Comarch ERP Optima konfiguracja krok po kroku - moduły Handel, Księga i KSeF

Poniżej zebraliśmy ustawienia modułu Handel, które mają największy wpływ na pracę integracji z marketplace'ami.

[#chart:ksg13b]

Konfiguracja modułu Księga - KPiR, ryczałt lub pełna księgowość

Moduł księgowy w Optimie występuje jako Księga Podatkowa (KPiR i ryczałt) albo Księga Handlowa (pełna księgowość). Jeśli księgi prowadzi biuro rachunkowe na innym programie, ten krok ograniczasz do ustawienia rejestrów VAT i eksportu danych. Jeśli księgujesz w Optimie, konfiguracja jest szersza.

1. Okres obrachunkowy - zdefiniuj rok obrotowy i jego zakres dat.

2. Rejestry VAT - osobne rejestry sprzedaży dla kanałów ułatwiają kontrolę JPK; dokumenty z modułu Handel trafiają do nich automatycznie.

3. Plan kont - w Księdze Handlowej ustaw konta przychodów, rozrachunków z operatorami płatności i marketplace'ami.

4. Schematy księgowe - automatyczne dekretowanie dokumentów sprzedaży i zakupów oszczędza najwięcej czasu przy dużej liczbie zamówień.

5. Waluty i OSS - przy sprzedaży do konsumentów w innych krajach UE oznaczaj dokumenty procedurą OSS, żeby trafiły do deklaracji VIU-DO.

[#tip] Przy sprzedaży na Allegro wystawiasz setki podobnych dokumentów. Zamiast księgować każdy ręcznie, przygotuj schematy księgowe dla typowych przypadków: faktura krajowa, paragon, sprzedaż OSS, korekta po zwrocie. Przetestuj je na kilku dokumentach przed masowym księgowaniem.

Konfiguracja KSeF w Comarch ERP Optima

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W 2026 roku obowiązek korzystania z niego objął kolejne grupy podatników, więc konfiguracja KSeF jest dziś częścią każdego wdrożenia Optimy. Optima obsługuje wysyłkę e-Faktur i pobieranie faktur zakupowych z KSeF.

• Uwierzytelnienie - przygotuj dane dostępowe do KSeF wymagane przez Ministerstwo Finansów i wprowadź je w konfiguracji firmy w Optimie.

• Uprawnienia - nadaj osobom i biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF zgodnie z ich rolą.

• Tryb wysyłki - zdecyduj, czy faktury wysyłasz ręcznie, czy automatycznie po zatwierdzeniu.

• Faktury zakupowe - ustal, kto i jak często pobiera dokumenty kosztowe z KSeF.

• Usługa w chmurze - w Optimie w chmurze obsługa KSeF jest rozliczana według liczby dokumentów (stan na lipiec 2026 - sprawdź cennik).

Najważniejsza decyzja przy sprzedaży przez integrator: który system wysyła fakturę do KSeF. Jeśli dokument powstaje w Optimie, to Optima powinna go wysłać, a integrator tylko odbiera numer. Więcej o podziale ról piszemy we wpisie Base i KSeF - jak wysyłać e-faktury przy sprzedaży przez Base.

Po uruchomieniu KSeF pojawiają się typowe problemy. Większość z nich wynika z danych w kartotekach albo z ustawień uprawnień, a nie z samego programu.

[#chart:ksg13c]

Integracja z Allegro i sklepem po konfiguracji Optimy

Gdy Handel, Księga i KSeF działają, możesz podłączyć sprzedaż online. W większości sklepów robimy to przez Base: integrator pobiera zamówienia z Allegro i sklepu, a akcja automatyczna przekazuje je do Optimy, gdzie powstaje dokument. Instrukcję połączenia opisaliśmy w artykule Base z Comarch Optima - jak połączyć systemy.

Test przed startem

Zanim przełączysz cały ruch, przepuść przez system kilka zamówień testowych z każdego kanału: zwykłą fakturę, paragon, zamówienie z zagranicy, zwrot. Sprawdź, czy dokument ma właściwą serię, stawkę VAT, magazyn i formę płatności, czy trafił do rejestru VAT i czy e-Faktura przeszła przez KSeF.

Użytkownicy, uprawnienia i kopie zapasowe w Comarch ERP Optima

Konfiguracja nie kończy się na modułach. W sklepie internetowym w Optimie pracuje kilka osób o różnych rolach: magazynier, obsługa klienta, księgowa, właściciel. Każda z nich potrzebuje innego zakresu dostępu, a im mniej zbędnych opcji widzi pracownik, tym mniej przypadkowych zmian w ustawieniach.

• Magazyn - dokumenty magazynowe, przyjęcia, wydania, bez dostępu do księgowości i płac.

• Obsługa klienta - podgląd dokumentów sprzedaży, korekty po zwrotach, faktury do paragonów.

• Księgowość - rejestry VAT, księgowanie, deklaracje, KSeF.

• Administrator - konfiguracja firmy, serie dokumentów, integracje, kopie zapasowe.

