Seller Portal Kaufland - jak się poruszać i które zakładki są najważniejsze

Zgłoszenia klientów i raporty w Seller Portal Kaufland

Zgłoszenia, czyli tickety, to kanał kontaktu z klientem. Klient otwiera zgłoszenie z określonym powodem, np. pytanie o dostawę, brak faktury, uszkodzony towar albo zwrot. Odpowiadasz w panelu albo przez integrację. Kaufland mierzy czas reakcji i odsetek zgłoszeń z przyczyn leżących po stronie sprzedawcy, a otwarte zgłoszenie wstrzymuje odliczanie czasu do uwolnienia przychodu z zamówienia. Dlatego zgłoszeń nie zostawiaj na koniec tygodnia - zaglądaj do nich codziennie, także w okresach wzmożonej sprzedaży.

Raporty to druga zakładka, którą warto mieć w nawyku. Seller Portal udostępnia do pobrania m.in. raporty księgowań, sprzedaży, anulacji i zgłoszeń oraz zestawienia wskaźników jakości obsługi. Najczęściej używamy tych pięciu:

• Raport księgowań - wszystkie ruchy na saldzie: przychody, prowizje, opłaty i wypłaty; podstawa do uzgodnienia z fakturą Kaufland.

• Raport sprzedaży - co, kiedy i w jakiej cenie sprzedałeś; pokazuje produkty, które ciągną konto.

• Raport anulacji - anulowane pozycje z powodem; od razu widać problemy ze stanami magazynowymi.

• Raport zgłoszeń - otwarte zgłoszenia z numerem zamówienia, powodem i datą otwarcia.

• Wskaźniki jakości - numery śledzenia, terminowość, czas odpowiedzi; ostrzegają, zanim problem stanie się poważny.

Raporty pobierasz najczęściej jako pliki, więc najwygodniej ustalić stały dzień, np. poniedziałek, w którym ktoś z zespołu pobiera komplet i porównuje wyniki z poprzednim tygodniem. Przy większej skali te same dane można pobierać automatycznie przez Seller API.

Księgowość w Seller Portal - saldo, faktury Kaufland i wypłaty

W module księgowości widzisz saldo konta, czyli przychody ze sprzedaży pomniejszone o prowizje i opłaty, oraz faktury, które wystawia Ci Kaufland. Przychód z zamówienia nie trafia na saldo od razu. Jest uwalniany 14 dni po doręczeniu według numeru śledzenia albo 21 dni po oznaczeniu zamówienia jako wysłanego, gdy przesyłka nie ma numeru. Uwolnione środki możesz w każdej chwili przelać na rachunek firmowy. Fakturę za opłaty z danego miesiąca Kaufland udostępnia pierwszego dnia kolejnego miesiąca, a opłata podstawowa jest pobierana z salda ostatniego dnia miesiąca (stan na marzec 2026 - sprawdź aktualne zasady płatności Kaufland).

Z tych terminów wynika rytm pracy z panelem. Zamówienia i zgłoszenia obsługujesz codziennie, oferty i raporty co tydzień, a na początku miesiąca pobierasz fakturę i raport księgowań dla księgowości. Tak wygląda przykładowy tydzień pracy w Seller Portal:

[#chart:kpl34b]

Taki rytm nie musi należeć do jednej osoby. Ważne, żeby każdy obszar miał właściciela i żeby nikt nie zakładał, że zgłoszeniami albo raportami zajmie się ktoś inny. Przy małym zespole wystarczy krótka lista zadań z dniem tygodnia i osobą odpowiedzialną, przypięta przy stanowisku pracy.

Ustawienia sklepu w Seller Portal Kaufland - co skonfigurować na start

Ustawienia to zakładka, którą większość sprzedawców odwiedza intensywnie przez pierwsze dni, a potem zapomina o niej na miesiące. To błąd, bo zmiana magazynu, przewoźnika, adresu firmy czy numeru VAT wymaga aktualizacji właśnie tutaj. Przy konfiguracji konta przechodzimy przez ustawienia w takiej kolejności:

1. Dane firmy i teksty prawne - nazwa, adres i dane kontaktowe zgodne z rejestrem; regulamin, informacje o odstąpieniu od umowy i polityka prywatności.

2. Informacje podatkowe - numer VAT siedziby oraz dla każdego kanału sprzedaży numer OSS albo lokalny numer VAT, zgodnie z wymaganiami Kaufland.

3. Magazyny - wszystkie miejsca, z których wysyłasz zamówienia z marketplace'ów Kaufland.

4. Adres zwrotny i ustawienia zwrotów - dokąd wracają paczki i kto płaci za odesłanie towaru.

5. Grupy wysyłkowe - koszt dostawy, typ przesyłki, regiony i czas transportu; bez co najmniej jednej grupy nie utworzysz oferty.

6. Dostęp i integracje - użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami oraz klucze do Seller API dla systemu do obsługi sprzedaży.

[#tip] Zanim wpiszesz dane firmy, porównaj je z rejestrem, w którym firma jest zarejestrowana, i z danymi podatkowymi. Kaufland weryfikuje numery VAT, a niespójna nazwa albo stary adres potrafią zatrzymać kanał sprzedaży. Jedna osoba odpowiedzialna za ustawienia konta i notatka z datą każdej zmiany oszczędzają później wielu wyjaśnień.

