Pobieranie zamówień z Kaufland.pl do jednego panelu
Pierwszy krok automatyzacji to pobieranie zamówień z Kaufland.pl do systemu, w którym obsługujesz pozostałe kanały. W Base włączasz to w ustawieniach integracji Kaufland, w zakładce zamówień; pomoc Base zaleca wcześniej skonfigurować Manager Zamówień (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną pomoc Base). Własna integracja przez API pobiera pozycje gotowe do wysyłki zapytaniem o order units w statusie oczekującym na wysyłkę albo reaguje na powiadomienia push o zmianie statusu. Co jeszcze potrafi interfejs, opisujemy we wpisie API Kaufland.pl - co potrafi i kiedy warto zlecić integrację.
Dokumentacja Seller API zwraca uwagę na jeszcze jedną rzecz: już w momencie utworzenia zamówienia warto zaktualizować stany magazynowe, żeby uniknąć sprzedaży tego samego towaru w innym kanale. Dlatego pobieranie zamówień i synchronizacja stanów powinny działać razem. Anulacje z powodu braku towaru liczą się do wskaźnika, którego miesięczny cel to poniżej 1% zamówień, a powyżej progu Kaufland pobiera opłatę 7% lub 15% ceny anulowanych transakcji (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland).
Faktury do zamówień z Kaufland.pl
Fakturę dla klienta wystawiasz Ty, nie Kaufland. Według Seller University wgrywasz ją do każdego zamówienia przez Seller Portal, swój interfejs albo API. W Seller API fakturę przesyła się do zamówienia jako plik PDF zakodowany w base64, a wgraną fakturę można usunąć (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną dokumentację Seller API). W systemach do obsługi sprzedaży wystawienie faktury możesz powiązać z regułą, np. po opłaceniu zamówienia albo po przejściu do statusu pakowania.
Reguła wystawienia - określ, przy jakim statusie powstaje faktura, żeby nie wystawiać dokumentów dla zamówień, które klient zdąży anulować.
Przekazanie do Kaufland - sprawdź, czy Twoja integracja przesyła fakturę do zamówienia na Kaufland.pl; pomoc Base dla integracji Kaufland nie opisuje tej funkcji, więc potwierdź ją na koncie.
Program księgowy - jeśli faktury wystawiasz w zewnętrznym programie, zadbaj o połączenie z systemem do obsługi sprzedaży.
Korekty - zwroty i częściowe anulacje wymagają dokumentów korygujących; ustal, kto i gdzie je wystawia.
Rodzaj dokumentu sprzedaży, terminy jego wystawienia i rozliczenie VAT przy sprzedaży przez marketplace zależą od formy działalności i rodzaju klienta. Te kwestie skonsultuj z księgowym, zanim ustawisz automatyczne reguły - automat powieli błąd w każdym zamówieniu.
Etykiety i numery przesyłek z Kaufland.pl
Etykieta to etap, na którym automatyzacja oszczędza najwięcej czasu. Kaufland ma własną usługę etykiet, Kaufland Shipment Solutions, ale według dokumentacji Seller API obsługuje ona wysyłki z Niemiec, obecnie tylko przez GLS (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną dokumentację Seller API). Sprzedawcy wysyłający z Polski korzystają więc zwykle z własnych umów z przewoźnikami, a etykiety generują w systemie do obsługi sprzedaży na podstawie danych zamówienia.
Po nadaniu paczki do Kaufland musi trafić numer przesyłki i kod przewoźnika z listy dopuszczonej przez Kaufland. Jeśli podasz też link do śledzenia i nazwę przewoźnika, Kaufland przekaże je klientowi e-mailem. Według pomocy Base integracja przekazuje numery przesyłek do Kaufland, a status „Wysłane” jest ustawiany po dodaniu numeru. W ustawieniach zaawansowanych integracji mapujesz kurierów, żeby kod przewoźnika był zgodny z listą Kaufland.
