jak pozostałe zamówienia, ale sposób rezerwacji i zdejmowania stanów zależy od ustawień magazynu w Twoim panelu. Przed startem sprawdź na zamówieniu testowym, czy stany zmieniają się tak, jak oczekujesz.
Czy klient dostanie powiadomienie o zamówieniu telefonicznym?
Tak, jeśli to skonfigurujesz. Wiadomość wyślesz ręcznie z karty zamówienia albo automatycznie – akcją, której warunkiem jest źródło zamówienia, np. „Telefon”, a działaniem wysłanie szablonu e-mail z potwierdzeniem.
Podsumowanie
Ręczne zamówienie w Base pozwala objąć jednym systemem całą sprzedaż – także telefoniczną, hurtową i stacjonarną. Kluczem jest dobre przygotowanie: własne źródła zamówień z grupami cenowymi, kartoteki klientów B2B w module CRM i akcje automatyczne, które obsłużą ręczne zamówienia tak samo sprawnie jak te z marketplace’ów. Dzięki temu stany, dokumenty i statystyki są zawsze kompletne.
Jeśli chcesz uporządkować sprzedaż telefoniczną i B2B w swoim panelu, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci skonfigurować źródła, ceny i automatyzacje – sprawdź nasze wdrożenie Base.
Własne źródła zamówień – porządek w ręcznej sprzedaży
Każde zamówienie w Base ma przypisane źródło. Integracje z marketplace’ami i sklepami tworzą źródła automatycznie, a dla zamówień wprowadzanych ręcznie możesz utworzyć własne nazwy, np. „zamówienie telefoniczne” czy „zamówienie złożone osobiście”. Robisz to w dziale Zamówienia → Ustawienia → Własne źródła zamówień, przyciskiem „Utwórz źródło zamówienia”, a źródło przypisujesz z poziomu karty zamówienia.
Własne źródła mają trzy praktyczne zalety:
Zastosowanie
Jak to działa
Przykład
Filtrowanie
Na liście zamówień szybko wyświetlisz tylko wybrane źródło
Wszystkie zamówienia telefoniczne z ostatniego tygodnia
Akcje automatyczne
Źródło zamówienia może być warunkiem automatyzacji
Zamówienia „B2B – e-mail” trafiają do osobnego statusu
Ceny, magazyn i język
Do źródła przypiszesz grupę cenową, magazyn i język, które obowiązują przy ręcznym dodawaniu produktów
Źródło „Hurt” z cenami hurtowymi
Ostatni punkt jest szczególnie ważny dla sprzedaży B2B. Pomoc Base wyjaśnia, że aby podczas ręcznego dodawania produktów korzystać z konkretnej grupy cenowej, wystarczy utworzyć własne źródło zamówień z przypisaną grupą cenową, a przy tworzeniu zamówienia najpierw zmienić źródło. Dzięki temu handlowiec nie musi ręcznie poprawiać cen każdej pozycji.
Zamówienia B2B i moduł Klienci (CRM)
Dla sprzedaży hurtowej Base oferuje moduł Klienci, dostępny w dziale Zamówienia → Klienci. Według pomocy Base moduł dotyczy wyłącznie relacji B2B i zamówień hurtowych – Base nie oferuje zapisywania kartotek klientów B2C. W CRM możesz:
dodać klienta od podstaw albo wyszukać firmę po numerze NIP w bazie GUS, co automatycznie uzupełnia dane do faktury,
zapisać kilka adresów dostawy – są one widoczne podczas tworzenia zamówienia z poziomu karty klienta,
przypisywać klientom statusy, np. Standard, Stały klient, Hurt, VIP czy Czarna lista, i oznaczać ich kolorową gwiazdką,
przeglądać historię zamówień klienta wraz z powiązanymi fakturami i paragonami,
dodać nowe zamówienie bezpośrednio z karty klienta przyciskiem „Dodaj zamówienie”.
