Pola dodatkowe i tagi w BaseLinkerze – jak porządkować zamówienia
Oliwia Papież
Oliwia Papież
Head of Operations
Pola dodatkowe i tagi w BaseLinkerze – jak porządkować zamówienia
Certyfikowany partner wdrożeń Base
Oliwia PapieżHead of Operations
Pola dodatkowe w BaseLinkerze to jedno z najbardziej niedocenianych narzędzi do porządkowania zamówień. Statusy mówią, na jakim etapie jest zamówienie, ale nie powiedzą, że klient prosił o pakowanie na prezent, że paczka czeka na brakujący produkt albo że zamówienie dotyczy klienta hurtowego z odroczoną płatnością. Do takich informacji służą właśnie pola dodatkowe – a w połączeniu z filtrami i tagami w wiadomościach stają się fundamentem automatyzacji.
W tym poradniku pokazujemy, jak działają pola dodatkowe w Base (dawniej BaseLinker), jakie typy pól możesz tworzyć, gdzie je wyświetlać i jak wykorzystać je jako „tagi” do oznaczania i filtrowania zamówień. Wyjaśniamy też, czym są tagi w szablonach i wydrukach, i pokazujemy przykładowe zastosowania z praktyki wdrożeniowej.
Domyślne i własne pola dodatkowe w Base
Według pomocy Base w Managerze Zamówień domyślnie dostępne są trzy pola: Pole dodatkowe 1 i Pole dodatkowe 2 (po 50 znaków) oraz Uwagi sprzedawcy (200 znaków). Są widoczne na karcie zamówienia i karcie zwrotu w sekcji z informacjami o zamówieniu i nie da się ich usunąć – możesz jedynie zmienić ich nazwy.
Oprócz nich tworzysz własne pola w dziale Zamówienia → Ustawienia → Pola dodatkowe. Domyślnie możesz mieć 10 pól zawsze widocznych na karcie zamówienia lub zwrotu i 10 pól ukrytych, widocznych tylko podczas edycji. Jeśli potrzebujesz więcej, pomoc Base odsyła do kontaktu z supportem.
Typ pola
Co przechowuje
Przykładowe zastosowanie
Pole tekstowe
Dowolny krótki tekst
Numer zamówienia klienta B2B, numer reklamacji
Numer
Tylko wartości liczbowe
Liczba kartonów, waga palety
Lista
Jedna wartość z listy opcji
Priorytet: standard / pilne / VIP
Przycisk wyboru (checkbox)
Kilka zaznaczonych opcji
Pakowanie na prezent, gratis, ulotka
Przycisk opcji (radio)
Jedna opcja z kilku
Typ klienta: detaliczny / hurtowy
Data
Data
Planowana data wysyłki przedsprzedaży
Plik
Plik z dysku (publiczny lub tylko po zalogowaniu)
Zdjęcie reklamowanego produktu, specyfikacja
Ważne: typu pola nie zmienisz po jego utworzeniu. Przed dodaniem pola zastanów się, czy wartość ma być swobodnym tekstem, czy jedną z kilku ustalonych opcji – lista lub checkbox znacznie lepiej sprawdzają się w filtrach i automatyzacjach, bo nie ma w nich literówek.
Zakres i widoczność pola – zamówienia, zwroty, faktury
Przy tworzeniu pola wybierasz zakres, czyli obszary, w których ma być dostępne: zamówienia, zwroty, faktury. Pole jest niezależne w każdym zakresie. Jeśli wybierzesz zamówienia i faktury, przy wystawianiu faktury wartość zostanie skopiowana z zamówienia, ale późniejsza zmiana w jednym miejscu nie zmieni drugiego.
Wybierasz też sposób wyświetlania: pole zawsze widoczne na karcie zamówienia albo widoczne tylko w trybie edycji. Pola ukryte przydają się do danych technicznych, np. wyników automatyzacji, których zespół nie musi oglądać na co dzień. Wartości pól możesz zmieniać ręcznie na karcie zamówienia lub automatycznie – akcją „Zmodyfikuj zamówienie: Pole dodatkowe”.