Kaufland mierzy odsetek przesyłek wysłanych z ważnym numerem śledzenia w ostatnim pełnym miesiącu i oczekuje, że wyniesie co najmniej 80%. Wskaźnik łatwo policzyć samodzielnie:
[#chart:kpl23b]
Przy automatycznym przekazywaniu numerów ten wskaźnik zwykle przestaje być problemem. Kłopoty wracają przy przesyłkach nadawanych poza systemem, np. paletowych albo wysyłanych z innego magazynu, gdzie numer trzeba dopisać ręcznie. Terminowa i śledzona dostawa liczy się też w rywalizacji z innymi sprzedawcami na tej samej karcie - piszemy o tym we wpisie BuyBox na Kaufland.pl - od czego zależy wygrana oferta.
Statusy zamówień z Kaufland.pl w Base
Statusy porządkują pracę zespołu: od razu widać, które zamówienia czekają na fakturę, które na spakowanie, a które są już w drodze. W Base powiązujesz statusy w ustawieniach integracji Kaufland, a zmiany w Base mogą zmieniać status zamówienia w Kaufland. Według pomocy Base obsługiwane są statusy kompletowania i anulowania zamówienia, a status wysłane przekazywany jest po dodaniu numeru przesyłki. Synchronizacja działa tylko w kierunku Base do Kaufland - zmiana statusu w Seller Portal nie zmieni go w Base (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną pomoc Base).
Nowe - Kaufland - zamówienie pobrane z marketplace'u, gotowe do weryfikacji.
Do faktury - akcja automatyczna wystawia dokument sprzedaży.
Do spakowania - wydruk listy kompletacyjnej i etykiety, status kompletowania w Kaufland.
Wysłane - numer przesyłki trafia do Kaufland, klient dostaje informację o śledzeniu.
Nazwy statusów w Base ustalasz sam, więc dopasuj je do tego, jak pracuje Twój magazyn. Ważne, żeby zamówienia z Kaufland.pl przechodziły przez te same etapy co zamówienia z innych kanałów - wtedy zespół nie musi pamiętać, który marketplace wymaga czego.
Anulacje, opóźnienia i zwroty w automatyzacji Kaufland.pl
Automatyzacja powinna obejmować też sytuacje nietypowe. Jeśli pozycja nie zostanie oznaczona jako wysłana 14 dni po ostatnim terminie dostawy i nie ma otwartego zgłoszenia, Kaufland wysyła powiadomienie, a gdy przez kolejne 7 dni status się nie zmieni, anuluje pozycję w imieniu sprzedawcy. Anulację z Twojej strony przeprowadzasz z podaniem powodu, a klient dostaje zwrot pieniędzy automatycznie. Zwroty Base pobiera z Kaufland i pozwala zmieniać ich statusy. Gdy coś nie działa, objawy zwykle prowadzą do jednej z kilku przyczyn:
[#chart:kpl23c]
Jeśli korzystasz z innego narzędzia niż Base, zasady są te same: zamówienia, numery przesyłek, statusy i anulacje muszą przechodzić automatycznie, a Ty kontrolujesz tylko wyjątki. Jak wygląda to w Apilo, opisujemy we wpisie Apilo i Kaufland.pl - integracja ofert, zamówień i stanów.
Zwroty z Kaufland.pl w automatyzacji
Zwroty to część obsługi zamówień, o której łatwo zapomnieć przy konfiguracji. Na Kaufland.pl przy produktach powyżej 175 zł koszt zwrotu ponosi sprzedawca, a przy tańszych możesz ustawić opłatę dla klienta do 22 zł. Etykiety zwrotne Kaufland generuje automatycznie w ramach integracji z DHL lub DPD, przy czym według Seller University obie opcje wymagają umowy z przewoźnikiem i adresu zwrotu w Niemczech. Zwrot pieniędzy zlecasz po potwierdzeniu odbioru przesyłki, a jeśli nie obsłużysz go w ciągu trzech dni roboczych od doręczenia, system zatwierdzi go automatycznie (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady zwrotów Kaufland). Dlatego zwroty z Kaufland.pl powinny trafiać do tego samego panelu co zamówienia, z osobnym statusem i osobą odpowiedzialną za ich przyjęcie.
