Synchronizacja stanów w BaseLinkerze – jak uniknąć sprzedaży bez towaru

Warunek konieczny: powiązanie ofert z produktami

Synchronizacja działa tylko dla ofert powiązanych z produktem w magazynie. Oferty wystawione przez Base są powiązane automatycznie. Oferty wystawione ręcznie na marketplace albo innym narzędziem trzeba najpierw zaimportować do Base, a potem powiązać z produktami. Bez tego moduł je pominie, a w logach zobaczysz je jako pominięte albo z informacją, że produkt nie istnieje w magazynie.

Powiązania łatwo zerwać niechcący. Usunięcie produktu z magazynu zrywa powiązanie, ale nie kończy oferty, która wtedy dalej sprzedaje bez kontroli stanu. Podobnie bywa przy zmianie SKU w sklepie lub ponownym imporcie katalogu. Jak tworzyć i sprawdzać powiązania, opisaliśmy w artykule powiązanie ofert z produktami w BaseLinkerze.

Kiedy zamówienie obniża stan w magazynie

Drugie ogniwo łańcucha to moment, w którym stan w magazynie faktycznie spada. Pomoc Base opisuje kilka zasad, które warto znać:

• Zamówienia z Allegro obniżają stan w momencie pobrania pełnych informacji o zamówieniu.

• Zamówienia z marketplace’ów z integracją dwukierunkową obniżają stan w momencie pobrania do systemu.

• Zamówienia dodane ręcznie trzeba potwierdzić przyciskiem na karcie zamówienia, inaczej nie zmniejszą stanu.

• Zamówienia z platform bez integracji dwukierunkowej nie obniżają stanu automatycznie.

• Moment realizacji – w katalogu Base stan schodzi domyślnie przy potwierdzeniu zamówienia, ale możesz to zmienić w ustawieniach zamówień.

Jeśli prowadzisz katalog w Base i sprzedajesz szybko rotujący towar, rozważ włączenie rezerwacji stanów. Produkty z zamówienia są wtedy rezerwowane w katalogu od razu po pobraniu zamówienia, a na liście produktów widzisz liczbę zarezerwowanych sztuk. Więcej o budowie katalogu piszemy w tekście magazyn BaseLinker.

Synchronizacja stanów między sklepem, hurtownią i Base

Moduł stanów dla kont marketplace to jedno, a synchronizacja między magazynami to drugie. W integracjach sklepów i hurtowni ustawiasz kierunek: albo sklep jest nadrzędny i Base pobiera z niego stany, albo Base jest nadrzędny i wysyła stany do sklepu, który staje się podrzędny. W przypadku hurtowni najczęściej stany płyną z hurtowni do Base.

W ustawieniach magazynów Base pokazuje kolorami, z jakimi integracjami synchronizowany jest dany magazyn: niebieski oznacza pobieranie stanów do Base, zielony – wysyłanie stanów z Base, a szary – integracje, które korzystają z magazynu przy wystawianiu, ale go nie synchronizują. To dobre miejsce, żeby jednym spojrzeniem sprawdzić, czy przepływ danych jest taki, jak zakładasz.

Zasada, której się trzymamy przy wdrożeniach: dla każdego magazynu ma być jedno źródło prawdy. Dwa systemy, które jednocześnie nadpisują sobie stany, to prosta droga do błędów, których nikt nie potrafi później odtworzyć.

Logi synchronizacji – jak sprawdzić, co zrobił moduł

W zakładce stanów każdego konta znajdziesz logi z ostatnich akcji modułu. Po otwarciu podglądu widzisz między innymi liczbę sprawdzonych, pominiętych, zmienionych i zakończonych ofert, oferty ze stanem bez zmian oraz te, które przekraczają ustawioną maksymalną ilość. Na dole zakładki jest wyszukiwarka, w której sprawdzisz historię konkretnej oferty po jej numerze.

