IdoSell automatyzacje - zamówienia i wysyłki w panelu sklepu

Reguły automatyzacji zamówień w IdoSell - zdarzenie, warunek, akcja

Gdy gotowe scenariusze nie wystarczają, przydaje się moduł ZAMÓWIENIA > Automatyzacje. Każda reguła składa się z trzech części:

• Zdarzenie - np. „Zamówienie zostało dodane”, „Zamówienie zmieniło status” czy „Towar został przyjęty na magazyn realizujący”. Zdarzenia są pogrupowane m.in. w obsługę zamówienia, logistykę i wysyłkę, płatności, dokumenty i dropshipping.

• Warunki - np. status zamówienia, typ klienta, NIP nabywcy, sposób płatności, waluta, kraj, towary na magazynie realizującym. Warunki łączysz operatorem „Oraz” (wszystkie muszą być spełnione) lub „Lub” (wystarczy jeden).

• Akcje - np. zmiana statusu, dodanie notatki, wystawienie faktury VAT, a także akcje z obszaru logistyki, fulfillmentu i dropshippingu.

Przykładowe reguły, które często mają sens w sklepie sprzedającym też na marketplace'ach: zamówienie z NIP-em i prośbą o fakturę dostaje notatkę dla magazynu; zamówienie wysyłane za granicę trafia do osobnego statusu; zamówienie z towarem z dropshippingu nie trafia do pakowania we własnym magazynie. Na tym poziomie automatyzacje IdoSell działają podobnie jak automatyczne akcje w integratorach typu Base, z tą różnicą, że wszystko dzieje się w tym samym systemie co sklep i magazyn.

Jak IdoSell wykonuje reguły - o czym pamiętać

Dokumentacja producenta opisuje kilka zasad, które warto znać przed zbudowaniem większej liczby reguł:

1. Po zdarzeniu system zapisuje stan zamówienia i sprawdza wszystkie reguły na tym samym, „zamrożonym” stanie. Zmiana wykonana przez jedną regułę nie wpływa na warunki kolejnej.

2. Wykonują się wszystkie reguły, których warunki są spełnione, w kolejności z listy. Akcje w jednej regule idą od pierwszej do ostatniej, a ostatnia zapisana zmiana nadpisuje wcześniejsze.

3. System nie ponawia reguły, która się nie wykonała, np. przez błąd API lub niespełniony warunek.

4. Test reguły wykonuje prawdziwe akcje, więc uruchamiaj go tylko na zamówieniach testowych.

5. Usunięcie elementu, którego używa reguła, np. dodatkowego statusu, automatycznie ją wyłącza. Reguły są globalne dla panelu, a do konkretnych sklepów ogranicza się je warunkiem.

Automatyzacja wysyłek - etykiety kurierskie i dokumenty sprzedaży

Druga połowa automatyzacji dotyczy tego, co dzieje się po spakowaniu: przesyłki, etykiety, faktury i paragony. W IdoSell te obszary ustawiasz w osobnych scenariuszach, które razem tworzą komplet:

[#chart:int57b]

Automatyczne etykiety dla kurierów

W USTAWIENIA > Automatyzacja procesów > Automatyzacja generowania przesyłek i etykiet dla kurierów włączasz opcję automatycznego generowania przesyłki i wydruku dla kuriera oraz wybierasz status, który ją uruchamia, np. „pakowane”. Możesz generować etykiety dla wszystkich kurierów albo tylko dla tych, którzy mają zezwolenie w ustawieniach przewoźnika. Da się też zablokować generowanie, gdy nie wszystkie towary są przypisane do paczek, a etykiety drukować automatycznie przez aplikację IdoSell Scanner. Jeśli korzystasz z podziału na źródła, możesz np. generować etykiety automatycznie dla zamówień ze sklepu, a dla marketplace'ów wyłączyć tę opcję.

Automatyczne faktury i paragony

Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży ustawiasz w USTAWIENIA > Automatyzacja procesów > Automatyzacja wystawiania dokumentów sprzedaży dla zamówień. Dokument powstaje przy zmianie na jeden z wybranych statusów, np. realizowane, pakowane albo wysłane. Warunki dla faktur możesz ustawić osobno dla źródeł zamówień, np. „gdy klient poprosił o fakturę” lub „gdy podano NIP i typ klienta to firma”. Dwie rzeczy, o których łatwo zapomnieć: włączenie wystawiania nie włącza wysyłki faktur e-mailem (to osobne ustawienie), a paragon drukuje się dopiero po pozytywnej weryfikacji zamówienia, a nie samą zmianą statusu.

Blokady obsługi zamówień - automatyzacja, która chroni przed błędami

Blokady (USTAWIENIA > Automatyzacja procesów > Blokady obsługi zamówień) zatrzymują zamówienie, zanim błąd trafi do klienta. Przykłady z dokumentacji: brak zmiany statusu przy braku numeru przesyłki lub kuriera, brak oznaczenia jako wysłane, gdy nie wystawiono paragonu ani faktury, blokada wysyłki przy niewystarczającym stanie w magazynie realizującym czy blokada paragonu, gdy klient poprosił o fakturę. Przy dużej liczbie zamówień to właśnie blokady oszczędzają najwięcej reklamacji. Najczęstsze problemy z automatyzacjami i ich przyczyny zebraliśmy poniżej:

[#chart:int57c]

Sporo z tych problemów zaczyna się wcześniej - na etapie danych produktowych i powiązań ofert. Typowe pomyłki opisujemy we wpisie IdoSell - najczęstsze błędy przy eksporcie ofert do marketplace, a podstawową konfigurację panelu w artykule IdoSell konfiguracja krok po kroku.

Automatyzacja zamówień w IdoSell - od czego zacząć?

