Fakturownia czy wFirma - co lepsze dla sprzedawcy marketplace?

Fakturownia vs wFirma - KSeF

Od 1 lutego 2026 roku KSeF obowiązuje największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku większość pozostałych firm (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne przepisy). W obu programach integracja z KSeF jest według producentów dostępna bez dodatkowych opłat (stan na czerwiec 2026 - sprawdź cennik).

Fakturownia może wysyłać faktury do KSeF ręcznie albo automatycznie po zapisaniu, pobierać faktury kosztowe i obsługiwać tryb offline24. wFirma wysyła faktury sprzedaży do KSeF po zapisaniu, a faktury zakupowe pozwala importować pojedynczo lub hurtowo. W praktyce sprzedawcy marketplace KSeF nie rozstrzyga wyboru. Ważniejsze jest, żeby faktury wysyłał tylko jeden system, a paragony do konsumentów były odróżnione od faktur na NIP.

Magazyn w Fakturowni i wFirma

Magazyn to obszar, w którym różnica jest bardziej odczuwalna. W Fakturowni program magazynowy jest dostępny od planu Standard bez dodatkowej opłaty: dokumenty PZ, WZ, PW, RW, przesunięcia, rezerwacje, inwentaryzacja i automatyczne dokumenty magazynowe z faktur. Plan Standard obejmuje do trzech magazynów, a wyższe plany nie mają limitu.

W wFirma Magazyn jest płatnym dodatkiem do pakietu. Obsługuje PZ, WZ, RW, PW i MM, metody FIFO i FEFO, kody EAN i rezerwacje, a stany mogą spadać przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Funkcjonalnie oba magazyny wystarczą małemu sklepowi, ale w żadnym z programów nie zbudujesz rozbudowanej logistyki z produkcją i kompletacją.

[#tip] Zanim porównasz magazyny, ustal, który system ma być źródłem stanów. Jeśli stany prowadzi Base, magazyn w programie do faktur jest zbędny w obu przypadkach, a jego włączenie tworzy drugie źródło prawdy i ryzyko sprzedaży towaru, którego już nie ma.

Fakturownia czy wFirma - porównanie w tabeli

Zestawienie zbiera kryteria, które najczęściej rozstrzygają wybór u sprzedawców marketplace. Opis funkcji według materiałów producentów (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualną ofertę).

Ile kosztuje utrzymanie Fakturowni, a ile wFirma?

Ceny obu programów zmieniają się, dlatego nie podajemy kwot. Ważniejsza od ceny abonamentu jest struktura kosztów. W Fakturowni płacisz za plan zależny od liczby użytkowników, firm i magazynów, a dodatkowo za moduł Paragony.pl i ewentualnych dodatkowych użytkowników. W wFirma płacisz za pakiet zależny od zakresu księgowości oraz za dodatki, takie jak Magazyn czy Kadry i płace.

Do obu programów przy sprzedaży wielokanałowej dochodzi abonament integratora. Przy wFirma jest on konieczny już przy pierwszym marketplace, bo program nie pobiera zamówień z Allegro sam. Przy Fakturowni sprzedawca tylko z Allegro może obejść się bez integratora. Trzeba też pamiętać o koszcie, którego nie widać w cenniku: jeśli wybierzesz Fakturownię, a księgowość prowadzi biuro, płacisz biuru. Jeśli wybierzesz wFirma i rozliczasz się sam, płacisz własnym czasem.

Przy porównaniu kosztów nie pomijaj liczby osób, które będą pracować w programie. W Fakturowni plan Start obejmuje jednego użytkownika, Standard trzech, a kolejne plany więcej, więc rosnący zespół obsługi zamówień może wymusić wyższy plan. W wFirma ważniejszy jest zakres księgowości i dodatków niż liczba osób wystawiających dokumenty. Dlatego ten sam sklep może wyjść taniej w różnych programach w zależności od tego, jak zorganizował pracę.

Przed decyzją przejdź tę samą ścieżkę w obu programach. Oba oferują 30-dniowy test (stan na czerwiec 2026 - sprawdź cennik), więc porównanie na prawdziwych zamówieniach nic nie kosztuje.

[#chart:ksg46b]

Jak wybrać między Fakturownią a wFirma - krok po kroku

Wybór najłatwiej zrobić w kolejności pytań, a nie funkcji. Każde pytanie odsiewa jeden z programów albo przesuwa decyzję na poziom integratora.

1. Kto prowadzi księgowość? - biuro na własnym programie wskazuje na Fakturownię, samodzielne rozliczenia na wFirma.

2. Ile masz kanałów sprzedaży? - jedno konto Allegro wystarczy Fakturowni bez integratora, wiele kanałów oznacza Base przy obu programach.

3. Gdzie są stany? - jeśli w programie do faktur, porównaj koszt planu Standard w Fakturowni z dodatkiem Magazyn w wFirma.

4. Ilu ludzi wystawia dokumenty? - policz użytkowników, bo w Fakturowni od tego zależy plan.

5. Jak dokumentujesz sprzedaż B2C? - paragony wymagają w obu programach osobnej konfiguracji.

Proces decyzji wygląda tak samo niezależnie od branży. Różni się tylko waga poszczególnych kroków.

