Łączenie i dzielenie zamówień w BaseLinkerze – kiedy i jak to robić

Łączenie i dzielenie zamówień w BaseLinkerze to operacje, które w codziennej pracy sklepu pojawiają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Klient składa dwa zamówienia w odstępie godziny i prosi o jedną paczkę. Część produktów jest od ręki, a część czeka na dostawę. Jeden produkt trzeba wysłać osobno, bo nie mieści się w kartonie. W każdej z tych sytuacji dobrze wiedzieć, kiedy zamówienia połączyć, kiedy rozdzielić, a kiedy lepiej zostawić je bez zmian.

W tym poradniku pokazujemy, gdzie w Base (dawniej BaseLinker) znajdziesz funkcje łączenia i rozdzielania zamówień, jak wykrywać zamówienia do połączenia za pomocą akcji automatycznych, na co uważać przy dokumentach sprzedaży i płatnościach oraz jak wyjaśnić różnicę między dzieleniem zamówienia a jego „rozdzielaniem” do statusów.

Dwa znaczenia słowa „rozdzielanie” w Base

Zanim przejdziemy do konkretów, warto uporządkować pojęcia, bo w pomocy Base słowo „rozdzielanie” występuje w dwóch różnych kontekstach:

Pojęcie	Co oznacza	Gdzie to robisz
Rozdzielenie zamówienia	Podział jednego zamówienia na dwa osobne zamówienia z częścią pozycji	Karta zamówienia lub lista zamówień
Łączenie zamówień	Scalenie kilku zamówień tego samego klienta w jedno	Lista zamówień
Rozdzielanie zamówień do statusów	Automatyczne przenoszenie zamówień do statusów według warunków, np. sposobu dostawy czy kraju	Akcje automatyczne

Ten artykuł dotyczy głównie dwóch pierwszych operacji, czyli zmiany samej struktury zamówień. Automatyczne sortowanie zamówień do statusów opisujemy w tekście o statusach zamówień w BaseLinkerze, choć – jak zobaczysz niżej – oba tematy dobrze się uzupełniają.

Gdzie znajdziesz łączenie i rozdzielanie zamówień

Według pomocy Base z poziomu listy zamówień możesz wykonywać czynności masowe, a wśród nich łączenie, rozdzielanie i usuwanie zamówień, zmianę statusu płatności oraz wyszukiwanie podobnych zamówień. Na karcie zamówienia, w menu tabeli z informacjami o zamówieniu, znajdziesz z kolei m.in. opcje „Rozdziel zamówienie”, „Stwórz kopię zamówienia” oraz „Utwórz nowe zamówienie dla tego klienta”.

W praktyce łączenie zaczyna się więc zwykle na liście zamówień – zaznaczasz zamówienia tego samego klienta i wybierasz odpowiednią akcję – a rozdzielenie pojedynczego zamówienia wygodniej wykonać z jego karty, gdzie dokładnie widzisz pozycje produktowe.

Łączenie i dzielenie zamówień w BaseLinkerze to operacje, które w codziennej pracy sklepu pojawiają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Klient składa dwa zamówienia w odstępie godziny i prosi o jedną paczkę. Część produktów jest od ręki, a część czeka na dostawę. Jeden produkt trzeba wysłać osobno, bo nie mieści się w kartonie. W każdej z tych sytuacji dobrze wiedzieć, kiedy zamówienia połączyć, kiedy rozdzielić, a kiedy lepiej zostawić je bez zmian.

W tym poradniku pokazujemy, gdzie w Base (dawniej BaseLinker) znajdziesz funkcje łączenia i rozdzielania zamówień, jak wykrywać zamówienia do połączenia za pomocą akcji automatycznych, na co uważać przy dokumentach sprzedaży i płatnościach oraz jak wyjaśnić różnicę między dzieleniem zamówienia a jego „rozdzielaniem” do statusów.