W wersji stacjonarnej odpowiedzialność za bazę danych leży po stronie firmy. Ustal harmonogram kopii zapasowych, miejsce ich przechowywania poza komputerem z programem i osobę, która raz na jakiś czas sprawdza, czy kopię da się odtworzyć. W wersji w chmurze infrastrukturę utrzymuje Comarch, ale uprawnienia użytkowników nadal ustawiasz sam.

Migracja danych do Comarch ERP Optima z poprzedniego programu

Jeśli firma przechodzi na Optimę z innego programu, konfiguracja obejmuje też przeniesienie danych. Nie wszystko trzeba przenosić. W praktyce najważniejsze są kartoteki towarów i kontrahentów, stany magazynowe na dzień startu oraz nierozliczone należności i zobowiązania. Historię dokumentów często zostawia się w starym programie, dostępną do wglądu.

• Dzień startu - najlepiej początek miesiąca, a dla księgowości początek roku lub kwartału.

• Inwentaryzacja - stany otwarcia w Optimie wpisuj na podstawie spisu, a nie eksportu z programu, któremu nie ufasz.

• Czyszczenie kartotek - przed importem usuń duplikaty towarów i nieaktywne pozycje.

• Równoległa praca - przez kilka dni porównuj dokumenty w starym i nowym systemie.

Ustal też z biurem rachunkowym, od którego dnia dokumenty sprzedaży powstają w Optimie, a do którego w starym programie. Granica musi być jednoznaczna, bo zamówienia złożone na przełomie okresów łatwo zaksięgować dwa razy albo pominąć. Najprościej przyjąć, że od dnia startu wszystkie nowe zamówienia z Allegro i sklepu trafiają już do Optimy, a korekty dokumentów sprzed tej daty wystawia się w poprzednim systemie.

Aktualizacje Optimy a działanie integracji

Comarch wydaje nowe wersje Optimy, między innymi w związku ze zmianami przepisów, w tym dotyczącymi KSeF i JPK. Aktualizacja programu może wymagać aktualizacji komponentu, przez który integrator łączy się z bazą. Dlatego aktualizacje planuj poza godzinami największego ruchu, najlepiej z kopią bazy wykonaną tuż przed zmianą.

1. Sprawdź informacje o wersji - co się zmienia i czy dotyczy modułów, z których korzystasz.

2. Zrób kopię bazy - przed każdą aktualizacją.

3. Zaktualizuj program i komponent integracji - w kolejności zalecanej przez dostawców.

4. Przepuść zamówienie testowe - upewnij się, że dokument powstaje i trafia do KSeF.

Jak Vinson pomaga w konfiguracji Comarch ERP Optima

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem Comarch, ale wdrażamy i integrujemy Comarch ERP Optima ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base. Ustawiamy kartoteki pod integrację, serie dokumentów, przepływ zamówień, stany magazynowe i wysyłkę e-Faktur. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy Twoją konfigurację i wskażemy, co poprawić przed podłączeniem Allegro.

Najczęściej zadawane pytania

Jak skonfigurować Comarch ERP Optima od zera?

Zacznij od utworzenia bazy i uzupełnienia danych firmy. Następnie skonfiguruj moduł Handel (magazyny, towary, serie dokumentów, formy płatności), moduł księgowy (okres obrachunkowy, rejestry VAT, schematy) i KSeF. Integrację z Allegro i sklepem podłączaj na końcu, po testach.

Jak włączyć KSeF w Comarch ERP Optima?

W konfiguracji firmy wprowadź dane uwierzytelniające do KSeF, nadaj uprawnienia osobom i biuru rachunkowemu oraz wybierz sposób wysyłki faktur. Szczegółową ścieżkę dla swojej wersji programu znajdziesz w pomocy Comarch. W wersji w chmurze sprawdź też warunki usługi KSeF w cenniku.

Dlaczego zamówienia z Allegro nie tworzą dokumentów w Optimie?

Najczęstsza przyczyna to brak zgodności symbolu towaru w Optimie z SKU w integratorze. Inne powody to brak towaru w kartotece, nieprzypisany magazyn lub forma płatności oraz błąd połączenia integratora z bazą Optimy. Zacznij od sprawdzenia komunikatu błędu w integratorze.

Czy w Optimie trzeba mieć osobne serie dokumentów dla Allegro i sklepu?

Nie jest to obowiązkowe, ale bardzo ułatwia pracę. Osobne serie pozwalają od razu odróżnić kanały sprzedaży w rejestrach VAT i raportach, a księgowa szybciej uzgadnia wypłaty od marketplace'ów z dokumentami.

Czy Comarch ERP Optima obsługuje procedurę OSS?

Tak. Dokumenty sprzedaży do konsumentów z innych krajów UE można oznaczyć procedurą OSS, a z rejestru sprzedaży przygotować kwartalną deklarację VIU-DO. Program przelicza dokumenty w walutach innych niż euro kursem Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału.

Chcesz, żeby ktoś sprawdził konfigurację Optimy przed startem sprzedaży? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Przeczytaj też, jak zadbać o synchronizację stanów magazynowych między sklepem a marketplace'ami.