Kiedy potrzebna jest rejestracja VAT w Niemczech przy sprzedaży na Kaufland.de
OSS obejmuje sprzedaż wysyłkową do konsumentów, w której towar jest wysyłany z innego kraju UE. Nie obejmuje sytuacji, w których towar sprzedajesz z terytorium Niemiec. Rejestracja VAT w Niemczech jest więc zwykle potrzebna, gdy:
Towar leży w magazynie w Niemczech. Przesunięcie własnego towaru z Polski do magazynu w Niemczech jest rozliczane jako wewnątrzwspólnotowa dostawa i nabycie, a sprzedaż z niemieckiego magazynu do niemieckiego klienta to sprzedaż krajowa w Niemczech, której nie rozliczysz w OSS.
Sprzedajesz firmom w Niemczech. Sprzedaż do firm z ważnym numerem VAT podlega innym zasadom niż sprzedaż do konsumentów i nie trafia do OSS.
Wybierasz rejestrację zamiast OSS. Zamiast procedury unijnej możesz zarejestrować się do VAT w Niemczech i składać tam deklaracje. Zwykle wymaga to współpracy z niemieckim doradcą podatkowym.
Firmy z siedzibą za granicą rejestrują się do VAT w Niemczech we właściwym urzędzie skarbowym wskazanym w niemieckim rozporządzeniu o właściwości miejscowej (UStZustV). Dla firm z Polski przewidziano kilka urzędów, a właściwy zależy od nazwy firmy, więc sprawdź go w aktualnym tekście rozporządzenia albo u doradcy. Rejestracja w Niemczech oznacza niemieckie deklaracje i terminy, dlatego przed decyzją o magazynie za granicą policz nie tylko koszty logistyki, ale też obsługę podatkową.
Porównanie dwóch najczęstszych ścieżek dla sprzedawcy z Polski pokazuje poniższy schemat. Traktuj go jako punkt wyjścia do rozmowy z doradcą, a nie jako gotową decyzję.
[#chart:kde26b]
Jakich danych podatkowych wymaga Kaufland.de
Kaufland Global Marketplace opisuje wymagania podatkowe w Seller University, na stronie o weryfikacji numerów VAT. Sprzedawca musi podać ważny numer VAT siedziby firmy, a dla każdego marketplace'u, np. Kaufland.de czy Kaufland.cz, albo lokalny numer VAT danego kraju, albo - w przypadku sprzedawców z UE - rejestrację OSS (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland). Dane uzupełniasz w ustawieniach podatkowych w Seller Portalu.
Kaufland sprawdza numery w dwóch krokach: prostą weryfikacją w unijnym systemie VIES i kwalifikowaną weryfikacją w niemieckim urzędzie BZSt, która porównuje dane rejestracji podatkowej z danymi firmy w Seller Portalu i w Impressum. Numer jest uznany za ważny dopiero wtedy, gdy oba sprawdzenia dadzą wynik pozytywny, a weryfikacja jest powtarzana regularnie. Jeśli numer okaże się nieważny i nie poprawisz go na czas, kanał sprzedaży zostanie automatycznie ukryty, a oferty przestaną być widoczne do czasu ponownej, pozytywnej weryfikacji.
| Dane podatkowe | Kiedy są potrzebne | Na co uważać |
|---|
| Numer VAT siedziby (PL...) | Zawsze, dla konta sprzedawcy | Aktywny w VIES, zgodny z nazwą i adresem w Seller Portalu |
| Numer OSS | Sprzedaż wysyłkowa do konsumentów w innym kraju UE | Podawany dla każdego kanału sprzedaży, na którym go używasz |
| Niemiecki numer VAT | Towar w magazynie w Niemczech albo wybór rejestracji zamiast OSS | Dane firmy muszą zgadzać się z rejestracją w Niemczech |
| Dane w Impressum | Zawsze, w profilu sprzedawcy | Rozbieżność z danymi podatkowymi może zablokować weryfikację |
Najczęstsza przyczyna problemów nie leży w samych przepisach, tylko w niespójnych danych: inna nazwa firmy w rejestrze i w Seller Portalu, stary adres po przeprowadzce albo numer VAT nieaktywny w VIES. Takie rozbieżności warto sprawdzić przed rejestracją konta. Jak wygląda cały proces wejścia na rynek niemiecki z polską firmą, opisujemy we wpisie Kaufland.de dla polskiego sprzedawcy - wymagania wejścia i pierwsze kroki.