Dwa znaczenia słowa „rozdzielanie” w Base

Zanim przejdziemy do konkretów, warto uporządkować pojęcia, bo w pomocy Base słowo „rozdzielanie” występuje w dwóch różnych kontekstach:

Pojęcie	Co oznacza	Gdzie to robisz
Rozdzielenie zamówienia	Podział jednego zamówienia na dwa osobne zamówienia z częścią pozycji	Karta zamówienia lub lista zamówień
Łączenie zamówień	Scalenie kilku zamówień tego samego klienta w jedno	Lista zamówień
Rozdzielanie zamówień do statusów	Automatyczne przenoszenie zamówień do statusów według warunków, np. sposobu dostawy czy kraju	Akcje automatyczne

Ten artykuł dotyczy głównie dwóch pierwszych operacji, czyli zmiany samej struktury zamówień. Automatyczne sortowanie zamówień do statusów opisujemy w tekście o statusach zamówień w BaseLinkerze, choć – jak zobaczysz niżej – oba tematy dobrze się uzupełniają.

Gdzie znajdziesz łączenie i rozdzielanie zamówień

Według pomocy Base z poziomu listy zamówień możesz wykonywać czynności masowe, a wśród nich łączenie, rozdzielanie i usuwanie zamówień, zmianę statusu płatności oraz wyszukiwanie podobnych zamówień. Na karcie zamówienia, w menu tabeli z informacjami o zamówieniu, znajdziesz z kolei m.in. opcje „Rozdziel zamówienie”, „Stwórz kopię zamówienia” oraz „Utwórz nowe zamówienie dla tego klienta”.

W praktyce łączenie zaczyna się więc zwykle na liście zamówień – zaznaczasz zamówienia tego samego klienta i wybierasz odpowiednią akcję – a rozdzielenie pojedynczego zamówienia wygodniej wykonać z jego karty, gdzie dokładnie widzisz pozycje produktowe.

Kiedy warto łączyć zamówienia

Najczęstszy powód łączenia to oszczędność na wysyłce i wygoda klienta. Jeśli ta sama osoba złożyła dwa zamówienia w krótkim odstępie czasu na ten sam adres, jedna paczka oznacza niższy koszt nadania, mniej materiałów i lepsze wrażenie po stronie kupującego. Typowe sytuacje:

klient dokupił produkt kilka minut po złożeniu pierwszego zamówienia,
klient sam prosi w wiadomości o wspólną wysyłkę,
zamówienia z tego samego kanału mają ten sam adres dostawy i ten sam sposób wysyłki,
zamówienie B2B jest składane w kilku częściach, ale ma trafić do odbiorcy jedną dostawą.

Łączenie nie zawsze jest dobrym pomysłem. Zastanów się dwa razy, gdy zamówienia mają różne adresy, różne sposoby dostawy, różne formy płatności (np. jedno opłacone, drugie za pobraniem) albo pochodzą z różnych kanałów sprzedaży. Każdy marketplace ma własne zasady dotyczące wysyłki i statusów, a dane o przesyłce zwykle trzeba przekazać do konkretnej transakcji. Jeśli nie masz pewności, jak dana platforma potraktuje połączone zamówienie, sprawdź to najpierw na pojedynczym przypadku.

Jak wykrywać zamówienia do połączenia automatycznie

Ręczne wyłapywanie zamówień od tego samego klienta przy kilkuset zamówieniach dziennie jest nierealne. Pomoc Base pokazuje przykład akcji automatycznej z warunkiem „Klient ma inne zamówienia”, w którym wybierasz, jaki okres wstecz ma być brany pod uwagę. Przykładowa konfiguracja:

Zdarzenie: „Ustawiono status” – np. po wstępnym rozdzieleniu zamówień do statusów.
Warunek: „Klient ma inne zamówienia” z wybranym okresem, np. ostatnie 24 godziny.
Akcja: „Zmodyfikuj zamówienie” – wpisanie notatki w pole Uwagi sprzedawcy lub w inne pole dodatkowe.
Opcjonalnie: przeniesienie zamówienia do statusu „Do weryfikacji – łączenie”, żeby nikt go nie spakował przed decyzją.

Taka reguła nie łączy zamówień sama z siebie, ale gwarantuje, że żadne zamówienie powracającego klienta nie trafi na pakowanie bez sprawdzenia. Więcej o oznaczaniu zamówień w tekście o polach dodatkowych w BaseLinkerze, a o budowie reguł – w artykule o akcjach automatycznych w BaseLinkerze.