Najczęstszy błąd przy wdrażaniu automatyzacji to włączenie wszystkiego naraz. Gdy coś pójdzie nie tak, trudno wtedy ustalić, która reguła zmieniła status albo wystawiła zbędny dokument. Bezpieczniej jest wprowadzać automatyzacje warstwami i po każdej warstwie obserwować zamówienia przez kilka dni:

1. Uporządkuj statusy: usuń nieużywane, nazwij dodatkowe tak, żeby zespół wiedział, co oznaczają, i ustal, który status jest „bramką” do pakowania.

2. Sprawdź stany magazynowe i przypisanie magazynu realizującego, bo od nich zależy automat zmiany na „pakowane”.

3. Włącz gotowe scenariusze zmian statusów i blokady obsługi zamówień.

4. Dodaj automatyczne dokumenty sprzedaży i osobno skonfiguruj wysyłkę faktur e-mailem.

5. Włącz automatyczne etykiety, najpierw dla jednego kuriera i jednego źródła zamówień.

6. Na końcu buduj własne reguły w ZAMÓWIENIA > Automatyzacje i testuj je na zamówieniach testowych.

Przy zamówieniach z marketplace'ów zwróć uwagę na jeszcze jedną rzecz: kanał sprzedaży oczekuje informacji o wysyłce i numerze przesyłki. Jeśli etykiety dla marketplace'ów tworzysz inaczej niż dla sklepu, upewnij się, że numer przesyłki wraca do kanału, a status w IdoSell odpowiada temu, co widzi klient na Allegro czy Amazonie. Rozjazd w tym miejscu kończy się pytaniami klientów i gorszymi ocenami sprzedawcy.

[#checklista] Przed włączeniem automatyzacji: statusy opisane i uporządkowane, stany i magazyn realizujący poprawne, ustawione terminy dla „Fałszywe” i „Wysłane”, wybrany status dla etykiet, warunki faktur i paragonów sprawdzone dla każdego źródła, blokady włączone, reguły przetestowane na zamówieniach testowych.

Jak Vinson pomaga z automatyzacją zamówień

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Mamy status Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, jesteśmy partnerem Empik Place, autoryzowanym partnerem Shoper i certyfikowanym partnerem Base. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 w 171 opiniach.

Nie jesteśmy partnerem IdoSell. Pomagamy natomiast dobrać integrator do skali sprzedaży i wdrożyć w nim ścieżkę zamówienia - w IdoSell albo w Base, jeśli to lepiej pasuje do Twoich kanałów. W praktyce:

• rozpisujemy obecną ścieżkę zamówienia i wskazujemy kroki do automatyzacji,

• projektujemy statusy, reguły, etykiety i dokumenty osobno dla sklepu i marketplace'ów,

• testujemy reguły na zamówieniach testowych, zanim trafią na prawdziwy ruch,

• konfigurujemy integracje z Allegro i innymi kanałami oraz migrujemy dane z poprzedniego systemu.

Jeśli chcesz uporządkować automatyzacje, zacznij od bezpłatnej konsultacji z Vinson. Gdy rozważasz osobny integrator, szczegóły znajdziesz na stronie o wdrożeniu Base.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie w IdoSell ustawić automatyzacje zamówień?

Gotowe scenariusze są w USTAWIENIA > Automatyzacja procesów: zmiany statusów, etykiety dla kurierów, dokumenty sprzedaży i blokady obsługi zamówień. Własne reguły typu zdarzenie - warunek - akcja budujesz w ZAMÓWIENIA > Automatyzacje. Do tworzenia reguł potrzebne są uprawnienia do modułów administracji i zamówień.

Czy IdoSell automatycznie generuje etykiety kurierskie?

Tak. Po włączeniu automatycznego generowania przesyłek wybierasz status, np. „pakowane”, po którym system tworzy przesyłkę i etykietę. Możesz ograniczyć to do wybranych kurierów i do wybranych źródeł zamówień, a etykiety drukować automatycznie przez aplikację IdoSell Scanner.

Czy IdoSell sam wystawia faktury do zamówień z Allegro?

Może, jeśli włączysz automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży. Faktura powstaje przy wybranym statusie, a warunki możesz ustawić osobno dla zamówień z marketplace'ów, np. tylko gdy klient poprosił o fakturę. Wysyłkę faktur e-mailem trzeba włączyć osobno.

Czy reguły automatyzacji w IdoSell da się przetestować?

Tak, ale test wykonuje prawdziwe akcje na zamówieniu. Dlatego testuj reguły wyłącznie na zamówieniach testowych. Pamiętaj też, że system nie ponawia reguły, która się nie wykonała, więc warto co jakiś czas sprawdzać zamówienia, które utknęły w statusie.

Czym różnią się automatyzacje IdoSell od automatycznych akcji w Base?

Logika jest podobna: zdarzenie, warunki i akcje. W IdoSell automatyzacje działają w tym samym systemie co sklep i magazyn, a w Base w integratorze połączonym ze sklepem i marketplace'ami. Wybór zależy bardziej od tego, gdzie chcesz prowadzić całą sprzedaż, niż od samych automatyzacji.

Automatyzacje IdoSell pozwalają obsłużyć zamówienia ze sklepu i z marketplace'ów bez ręcznego klikania przy każdym kroku, o ile statusy, stany i reguły są dobrze zaprojektowane. Zacznij od gotowych scenariuszy, dodaj blokady, a dopiero potem własne reguły. Jeśli chcesz przejść przez to z zespołem, który wdraża integratory na co dzień, umów bezpłatną konsultację z Vinson. Warto też sprawdzić, jak IdoSell łączy się z Allegro, Amazonem i Ceneo.