4. Luka w numeracji
Luka pojawia się, gdy na przykład usunięto szkic dokumentu z nadanym numerem albo integracja zarezerwowała numer, który nie został wykorzystany. Według poradnika Fakturowni luki nie uzupełnia się fakturą korygującą. Wystarczy notatka wyjaśniająca przyczynę, przechowywana w dokumentacji firmy, bez wysyłania jej do urzędu skarbowego.
5. Dwie faktury z tym samym numerem
Duplikat numeru zdarza się najczęściej po ręcznym ustawieniu kolejnego numeru przy migracji. Fakturownia opisuje dwa podejścia: korektę do zera i wystawienie nowej faktury z poprawnym numerem albo udokumentowanie błędu, jeśli faktury dotyczą różnych transakcji. Który wariant wybrać, ustal z księgową, bo interpretacje urzędów bywają różne. Po naprawie sprawdź w ustawieniach numeracji, jaki numer system nada kolejnej fakturze, żeby duplikat się nie powtórzył.
[#tip] Zanim podłączysz aplikację Allegro, wtyczkę sklepu albo Base, ustaw docelowe formaty numeracji we wszystkich działach i wystaw po jednym dokumencie testowym. Integracja uruchomiona przed numeracją to najprostsza droga do restartu numerów w środku miesiąca.
Fakturownia korekta faktury - jak działa w KSeF?
Faktura korygująca to dokument, który zmienia dane z faktury pierwotnej, na przykład kwotę po zwrocie, ilość, cenę, stawkę VAT czy dane nabywcy. Od 2026 roku dla firm objętych KSeF obowiązują proste zasady, które Fakturownia opisuje w swoich materiałach (stan na wrzesień 2026 - sprawdź aktualne przepisy):
Brak edycji w KSeF - faktury wysłanej do KSeF nie da się zmienić, błąd poprawia się korektą.
Korekta powiązana z oryginałem - faktura korygująca trafia do KSeF i dostaje własny numer KSeF oraz status.
Odrzucona faktura nie jest wystawiona - jeśli KSeF odrzucił dokument, poprawiasz dane i wysyłasz go ponownie, bez korekty.
Faktura spoza KSeF - korekta zawiera numer i datę wystawienia faktury pierwotnej.
Koniec not korygujących - według Fakturowni noty korygujące zniesiono od 1 lutego 2026 roku.
Nie każda pomyłka wymaga jednak korekty. Zestawienie pomaga szybko zdecydować, co zrobić.
[#chart:ksg45b]
Błędny NIP nabywcy na fakturze w KSeF
Szczególnym przypadkiem jest pomyłka w NIP nabywcy. Faktura z błędnym NIP trafia w KSeF do niewłaściwej firmy, a zmiana NIP zwykłą korektą danych nie rozwiązuje problemu. W materiałach Ministerstwa Finansów dotyczących KSeF zalecaną drogą jest korekta takiej faktury do zera i wystawienie nowej faktury z prawidłowym NIP (stan na wrzesień 2026 - sprawdź aktualne wytyczne i potwierdź z księgową). W sklepie internetowym ten błąd najczęściej bierze się z literówki klienta w formularzu zamówienia, dlatego warto włączyć weryfikację NIP po stronie sklepu lub w Base.
Korekta danych bez zmiany kwot
Pomyłka w adresie czy nazwie nabywcy, przy poprawnym NIP, nie zmienia podstawy opodatkowania ani VAT. Poprawia się ją fakturą korygującą, w której zmieniają się tylko dane, a kwoty przed i po korekcie pozostają takie same. Taka korekta również trafia do KSeF i jest powiązana z fakturą pierwotną.
