Empik i program magazynowy lub ERP – jak obsługiwać zamówienia automatycznie

Trzy sposoby połączenia ERP z Empikiem

Sposób połączenia zależy od skali sprzedaży, systemu, z którego korzystasz, i zasobów technicznych. W praktyce są trzy drogi: praca na plikach, gotowy integrator albo własna integracja przez API.

Wykres – trzy sposoby połączenia ERP z Empik Place i elementy obowiązkowe. [#chart:em93b]

Pliki – dobry start

Przy mniejszej skali stany i ceny można aktualizować plikiem inwentarzowym w panelu – w kolumnach podaje się m.in. SKU, ilość, cenę, czas wysyłki, klasę logistyczną i ceny promocyjne. Import można też zautomatyzować przez FTP lub HTTP. Uwaga na tryby importu: w trybie „Usuń i zastąp” oferty, których nie ma w pliku, zostaną usunięte – plik z pustymi wierszami może skasować całą ofertę. Opisaliśmy to w artykułach masowa aktualizacja ofert na Empiku i import produktów na Empik Place z pliku.

Integrator – najczęstszy wybór

Empik Place współpracuje z wieloma integratorami – systemami wielokanałowymi, platformami sklepowymi i systemami ERP – które łączą panel Empiku z Twoim magazynem i innymi kanałami sprzedaży. Wybierając narzędzie, sprawdź, czy obsługuje nie tylko stany i ceny, ale też import zamówień, automatyczną akceptację, przesyłanie numerów przesyłek i dokumentów oraz obsługę zwrotów. Porównanie podejść opisaliśmy w tekście integracja Empik Place ze sklepem internetowym.

Własne API – dla dużej skali

Empik udostępnia API zgodne z platformą Mirakl, opisane w dokumentacji API dla sprzedawców, oraz Developer Portal – informacje znajdziesz w artykule Developer Portal w Centrum Pomocy. Klucz API generuje się w panelu sprzedawcy, a do testów dostępne jest środowisko testowe. API obejmuje m.in. metody do importu i aktualizacji ofert, importu produktów, pobierania kategorii i atrybutów oraz obsługi zamówień.

Mapowanie katalogu

Jeśli Twój system ma własną strukturę kategorii i nazw pól, przy imporcie produktów przyda się mapowanie katalogu. W panelu Empik Place jest ono dostępne w ustawieniach i przeprowadza przez kolejne etapy przypisania kolumn i wartości z Twojego pliku do kategorii i atrybutów Empiku. Raz przygotowane mapowanie oszczędza pracę przy każdym kolejnym imporcie. Funkcje panelu opisaliśmy w artykule panel sprzedawcy Empik Place.

Typowe błędy integracji

• Różne SKU w systemach – oferta na Empiku nie łączy się z produktem w ERP i stan nie jest aktualizowany.

• Stany bez bufora – ostatnia sztuka sprzedana równocześnie w dwóch kanałach.

• Ceny brutto i netto pomylone – integracja wysyła cenę netto jako cenę dla klienta.

• Brak obsługi wyjątków – anulacje i zwroty nie wracają do ERP.

• Brak numerów przesyłek – etykieta wygenerowana w innym systemie, numer nie trafia do Empiku.

Jak zaplanować wdrożenie

1. Spisz procesy – kto dziś akceptuje zamówienia, skąd biorą się stany, jak wystawiasz dokumenty, jak obsługujesz zwroty.

2. Uporządkuj dane – SKU spójne w ERP i na Empiku, kody EAN, poprawne stany.

3. Wybierz sposób połączenia – pliki, integrator lub API, w zależności od skali.

4. Testuj na małej grupie – kilka produktów i zamówień testowych przed pełnym uruchomieniem.

5. Ustaw alerty – powiadomienia o nieudanych aktualizacjach i błędach importu.

6. Monitoruj pierwsze tygodnie – wskaźniki akceptacji, terminowości i incydentów.

[#przyklad] Hurtownia z 3000 produktów aktualizowała stany na Empiku plikiem raz dziennie. W sezonie zdarzały się zamówienia na produkty wyprzedane rano w innych kanałach, a odrzucenia obniżały wskaźnik przyjęć. Po podłączeniu integratora stany aktualizują się po każdej zmianie w ERP, zamówienia trafiają do systemu automatycznie, a numery przesyłek wracają do Empiku zaraz po wygenerowaniu etykiety.

