Fakturownia import danych - co przenieść z Subiekta GT?
Według pomocy Fakturowni program pozwala importować faktury, klientów i produkty, w tym klientów i produkty z plików Excel, a także aktualizować produkty razem ze stanami magazynowymi przez plik importu. Dostępny jest też import cenników i płatności od niektórych operatorów. Gotowego importu z Subiekta GT pomoc nie wymienia, dlatego dane przygotowuje się w arkuszu.
| Dane w Subiekcie GT | Czy przenosić? | Jak |
|---|
| Kontrahenci | Tak, aktywni | Eksport listy do arkusza, import klientów z pliku Excel |
| Towary i usługi | Tak, aktywne | Eksport kartoteki, import produktów z pliku Excel |
| Stany magazynowe | Tak, jeśli magazyn będzie w Fakturowni | Plik importu produktów ze stanami na dzień przełączenia |
| Otwarte należności | Tak | Lista nierozliczonych faktur, osobno uzgodniona z księgową |
| Historia dokumentów | Nie importować | Archiwum Subiekta GT, wydruki i pliki JPK |
| Cenniki | Tylko aktualne | Import cenników lub ceny w kartotece produktów |
Kartoteki klientów
Przenieś tylko aktywnych kontrahentów, na przykład z ostatnich dwóch lat. Przed importem usuń duplikaty, ujednolić zapis NIP i adresów oraz sprawdź pola wymagane przez szablon importu Fakturowni. Klienci z Allegro i sklepu i tak zostaną założeni na nowo przez integrację przy kolejnych zamówieniach.
Kartoteki produktów i stany
Kluczowe jest pole, po którym integracje rozpoznają produkt - zwykle SKU lub kod EAN. Jeśli w Subiekcie symbol towaru był powiązany z ofertami na Allegro czy w Base, zachowaj go 1:1 w Fakturowni. Stany importuj dopiero w dniu przełączenia, po ostatnim dokumencie w Subiekcie, bo każda sprzedaż w międzyczasie je zmienia.
Rozrachunki
Otwarte należności to faktury wystawione w Subiekcie, za które klienci jeszcze nie zapłacili. Najbezpieczniej prowadzić ich rozliczenie do końca w Subiekcie albo przenieść je do Fakturowni jako listę do śledzenia płatności, uzgodnioną z księgową. Zaimportowane historyczne faktury nie mogą być ponownie wysyłane do KSeF ani księgowane drugi raz.
Podobnie postępuj z korektami do zwrotów. Jeśli klient zwraca towar kupiony jeszcze przed przełączeniem, korektę najlepiej wystawić w programie, w którym powstała faktura pierwotna, czyli w Subiekcie GT. Dlatego przez pierwsze tygodnie po migracji ktoś w zespole powinien mieć dostęp do starego programu z uprawnieniem do wystawiania korekt, a dopiero potem warto go zablokować.
[#uwaga] Jeśli importujesz do Fakturowni faktury wystawione wcześniej w Subiekcie, wyłącz dla nich automatyczną wysyłkę do KSeF i ustal z księgową, że nie trafią drugi raz do ewidencji. Zdublowany przychód to najczęstszy i najdroższy błąd migracji.
Czy przenosić historię dokumentów z Subiekta GT?
Zwykle nie. Historia sprzedaży z Subiekta jest już rozliczona i zaksięgowana, a jej import do Fakturowni tworzy ryzyko duplikatów w raportach i ewidencji. Zamiast tego zachowaj starą bazę w trybie do wglądu, zrób kopię zapasową i zachowaj pliki JPK za okresy sprzed migracji. Dokumenty trzeba przechowywać przez okres wymagany przepisami podatkowymi, więc archiwum musi być dostępne przez lata, a nie tygodnie.
Decyzja zależy od tego, do czego historia jest potrzebna. Diagram pomaga rozstrzygnąć, kiedy wystarczy archiwum, a kiedy warto przenieść część danych.
