Faktury i VAT na Kaufland.pl - jak księgować sprzedaż polskiego sprzedawcy

Miłosz Brzegowy

Head of Growth and Demand Generation

25.08.2026

Faktury i VAT na Kaufland.pl - jak księgować sprzedaż polskiego sprzedawcy

Wdrażamy i obsługujemy Kaufland.pl

Miłosz BrzegowyHead of Growth and Demand Generation

Sprzedaż na Kaufland.pl księgujesz na podstawie dwóch strumieni dokumentów: dokumentów sprzedaży, które sam wystawiasz klientom, oraz miesięcznej faktury od Kaufland za prowizje i opłaty. Uzupełnieniem są raporty z Seller Portal, przede wszystkim raport księgowań, które łączą przychody ze sprzedaży, potrącenia i wypłaty na konto firmowe. Sposób ujęcia tych dokumentów w księgach i rozliczenie VAT ustala księgowy, bo zależą od formy działalności, rodzaju klientów i rynków, na których sprzedajesz.

Wejście na nowy marketplace to dla księgowości kilka nowych pytań: kto wystawia fakturę klientowi, skąd wziąć dokument za prowizję, dlaczego przelew na konto nie zgadza się z sumą zamówień i jak to wszystko połączyć na koniec miesiąca. W tym wpisie porządkujemy dokumenty, które powstają przy sprzedaży na Kaufland.pl, pokazujemy, gdzie je znaleźć w Seller Portal i jak co miesiąc przygotować komplet dla biura rachunkowego. To przegląd praktyki marketplace'u, a nie porada podatkowa - decyzje o sposobie rozliczenia zawsze podejmuj z księgowym lub doradcą podatkowym.

[#wazne] W skrócie: na Kaufland.pl fakturę dla klienta wystawia sprzedawca i wgrywa ją do zamówienia w Seller Portal albo przez integrację. Kaufland wystawia sprzedawcy jedną fakturę miesięczną za prowizje i opłaty, udostępnianą pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Wypłaty to saldo po potrąceniach, więc do uzgodnienia potrzebny jest raport księgowań. Stawki VAT, ewidencję sprzedaży i ujęcie faktury Kaufland ustala księgowy. W Vinson pomagamy uporządkować obieg dokumentów i zautomatyzować faktury na Kaufland.pl.

Jakie dokumenty powstają przy sprzedaży na Kaufland.pl

Każde zamówienie z Kaufland.pl zostawia ślad w kilku miejscach. Klient płaci Kaufland, a nie bezpośrednio Tobie, Kaufland potrąca prowizję i opłaty, a resztę uwalnia na Twoje saldo, z którego zlecasz przelew na rachunek firmowy. Dlatego jedno zamówienie widać w dokumencie sprzedaży, na fakturze Kaufland, w raporcie księgowań i w zestawieniu wypłat. Poniżej cztery podstawowe źródła danych dla księgowości:

[#chart:kpl32a]

Każde z tych źródeł odpowiada na inne pytanie. Dokument sprzedaży mówi, co i komu sprzedałeś. Faktura Kaufland mówi, ile kosztowała Cię obsługa sprzedaży na marketplace. Raport księgowań pokazuje, jak te kwoty przełożyły się na saldo. Wypłata pokazuje, kiedy pieniądze faktycznie trafiły na konto. Brak któregokolwiek ogniwa sprawia, że uzgodnienie miesiąca zajmuje godziny zamiast minut.

W praktyce warto od początku ustalić, kto w firmie odpowiada za każde źródło. Dokumenty sprzedaży zwykle przygotowuje osoba obsługująca zamówienia albo system, fakturę Kaufland i raporty pobiera osoba z dostępem do księgowości w Seller Portal, a uzgodnienie z bankiem robi biuro rachunkowe. Jeśli te role są przypisane do konkretnych osób, miesiąc zamyka się bez przypominania i dopytywania.

Dokument lub raport	Kto go tworzy	Gdzie go znajdziesz	Do czego służy
Faktura dla klienta	Sprzedawca	Twój program do faktur, kopia wgrana do zamówienia	Dokumentuje sprzedaż towaru klientowi
Faktura Kaufland	Kaufland	Moduł księgowości w Seller Portal	Dokumentuje prowizje i opłaty za dany miesiąc
Raport księgowań	Kaufland	Raporty w Seller Portal	Pokazuje wszystkie ruchy na saldzie
Zestawienie wypłat	Kaufland i bank	Księgowość w Seller Portal, wyciąg bankowy	Łączy saldo z przelewami na rachunek firmowy

Faktury dla klientów z Kaufland.pl - kto je wystawia i gdzie je wgrać

Przy standardowej sprzedaży fakturę dla klienta wystawia sprzedawca, a nie Kaufland. Dokument przygotowujesz w swoim programie do faktur albo w systemie do obsługi sprzedaży i wgrywasz do zamówienia w Seller Portal, w szczegółach zamówienia. Możesz też przesyłać faktury automatycznie przez Seller API, gdzie dokument trafia do zamówienia jako plik PDF. Seller University zaleca wgrywanie faktur, bo klient, który nie znajdzie dokumentu, zwykle otwiera zgłoszenie z powodem dotyczącym faktury (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland).