Jeśli równolegle planujesz sprzedaż na Kaufland.de, zwróć uwagę, że część ustawień, np. dane podatkowe i grupy wysyłkowe, konfigurujesz osobno dla rynku niemieckiego. Dodatkowe wymagania dla tego kanału opisujemy we wpisie Kaufland.de dla polskiego sprzedawcy - wymagania wejścia i pierwsze kroki.

Marketing w Seller Portal - kampanie i kupony

Narzędzia marketingowe to miejsce, w którym uruchamiasz kampanie Sponsored Product Ads, czyli reklamy produktowe rozliczane za kliknięcie, oraz tworzysz kupony. Kampanie mają osobny panel z wynikami: kliknięciami, konwersją, kosztem i sprzedażą. Koszty reklamy i realizacji kuponów rozliczane są w miesięcznym zestawieniu w księgowości. Od czego zacząć i jak policzyć pierwszy budżet, opisujemy we wpisie kampanie reklamowe na Kaufland.pl - jak zacząć i ile budżetu przeznaczyć.

Z marketingiem warto poczekać, aż oferty będą kompletne, a wysyłka i zgłoszenia działają sprawnie. Reklama przyspiesza sprzedaż, ale przyspiesza też skutki błędów: zła cena czy brak towaru przy kampanii oznaczają zapłacone kliknięcia i anulacje.

Gdzie szukać w Seller Portal Kaufland, gdy coś nie działa

Większość problemów zgłaszanych przez nowych sprzedawców ma swoje źródło w konkretnym miejscu panelu. Zanim napiszesz do wsparcia sprzedawcy, sprawdź najczęstsze przyczyny. Poniżej zebraliśmy objawy, które widzimy najczęściej przy wdrożeniach, z miejscem, w którym zwykle leży przyczyna:

[#chart:kpl34c]

Jeśli po sprawdzeniu tych miejsc problem nadal występuje, skontaktuj się ze wsparciem sprzedawcy przez Seller Portal. Opisz kanał sprzedaży, numer EAN albo zamówienia, którego dotyczy sprawa, i załącz zrzut ekranu z komunikatem błędu. Dokładny opis skraca wymianę wiadomości i przyspiesza odpowiedź.

Jak Vinson pomaga w pracy z Seller Portal Kaufland

W Vinson przeprowadzamy sprzedawców przez konfigurację Seller Portal na Kaufland.pl: uzupełniamy ustawienia sklepu, zakładamy grupy wysyłkowe, przygotowujemy oferty i integrujemy konto z Base, żeby zamówienia, stany i numery przesyłek nie wymagały ręcznej pracy w panelu. Pokazujemy też zespołowi, które raporty sprawdzać i jak reagować na sygnały ze wskaźników. Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni działającą od 2021 r., certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Szczegóły znajdziesz na stronie sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest Seller Portal Kaufland?

Seller Portal to panel sprzedawcy Kaufland Global Marketplace. Zarządzasz w nim ofertami, zamówieniami, zgłoszeniami klientów, raportami, rozliczeniami i ustawieniami konta. Jedno konto obsługuje wszystkie marketplace'y Kaufland, na których sprzedajesz, w tym Kaufland.pl.

Czy na Kaufland.pl i Kaufland.de potrzebuję osobnych kont?

Nie. Jedno konto w Seller Portal obejmuje wszystkie rynki Kaufland Global Marketplace. Część ustawień, np. ceny ofert, grupy wysyłkowe i dane podatkowe, konfigurujesz jednak osobno dla każdego kanału sprzedaży, a przed publikacją sklepu na nowym rynku przechodzisz dla niego onboarding.

Gdzie w Seller Portal wgrać fakturę dla klienta?

Fakturę wgrywasz w szczegółach zamówienia w zarządzaniu zamówieniami. Możesz też przesyłać ją automatycznie przez Seller API albo integrację z systemem do obsługi sprzedaży. Wgrana faktura zmniejsza liczbę zgłoszeń od klientów, którzy pytają o dokument.

Gdzie sprawdzić saldo i wypłaty na Kaufland.pl?

Saldo, faktury Kaufland i wypłaty znajdziesz w module księgowości. Przychód z zamówienia jest uwalniany 14 dni po doręczeniu z numerem śledzenia albo 21 dni po oznaczeniu wysyłki bez numeru (stan na marzec 2026 - sprawdź aktualne zasady). Uwolnione środki możesz przelać na rachunek firmowy w dowolnym momencie.

Czy mogę dać pracownikowi dostęp do Seller Portal?

Tak, w ustawieniach konta możesz dodać użytkowników. Warto nadawać dostęp tylko do obszarów, których dana osoba potrzebuje, np. magazynowi do zamówień, a obsłudze klienta do zgłoszeń. Każda osoba powinna mieć własne logowanie zamiast wspólnego hasła.

Chcesz, żeby Seller Portal był skonfigurowany od pierwszego dnia, a zespół wiedział, gdzie szukać danych? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson. Jeśli dopiero przygotowujesz katalog, zacznij od zasad łączenia ofert z kartami produktów po EAN.