Od czego zacząć automatyzację zamówień z Kaufland.pl
Nie musisz automatyzować wszystkiego od pierwszego dnia. Zacznij od pobierania zamówień i przekazywania numerów przesyłek, bo te dwa elementy mają bezpośredni wpływ na wskaźniki konta i wypłaty. Potem dodaj etykiety, a na końcu faktury, które wymagają uzgodnień z księgowością. Po każdym etapie sprawdź kilka prawdziwych zamówień od początku do końca, zanim włączysz kolejną regułę. Taka kolejność pozwala szybko odciążyć zespół i jednocześnie łatwo znaleźć przyczynę, gdy coś nie zadziała.
[#uwaga] Nie ustawiaj automatycznego oznaczania wysyłki w momencie wydruku etykiety. Kaufland wymaga, żeby zamówienie było oznaczane jako wysłane dopiero po faktycznym nadaniu. Paczka z wydrukowaną etykietą, która nie wyjechała z magazynu, a jest już „wysłana” na Kaufland.pl, to prosta droga do reklamacji i opóźnień w dostawie.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować zamówienia z Kaufland.pl
W Vinson łączymy Kaufland.pl z Base i ustawiamy cały proces obsługi zamówień: pobieranie zamówień, statusy, akcje automatyczne dla faktur i etykiet, mapowanie przewoźników, przekazywanie numerów przesyłek oraz obsługę anulacji i zwrotów. Testujemy go na prawdziwych zamówieniach, zanim zespół przestanie zaglądać do Seller Portal. Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni działającą od 2021 r., certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Szczegóły znajdziesz na stronie sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson, a o integracji przeczytasz na stronie wdrożenie Base.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Kaufland.pl wystawia faktury za sprzedawcę?
Nie. Fakturę dla klienta wystawia sprzedawca i wgrywa ją do zamówienia przez Seller Portal, swój interfejs albo Seller API, gdzie przesyła się ją jako plik PDF. Kaufland wystawia Ci tylko własną fakturę za prowizje i opłaty. Zasady dokumentowania sprzedaży skonsultuj z księgowym.
Czy na Kaufland.pl można kupić etykiety wysyłkowe?
Kaufland ma usługę Kaufland Shipment Solutions, ale według dokumentacji Seller API obsługuje ona wysyłki z Niemiec, obecnie przez GLS (stan na lipiec 2026). Sprzedawcy wysyłający z Polski zwykle generują etykiety z własnych umów z przewoźnikami w systemie do obsługi sprzedaży, np. w Base.
Dlaczego nie mogę od razu zobaczyć adresu klienta w zamówieniu z Kaufland.pl?
Przez pierwsze 15 minut po złożeniu zamówienia klient może je anulować, a adres dostawy nie jest udostępniany. Potem pozycja przechodzi do statusu oczekującego na wysyłkę i adres staje się dostępny. Kaufland zaleca pobieranie adresów z minutowym marginesem, po 16 minutach.
Co się stanie, jeśli nie podam numeru przesyłki na Kaufland.pl?
Bez numeru śledzenia przychód zostanie uwolniony dopiero 21 dni po oznaczeniu wysyłki zamiast 14 dni po doręczeniu, a przesyłka obniży wskaźnik przesyłek śledzonych, który powinien wynosić co najmniej 80% w miesiącu. Bez oznaczenia wysyłki przychód nie zostanie uwolniony wcale.
Czy statusy zamówień synchronizują się między Base i Kaufland.pl w obie strony?
Według pomocy Base statusy synchronizują się tylko w kierunku Base do Kaufland. Zmiana statusu w Base może zmienić status na Kaufland.pl, ale zmiana w Seller Portal nie wpływa na status w Base. Dlatego zamówienia z Kaufland.pl najlepiej obsługiwać wyłącznie w Base.
Chcesz obsługiwać zamówienia z Kaufland.pl bez przepisywania danych i pilnowania statusów? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson i jak automatyzujemy zamówienia ze wszystkich kanałów w Base.
