Comarch ERP Optima - najczęstsze błędy przy księgowaniu sprzedaży z Allegro i OSS i jak ich uniknąć

Pilnowanie progu OSS to prosty rachunek. Warto go robić co miesiąc, zwłaszcza gdy sprzedaż na Allegro.cz i Allegro.sk szybko rośnie.

[#chart:ksg15b]

Jak tego uniknąć

• Mapowanie krajów w integracji - zamówienia do konsumentów z innych krajów UE powinny tworzyć dokumenty z oznaczeniem OSS.

• Stawki VAT krajów - w kartotekach i integracji ustaw stawki obowiązujące w kraju konsumenta.

• Osobna seria dokumentów - sprzedaż OSS łatwiej kontrolować, gdy ma własną numerację.

• Kontrola kwartalna - przed deklaracją VIU-DO porównaj dokumenty OSS z raportem sprzedaży zagranicznej z Allegro.

Błąd 3 - złe stawki VAT i waluty w dokumentach z Allegro

Stawka VAT na dokumencie pochodzi z kartoteki towaru albo z zamówienia przekazanego przez integrator. Jeśli w Optimie towar ma inną stawkę niż w ofercie, albo integracja nie rozróżnia stawek dla krajów, dokument powstaje z błędnym podatkiem. Przy zamówieniach w koronach czeskich lub euro dochodzi do tego kurs waluty.

• Jedno źródło stawek - stawka w kartotece Optimy i w ofercie musi być zgodna.

• Koszt wysyłki - sprawdź, jaką stawkę VAT dostaje pozycja transportu na dokumencie.

• Waluta dokumentu - zamówienie w CZK powinno dać dokument w CZK, z kursem wyliczonym zgodnie z przepisami.

Błąd 4 - wypłaty z Allegro i prowizje w rozrachunkach Optimy

Allegro wypłaca środki zbiorczo, a od kwoty sprzedaży odejmuje się opłaty. Jeśli w module Kasa/Bank cała wypłata zostanie potraktowana jak zapłata jednej faktury albo prowizje zostaną potrącone z przychodu, rozrachunki przestają się zgadzać. Prowizje i opłaty Allegro to koszty dokumentowane fakturami od Allegro, a nie pomniejszenie przychodu ze sprzedaży.

[#tip] Utwórz w Optimie osobną formę płatności i osobny rejestr rozrachunkowy dla płatności Allegro. Wtedy wypłaty od Allegro rozliczasz z dokumentami tylko tego kanału, a różnice od razu widać jako opłaty do zaksięgowania.

Błąd 5 - korekty po zwrotach i anulacjach

Zwrot towaru na Allegro wymaga korekty dokumentu sprzedaży w Optimie i przyjęcia towaru na magazyn. Częsty błąd to zwrot pieniędzy klientowi bez korekty dokumentu albo korekta bez przyjęcia towaru. W efekcie rejestr VAT pokazuje sprzedaż, której nie było, a stany w Optimie i na Allegro się rozjeżdżają.

Rozjazd stanów po zwrotach to częsty powód sprzedaży towaru, którego nie ma. O tym, jak go uniknąć, piszemy w artykule synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace'ami.

Błąd 6 - faktury do paragonów i dane nabywcy

Kupujący na Allegro coraz częściej proszą o fakturę po zakupie, gdy paragon już powstał. W Optimie taka faktura powinna być wystawiona do paragonu, a nie jako osobna, nowa sprzedaż. Inaczej ta sama transakcja trafia do rejestru VAT dwa razy. Do tego dochodzi problem danych: NIP podany w formularzu zakupu z literówką albo zamówienie złożone jako osoba prywatna, a faktura potrzebna na firmę.

• Jedna ścieżka wystawiania - faktura do paragonu zawsze w Optimie, z powiązaniem z dokumentem pierwotnym.

• Weryfikacja NIP - przed wysyłką do KSeF sprawdź NIP nabywcy, bo błędny numer to później korekta.

• Jasne zasady w ofercie - informacja dla kupujących, jak i do kiedy prosić o fakturę.

Błąd 7 - daty sprzedaży i okresy rozliczeniowe

Zamówienie złożone pod koniec miesiąca, opłacone w kolejnym i wysłane jeszcze później, może trafić do złego okresu, jeśli integracja ustawia datę sprzedaży według niewłaściwego zdarzenia. To samo dotyczy kwartałów przy OSS: dokument, którego data sprzedaży wypada w innym kwartale, nie trafi do bieżącej deklaracji VIU-DO. Ustal z biurem rachunkowym, jakie zdarzenie wyznacza datę sprzedaży w Twoim modelu, i ustaw integrację tak, żeby przenosiła tę datę na dokument.

[#uwaga] Nie poprawiaj dat ręcznie na setkach dokumentów po zamknięciu miesiąca. Jeśli daty są błędne systemowo, popraw regułę w integracji i ustal z księgową sposób korekty dokumentów już zaksięgowanych.

Jak co miesiąc kontrolować księgowanie sprzedaży z Allegro w Optimie?