[#chart:ksg46c]

Fakturownia czy wFirma przy sprzedaży zagranicznej?

Sprzedawcy marketplace coraz częściej wychodzą poza Polskę: przez Allegro na rynki czeski i słowacki, przez Amazona i Kauflanda do Niemiec. Wtedy do porównania dochodzą waluty, języki dokumentów i rozliczenie VAT od sprzedaży wysyłkowej do konsumentów z innych krajów UE w procedurze OSS.

Fakturownia wystawia faktury walutowe i dwujęzyczne, a raporty walutowe przeliczają dokumenty na jedną walutę rozliczeniową. wFirma także obsługuje faktury w walutach obcych i pozwala ustawić procedurę OSS ze stawkami VAT krajów kupujących. W obu przypadkach program wykona to, co ustawisz, ale nie zdecyduje za Ciebie o stawkach i obowiązkach podatkowych.

• Waluty i kursy - sprawdź, z jakiego dnia program pobiera kurs i czy integrator przekazuje walutę zamówienia.

• Stawki VAT krajów UE - stawka musi przyjść z zamówienia albo z reguły w programie, nie z ręcznej poprawki.

• Osobna numeracja - sprzedaż zagraniczną warto prowadzić w osobnej serii lub dziale, żeby łatwiej zestawić ją do OSS.

[#uwaga] Ustawienia OSS, stawek i sposobu dokumentowania sprzedaży zagranicznej uzgodnij z księgową przed uruchomieniem integracji. Błędna stawka powielona na setkach automatycznych faktur oznacza setki korekt.

Kiedy zmienić Fakturownię na wFirma albo odwrotnie?

Zmiana programu ma sens, gdy zmienia się model rozliczeń, a nie gdy brakuje pojedynczej funkcji. Typowy przypadek to sprzedawca, który zaczynał od Fakturowni, a po roku chce sam prowadzić KPiR albo ryczałt w jednym miejscu. Odwrotnie - firma na wFirma przekazuje księgowość do biura, które pracuje w innym systemie, i potrzebuje już tylko programu do faktur.

Przy każdej zmianie najtrudniejsze są historia dokumentów, numeracja i rozrachunki. Ścieżkę w jedną stronę opisaliśmy we wpisie wFirma migracja z Fakturowni - jak przenieść dane bez utraty historii. Zmianę najlepiej zaplanować na początek miesiąca, po zamknięciu rozliczeń za poprzedni okres.

Jak Vinson pomaga wybrać i wdrożyć program do faktur

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Mamy 4,9/5 ze 171 opinii i współpracowaliśmy z ponad 500 firmami. Nie jesteśmy partnerem Fakturowni ani wFirma i nie sprzedajemy ich abonamentów. Wdrażamy i integrujemy oba programy ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy reguły dokumentów, numerację, paragony, stany i KSeF. Na bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez Twój proces sprzedaży i wskażemy, który program będzie tańszy w utrzymaniu.

Najczęściej zadawane pytania

Co jest lepsze dla sprzedawcy Allegro - Fakturownia czy wFirma?

Dla sprzedawcy, który ma jedno konto Allegro, a księgowość prowadzi biuro, zwykle lepsza jest Fakturownia, bo aplikacja Allegro jest w każdym planie. Jeśli sam prowadzisz KPiR lub ryczałt i chcesz mieć księgowość w jednym programie, lepiej sprawdzi się wFirma z integratorem Base lub Apilo.

Czy wFirma ma integrację z Allegro?

Tak, ale przez pośrednika. wFirma oferuje Integrator e-commerce oparty na Apilo, który ma osobny abonament, a Base ma własną integrację z wFirma. Sam program nie pobiera zamówień z Allegro bezpośrednio.

Czy Fakturownia prowadzi księgowość?

Fakturownia jest przede wszystkim programem do faktur i dokumentów sprzedaży. Według cennika wyższe plany obejmują elementy księgowości online i pliki JPK, ale większość sklepów korzysta z niej razem z biurem rachunkowym, które ma darmowy dostęp do konta klienta.

Który program ma lepszy magazyn - Fakturownia czy wFirma?

Oba obsługują podstawowe dokumenty magazynowe, rezerwacje i automatyczne zdejmowanie stanów przy sprzedaży. W Fakturowni magazyn jest w cenie od planu Standard, w wFirma to płatny dodatek. Przy rozbudowanej logistyce lepiej prowadzić stany w Base albo w systemie ERP.

Czy KSeF jest płatny w Fakturowni i wFirma?

Według producentów integracja z KSeF jest w obu programach dostępna bez dodatkowych opłat. Oba wysyłają faktury sprzedaży do KSeF i pozwalają pobierać faktury kosztowe. Warunki mogą się zmieniać, więc sprawdź je w aktualnym cenniku.

Nie wiesz, który program lepiej pasuje do Twojej sprzedaży? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Więcej o samej Fakturowni przeczytasz we wpisie Fakturownia - co to jest i dla jakiego sprzedawcy e-commerce się sprawdzi, a o połączeniu obu programów z integratorem w artykule Base i program do faktur - integracja z Fakturownią, wFirma i inFaktem.