Kiedy warto dzielić zamówienie

Rozdzielenie zamówienia przydaje się wtedy, gdy jedno zamówienie ma zostać zrealizowane w kilku częściach. Najczęstsze przypadki z praktyki:

brak części towaru – produkty dostępne wysyłasz od razu, a resztę dosyłasz po dostawie,
gabaryty – jeden produkt wymaga osobnej, większej paczki lub palety,
różne magazyny – część asortymentu wysyłana jest z innej lokalizacji lub przez dostawcę,
zwrot prowizji za część zamówienia – pomoc Base wskazuje, że aby wystąpić o zwrot prowizji Allegro tylko dla części zamówienia, należy najpierw rozdzielić zamówienie,
przedsprzedaż – produkty z późniejszą datą wysyłki oddzielasz od tych dostępnych od ręki.

Jak rozdzielić zamówienie krok po kroku

Otwórz kartę zamówienia i sprawdź pozycje, płatność oraz status dokumentów sprzedaży.
W menu tabeli z informacjami o zamówieniu wybierz „Rozdziel zamówienie”.
Wskaż pozycje, które mają trafić do nowego zamówienia, i zatwierdź operację.
Sprawdź oba zamówienia: produkty, kwoty, sposób wysyłki, pola dodatkowe i status.
Jeśli części mają być realizowane w różnym czasie, przenieś je do odpowiednich statusów.

W pomocy Base opisana jest też metoda alternatywna: zduplikowanie zamówienia przyciskiem „Stwórz kopię zamówienia” i usunięcie z obu zamówień wybranych pozycji. Przydaje się ona, gdy chcesz mieć pełną kontrolę nad tym, co trafia do każdej części.

Na co uważać przy łączeniu i dzieleniu

Zmiana struktury zamówienia wpływa na kilka obszarów jednocześnie. Zanim połączysz lub rozdzielisz zamówienia, sprawdź poniższe elementy:

Obszar	Ryzyko	Co sprawdzić
Płatność	Kwota opłacona nie zgadza się z wartością nowego zamówienia	Status płatności obu zamówień po operacji
Faktura lub paragon	Dokument wystawiony do zamówienia, które później zmieniasz	Najlepiej łączyć i dzielić przed wystawieniem dokumentu
Przesyłka	Etykieta utworzona dla starego składu zamówienia	Czy etykieta nie została już wygenerowana
Stany magazynowe	Podwójne lub brakujące rezerwacje	Stany produktów po operacji
Kanał sprzedaży	Brak spójności z transakcją na marketplace	Zasady danego kanału i numer przesyłki

Kluczowa zasada: łącz i dziel zamówienia jak najwcześniej, zanim zostaną wystawione dokumenty sprzedaży i wygenerowane etykiety. Jeśli faktura już istnieje, zmiana zamówienia może wymagać korekty – pamiętaj o tym przy projektowaniu procesu. Zasady wystawiania dokumentów opisujemy w artykule o fakturach w BaseLinkerze.

Łączenie i dzielenie zamówień w BaseLinkerze a proces magazynowy

Najlepiej działające procesy mają jeden wyraźny punkt kontrolny przed magazynem. Zamówienia trafiają najpierw do statusu weryfikacji, w którym akcje automatyczne oznaczają powracających klientów, braki towaru i nietypowe gabaryty. Dopiero po decyzji o połączeniu lub rozdzieleniu zamówienie przechodzi do statusu „Do spakowania”. Dzięki temu magazyn zawsze pracuje na ostatecznym składzie zamówienia i nie musi niczego rozpakowywać.

Jeśli korzystasz z asystenta zbierania i pakowania, ten porządek jest jeszcze ważniejszy – lista do zebrania powinna powstawać z zamówień już po scaleniu lub podziale. Więcej o organizacji tego etapu w tekście o pakowaniu zamówień w BaseLinkerze. Gdy rozdzielone zamówienie wróci od klienta w częściach, przyda się z kolei dobrze skonfigurowany moduł zwrotów w BaseLinkerze.