Korekty do zwrotów z Allegro i sklepu - najczęstsze błędy
Zwrot towaru przez konsumenta to najczęstszy powód korekt w e-commerce. W Fakturowni problemy przy zwrotach zwykle wynikają z braku stałego procesu, a nie z samego programu. Oto błędy, które widzimy najczęściej:
Korekta wystawiona jako nowa faktura z minusem - zamiast faktury korygującej powiązanej z oryginałem. Księgowa nie widzi wtedy, którą sprzedaż korekta zmniejsza.
Korekta do całego zamówienia przy częściowym zwrocie - klient odesłał jeden produkt z trzech, a korekta zeruje całą fakturę.
Pominięcie kosztu wysyłki - przy odstąpieniu od umowy zwrot obejmuje zwykle także najtańszy oferowany sposób dostawy, a korekta uwzględnia tylko towar.
Korekta do paragonu zamiast ewidencji zwrotu - sprzedaż udokumentowana paragonem wymaga innego trybu niż faktura, a do faktury do paragonu wystawia się korektę faktury.
Brak zwrotu na stan - jeśli magazyn prowadzisz w Fakturowni, towar ze zwrotu nie wraca sam, trzeba go przyjąć dokumentem.
Korekta w dwóch systemach - Base przygotował korektę po zwrocie z Allegro, a pracownik wystawił drugą ręcznie w Fakturowni.
Uporządkowany proces zwrotu z korektą w Fakturowni wygląda tak:
[#chart:ksg45c]
Przy sprzedaży przez Base korektę po zwrocie z Allegro może przygotować Base na podstawie danych z Allegro i przekazać ją do Fakturowni. Wtedy pracownicy nie powinni wystawiać korekt ręcznie dla tych samych zamówień. Więcej o podziale ról między Base a programem do faktur przeczytasz we wpisie Base i program do faktur - integracja z Fakturownią, wFirma i inFaktem.
Zwroty przy paragonach i fakturach do paragonów
Sprzedaż konsumencka w e-commerce często jest dokumentowana paragonem z modułu Paragony.pl, a faktura powstaje dopiero na prośbę klienta. Przy zwrocie łatwo wtedy o pomyłkę, bo dokument źródłowy jest inny niż przy zwykłej fakturze. Zwrot do sprzedaży na paragonie dokumentuje się zgodnie z zasadami ewidencji zwrotów dla kas rejestrujących, a nie korektą faktury. Jeśli jednak do paragonu wystawiono fakturę, a w 2026 roku jest ona oznaczana w KSeF jako FP, zwrot koryguje się fakturą korygującą do tej faktury.
W praktyce warto, żeby osoba obsługująca zwroty przed wystawieniem jakiegokolwiek dokumentu sprawdziła w zamówieniu, czy klient dostał paragon, fakturę, czy oba dokumenty. Ten jeden krok eliminuje większość podwójnych i błędnych korekt. Warto go dopisać do instrukcji zwrotów, z której korzysta cały zespół obsługi klienta.
Jak naprawić błędy w Fakturowni - tabela problemów i rozwiązań
Tabela zbiera typowe problemy z numeracją i korektami w Fakturowni oraz pierwszy krok naprawy. Przed działaniem na fakturach już rozliczonych skonsultuj się z księgową.
| Problem | Objaw | Jak naprawić |
|---|
| Restart numeracji | Dwie serie od 1 w jednym miesiącu | Ustal docelowy format od nowego okresu, opisz zmianę dla księgowej |
| Mieszanie numerów działów | Numery skaczą między kanałami | Nadaj działom różne prefiksy w Ustawienia > Numeracja |
| Podwójna faktura | Dwa numery do jednego zamówienia | Wyłącz jedną integrację, zbędną fakturę skoryguj do zera |
| Luka w numeracji | Brak jednego numeru w serii | Notatka wyjaśniająca w dokumentacji, bez korekty |
| Błąd w fakturze w KSeF | Zła kwota, stawka lub dane nabywcy | Faktura korygująca powiązana z oryginałem |
| Faktura odrzucona przez KSeF | Błąd w kolumnie Status KSeF | Popraw dane i wyślij ponownie, bez korekty |
| Zwrot bez korekty | Sprzedaż w raporcie wyższa niż wpływy | Korekta do faktury pierwotnej na zwrócone pozycje |
Jak zapobiegać błędom w numeracji i korektach w Fakturowni?