Darmowa konsultacja Base
Sprawdź, jak automatyzacja Base usprawni Twój sklep
Siła pól dodatkowych polega na tym, że raz zapisana informacja może pojawić się w wielu miejscach systemu. Według pomocy Base pola mogą być wyświetlane:
na karcie zamówienia i zwrotu – zawsze lub tylko w edycji,
na liście zamówień i zwrotów – tu tylko Pole dodatkowe 1 i 2, w kolumnie statusu, pod nazwiskiem albo w osobnej kolumnie,
na stronie informacyjnej zamówienia – Pole dodatkowe 1 i 2, z własną nazwą widoczną dla klienta,
na fakturze lub paragonie – Uwagi tagiem [uwagi_sprzedawcy], własne pola po włączeniu w ustawieniach serii numeracji,
w e-mailach i SMS-ach – przez tagi pól,
na wydrukach i eksportach – w szablonach z Wydruków i eksportów,
w asystencie zbierania i pakowania – po włączeniu w ustawieniach zbierania i pakowania.
Ostatni punkt jest szczególnie praktyczny. Jeśli magazynier podczas pakowania widzi pole „Pakowanie na prezent: tak”, nie musi czytać komentarzy klienta ani pytać obsługi. Pakowanie opisujemy szerzej w tekście o pakowaniu zamówień w BaseLinkerze.
Pola dodatkowe jako tagi zamówień
Wielu użytkowników szuka w Base „tagów zamówień” – sposobu na oznaczenie zamówienia etykietą, po której łatwo je wyfiltrować. W praktyce tę rolę najlepiej pełnią pola dodatkowe typu lista lub checkbox, uzupełnione o kilka innych mechanizmów listy zamówień:
Mechanizm
Do czego służy
Wskazówka
Status zamówienia
Etap procesu – jedno zamówienie ma jeden status
Nie twórz statusów dla cech zamówienia
Pole dodatkowe typu lista lub checkbox
Cecha zamówienia, np. „VIP”, „Prezent”, „Czeka na towar”
Najlepszy odpowiednik tagu
Gwiazdka
Szybkie wyróżnienie zamówienia na liście
Dobre do jednorazowych spraw
Flagi krajów
Wizualne oznaczenie kraju dostawy
Włączasz w ustawieniach listy zamówień
Zapisane widoki filtrów
Stałe zestawy filtrów, np. „Pilne do wysyłki”
Przycisk „Stwórz nowy widok”
Kluczowa zasada: status opisuje, gdzie jest zamówienie, a pole dodatkowe – jakie jest. Jeśli zaczniesz tworzyć statusy typu „Do wysyłki – VIP” i „Do wysyłki – prezent”, liczba statusów szybko wymknie się spod kontroli. Lepiej mieć jeden status „Do wysyłki” i pole „Priorytet”. Więcej o projektowaniu statusów w tekście o statusach zamówień w BaseLinkerze.
Filtrowanie po polach dodatkowych
Na liście zamówień filtr „Pola dodatkowe” znajdzie zamówienia z wybraną wartością w polu 1 lub 2, a własne pola pojawiają się jako dodatkowe opcje filtrowania. Wyszukiwanie działa po dokładnej wartości i po fragmencie. Połączenie takiego filtra ze statusem i zapisanym widokiem daje gotowe „kolejki” pracy, np. „Do wysyłki + VIP” na początek dnia.
Automatyzacja z polami dodatkowymi – przykłady
Pola dodatkowe są też doskonałym warunkiem i celem akcji automatycznych. Kilka przykładów, które często wdrażamy:
Oznaczanie klientów VIP – gdy łączna cena przekracza ustaloną kwotę, akcja ustawia pole „Priorytet: VIP”, a zamówienie trafia do osobnego widoku.
Numer referencyjny – akcja wpisuje do pola tekstowego wartość złożoną z tagów systemowych, np. źródła i numeru zamówienia, którą potem widać na wydruku i w e-mailu.
