wFirma migracja z Fakturowni - jak przenieść dane bez utraty historii?

Plan przejścia na wFirma krok po kroku

Najbezpieczniej zaplanować migrację tak, żeby dzień przełączenia wypadał na początku miesiąca. Wtedy cały miesiąc rozliczasz w jednym programie, a JPK i deklaracje nie dzielą się między dwa systemy. Plan obejmuje pięć etapów.

[#chart:ksg28b]

1. Przygotowanie - załóż konto wFirma, ustaw dane firmy, formę opodatkowania, status VAT, ewentualnie OSS, serie numeracji i połączenie z KSeF.

2. Import kartotek - zaimportuj kontrahentów i produkty, sprawdź kilka rekordów ręcznie, popraw kodowanie i stawki VAT.

3. Test integracji - podłącz wFirma do Base lub Apilo na koncie testowym albo z ręczną akceptacją dokumentów i wystaw kilka faktur z prawdziwych zamówień.

4. Dzień przełączenia - wyłącz wystawianie faktur w Fakturowni, włącz automatyczne faktury w wFirma, wprowadź stany otwarcia i otwarte rozrachunki.

5. Kontrola po starcie - przez pierwsze dwa tygodnie codziennie porównuj liczbę zamówień z liczbą dokumentów i sprawdzaj wysyłkę do KSeF.

[#uwaga] Nie dopuszczaj do sytuacji, w której przez kilka dni faktury wystawiają oba programy. To najprostsza droga do zdublowanych dokumentów w KSeF i błędów w JPK. Przełączenie integracji w Base powinno nastąpić w jednym momencie, najlepiej poza godzinami największej sprzedaży.

Stany otwarcia i rozrachunki - jak je przenieść do wFirma

Kartoteki to dane, które łatwo poprawić po imporcie. Stany magazynowe i rozrachunki wymagają większej uwagi, bo od nich zależy, czy pierwszy miesiąc w wFirma zamknie się poprawnie.

Stany magazynowe na dzień przełączenia

Jeśli prowadziłeś magazyn w Fakturowni, na dzień przed przełączeniem zrób przynajmniej kontrolę kluczowych pozycji, a najlepiej inwentaryzację. Następnie wprowadź stan otwarcia w wFirma z ilościami i cenami zakupu. Ceny zakupu są ważne, bo wFirma wydaje towar metodą FIFO lub FEFO i na ich podstawie liczy wartość sprzedanego towaru. Stany sprzedażowe w ofertach powinny w tym czasie pochodzić z Base, żeby sprzedaż nie stanęła.

Otwarte należności i zobowiązania

Nieopłacone faktury sprzedaży z Fakturowni wprowadzasz w wFirma tak, żeby było wiadomo, kto i ile jest winien, z numerem dokumentu źródłowego i terminem płatności. To samo dotyczy niezapłaconych faktur od dostawców. Przy sprzedaży marketplace większość zamówień jest opłacona z góry, więc otwartych należności zwykle jest niewiele, ale dotyczą najczęściej klientów B2B, o których warto pamiętać.

• Zestawienie z Fakturowni - pobierz listę nieopłaconych faktur na dzień przełączenia.

• Uzgodnienie z księgową - salda w wFirma muszą zgadzać się z ewidencją za poprzedni okres.

• Płatności po przełączeniu - wpłaty do starych faktur rozliczaj w wFirma, wskazując numer dokumentu z Fakturowni.

[#checklista] Dzień przełączenia: zestawienie nieopłaconych faktur pobrane, stan magazynu sprawdzony, ostatnia faktura w Fakturowni wystawiona, integracja z Fakturownią w Base wyłączona, integracja z wFirma.pl włączona, akcje automatyczne przestawione, pierwsza faktura w wFirma sprawdzona w KSeF, zespół wie, gdzie od dziś szukać dokumentów.

Numeracja faktur i KSeF po przejściu na wFirma

Numeracja faktur musi być ciągła i jednoznacznie identyfikować dokument. Przy zmianie programu masz dwie drogi: kontynuować numerację z Fakturowni w wFirma albo założyć nową serię, na przykład z innym prefiksem dla każdego kanału sprzedaży. Druga opcja jest bezpieczniejsza, bo wyklucza powtórzenie numeru, który już istnieje w KSeF.

Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy dla większości podatników VAT od 1 kwietnia 2026 r. (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Faktury wysłane do KSeF z Fakturowni pozostają w systemie Ministerstwa Finansów i nie znikną po zmianie programu. wFirma według producenta pobiera i wysyła faktury z KSeF w ramach pakietu, więc po przejściu zobaczysz także faktury kosztowe od dostawców. Jak działa wysyłka e-faktur przy sprzedaży wielokanałowej, opisujemy w tekście o tym,

Jak przepiąć integracje sprzedażowe z Fakturowni do wFirma

Jeśli zamówienia z Allegro, Amazonu i sklepu zbierasz w Base, przepięcie jest proste. Base ma gotowe integracje zarówno z Fakturownią, jak i z wFirma.pl, więc zmieniasz program docelowy dla faktur, a reszta procesu zostaje bez zmian: statusy, akcje automatyczne, etykiety i stany.