Pomoc Base zaleca wyrywkowe sprawdzenie logów po kilku pierwszych interwałach synchronizacji. Z naszej strony dodamy: rób to także po każdej większej zmianie, na przykład po imporcie katalogu, podłączeniu nowej hurtowni czy zmianie SKU. Szczegółową listę kontrolną na wypadek problemów znajdziesz w artykule stany nie aktualizują się w BaseLinkerze.

Najczęstsze przyczyny sprzedaży bez towaru

Kiedy klient kupuje produkt, którego nie ma, przyczyna prawie zawsze leży w jednym z poniższych punktów.

1. Oferta niepowiązana z produktem – najczęściej oferty wystawione poza Base i niezaimportowane.

2. Zbyt rzadka synchronizacja – interwał co 8 godzin przy szybko rotującym towarze.

3. Wyłączona synchronizacja na pojedynczych ofertach – ktoś wyłączył ją ręcznie i zapomniał włączyć.

4. Zestawy i komplety – stan zestawu musi wynikać ze stanów składników. Jak to ustawić, piszemy w tekście zestawy produktów w BaseLinkerze.

5. Ręczne zmiany stanów w kilku miejscach – zespół poprawia stany w sklepie i w Base jednocześnie.

Jeżeli sprzedajesz głównie na Allegro, przeczytaj też nasz ogólny poradnik synchronizacja stanów magazynowych z Allegro, w którym porównujemy różne podejścia do tego problemu.

Najczęściej zadawane pytania

Jak często BaseLinker synchronizuje stany na Allegro?

Moduł synchronizacji stanów dla konta marketplace działa co 8 godzin, co godzinę albo na żywo – zależnie od ustawienia. Synchronizacja na żywo nie jest dostępna w planie Freemium.

Dlaczego synchronizacja stanów nie działa mimo włączonego modułu?

Najczęściej moduł nie został skonfigurowany albo oferty nie są powiązane z produktami w magazynie. Sprawdź opcje modułu, logi synchronizacji oraz to, czy oferty zostały zaimportowane do Base.

Czy lepiej kończyć ofertę, czy ustawiać stan zero?

Jeśli marketplace pozwala na ofertę z zerową ilością, zwykle lepiej z tego skorzystać, bo po dostawie oferta wraca do sprzedaży z zachowaną historią. Kończenie ofert ma sens przy towarze, który nie wróci na stan.

Czy mogę wyłączyć synchronizację dla wybranych ofert?

Tak, synchronizację wyłączysz w edycji konkretnej oferty albo operacją masową w zarządzaniu ofertami. Pamiętaj tylko, żeby prowadzić listę takich wyjątków, bo łatwo o nich zapomnieć.

Czy synchronizacja obejmuje oferty wystawione poza Base?

Tak, ale dopiero po imporcie ofert do Base i powiązaniu ich z produktami w magazynie. Do tego czasu moduł ich nie aktualizuje.

Co to jest dzienny limit kończonych ofert?

To maksymalna liczba ofert, które moduł może zakończyć w ciągu dnia z powodu zerowego stanu. Niski limit chroni przed masowym zamknięciem ofert, gdy dane w magazynie zostaną omyłkowo wyzerowane.

Podsumowanie

Synchronizacja stanów w BaseLinkerze działa dobrze, gdy wszystkie ogniwa są na miejscu: oferty powiązane z produktami, skonfigurowany moduł na każdym koncie, odpowiedni interwał i jedno źródło prawdy dla każdego magazynu. Do tego regularne zaglądanie do logów i rozsądny limit kończonych ofert – i sprzedaż bez towaru staje się rzadkim wyjątkiem.

Jeśli stany w Twoich kanałach się rozjeżdżają albo planujesz wejście na kolejne marketplace’y, sprawdzimy konfigurację jako certyfikowany partner wdrożeń Base – zobacz, jak wygląda nasze wdrożenie Base.