Przedsprzedaż – pole daty z planowaną wysyłką, a akcja wysyła klientowi e-mail z tą datą przez tag pola.
Instrukcje dla magazynu – checkbox „Prezent” widoczny w asystencie pakowania i na wydruku.
Pliki do zamówienia – pole typu plik na specyfikację lub projekt od klienta B2B, dostępne dla zespołu bez szukania załączników w poczcie.
Słowo „tag” ma w Base jeszcze drugie znaczenie: to znaczniki w nawiasach kwadratowych, które przy wysyłce wiadomości lub generowaniu wydruku zamieniają się na dane z zamówienia. Dla domyślnych pól są to [pole_dodatkowe_1], [pole_dodatkowe_2] i [uwagi_sprzedawcy]. Tagi własnych pól składają się z nazwy pola i jego numeru ID – sprawdzisz je w edycji szablonu e-mail. W polach dodatkowych możesz też używać innych tagów systemowych, co pozwala np. złożyć numer referencyjny z kilku danych zamówienia.
Dzięki temu informacja wpisana raz w pole dodatkowe może trafić do e-maila do klienta, na fakturę i na etykietę magazynową. Szczegóły tworzenia szablonów opisujemy w tekście o szablonach e-maili w BaseLinkerze, a dodawanie pól na fakturach – w artykule o fakturach w BaseLinkerze.
Jak zaplanować pola dodatkowe w BaseLinkerze – krok po kroku
Spisz sytuacje, w których zespół dziś dopisuje informacje „na boku” – w notatkach, arkuszach lub komunikatorze.
Dla każdej informacji zdecyduj, czy to etap procesu (status), czy cecha zamówienia (pole dodatkowe).
Wybierz typ pola i zakres – pamiętaj, że typu nie zmienisz po utworzeniu.
Ustal, gdzie pole ma być widoczne: na liście, w asystencie pakowania, na fakturze czy w e-mailu.
Dodaj filtr i zapisany widok, a następnie akcję automatyczną, która wypełni pole bez udziału człowieka.
Po dwóch tygodniach sprawdź z zespołem, czy pole jest faktycznie używane, i popraw listę opcji.
Pola dodatkowe przydają się też przy zamówieniach, które scalasz lub rozdzielasz – warto ustalić, które informacje mają trafić do nowego zamówienia. Opisujemy to w tekście o łączeniu i dzieleniu zamówień w BaseLinkerze.
Dobre praktyki porządkowania zamówień
Zanim dodasz pole, spisz, jakie pytania zespół zadaje najczęściej przy zamówieniach – odpowiedzi na nie to kandydaci na pola.
Preferuj listy i checkboxy zamiast pól tekstowych tam, gdzie wartości się powtarzają.
Nadawaj polom nazwy zrozumiałe dla całego zespołu, a nie skróty znane jednej osobie.
Dłuższe notatki zapisuj w wymianie wiadomości jako wiadomość tylko dla sprzedawcy, a nie w polach.
Raz na kwartał przejrzyj pola i usuń z list opcje, których nikt nie używa.
Najczęściej zadawane pytania
Ile pól dodatkowych można utworzyć w BaseLinkerze?
Według pomocy Base domyślnie możesz mieć 10 pól zawsze widocznych na karcie zamówienia lub zwrotu i 10 pól widocznych tylko w edycji. Do tego dochodzą trzy pola domyślne. Jeśli potrzebujesz więcej, skontaktuj się z supportem Base.
Czy w Base są tagi zamówień?
Rolę tagów do oznaczania i filtrowania zamówień najlepiej pełnią pola dodatkowe typu lista lub checkbox, uzupełnione gwiazdką, flagami krajów i zapisanymi widokami filtrów. Słowem „tagi” Base nazywa też znaczniki danych w szablonach wiadomości i wydrukach.
Czy można zmienić typ pola dodatkowego?
Nie. Po utworzeniu pola jego typu nie da się zmienić. Możesz edytować nazwę, sposób wyświetlania, zakres i – przy listach oraz przyciskach – dostępne wartości. Jeśli potrzebujesz innego typu, utwórz nowe pole.