Ponieważ płatność od klienta przyjmuje Kaufland, Seller University podaje wzór adnotacji na fakturze, z której klient dowiaduje się, że nie płaci sprzedawcy bezpośrednio, a odbiorcą płatności jest cflox GmbH. Treść adnotacji skopiuj z aktualnej pomocy Kaufland, a sposób jej umieszczenia na dokumencie uzgodnij z księgowym. Na fakturze nie umieszczaj linków ani reklam własnego sklepu - dokument ma dotyczyć zamówienia z marketplace'u.

Klienci firmowi i dane do faktury

Część klientów Kaufland.pl to firmy, które potrzebują faktury z numerem NIP. Ustal, skąd Twój program do faktur bierze dane nabywcy i co robisz, gdy klient poda je dopiero po zakupie, np. w zgłoszeniu. Najprostszy proces to reguła: dokument wystawiany jest po opłaceniu zamówienia, a prośba o zmianę danych trafia do jednej osoby, która koryguje dokument zgodnie z zasadami wskazanymi przez księgowego. Jeśli Twoja firma wystawia faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), uzgodnij z księgowym, jak połączyć ten obowiązek z wgrywaniem pliku PDF do zamówienia na Kaufland.pl.

Przy sprzedaży do konsumentów pytań jest więcej: czy każda transakcja wymaga faktury, kiedy potrzebna jest ewidencja na kasie rejestrującej, a kiedy wystarczy faktura wystawiona na żądanie. Odpowiedź zależy od przepisów i Twojej sytuacji, dlatego ten punkt omów z księgowym przed pierwszą sprzedażą, a nie po pierwszym miesiącu.

Bezpłatna konsultacja Kaufland.pl

Chcesz sprzedawać na Kaufland.pl?

Ocena, czy Twój asortyment pasuje do platformy
Wymagania, integracja i wystawienie ofert
Plan startu krok po kroku

Konsultację poprowadzi Miłosz Brzegowy, Head of Growth and Demand Generation

Zobacz szczegóły usługi →

Faktura Kaufland za prowizje i opłaty - co zawiera i kiedy ją dostaniesz

Kaufland nie wystawia osobnego dokumentu za każdą sprzedaż. Prowizja od zamówienia jest dopisywana do faktury z datą sprzedaży, a fakturę za cały miesiąc Kaufland udostępnia pierwszego dnia kolejnego miesiąca, np. fakturę za lipiec 1 sierpnia. Opłata podstawowa jest pobierana z dostępnego salda ostatniego dnia miesiąca. Koszty kampanii Sponsored Product Ads i realizacji kuponów nie mają osobnych faktur - pojawiają się w miesięcznym zestawieniu w module księgowości (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland).

Na fakturze Kaufland widzisz dane wystawcy, okres rozliczenia i pozycje opłat. Na tej podstawie księgowy określi, jak ująć dokument w księgach i jak rozliczyć VAT od usług kupowanych od tego kontrahenta. Nie przyjmuj w tej sprawie założeń z innych marketplace'ów, bo zasady mogą się różnić. Jak terminy faktur łączą się z uwalnianiem przychodów i wypłatami, pokazujemy we wpisie wypłaty z Kaufland.pl - kiedy przychodzą pieniądze i jak działają rozliczenia.

[#uwaga] Przelew z Kaufland nie jest równy sumie zamówień z danego okresu. To kwota, którą sam zlecasz z uwolnionego salda, a saldo jest już pomniejszone o prowizje, opłaty i zwroty. Jeśli księgowy dostaje tylko wyciąg bankowy, nie ma jak powiązać przelewu z konkretnymi sprzedażami. Zawsze przekazuj razem z wyciągiem raport księgowań za ten sam okres.