Najtańszy sposób na błędy to stała procedura kontroli przed zamknięciem miesiąca. Zajmuje kilkadziesiąt minut, a oszczędza korekt deklaracji i rozmów z urzędem.

[#chart:ksg15c]

1. Liczba dokumentów - porównaj liczbę zamówień z raportu Allegro z liczbą dokumentów w serii Allegro w Optimie.

2. Wartość sprzedaży - zestaw sumy brutto z obu źródeł, osobno dla krajów i walut.

3. KSeF - sprawdź, czy wszystkie faktury mają numer KSeF i żadna nie została wysłana dwa razy.

4. Rozrachunki - rozlicz wypłaty Allegro z dokumentami i zaksięguj faktury za opłaty.

5. OSS - w ostatnim miesiącu kwartału przejrzyj dokumenty OSS przed deklaracją VIU-DO.

Duża część tych błędów znika, gdy dokumenty powstają automatycznie według jednej reguły. Jak to ustawić, opisaliśmy we wpisie o automatycznym fakturowaniu zamówień z Allegro i sklepu.

Raz w roku, najlepiej przed zamknięciem roku obrotowego, zrób też szerszy przegląd: porównaj roczną sprzedaż z raportów Allegro z sumą rejestrów VAT, sprawdź, czy wszystkie korekty po zwrotach zostały ujęte, i przejrzyj kartotekę towarów pod kątem stawek VAT. Jeśli w ciągu roku doszły nowe kraje sprzedaży lub nowe kanały, upewnij się, że integracja tworzy dla nich dokumenty z właściwymi ustawieniami.

Kto odpowiada za błąd - sprzedawca, integrator czy biuro rachunkowe?

Gdy w Optimie pojawia się błąd przy sprzedaży z Allegro, pierwszym odruchem jest szukanie winnego. Skuteczniej jest ustalić, na którym etapie przepływu powstał problem, bo od tego zależy, kto może go naprawić. Pomaga prosty podział odpowiedzialności, spisany jeszcze przed startem integracji.

Taki podział nie jest formalnością. Kiedy wszyscy wiedzą, kto odpowiada za mapowanie krajów, a kto za deklarację VIU-DO, błąd wykryty przez księgową trafia od razu do właściwej osoby i jest poprawiany u źródła, a nie ręcznie na każdym dokumencie.

Jak Vinson pomaga uniknąć błędów w Comarch ERP Optima

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem Comarch ani biurem rachunkowym - zajmujemy się stroną techniczną. Wdrażamy i integrujemy Comarch ERP Optima ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy mapowanie krajów i stawek VAT, serie dokumentów, formy płatności i wysyłkę do KSeF, tak żeby księgowa dostawała dane gotowe do zaksięgowania. Na bezpłatnej konsultacji przejrzymy Twoją integrację i wskażemy źródła błędów.

Najczęściej zadawane pytania

Jak księgować sprzedaż z Allegro w Comarch ERP Optima?

Sprzedaż z Allegro księguje się na podstawie dokumentów sprzedaży - faktur i paragonów - wystawionych w Optimie, najlepiej automatycznie przez integrator. Opłaty Allegro księguje się osobno jako koszty na podstawie faktur od Allegro, a wypłaty rozlicza z wieloma dokumentami w module Kasa/Bank. Szczegóły kwalifikacji ustal z biurem rachunkowym.

Jak oznaczyć sprzedaż OSS w Comarch ERP Optima?

Na dokumencie sprzedaży do konsumenta z innego kraju UE wybierz rodzaj transakcji odpowiadający procedurze OSS i stawkę VAT kraju konsumenta. Dokumenty z takim oznaczeniem trafiają do deklaracji VIU-DO tworzonej w rejestrach VAT. Przy integracji z Allegro ustaw to oznaczanie automatycznie.

Dlaczego deklaracja VIU-DO w Optimie jest pusta lub niepełna?

Najczęściej dokumenty sprzedaży zagranicznej nie mają oznaczenia procedury OSS albo ich data sprzedaży nie należy do wybranego kwartału. Sprawdź oznaczenia na dokumentach w rejestrze sprzedaży i ustawienia integracji, która je tworzy.

Czy prowizja Allegro zmniejsza przychód w księgach?

Nie. Przychodem jest pełna kwota sprzedaży z dokumentu, a prowizje i opłaty Allegro są kosztem dokumentowanym fakturami wystawianymi przez Allegro. Potrącanie prowizji z przychodu zaburza rejestr VAT i rozrachunki.

Skąd biorą się zdublowane faktury z Allegro w Optimie?

Zwykle z tego, że dokumenty wystawiają dwa systemy jednocześnie, np. Allegro i Optima przez integrator, albo z ręcznego wystawiania faktur do zamówień już obsłużonych automatycznie. Rozwiązaniem jest jedno źródło dokumentów i opisana procedura dla faktur do paragonów.

Masz rozjazdy między Allegro a Optimą albo problemy z OSS? Umów bezpłatną konsultację z Vinson i sprawdźmy razem, gdzie powstaje błąd.