Jak wyświetlić pole dodatkowe na fakturze?
Ustaw zakres pola na faktury, a następnie w ustawieniach serii numeracji wybierz, czy pole ma się wyświetlać w nagłówku faktury, czy w danych nabywcy. Wartość zostanie skopiowana z zamówienia przy wystawianiu dokumentu.
Czy pola dodatkowe można wypełniać automatycznie?
Tak. Służy do tego akcja automatyczna „Zmodyfikuj zamówienie: Pole dodatkowe”. Możesz w niej wpisać stałą wartość, a pomoc Base wskazuje, że w polach dodatkowych można używać także tagów dostępnych w systemie.
Dlaczego na liście zamówień nie widzę mojego własnego pola?
Na liście zamówień i zwrotów można wyświetlać tylko wartości domyślnych pól: Pola dodatkowego 1 i 2. Własne pola zobaczysz na karcie zamówienia, w filtrach, w asystencie pakowania i na wydrukach.
Podsumowanie
Pola dodatkowe w BaseLinkerze pozwalają zapisać przy zamówieniu wszystko, czego nie opisze status: priorytet, typ klienta, instrukcje dla magazynu czy datę wysyłki przedsprzedaży. Jako odpowiednik tagów ułatwiają filtrowanie i budowę kolejek pracy, a dzięki tagom w szablonach ta sama informacja trafia do e-maili, faktur i wydruków. Dobrze zaprojektowane pola to mniej pytań w zespole i prostsze automatyzacje.
Jeśli chcesz uporządkować statusy, pola dodatkowe i automatyzacje w swoim panelu, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci to zaprojektować – sprawdź nasze wdrożenie Base.
Gdzie wyświetlisz pola dodatkowe
Siła pól dodatkowych polega na tym, że raz zapisana informacja może pojawić się w wielu miejscach systemu. Według pomocy Base pola mogą być wyświetlane:
na karcie zamówienia i zwrotu – zawsze lub tylko w edycji,
na liście zamówień i zwrotów – tu tylko Pole dodatkowe 1 i 2, w kolumnie statusu, pod nazwiskiem albo w osobnej kolumnie,
na stronie informacyjnej zamówienia – Pole dodatkowe 1 i 2, z własną nazwą widoczną dla klienta,
na fakturze lub paragonie – Uwagi tagiem [uwagi_sprzedawcy], własne pola po włączeniu w ustawieniach serii numeracji,
w e-mailach i SMS-ach – przez tagi pól,
na wydrukach i eksportach – w szablonach z Wydruków i eksportów,
w asystencie zbierania i pakowania – po włączeniu w ustawieniach zbierania i pakowania.
Ostatni punkt jest szczególnie praktyczny. Jeśli magazynier podczas pakowania widzi pole „Pakowanie na prezent: tak”, nie musi czytać komentarzy klienta ani pytać obsługi. Pakowanie opisujemy szerzej w tekście o pakowaniu zamówień w BaseLinkerze.
Pola dodatkowe jako tagi zamówień
Wielu użytkowników szuka w Base „tagów zamówień” – sposobu na oznaczenie zamówienia etykietą, po której łatwo je wyfiltrować. W praktyce tę rolę najlepiej pełnią pola dodatkowe typu lista lub checkbox, uzupełnione o kilka innych mechanizmów listy zamówień:
Mechanizm
Do czego służy
Wskazówka
Status zamówienia
Etap procesu – jedno zamówienie ma jeden status
Nie twórz statusów dla cech zamówienia
Pole dodatkowe typu lista lub checkbox
Cecha zamówienia, np. „VIP”, „Prezent”, „Czeka na towar”
Najlepszy odpowiednik tagu
Gwiazdka
Szybkie wyróżnienie zamówienia na liście
Dobre do jednorazowych spraw
Flagi krajów
Wizualne oznaczenie kraju dostawy
Włączasz w ustawieniach listy zamówień
Zapisane widoki filtrów
Stałe zestawy filtrów, np. „Pilne do wysyłki”
Przycisk „Stwórz nowy widok”
Kluczowa zasada: status opisuje, gdzie jest zamówienie, a pole dodatkowe – jakie jest. Jeśli zaczniesz tworzyć statusy typu „Do wysyłki – VIP” i „Do wysyłki – prezent”, liczba statusów szybko wymknie się spod kontroli. Lepiej mieć jeden status „Do wysyłki” i pole „Priorytet”. Więcej o projektowaniu statusów w tekście o statusach zamówień w BaseLinkerze.