Jeśli korzystałeś z bezpośredniej integracji Fakturowni z Allegro, przejście na wFirma to dobry moment, żeby wprowadzić Base jako jedno miejsce obsługi zamówień. Porównanie programów do faktur w tej konfiguracji znajdziesz we wpisie

Najczęstsze problemy przy migracji z Fakturowni do wFirma

Problemy po migracji rzadko wynikają z samego importu. Zwykle pojawiają się w pierwszych dniach sprzedaży, gdy integracja zaczyna tworzyć dokumenty na podstawie przeniesionych danych. Dlatego pierwsze dwa tygodnie po przejściu na wFirma to czas na codzienną kontrolę: liczba zamówień opłaconych w Base powinna odpowiadać liczbie dokumentów w wFirma, a każda faktura powinna mieć numer KSeF. Trzy objawy pojawiają się najczęściej.

[#chart:ksg28c]

Jak długo trzymać dostęp do Fakturowni? Dokumenty księgowe przechowuje się co do zasady do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli nie chcesz utrzymywać abonamentu, przed jego wygaśnięciem pobierz faktury w PDF i zestawienia sprzedaży, a dokumenty z KSeF i tak pozostaną dostępne w systemie państwowym.

Ile trwa przejście z Fakturowni na wFirma?

Czas migracji zależy bardziej od stanu danych niż od samych programów. Sklep z uporządkowanym katalogiem, jednym kanałem sprzedaży i bez magazynu w Fakturowni może przejść na wFirma w kilka dni roboczych. Firma z kilkoma kontami Allegro, Amazonem, sprzedażą do UE i tysiącami produktów potrzebuje zwykle kilku tygodni, bo większość czasu zajmuje czyszczenie kartotek i testy integracji.

• Najdłużej trwa - porządkowanie produktów, SKU i stawek VAT oraz testy na prawdziwych zamówieniach.

• Najkrócej trwa - sam import plików i przełączenie integracji w Base, jeśli wszystko jest przygotowane.

• Najwięcej ryzyka - dzień przełączenia, dlatego planuje się go na początek miesiąca i poza okresem największej sprzedaży.

Dobrą praktyką jest unikanie migracji w szczycie sezonu, na przykład w listopadzie i grudniu. Lepiej przejść na wFirma w spokojniejszym miesiącu, a w sezonie korzystać już z przetestowanej konfiguracji. Jeśli termin jest narzucony, na przykład przez koniec umowy, warto przynajmniej przygotować i przetestować wszystko wcześniej, a w dniu przełączenia tylko zmienić integrację. Wtedy ryzyko ogranicza się do kilku godzin, a nie do całego sezonu sprzedaży.

Jak Vinson pomaga przejść na wFirma

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Pracowaliśmy z ponad 500 firmami, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem wFirma ani Fakturowni - przygotowujemy migrację i spinamy nowy program ze sprzedażą.

• przygotowujemy i czyścimy pliki kontrahentów i produktów do importu,

• przepinamy Base z Fakturowni na wFirma i ustawiamy akcje automatyczne,

• konfigurujemy serie numeracji, stawki VAT, OSS i wysyłkę do KSeF,

• monitorujemy pierwsze dni po przełączeniu i poprawiamy wyjątki.

Planujesz zmianę programu? Na

Najczęściej zadawane pytania

Czy da się przenieść faktury z Fakturowni do wFirma?

Historii faktur zwykle się nie przenosi. Najbezpieczniej zostawić ją w Fakturowni lub pobrać w PDF, a do wFirma przenieść tylko otwarte rozrachunki. E-faktury wysłane wcześniej do KSeF pozostają dostępne w KSeF.

Jak zaimportować kontrahentów do wFirma?

W wFirma wybierz CRM, Kontrahenci i opcję Importuj z pliku. Przygotuj plik CSV z kolumnami w kolejności pokazanej w oknie importu i wybierz właściwe kodowanie znaków. Można włączyć poprawianie danych z bazy GUS.

Kiedy najlepiej przejść z Fakturowni na wFirma?

Najlepiej od pierwszego dnia miesiąca, a jeszcze lepiej kwartału lub roku. Wtedy cały okres rozliczeniowy jest w jednym programie, a JPK i deklaracje nie wymagają łączenia danych z dwóch systemów.

Czy po migracji trzeba zmieniać integrację z Allegro?

Tak, program docelowy dla faktur musi się zmienić. Jeśli zamówienia zbierasz w Base, wystarczy przełączyć integrację z Fakturowni na wFirma.pl i ustawić akcje automatyczne. Przy integracji bezpośredniej trzeba ją wyłączyć i uruchomić nową.

Jak długo przechowywać dane z Fakturowni po zmianie programu?

Co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Możesz utrzymać dostęp do konta albo pobrać faktury i zestawienia w PDF przed jego wygaśnięciem.

Chcesz przejść na wFirma bez przestoju w sprzedaży?