To ogromne ułatwienie przy stałych odbiorcach. Zamiast przepisywać dane firmy przy każdym zamówieniu telefonicznym, otwierasz kartę klienta, wybierasz adres dostawy i dodajesz zamówienie z poprawnymi danymi do faktury. Jak łączyć sprzedaż hurtową i detaliczną w jednym panelu, opisujemy w tekście o Base dla hurtowni i producentów.
Automatyczne tworzenie klientów B2B
W ustawieniach Zamówienia → Ustawienia → Klienci → Ogólne możesz włączyć automatyczne tworzenie klientów dla zamówień B2B i wybrać status nadawany nowym kartotekom. Za zamówienie B2B system uznaje takie, w którym kupujący podał numer NIP. Tworzenie i przypisywanie klientów odbywa się podczas pobierania zamówień, więc baza firm buduje się sama również na podstawie zamówień z kanałów online.
Ręczne zamówienia w akcjach automatycznych
Największy błąd przy ręcznych zamówieniach to obsługiwanie ich „obok” procesu. Skoro źródło zamówienia może być warunkiem akcji automatycznej, ręczne zamówienia mogą przechodzić przez te same automatyzacje co reszta sprzedaży. Dzięki temu zespół nie musi pamiętać o osobnych krokach dla sprzedaży telefonicznej, a każde zamówienie przechodzi tę samą ścieżkę od przyjęcia do wysyłki. Kilka przykładów:
Zamówienie ze źródła „Telefon” po ustawieniu statusu „Do wysyłki” automatycznie dostaje fakturę i etykietę.
Zamówienie ze źródła „Próbki” trafia do osobnego statusu i nie generuje dokumentu sprzedaży.
Zamówienie ze źródła „Odbiór osobisty” pomija etap nadania przesyłki i od razu otrzymuje paragon.
Klient otrzymuje e-mail z potwierdzeniem zamówienia telefonicznego i linkiem do strony informacyjnej zamówienia.
Ręczne zamówienie nie różni się od pozostałych pod względem dokumentów i logistyki. Fakturę lub paragon wystawisz z karty zamówienia albo automatycznie, a przesyłkę utworzysz u podłączonego przewoźnika. Więcej o dokumentach przeczytasz w tekstach o fakturach w BaseLinkerze i paragonach w BaseLinkerze, a o konfiguracji przewoźników – w artykule o kurierach w BaseLinkerze.
Kilka przydatnych wskazówek z pomocy Base:
rabat dodasz jako osobną pozycję zamówienia z ceną na minusie albo przez „Operacje na produktach” → „Zmień ceny produktów”,
paczkę nadaną poza systemem dodasz w tabeli „Przesyłki”, wybierając „Inne” i wpisując datę nadania, numer nadawczy i kuriera,
kolejne zamówienie tego samego klienta utworzysz z karty zamówienia opcją „Utwórz nowe zamówienie dla tego klienta”, a podobne – opcją „Stwórz kopię zamówienia”,
warianty po SKU lub EAN wyszukasz przy ręcznym dodawaniu produktów tylko dla wariantów z katalogu Base.
Przy zamówieniach z płatnością przelewem warto pamiętać o statusie płatności. Jeśli zamówienie telefoniczne ma zostać wysłane dopiero po wpłacie, ustaw je w statusie oczekiwania i zmień status płatności po zaksięgowaniu przelewu – wtedy automatyzacje uruchomią się we właściwym momencie.
Najczęstsze błędy przy ręcznych zamówieniach w BaseLinkerze
Pozycje wpisywane z ręki zamiast z katalogu – pozycja niepowiązana z produktem z magazynu utrudnia kontrolę stanów i zbieranie towaru, a w statystykach nie trafia do właściwego produktu.
Brak własnego źródła – ręczne zamówienia lądują w jednym worku z innymi, przez co trudno je filtrować i obsłużyć osobnymi regułami.
Nieustawiony status płatności – zamówienie opłacone przelewem czeka w statusie „Nieopłacone”, a automatyzacje nie startują.
Literówki w danych do faktury – przy klientach B2B lepiej skorzystać z kartoteki w CRM i wyszukiwania po NIP niż przepisywać dane z maila.