Filtrowanie po polach dodatkowych
Na liście zamówień filtr „Pola dodatkowe” znajdzie zamówienia z wybraną wartością w polu 1 lub 2, a własne pola pojawiają się jako dodatkowe opcje filtrowania. Wyszukiwanie działa po dokładnej wartości i po fragmencie. Połączenie takiego filtra ze statusem i zapisanym widokiem daje gotowe „kolejki” pracy, np. „Do wysyłki + VIP” na początek dnia.
Automatyzacja z polami dodatkowymi – przykłady
Pola dodatkowe są też doskonałym warunkiem i celem akcji automatycznych. Kilka przykładów, które często wdrażamy:
Oznaczanie klientów VIP – gdy łączna cena przekracza ustaloną kwotę, akcja ustawia pole „Priorytet: VIP”, a zamówienie trafia do osobnego widoku.
Numer referencyjny – akcja wpisuje do pola tekstowego wartość złożoną z tagów systemowych, np. źródła i numeru zamówienia, którą potem widać na wydruku i w e-mailu.
Przedsprzedaż – pole daty z planowaną wysyłką, a akcja wysyła klientowi e-mail z tą datą przez tag pola.
Instrukcje dla magazynu – checkbox „Prezent” widoczny w asystencie pakowania i na wydruku.
Pliki do zamówienia – pole typu plik na specyfikację lub projekt od klienta B2B, dostępne dla zespołu bez szukania załączników w poczcie.
Słowo „tag” ma w Base jeszcze drugie znaczenie: to znaczniki w nawiasach kwadratowych, które przy wysyłce wiadomości lub generowaniu wydruku zamieniają się na dane z zamówienia. Dla domyślnych pól są to [pole_dodatkowe_1], [pole_dodatkowe_2] i [uwagi_sprzedawcy]. Tagi własnych pól składają się z nazwy pola i jego numeru ID – sprawdzisz je w edycji szablonu e-mail. W polach dodatkowych możesz też używać innych tagów systemowych, co pozwala np. złożyć numer referencyjny z kilku danych zamówienia.
Dzięki temu informacja wpisana raz w pole dodatkowe może trafić do e-maila do klienta, na fakturę i na etykietę magazynową. Szczegóły tworzenia szablonów opisujemy w tekście o szablonach e-maili w BaseLinkerze, a dodawanie pól na fakturach – w artykule o fakturach w BaseLinkerze.
Jak zaplanować pola dodatkowe w BaseLinkerze – krok po kroku
Spisz sytuacje, w których zespół dziś dopisuje informacje „na boku” – w notatkach, arkuszach lub komunikatorze.
Dla każdej informacji zdecyduj, czy to etap procesu (status), czy cecha zamówienia (pole dodatkowe).
Wybierz typ pola i zakres – pamiętaj, że typu nie zmienisz po utworzeniu.
Ustal, gdzie pole ma być widoczne: na liście, w asystencie pakowania, na fakturze czy w e-mailu.
Dodaj filtr i zapisany widok, a następnie akcję automatyczną, która wypełni pole bez udziału człowieka.
Po dwóch tygodniach sprawdź z zespołem, czy pole jest faktycznie używane, i popraw listę opcji.
Pola dodatkowe przydają się też przy zamówieniach, które scalasz lub rozdzielasz – warto ustalić, które informacje mają trafić do nowego zamówienia. Opisujemy to w tekście o łączeniu i dzieleniu zamówień w BaseLinkerze.
