BaseLinker Comarch Optima – jak połączyć Base z systemem Comarch

Jak skonfigurować integrację Comarch Optima w Base

Konfiguracja wariantu API nie jest w pełni samoobsługowa. Według pomocy Base konieczny jest kontakt z supportem Base i spotkanie ze specjalistą, który przeprowadzi początkową konfigurację połączenia. Dopiero potem przechodzisz do ustawień integracji w panelu.

1. Przygotuj środowisko Optimy i WebAPI zgodnie z wymaganiami powyżej.

2. Skontaktuj się z supportem Base i umów konfigurację połączenia.

3. W Base dodaj integrację: Integracje → Dodaj integrację → Księgowość/ERP → Comarch ERP Optima by Base.

4. W zakładce Połączenie ustaw zasady przekazywania dokumentów oraz dopasowywania produktów i kontrahentów.

5. Zmapuj serie numeracji, typy płatności i sposoby dostawy na odpowiedniki w Optimie.

6. Włącz i ustaw częstotliwość synchronizacji cen oraz stanów, a następnie powiąż magazyny.

7. Przetestuj przekazanie kilku faktur, paragonów i korekty przed włączeniem automatyki.

Zakładki integracji i za co odpowiadają

Przy eksporcie obowiązuje ta sama zasada co w innych integracjach ERP: „Eksportuj” pomija dokumenty już przekazane, a „Wyeksportuj wszystkie faktury ponownie” wysyła wszystko jeszcze raz. Z drugiej opcji korzystaj tylko wtedy, gdy wcześniejsze faktury z danego miesiąca zostały usunięte z Optimy – inaczej powstaną duplikaty.

Eksport XML z rejestru sprzedaży do Optimy

Jeśli nie potrzebujesz synchronizacji stanów, prostszym rozwiązaniem jest plik XML. Generujesz go w Base w dziale Zamówienia → Faktury → Rejestr sprzedaży, a księgowa importuje go w module księgowym Optimy. Plik obejmuje dokumenty sprzedaży, kontrahentów, pozycje, płatności i korekty. Pomoc Base opisuje kilka typowych problemów przy imporcie:

• Suma płatności nie zgadza się z kwotą dokumentu – sprawdź tryb sumowania w Optimie i wybierz odpowiednią opcję „Wyliczanie kwoty netto” przy generowaniu rejestru.

• Brak polskich znaków – ustaw opcję „Konwertuj litery do łacińskiego alfabetu” na „Tak”.

• Nie ustalono rodzaju korekty – upewnij się, że importujesz plik w poprawnym module; to rejestr sprzedaży.

• Nie znaleziono formy płatności – metody płatności z rejestru muszą istnieć w Optimie i mieć powiązania.

• Niezgodność identyfikatora bazy – kod bazy docelowej w Base musi odpowiadać nazwie bazy w Optimie (domyślnie wpisywane jest „k1”).

Optima jako źródło danych – jak to połączyć z resztą procesu

Model, w którym ERP jest źródłem prawdy o produktach, cenach i stanach, a Base obsługuje kanały sprzedaży, jest zgodny z ogólnym schematem integracji ERP opisanym w pomocy Base. Sprawdza się w firmach z większym asortymentem i kilkoma magazynami. Ma jednak konsekwencje: zmiany cen i stanów wprowadzasz w Optimie, a Base tylko je pobiera. Szerzej opisujemy to w tekście o tym, kiedy integracja Base z ERP jest potrzebna.

Drugi ważny element to KSeF. Integrator API Optimy nie obsługuje KSeF, więc musisz zdecydować, który system wysyła e-faktury – Base czy Optima. Pomoc Base zaleca jeden kanał wysyłki, żeby uniknąć duplikatów. Więcej przeczytasz w artykule o integracji BaseLinker KSeF. Jeśli wahasz się między Optimą a innym programem, porównaj też integrację z Subiektem GT i nexo oraz programy do faktur online.