Faktury przy sprzedaży na Kaufland.de
Według Seller University sprzedawca co do zasady sam odpowiada za wystawienie faktury klientowi końcowemu. Wyjątkiem jest model, w którym marketplace jest uznawany za dostawcę towaru (deemed supplier) - wtedy faktury wysyła Kaufland, ale ten model dotyczy szczególnych przypadków określonych w unijnych przepisach i zwykle nie obejmuje polskiej firmy wysyłającej towar z Polski (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland). Zasady dotyczące treści faktur:
Stawka kraju klienta. Kaufland wymaga, żeby stawka VAT na fakturze była zgodna z przepisami kraju, w którym mieszka klient. Po przekroczeniu progu sprzedaży wysyłkowej to niemiecka stawka.
Bez linków do sklepu. Poza danymi firmy wymaganymi prawem faktura nie może zawierać adresów stron ani linków do Twojego sklepu.
Język. Faktura nie musi być po niemiecku, ale lokalny urząd może przy kontroli zażądać faktury w języku krajowym. Dwujęzyczny szablon ułatwia też kontakt z klientem.
Wgranie do zamówienia. Fakturę możesz dodać w zarządzaniu zamówieniami, w szczegółach zamówienia. Kaufland zaleca wgrywanie faktur, bo zmniejsza to liczbę pytań klientów o brakujące dokumenty. Integratory, np. Base, potrafią robić to automatycznie.
Osobny temat to faktury, które wystawia Tobie Kaufland, np. za prowizje i abonament. Sposób ich ujęcia w polskiej księgowości, w tym rozliczenie VAT od usług nabywanych od zagranicznego kontrahenta, ustal z księgowym. Te same dokumenty przydają się też przy liczeniu realnej marży, bo prowizja na Kaufland.de jest liczona od ceny brutto razem z dostawą.
[#tip] Ustaw w systemie sprzedaży osobną serię faktur dla zamówień z Kaufland.de i przypisz do niej stawki VAT dla Niemiec. Dzięki temu faktury powstają automatycznie z właściwą stawką, a księgowość łatwo zestawia sprzedaż do deklaracji OSS. Przed pierwszą sprzedażą wystaw kilka faktur testowych i pokaż je księgowemu.
Zwróć też uwagę na walutę. Sprzedaż na Kaufland.de odbywa się w euro, a deklarację OSS również składa się w euro, więc przy tym kanale nie musisz przeliczać kwot na złote na potrzeby samej deklaracji. W polskiej księgowości przychód i tak ujmujesz według zasad przeliczania walut, które wskaże księgowy, dlatego ustal z nim, z jakiego raportu Kaufland będzie korzystać i jak oznaczać zwroty oraz korekty.
Jak VAT wpływa na ceny na Kaufland.de
Cena na Kaufland.de jest ceną brutto. Jeśli sprzedajesz z niemieckim VAT, z tej samej ceny zostaje Ci inna kwota netto niż przy polskim VAT, bo stawki się różnią. Do tego prowizja Kaufland jest procentem ceny brutto z dostawą, więc VAT i prowizja rosną razem z ceną. Dlatego ceny dla Kaufland.de licz osobno dla każdego rynku, a nie przez przeliczenie ceny z Kaufland.pl po kursie euro.
Zmiana sposobu rozliczenia w trakcie roku, np. po przekroczeniu progu, zmienia marżę na wszystkich produktach naraz. Warto przygotować arkusz, w którym stawka VAT jest jedną komórką, a ceny minimalne dla Smart Pricing przeliczają się automatycznie. Problemy z VAT, które najczęściej widzimy u sprzedawców wchodzących na Kaufland.de, zebraliśmy poniżej.
[#chart:kde26c]
Dokumenty i dane, które warto przygotować przed startem
Potwierdź status VAT w VIES. Numer VAT firmy musi być aktywny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, inaczej weryfikacja w Kaufland nie przejdzie.
Zdecyduj z doradcą o sposobie rozliczenia. Polski VAT poniżej progu, OSS czy rejestracja w Niemczech - od tego zależą ceny i faktury.