Dobre praktyki porządkowania zamówień
Zanim dodasz pole, spisz, jakie pytania zespół zadaje najczęściej przy zamówieniach – odpowiedzi na nie to kandydaci na pola.
Preferuj listy i checkboxy zamiast pól tekstowych tam, gdzie wartości się powtarzają.
Nadawaj polom nazwy zrozumiałe dla całego zespołu, a nie skróty znane jednej osobie.
Dłuższe notatki zapisuj w wymianie wiadomości jako wiadomość tylko dla sprzedawcy, a nie w polach.
Raz na kwartał przejrzyj pola i usuń z list opcje, których nikt nie używa.
Najczęściej zadawane pytania
Ile pól dodatkowych można utworzyć w BaseLinkerze?
Według pomocy Base domyślnie możesz mieć 10 pól zawsze widocznych na karcie zamówienia lub zwrotu i 10 pól widocznych tylko w edycji. Do tego dochodzą trzy pola domyślne. Jeśli potrzebujesz więcej, skontaktuj się z supportem Base.
Czy w Base są tagi zamówień?
Rolę tagów do oznaczania i filtrowania zamówień najlepiej pełnią pola dodatkowe typu lista lub checkbox, uzupełnione gwiazdką, flagami krajów i zapisanymi widokami filtrów. Słowem „tagi” Base nazywa też znaczniki danych w szablonach wiadomości i wydrukach.
Czy można zmienić typ pola dodatkowego?
Nie. Po utworzeniu pola jego typu nie da się zmienić. Możesz edytować nazwę, sposób wyświetlania, zakres i – przy listach oraz przyciskach – dostępne wartości. Jeśli potrzebujesz innego typu, utwórz nowe pole.
Jak wyświetlić pole dodatkowe na fakturze?
Ustaw zakres pola na faktury, a następnie w ustawieniach serii numeracji wybierz, czy pole ma się wyświetlać w nagłówku faktury, czy w danych nabywcy. Wartość zostanie skopiowana z zamówienia przy wystawianiu dokumentu.
Czy pola dodatkowe można wypełniać automatycznie?
Tak. Służy do tego akcja automatyczna „Zmodyfikuj zamówienie: Pole dodatkowe”. Możesz w niej wpisać stałą wartość, a pomoc Base wskazuje, że w polach dodatkowych można używać także tagów dostępnych w systemie.
Dlaczego na liście zamówień nie widzę mojego własnego pola?
Na liście zamówień i zwrotów można wyświetlać tylko wartości domyślnych pól: Pola dodatkowego 1 i 2. Własne pola zobaczysz na karcie zamówienia, w filtrach, w asystencie pakowania i na wydrukach.
Podsumowanie
Pola dodatkowe w BaseLinkerze pozwalają zapisać przy zamówieniu wszystko, czego nie opisze status: priorytet, typ klienta, instrukcje dla magazynu czy datę wysyłki przedsprzedaży. Jako odpowiednik tagów ułatwiają filtrowanie i budowę kolejek pracy, a dzięki tagom w szablonach ta sama informacja trafia do e-maili, faktur i wydruków. Dobrze zaprojektowane pola to mniej pytań w zespole i prostsze automatyzacje.
Jeśli chcesz uporządkować statusy, pola dodatkowe i automatyzacje w swoim panelu, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci to zaprojektować – sprawdź nasze wdrożenie Base.
Czy ten artykuł był pomocny? Oceń go
Bądź pierwszą osobą, która oceni
Oliwia Papież
Head of Operations
Zarządza operacjami agencji i procesami obsługi kont. Pilnuje, by każdy projekt był dowożony na czas i według standardów.
Zarządza operacjami agencji i procesami obsługi kont. Pilnuje, by każdy projekt był dowożony na czas i według standardów.
★★★★★
Współpracowałeś z Vinson?
Twoja opinia pomoże innym sprzedawcom wybrać sprawdzoną agencję. Zajmie Ci to minutę.