Jak co miesiąc przygotować dokumenty z Kaufland.pl dla księgowej

Najlepiej działa stały, powtarzalny proces zamknięcia miesiąca. Nie wymaga dużo czasu, jeśli dokumenty sprzedaży powstają na bieżąco, a raporty pobiera jedna osoba w ustalonym dniu. Tak wygląda kolejność, którą proponujemy sprzedawcom przy uruchamianiu Kaufland.pl:

[#chart:kpl32b]

Kompletność dokumentów sprzedaży - sprawdź, czy każde zamówienie z miesiąca ma dokument i czy jest on wgrany do zamówienia w Seller Portal.
Faktura Kaufland - pobierz ją z modułu księgowości pierwszego dnia miesiąca razem z miesięcznym zestawieniem kosztów reklamy i kuponów.
Raport księgowań - pobierz raport za ten sam okres; pokazuje przychody, potrącenia i wypłaty w jednym miejscu.
Zwroty i korekty - zestaw zwroty i anulacje z miesiąca z dokumentami korygującymi, które wystawiłeś.
Uzgodnienie salda - porównaj saldo początkowe, przychody, potrącenia i wypłaty z wyciągiem bankowym.
Przekazanie paczki - wyślij księgowemu komplet: dokumenty sprzedaży, fakturę Kaufland, raport i krótką notatkę o nietypowych sprawach.

Rozbieżności najczęściej wynikają z trzech rzeczy: zwrotów rozliczonych w innym miesiącu niż sprzedaż, częściowych anulacji oraz zamówień, których przychód został wstrzymany przez otwarte zgłoszenie. Wychwycone w tym samym miesiącu są łatwe do wyjaśnienia. Odkryte po pół roku wymagają przeglądania historii zamówień jedno po drugim.

Zwroty, anulacje i dokumenty korygujące

Zwrot towaru na Kaufland.pl to dla księgowości dwa zdarzenia: zwrot pieniędzy klientowi, który widać w raporcie księgowań, oraz korekta dokumentu sprzedaży, którą przygotowujesz Ty. Te dwa zdarzenia nie zawsze wypadają w tym samym miesiącu, zwłaszcza gdy klient odsyła towar pod koniec miesiąca. Ustal z księgowym, kiedy wystawiasz korektę i jak oznaczasz ją w systemie, żeby dało się ją powiązać z numerem zamówienia z Kaufland. Ta sama zasada dotyczy częściowych anulacji, przy których klient płaci tylko za część pozycji.

Gdzie przechowywać dokumenty z Kaufland.pl

Raporty i faktury w Seller Portal są dostępne do pobrania, ale nie traktuj panelu marketplace'u jako archiwum firmy. Co miesiąc zapisuj komplet dokumentów we własnym, uporządkowanym folderze albo w systemie księgowym, z nazwą zawierającą rynek i okres, np. Kaufland.pl i miesiąc. Przy kontroli albo zmianie biura rachunkowego oszczędzi to wielu godzin szukania danych z odległych miesięcy.

VAT przy sprzedaży na Kaufland.pl - o co zapytać księgowego

Cena w ofercie na Kaufland.pl jest ceną brutto dla klienta, więc stawka VAT wpływa bezpośrednio na Twoją kwotę netto i marżę. Prowizja Kaufland jest liczona od ceny brutto razem z kosztem dostawy, dlatego VAT i prowizja rosną razem z ceną. Zanim ustawisz ceny, upewnij się, że znasz właściwą stawkę dla każdego produktu. Przed startem warto przejść z księgowym przez listę pytań:

Stawki VAT produktów - czy wszystkie produkty mają poprawnie przypisane stawki w systemie, z którego powstają faktury.
Ewidencja sprzedaży do konsumentów - jak dokumentować sprzedaż osobom prywatnym i czy dotyczy Cię obowiązek kasy rejestrującej.
Faktura Kaufland - jak ująć fakturę za prowizje i opłaty oraz rozliczyć VAT od tych usług.
e-Faktury - jak obowiązki związane z KSeF wpływają na faktury dla klientów firmowych z marketplace'u.
Waluta wypłat - jak księgować wypłaty, jeśli wybierzesz wypłatę salda w euro zamiast w złotych.
Inne rynki Kaufland - co zmienia się w VAT, jeśli z tego samego konta zaczniesz sprzedawać do klientów w innych krajach UE.

Ostatni punkt jest ważny, bo jedno konto w Seller Portal pozwala łatwo włączyć sprzedaż na kolejnych rynkach. Kaufland wymaga wtedy danych podatkowych dla każdego kanału sprzedaży i weryfikuje numery VAT. Zasady unijnej sprzedaży wysyłkowej i procedury OSS opisujemy we wpisie VAT przy sprzedaży na Kaufland.de.