[#chart:ksg48b]
Przejście na Fakturownię a numeracja faktur
Jeśli przełączasz program w trakcie roku, a numeracja faktur jest roczna, nowa seria w Fakturowni powinna kontynuować numerację z Subiekta albo zaczynać się od nowego, wyraźnie odróżnionego wzoru. Najczęściej wybiera się osobne serie w działach, na przykład dla Allegro, sklepu i sprzedaży hurtowej, z innym prefiksem niż w Subiekcie. Ważne, żeby numer był unikalny i żeby w numeracji nie powstały luki bez wyjaśnienia.
Wzór numeracji ustal z księgową przed pierwszym dokumentem. Zmiana wzoru po wystawieniu kilkuset faktur przez integracje jest znacznie trudniejsza niż ustawienie go na starcie.
Jak przepiąć integracje z Allegro, sklepem i Base?
Integracje to element, który decyduje, czy migracja przejdzie bez przestoju. W Subiekcie GT sprzedaż internetowa była zwykle połączona przez Sferę, Base lub osobny integrator. Po przejściu dokumenty ma wystawiać Fakturownia, więc stare połączenie trzeba wyłączyć w tym samym momencie, w którym włączasz nowe.
Spisz wszystkie połączenia - Allegro, sklep, Base, przewoźnicy, drukarka fiskalna, bank.
Skonfiguruj Fakturownię wcześniej - działy, numeracja, KSeF i paragony, przetestowane na kilku zamówieniach testowych.
Wyłącz wystawianie dokumentów w Subiekcie - w dniu przełączenia, po ostatnim dokumencie.
Włącz integracje Fakturowni - aplikację Allegro, wtyczkę sklepu albo reguły w Base.
Zaimportuj stany - jeśli magazyn ma być w Fakturowni, albo potwierdź, że źródłem stanów jest Base.
Kontroluj pierwsze dni - porównuj liczbę zamówień z liczbą dokumentów każdego dnia.
Szczegóły połączenia Fakturowni ze sprzedażą opisaliśmy we wpisie Fakturownia integracja z Allegro i sklepem - aplikacja Allegro, API czy integrator. Przy sprzedaży wielokanałowej pomocny będzie też artykuł Base i program do faktur - integracja z Fakturownią, wFirma i inFaktem.
Migracja do Fakturowni a KSeF
Od 1 lutego 2026 roku KSeF obowiązuje największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku większość pozostałych firm (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Migracja oznacza więc także przeniesienie wysyłki e-faktur z jednego programu do drugiego. Najważniejsze, żeby w dniu przełączenia żadna faktura nie została wysłana do KSeF dwa razy ani nie została pominięta.
W Fakturowni integracja z KSeF jest dostępna w każdym planie. Przed przełączeniem nadaj uprawnienia osobom, które będą wysyłać i poprawiać dokumenty, i zdecyduj, czy faktury mają trafiać do KSeF automatycznie po zapisaniu. Jeśli w Subiekcie zostały faktury do wysłania, wyślij je z Subiekta, a nie odtwarzaj w Fakturowni.
Checklista przed dniem przełączenia na Fakturownię
Dzień przełączenia powinien być nudny. Jeśli wszystko zostało przygotowane wcześniej, sam moment zmiany programu sprowadza się do kilku kliknięć i kontroli pierwszych dokumentów. Przed wyznaczeniem daty przejdź przez listę kontrolną.
[#checklista] Kartoteki klientów i produktów oczyszczone i zaimportowane na próbę. SKU i EAN zgodne z ofertami na Allegro, w sklepie i w Base. Numeracja w działach uzgodniona z księgową. Uprawnienia do KSeF nadane osobom, które poprawiają dokumenty. Moduł paragonów skonfigurowany i przetestowany na drukarce lub e-paragonie. Kilka zamówień testowych przeszło całą ścieżkę: faktura, doręczenie klientowi, KSeF, korekta do zwrotu. Lista otwartych należności przekazana księgowej. Kopia zapasowa bazy Subiekta GT wykonana i sprawdzona.
Co zrobić z Subiektem GT po migracji?