Ręczne zamówienia obsługiwane poza procesem – osobna kolejka „na boku” prowadzi do pominiętych wysyłek i brakujących dokumentów.
Dobrym nawykiem jest krótka lista kontrolna dla osoby, która przyjmuje zamówienia telefoniczne: właściwe źródło, produkty z katalogu, kompletne dane kupującego, sposób wysyłki, status płatności i docelowy status zamówienia. Sześć punktów zajmuje kilkanaście sekund, a oszczędza wielu poprawek na etapie pakowania i fakturowania.
Najczęściej zadawane pytania
Jak dodać ręczne zamówienie w BaseLinkerze?
Kliknij przycisk „Dodaj zamówienie” w Managerze Zamówień, dodaj produkty z magazynu i uzupełnij dane kupującego, dostawy oraz płatności. Następnie przenieś zamówienie do właściwego statusu, aby trafiło do dalszej obsługi.
Czym są własne źródła zamówień?
To zdefiniowane przez Ciebie nazwy źródeł dla zamówień dodawanych ręcznie, np. „Telefon” lub „Odbiór osobisty”. Tworzysz je w Zamówienia → Ustawienia → Własne źródła zamówień. Ułatwiają filtrowanie i mogą być warunkiem akcji automatycznych.
Jak ustawić ceny hurtowe w zamówieniu ręcznym?
Utwórz własne źródło zamówień z przypisaną grupą cenową, np. „Hurt”. Przy tworzeniu zamówienia najpierw zmień źródło na to z ceną hurtową, a następnie dodawaj produkty – ceny zostaną pobrane z wybranej grupy.
Czy w Base mogę prowadzić bazę klientów detalicznych?
Według pomocy Base moduł Klienci (CRM) dotyczy wyłącznie relacji B2B i zamówień hurtowych. Base nie oferuje zapisywania kartotek klientów B2C, więc dane klientów detalicznych pozostają w samych zamówieniach.
Czy ręczne zamówienie obniży stan magazynowy?
Ręczne zamówienie z produktami dodanymi z katalogu Base jest obsługiwane jak pozostałe zamówienia, ale sposób rezerwacji i zdejmowania stanów zależy od ustawień magazynu w Twoim panelu. Przed startem sprawdź na zamówieniu testowym, czy stany zmieniają się tak, jak oczekujesz.
Czy klient dostanie powiadomienie o zamówieniu telefonicznym?
Tak, jeśli to skonfigurujesz. Wiadomość wyślesz ręcznie z karty zamówienia albo automatycznie – akcją, której warunkiem jest źródło zamówienia, np. „Telefon”, a działaniem wysłanie szablonu e-mail z potwierdzeniem.
Podsumowanie
Ręczne zamówienie w Base pozwala objąć jednym systemem całą sprzedaż – także telefoniczną, hurtową i stacjonarną. Kluczem jest dobre przygotowanie: własne źródła zamówień z grupami cenowymi, kartoteki klientów B2B w module CRM i akcje automatyczne, które obsłużą ręczne zamówienia tak samo sprawnie jak te z marketplace’ów. Dzięki temu stany, dokumenty i statystyki są zawsze kompletne.
Jeśli chcesz uporządkować sprzedaż telefoniczną i B2B w swoim panelu, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci skonfigurować źródła, ceny i automatyzacje – sprawdź nasze wdrożenie Base.
Czy ten artykuł był pomocny? Oceń go
Bądź pierwszą osobą, która oceni
Dominika Gomulec
Sales & Executive Support Expert
Wspiera sprzedaż i wdrażanie nowych partnerów. Pomaga sprzedawcom zaplanować start i rozwój na marketplace'ach.
Wspiera sprzedaż i wdrażanie nowych partnerów. Pomaga sprzedawcom zaplanować start i rozwój na marketplace'ach.
★★★★★
Współpracowałeś z Vinson?
Twoja opinia pomoże innym sprzedawcom wybrać sprawdzoną agencję. Zajmie Ci to minutę.