Trzy scenariusze z praktyki

Sklep z akcesoriami, dwa zamówienia w godzinę. Klientka kupuje etui, a po chwili dokupuje ładowarkę z tym samym adresem dostawy. Akcja z warunkiem „Klient ma inne zamówienia” oznacza oba zamówienia, obsługa łączy je przed wystawieniem paragonu, a magazyn pakuje jedną przesyłkę zamiast dwóch.

Sklep meblowy, produkt gabarytowy. Zamówienie zawiera stół i komplet krzeseł wysyłanych przez różnych przewoźników. Zamówienie zostaje rozdzielone, każda część trafia do własnego statusu i dostaje osobną etykietę, a klient otrzymuje dwie wiadomości z numerami przesyłek.

Hurtownia, brak części towaru. Klient B2B zamawia dziesięć pozycji, z których dwóch brakuje na stanie. Dostępne produkty wysyłasz od razu, a brakujące wydzielasz do nowego zamówienia w statusie „Czeka na dostawę”. Gdy towar dotrze, zamówienie przechodzi do realizacji, a klient dostaje drugą paczkę.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie w BaseLinkerze połączę dwa zamówienia?

Według pomocy Base łączenie zamówień jest jedną z czynności dostępnych z poziomu listy zamówień, obok rozdzielania, usuwania, zmiany statusu płatności i wyszukiwania podobnych zamówień. Zaznacz zamówienia tego samego klienta i wybierz odpowiednią akcję.

Jak rozdzielić zamówienie na dwa osobne?

Na karcie zamówienia skorzystaj z opcji „Rozdziel zamówienie”. Pomoc Base opisuje też metodę alternatywną: utwórz kopię zamówienia przyciskiem „Stwórz kopię zamówienia”, a następnie usuń z obu zamówień wybrane pozycje.

Czy Base może automatycznie wykryć zamówienia do połączenia?

Tak, w akcjach automatycznych dostępny jest warunek „Klient ma inne zamówienia” z wyborem okresu wstecz. Możesz na jego podstawie dodać notatkę do zamówienia lub przenieść je do statusu weryfikacji, a decyzję o połączeniu podjąć ręcznie.

Czy można połączyć zamówienia z różnych kanałów sprzedaży?

To zależy od sytuacji i zasad danego kanału. Zamówienia z marketplace’ów są powiązane z konkretnymi transakcjami, do których przekazujesz np. numer przesyłki. Przed łączeniem zamówień z różnych źródeł przetestuj proces na pojedynczym przypadku i sprawdź, jak zachowują się statusy i dane wysyłki.

Co z fakturą, gdy dzielę zamówienie?

Najbezpieczniej jest dzielić i łączyć zamówienia przed wystawieniem dokumentów sprzedaży. Jeśli faktura już istnieje, zmiana zamówienia może wymagać korekty – w razie wątpliwości co do sposobu dokumentowania sprzedaży skonsultuj się z księgowym.

Czym różni się rozdzielanie zamówienia od rozdzielania zamówień do statusów?

Rozdzielenie zamówienia to podział jednego zamówienia na dwa. Rozdzielanie zamówień do statusów to automatyczne sortowanie wielu zamówień według warunków, np. sposobu dostawy, źródła, wagi czy kraju, realizowane akcjami automatycznymi.

Podsumowanie

Łączenie i dzielenie zamówień w BaseLinkerze pozwala oszczędzać na wysyłce, obsługiwać braki towaru i nietypowe gabaryty oraz rozliczać zwrot prowizji za część zamówienia. Najważniejsze, by robić to wcześnie – przed wystawieniem dokumentów i etykiet – i oprzeć proces na akcjach automatycznych, które same wskażą zamówienia wymagające decyzji. Wtedy magazyn zawsze pracuje na ostatecznym składzie paczki.

Jeśli chcesz zaprojektować proces weryfikacji, łączenia i dzielenia zamówień dopasowany do Twoich kanałów sprzedaży, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci go skonfigurować – sprawdź nasze wdrożenie Base.