Najtańszy błąd to ten, który się nie wydarzy. W firmach, które sprzedają na Allegro i w sklepie, dobrze działają proste zasady:
Jedna integracja na kanał - każde zamówienie ma dokładnie jedno źródło faktury.
Prefiks kanału w numerze - od razu widać, skąd pochodzi dokument i do którego działu należy.
Zmiany formatu tylko od nowego okresu - z informacją dla księgowej, od którego numeru obowiązuje nowa seria.
Opisany proces zwrotu - kto przyjmuje towar, kto wystawia korektę, kiedy wraca stan i kiedy klient dostaje pieniądze.
Cotygodniowy przegląd statusów KSeF - wyłapie dokumenty, które nie zostały wysłane albo zostały odrzucone.
Korekty wpływają też na rozliczenie VAT i podatku dochodowego, dlatego zasady ich ujmowania warto omówić z księgową. Podstawy rozliczeń sprzedawcy marketplace opisaliśmy w artykule sprzedaż na Allegro a podatki - VAT, ryczałt i obowiązki ewidencyjne.
Jak Vinson pomaga uporządkować numerację i korekty w Fakturowni
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem Fakturowni. Wdrażamy i integrujemy Fakturownię ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: porządkujemy formaty numeracji w działach, usuwamy podwójne źródła faktur, ustawiamy reguły korekt po zwrotach i wysyłkę do KSeF. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, skąd biorą się błędy w Twoich dokumentach.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego Fakturownia zaczęła numerację od 1?
Najczęściej dlatego, że zmieniono format numeracji. Po zmianie formatu Fakturownia ustawia numerację od numeru 1. Jeśli potrzebujesz ciągłości, na pierwszej fakturze w nowym formacie możesz ręcznie ustawić kolejny numer, a zmiany najlepiej wprowadzać od nowego okresu.
Jak wystawić korektę faktury w Fakturowni po zwrocie?
Wystaw fakturę korygującą do faktury pierwotnej i ujmij w niej tylko zwrócone pozycje oraz, jeśli dotyczy, zwracany koszt dostawy. Korekta jest powiązana z oryginałem i trafia do KSeF z własnym numerem. Przy sprzedaży przez Base korektę może przygotować Base na podstawie danych z Allegro.
Czy można edytować fakturę wysłaną do KSeF w Fakturowni?
Nie, faktury wysłanej do KSeF nie da się edytować. Błąd poprawia się fakturą korygującą. Wyjątkiem jest faktura odrzucona przez KSeF - nie jest uznana za wystawioną, więc poprawiasz dane i wysyłasz ją ponownie.
Co zrobić z luką w numeracji faktur?
Luki nie uzupełnia się fakturą korygującą. Przygotuj notatkę wyjaśniającą przyczynę i przechowuj ją w dokumentacji firmy, bez wysyłania do urzędu skarbowego. Następnie sprawdź, co spowodowało lukę, żeby się nie powtórzyła.
Dlaczego w Fakturowni mam dwie faktury do jednego zamówienia z Allegro?
Zwykle dlatego, że dokumenty wystawiają jednocześnie aplikacja Allegro w Fakturowni i inny system, na przykład Base. Wyłącz automatyczne faktury w jednej z integracji, a zbędną fakturę wyjaśnij z księgową. Jeśli trafiła do KSeF, zwykle trzeba ją skorygować do zera.
Masz bałagan w numeracji albo korektach w Fakturowni? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Jeśli faktury wystawia u Ciebie Base, przeczytaj też, jak wysyłać e-faktury do KSeF przy sprzedaży przez Base.