Przykładowy przepływ danych między Base a Optimą

Żeby lepiej zrozumieć podział ról, warto prześledzić jedno zamówienie od początku do końca. Przykład dla wariantu API, w którym Optima jest źródłem stanów:

1. Optima aktualizuje stan produktu po przyjęciu dostawy, a Base pobiera go zgodnie z ustawioną częstotliwością synchronizacji.

2. Base przekazuje nowy stan do ofert na Allegro, w sklepie i na innych marketplace’ach.

3. Klient kupuje produkt, a zamówienie trafia do Base.

4. Akcja automatyczna wystawia w Base fakturę lub paragon, a integracja przekazuje dokument do Optimy jako FS lub PA.

5. Optima zmniejsza stan, a przy następnej synchronizacji Base pobiera aktualną ilość.

6. Przy zwrocie w Base powstaje korekta, która trafia do Optimy.

Ten schemat pokazuje, dlaczego częstotliwość synchronizacji ma znaczenie. Przy produktach rotujących szybko, z małymi stanami, zbyt rzadkie pobieranie zwiększa ryzyko sprzedaży towaru, którego już nie ma. Mechanizmy ochrony przed takimi sytuacjami opisujemy w tekście o synchronizacji stanów w BaseLinkerze.

Lista kontrolna przed wdrożeniem

• Czy wiesz, który system jest źródłem cen i stanów – Optima czy Base?

• Czy komputer z Optimą i WebAPI działa całą dobę i ma stały adres publiczny?

• Czy produkty w Optimie i w Base mają spójne kody (EAN, SKU), po których integracja je dopasuje?

• Czy formy płatności i usługi dostawy w Optimie odpowiadają tym, które pojawiają się w zamówieniach?

• Czy ustaliłeś z księgowym kanał wysyłki faktur do KSeF i sposób numeracji dokumentów?

Najczęściej zadawane pytania

Czy BaseLinker ma integrację z Comarch Optima?

Tak. Base oferuje integrację Comarch ERP Optima by Base działającą przez WebAPI oraz niezależny eksport XML z rejestru sprzedaży. API przekazuje dokumenty i pobiera produkty, ceny oraz stany, a XML służy do ręcznego importu sprzedaży w module księgowym.

Czy stany z Optimy aktualizują oferty w Base?

Tak, w wariancie API. W zakładkach Ceny i Stany włączasz synchronizację z Optimy do Base i ustawiasz jej częstotliwość, a w zakładce Magazyny wiążesz magazyny. Eksport XML nie synchronizuje stanów.

Dlaczego integracja pokazuje „0 dodane / 0 zaktualizowane”?

Według pomocy Base częstą przyczyną jest niezgodność wersji WebAPI z wersją Optimy po aktualizacji programu. Sprawdź też, czy komputer z Optimą jest włączony, a API dostępne z internetu.

Czy mogę sam skonfigurować integrację API z Optimą?

Środowisko po stronie Optimy przygotowujesz samodzielnie lub z serwisantem Comarch. Początkową konfigurację połączenia według pomocy Base przeprowadza specjalista Base po kontakcie z supportem. Ustawienia zakładek możesz potem zmieniać w panelu.

Czy Optima przez integrację wyśle faktury do KSeF?

Integrator API nie obsługuje KSeF. Do pliku XML możesz dodać numer KSeF nadany w Base. Ustal z księgowym, który system ma być jedynym kanałem wysyłki e-faktur.

Podsumowanie

Integracja BaseLinker Optima ma dwie twarze: pełne połączenie przez WebAPI, które przekazuje dokumenty i pobiera produkty, ceny oraz stany, oraz prosty eksport XML dla księgowości. API daje więcej, ale wymaga stałego, aktualnego środowiska i konfiguracji ze wsparciem Base. XML wystarczy, gdy Optima służy tylko do księgowania sprzedaży.

Jeśli chcesz połączyć Base z Comarch Optima i dobrać wariant do swoich procesów, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci to zaplanować i przeprowadzić – sprawdź nasze wdrożenie Base.