Automatyczne faktury na Kaufland.pl - kiedy warto

Przy kilku zamówieniach tygodniowo ręczne wystawianie i wgrywanie faktur jest w porządku. Przy kilkunastu dziennie zaczyna zabierać czas i generować pomyłki: brakujące dokumenty, złe dane nabywcy, faktury wgrane do niewłaściwego zamówienia. Wtedy lepiej, żeby dokument powstawał automatycznie według reguły i sam trafiał do zamówienia na Kaufland.pl. Decyzję ułatwia proste porównanie:

[#chart:kpl32c]

Automatyzacja nie zwalnia z kontroli. Zanim włączysz reguły, ustal z księgowym rodzaj dokumentu, moment jego wystawienia i sposób korekt, bo automat powieli błąd w każdym zamówieniu. Jak ustawić statusy, faktury i etykiety w systemie do obsługi sprzedaży, opisujemy we wpisie automatyzacja zamówień z Kaufland.pl - faktury, etykiety i statusy.

Najczęstsze błędy w rozliczeniach sprzedaży z Kaufland.pl

Pierwszy błąd to księgowanie wypłat jako przychodu bez rozbicia na sprzedaż i potrącenia. Wtedy w księgach brakuje prowizji jako kosztu, a przychód jest zaniżony. Drugi to brak faktur w zamówieniach, który wraca w postaci zgłoszeń klientów i dodatkowej pracy obsługi. Trzeci to niespójne dane firmy: inna nazwa lub adres w Seller Portal, na fakturach i w rejestrze, co utrudnia weryfikację numeru VAT. Czwarty to przekazywanie dokumentów raz na kwartał, gdy pamięć o nietypowych zamówieniach już się zatarła. Wszystkie cztery da się wyeliminować stałym procesem zamknięcia miesiąca.

Jak Vinson pomaga uporządkować faktury na Kaufland.pl

W Vinson konfigurujemy sprzedaż na Kaufland.pl razem z obiegiem dokumentów: integrujemy konto z Base, ustawiamy reguły wystawiania faktur i ich automatyczne przesyłanie do zamówień, porządkujemy dane firmy w Seller Portal i pokazujemy zespołowi, jakie raporty pobierać na koniec miesiąca. Samo rozliczenie VAT i sposób księgowania zostawiamy Twojemu księgowemu lub doradcy podatkowemu i współpracujemy z nimi przy wdrożeniu. Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni działającą od 2021 r., certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Szczegóły znajdziesz na stronie sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Kto wystawia fakturę za zamówienie z Kaufland.pl?

Fakturę dla klienta wystawia sprzedawca, a nie Kaufland. Dokument wgrywasz do zamówienia w szczegółach zamówienia w Seller Portal albo przesyłasz automatycznie przez Seller API lub integrację. Rodzaj dokumentu i jego treść uzgodnij z księgowym.

Czy Kaufland.pl wystawia fakturę za prowizję?

Tak. Kaufland wystawia jedną fakturę miesięczną za prowizje i opłaty, udostępnianą pierwszego dnia kolejnego miesiąca w module księgowości Seller Portal. Prowizja z każdego zamówienia trafia na fakturę z datą sprzedaży. Koszty reklamy i kuponów widać w miesięcznym zestawieniu.

Czy muszę wgrywać faktury do zamówień na Kaufland.pl?

Seller University zaleca wgrywanie faktur do zamówień, bo zmniejsza to liczbę zgłoszeń od klientów. Klient, który nie znajdzie dokumentu, zwykle otwiera zgłoszenie z powodem dotyczącym faktury, a takie zgłoszenia mogą wpływać na wskaźniki obsługi konta.

Jak zaksięgować wypłatę z Kaufland.pl?

Wypłata to kwota z salda po potrąceniu prowizji, opłat i zwrotów, a nie suma sprzedaży. Do jej powiązania ze sprzedażą potrzebny jest raport księgowań z Seller Portal za ten sam okres. Sposób ujęcia przychodów i potrąceń w księgach ustala księgowy.

Czy na fakturze z Kaufland.pl trzeba dodać informację o cflox?

Seller University podaje wzór adnotacji, z której klient dowiaduje się, że nie płaci sprzedawcy bezpośrednio, a odbiorcą płatności jest cflox GmbH. Aktualną treść skopiuj z pomocy Kaufland, a sposób jej umieszczenia na dokumencie uzgodnij z księgowym.

Chcesz sprzedawać na Kaufland.pl bez bałaganu w dokumentach i z fakturami, które same trafiają do zamówień? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson. Przed pierwszym zamknięciem miesiąca przejrzyj też, jak działają terminy wypłat i uwalniania przychodów na Kaufland.pl.