Zarejestruj się do OSS, jeśli z niego korzystasz. Zgłoszenie VIU-R składasz w Polsce, a numer OSS podajesz w Seller Portalu dla kanału Kaufland.de.
Ujednolij dane firmy. Nazwa, adres i forma prawna muszą być takie same w rejestrze, w Seller Portalu i w Impressum.
Przygotuj szablon faktury. Ze stawką niemiecką, bez linków do sklepu, z możliwością automatycznego wgrywania do zamówień.
Ustal raportowanie. Kto i kiedy zestawia sprzedaż z Kaufland.de do deklaracji, z jakiego raportu i po jakim kursie przelicza euro.
Jak Vinson pomaga sprzedawać na Kaufland.de z uporządkowanym VAT
W Vinson przygotowujemy polskich sprzedawców do wejścia na Kaufland.de: zakładamy i konfigurujemy konto, sprawdzamy spójność danych firmy w Seller Portalu i Impressum, przygotowujemy oferty po niemiecku, które zawsze sprawdza człowiek, i liczymy ceny z uwzględnieniem prowizji, stawek VAT wskazanych przez Twojego doradcę i kosztów wysyłki. Integrujemy sprzedaż z Base, żeby faktury z właściwą stawką powstawały automatycznie i trafiały do zamówień w Kaufland. Samo rozliczenie VAT, wybór OSS czy rejestracji w Niemczech zostawiamy doradcom podatkowym i współpracujemy z Twoją księgowością. Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni działającą od 2021 r., certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner, z oceną 4,9/5 ze 171 opinii i ponad 500 firmami w portfolio. Zobacz sprzedaż na Kaufland.de z Vinson.
Najczęściej zadawane pytania
Czy przy sprzedaży na Kaufland.de muszę płacić niemiecki VAT?
Po przekroczeniu unijnego progu 10 000 € rocznej sprzedaży wysyłkowej do konsumentów w innych krajach UE sprzedaż do klientów w Niemczech jest opodatkowana niemieckim VAT. Poniżej progu możesz stosować polski VAT, chyba że wybierzesz opodatkowanie w kraju klienta (stan na czerwiec 2026). Sposób rozliczenia ustal z doradcą podatkowym.
Czy do sprzedaży na Kaufland.de potrzebuję niemieckiego numeru VAT?
Nie zawsze. Sprzedawca z UE może podać dla Kaufland.de numer OSS zamiast lokalnego numeru VAT. Niemiecka rejestracja VAT jest zwykle potrzebna m.in. wtedy, gdy towar sprzedajesz z magazynu w Niemczech. Wymagania Kaufland opisuje Seller University, a decyzję podatkową podejmij z doradcą.
Czym jest OSS przy sprzedaży na Kaufland.de?
OSS to unijna procedura, w której VAT od sprzedaży wysyłkowej do konsumentów w innych krajach UE rozliczasz w jednej kwartalnej deklaracji w Polsce. Polska firma rejestruje się zgłoszeniem VIU-R, a rozlicza deklaracją VIU-DO. Numer OSS podajesz w Seller Portalu Kaufland dla odpowiedniego kanału sprzedaży.
Kto wystawia fakturę za zamówienie z Kaufland.de?
Co do zasady fakturę wystawia sprzedawca, ze stawką VAT zgodną z przepisami kraju klienta. Fakturę możesz wgrać w szczegółach zamówienia w Seller Portalu albo automatycznie przez integrację. Nie może ona zawierać linków do Twojego sklepu.
Co się stanie, jeśli Kaufland uzna mój numer VAT za nieważny?
Jeśli nie poprawisz danych na czas, kanał sprzedaży zostanie automatycznie ukryty i oferty przestaną być widoczne. Po pozytywnej ponownej weryfikacji oferty wracają automatycznie. Najczęściej wystarczy ujednolicić dane firmy w Seller Portalu, Impressum i rejestrze VAT.
Chcesz wejść na Kaufland.de z uporządkowanymi danymi, cenami i fakturami? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Kaufland.de z Vinson. Jeśli sprzedajesz już na rynku polskim, porównaj też koszty we wpisie Opłaty na Kaufland.pl - abonament, prowizja i inne koszty sprzedawcy w praktyce.