Firmom z bardzo dużym katalogiem polecamy też artykuł dystrybutor na Empik Place, a tym, które rozważają outsourcing logistyki – tekst fulfillment dla sprzedaży na Empiku.

Kto powinien odpowiadać za integrację

Integracja to nie jednorazowy projekt, tylko proces, który trzeba utrzymywać. Zmieniają się wymagania Empiku – np. pola dotyczące bezpieczeństwa produktów – aktualizują się wersje ERP i integratorów, pojawiają się nowe kategorie i atrybuty. Warto wskazać osobę po stronie firmy, która zna procesy sprzedaży i jest punktem kontaktu dla dostawcy integracji, oraz ustalić, kto reaguje na błędy w weekend i w sezonie. Bez tego nawet dobrze wdrożone połączenie z czasem zaczyna przepuszczać błędy, których nikt nie zauważa.

Dokumenty sprzedaży i rozliczenia

Automatyzacja powinna obejmować dokumenty. Klient z NIP otrzymuje fakturę, bez NIP – paragon, a dokument trzeba dodać do zamówienia w panelu. Jeśli ERP wystawia dokumenty automatycznie, warto, by od razu przesyłał je do Empiku. Po stronie kosztów Empik wystawia faktury zbiorcze za prowizje i opłaty, od 1 kwietnia 2026 roku w KSeF. Opisaliśmy to w artykułach VAT i paragony przy sprzedaży na Empiku i faktury na Empik Place. Sposób ewidencji skonsultuj z księgowym.

[#tip] Nawet przy pełnej automatyzacji zostaw w panelu osobne konto użytkownika dla osoby, która raz dziennie sprawdza zamówienia, wiadomości i raporty błędów. Integracja nie odpowie klientowi i nie zauważy, że przewoźnik zmienił format numerów przesyłek. Zarządzanie dostępami opisaliśmy w tekście użytkownicy w panelu Empik Place.

[#checklista] ERP i Empik: spójne SKU i EAN; stany aktualizowane po każdej zmianie lub kilka razy dziennie; ceny i czas wysyłki z jednego źródła; automatyczny import zamówień; akceptacja w standardzie 12 godzin; numer listu przewozowego przy każdej przesyłce; dokumenty sprzedaży przesyłane do panelu; zwroty i anulacje wracające do ERP; alerty o błędach importu; osoba kontrolująca panel codziennie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Empik Place ma API?

Tak. Empik udostępnia API oparte na platformie Mirakl, z dokumentacją dla sprzedawców, Developer Portalem i środowiskiem testowym. Klucz API generuje się w panelu sprzedawcy.

Czy mogę połączyć Empik z moim ERP bez programisty?

Tak, przez integratora obsługującego Empik Place albo – przy mniejszej skali – przez import plików, także automatyczny przez FTP lub HTTP.

Jak często aktualizować stany na Empiku?

Najlepiej po każdej zmianie w magazynie, a co najmniej kilka razy dziennie przy sprzedaży w wielu kanałach.

Czy integracja może sama akceptować zamówienia?

Wiele integratorów i własne integracje API pozwalają akceptować zamówienia automatycznie. Warto jednak zostawić kontrolę dla zamówień nietypowych.

Co grozi przy błędzie w pliku inwentarzowym?

W trybie „Usuń i zastąp” oferty nieobecne w pliku są usuwane, więc plik z pustymi wierszami może skasować całą ofertę. Przy rutynowych aktualizacjach używaj trybu zwykłego.

Czy w ramach abonamentu Empik pomaga w integracji?

W planie MAX przewidziany jest kwartalny audyt integracji. Szczegóły planów opisuje Centrum Pomocy Empik Place.

Podsumowanie

Połączenie Empiku z programem magazynowym lub ERP to podstawa skalowania sprzedaży. Synchronizuj stany, ceny i czas wysyłki z jednego źródła, importuj zamówienia automatycznie i odsyłaj numery przesyłek oraz dokumenty. Wybór między plikami, integratorem a API zależy od skali, ale w każdym przypadku zacznij od uporządkowania danych i testów na małej grupie produktów.

Pomagamy sprzedawcom zaplanować i wdrożyć integrację Empik Place z ERP i innymi kanałami. Jako certyfikowany partner Empik Place wdrażamy i prowadzimy konta – więcej na stronie sprzedaż na Empik.