Po przełączeniu Subiekt GT przestaje być programem do pracy, ale nie znika z firmy. Zostaje archiwum, do którego wracasz przy reklamacjach, kontrolach i pytaniach klientów o stare faktury. Dlatego nie usuwaj bazy ani instalacji od razu po migracji.
Zablokuj wystawianie dokumentów - ogranicz uprawnienia użytkowników, żeby nikt z przyzwyczajenia nie wystawił faktury w starym programie.
Zachowaj dostęp do odczytu - jedno stanowisko lub kopia bazy, na której można wyszukać dokument i wydrukować duplikat.
Zarchiwizuj kopie i pliki JPK - w dwóch miejscach, z opisem, za jakie okresy są.
Wyłącz stare integracje - Sferę, zadania automatyczne i połączenia z Base, które wciąż mogłyby pobierać zamówienia.
Warto też spisać krótką instrukcję dla zespołu: gdzie od dnia przełączenia szukać nowych dokumentów, a gdzie starych, i kto ma dostęp do archiwum. Przy rotacji pracowników taka notatka oszczędza wiele pytań po kilku miesiącach.
Najczęstsze problemy po migracji z Subiekta GT
Problemy po przejściu na nowy program są zwykle przewidywalne. Diagram zbiera objawy, które najczęściej pojawiają się w pierwszych tygodniach, i sposoby naprawy.
[#chart:ksg48c]
Jak Vinson pomaga przejść na Fakturownię
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Mamy 4,9/5 ze 171 opinii i współpracowaliśmy z ponad 500 firmami. Nie jesteśmy partnerem Fakturowni ani InsERT. Wdrażamy i integrujemy Fakturownię ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: przygotowujemy plan przełączenia, porządkujemy kartoteki, ustawiamy numerację, KSeF i integracje tak, żeby sprzedaż nie stanęła ani na dzień. Na bezpłatnej konsultacji ocenimy, czy Fakturownia wystarczy Twojej firmie po odejściu od Subiekta GT.
Najczęściej zadawane pytania
Czy da się zaimportować dane z Subiekta GT do Fakturowni?
Tak, ale przez pliki, a nie gotowym importem. Kontrahentów i towary eksportuje się z Subiekta GT do arkusza, dopasowuje do szablonu importu Fakturowni i wczytuje jako klientów i produkty. Stany magazynowe można zaktualizować plikiem importu produktów.
Czy przy przejściu na Fakturownię stracę historię faktur?
Nie, jeśli zachowasz bazę Subiekta GT do wglądu, kopię zapasową i pliki JPK za wcześniejsze okresy. Historii zwykle nie importuje się do Fakturowni, bo została już rozliczona, a import grozi duplikatami w raportach i ewidencji.
Kiedy najlepiej przejść z Subiekta GT na Fakturownię?
Najlepiej na początku miesiąca, po zamknięciu rozliczeń za poprzedni okres. Wtedy każdy miesiąc jest w całości w jednym programie. Unikaj przełączenia w szczycie sezonu, na przykład przed świętami, gdy każdy dzień przestoju kosztuje najwięcej.
Co z numeracją faktur po przejściu na Fakturownię?
Ustal z księgową, czy nowa seria kontynuuje numerację z Subiekta, czy zaczyna się od nowego wzoru z innym prefiksem. Ważne, żeby numery były unikalne i bez niewyjaśnionych luk. Wzór warto ustawić przed pierwszym dokumentem wystawionym przez integrację.
Ile trwa migracja z Subiekta GT do Fakturowni?
W małej firmie handlowej zwykle od kilku dni do kilku tygodni. Najwięcej czasu zajmuje porządkowanie kartotek i testy integracji, a nie sam import. Samo przełączenie można przeprowadzić w jeden dzień, jeśli wcześniej wszystko zostało przygotowane.
Planujesz odejście od Subiekta GT i chcesz przejść bez przestoju w sprzedaży? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Zanim wybierzesz plan, sprawdź też, który plan Fakturowni pasuje do sklepu internetowego.
