Magazyn BaseLinker – jak prowadzić katalog produktów i stany w Base

Magazyn BaseLinker to miejsce, w którym żyją Twoje produkty: nazwy, zdjęcia, EAN-y, ceny i przede wszystkim stany. Od tego, jak go zbudujesz, zależy, czy oferty na Allegro i innych marketplace’ach pokazują prawdziwą dostępność, czy co jakiś czas sprzedajesz towar, którego nie ma na półce. W Base (dawniej BaseLinker) magazyn może być wbudowanym katalogiem systemu albo magazynem podłączonego sklepu, hurtowni lub ERP.

W tym artykule wyjaśniamy, jak zbudowany jest magazyn w Base, czym różni się katalog od magazynu i grupy cenowej, kiedy wybrać katalog Base, a kiedy zostać przy magazynie sklepu, oraz jak dokładnie zmieniają się stany po zamówieniu. Na końcu znajdziesz dobre praktyki i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest magazyn w BaseLinkerze

W Base słowo „magazyn” ma dwa znaczenia. Pierwsze to źródło produktów, z którego wystawiasz oferty i które synchronizujesz z marketplace’ami. Może nim być sklep internetowy, hurtownia, system ERP albo wbudowany Manager produktów, czyli katalog Base. Drugie znaczenie jest węższe: magazyn to fizyczne miejsce przechowywania towaru, przypisane do katalogu, z własnym stanem i lokalizacjami.

To rozróżnienie jest kluczowe przy wdrożeniu. Jeśli prowadzisz katalog w Base, każdy produkt ma przypisany jeden stan w ramach jednego magazynu oraz dowolną liczbę lokalizacji. Gdy potrzebujesz kilku stanów – na przykład dla dwóch hal, towaru uszkodzonego albo produktów z hurtowni – tworzysz kolejne magazyny i przypisujesz je do katalogu.

Katalog, magazyny i grupy cenowe w Base

Manager produktów w Base opiera się na trzech elementach. Warto je dobrze zrozumieć, zanim zaimportujesz pierwszy plik z produktami.

Element	Do czego służy	Gdzie go ustawisz
Katalog	Zbiór produktów z własnymi ustawieniami, na przykład językami, magazynami, grupami cenowymi i rezerwacjami	Produkty → Ustawienia → Katalogi
Magazyn	Fizyczne miejsce przechowywania z osobnym stanem, lokalizacjami, dokumentami, dostawami i inwentaryzacjami	Produkty → Ustawienia → Magazyny
Grupa cenowa	Dodatkowe pole ceny, na przykład dla innego kanału sprzedaży, innej waluty lub grupy klientów	Produkty → Ustawienia → Grupy cenowe
Lokalizacja	Konkretne miejsce na półce lub regale, przydatne przy zbieraniu zamówień	Produkty → Ustawienia → Lokalizacje

Do jednego katalogu możesz przypisać wiele magazynów i wiele grup cenowych. Każdy magazyn ma oddzielne dokumenty, dostawy i inwentaryzacje, a dane adresowe magazynu wykorzystywane są w dokumentach magazynowych. Na liście produktów możesz przełączać się między magazynami, jeśli katalog ma ich więcej niż jeden.

Grupy cenowe działają podobnie jak magazyny, tylko dla cen. Każda grupa może mieć własną walutę, a do konta marketplace możesz przypisać konkretną grupę – na przykład ceny w euro dla Kauflandu w Niemczech. Grupę cenową da się też synchronizować z zewnętrznym źródłem: jako nadrzędna przekazuje ceny do kanałów sprzedaży, a jako podrzędna cyklicznie pobiera je na przykład ze sklepu lub hurtowni.

Magazyn sklepu czy katalog Base – co wybrać

To decyzja, która wpływa na wszystkie kolejne etapy wdrożenia. Nie ma jednej dobrej odpowiedzi, ale są sytuacje, w których jedna z opcji wyraźnie wygrywa.

Magazyn sklepu jako źródło – dobry, gdy masz jeden sklep, w nim zarządzasz asortymentem, a marketplace’y są dodatkowym kanałem. Base pobiera produkty i stany ze sklepu i przekazuje je dalej.
Katalog Base jako źródło – lepszy, gdy masz kilka sklepów, sprzedajesz głównie na marketplace’ach, nie masz sklepu albo chcesz korzystać z dokumentów magazynowych, lokalizacji i WMS.
ERP jako źródło – gdy stany i ceny prowadzi system księgowo-magazynowy, a Base ma je tylko odbierać i dystrybuować do kanałów sprzedaży.
Model mieszany – na przykład katalog Base jako główny, plus osobny magazyn synchronizowany z hurtownią dropshippingową.

W praktyce wiele firm zaczyna od magazynu sklepu i z czasem przenosi się do katalogu Base, gdy przybywa kanałów sprzedaży. Jeśli planujesz taki ruch, zadbaj od początku o spójne SKU i EAN. Jak to zrobić, opisaliśmy w tekście EAN i SKU w BaseLinkerze.

Magazyn BaseLinker to miejsce, w którym żyją Twoje produkty: nazwy, zdjęcia, EAN-y, ceny i przede wszystkim stany. Od tego, jak go zbudujesz, zależy, czy oferty na Allegro i innych marketplace’ach pokazują prawdziwą dostępność, czy co jakiś czas sprzedajesz towar, którego nie ma na półce. W Base (dawniej BaseLinker) magazyn może być wbudowanym katalogiem systemu albo magazynem podłączonego sklepu, hurtowni lub ERP.

W tym artykule wyjaśniamy, jak zbudowany jest magazyn w Base, czym różni się katalog od magazynu i grupy cenowej, kiedy wybrać katalog Base, a kiedy zostać przy magazynie sklepu, oraz jak dokładnie zmieniają się stany po zamówieniu. Na końcu znajdziesz dobre praktyki i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest magazyn w BaseLinkerze

W Base słowo „magazyn” ma dwa znaczenia. Pierwsze to źródło produktów, z którego wystawiasz oferty i które synchronizujesz z marketplace’ami. Może nim być sklep internetowy, hurtownia, system ERP albo wbudowany Manager produktów, czyli katalog Base. Drugie znaczenie jest węższe: magazyn to fizyczne miejsce przechowywania towaru, przypisane do katalogu, z własnym stanem i lokalizacjami.

To rozróżnienie jest kluczowe przy wdrożeniu. Jeśli prowadzisz katalog w Base, każdy produkt ma przypisany jeden stan w ramach jednego magazynu oraz dowolną liczbę lokalizacji. Gdy potrzebujesz kilku stanów – na przykład dla dwóch hal, towaru uszkodzonego albo produktów z hurtowni – tworzysz kolejne magazyny i przypisujesz je do katalogu.

Katalog, magazyny i grupy cenowe w Base

Manager produktów w Base opiera się na trzech elementach. Warto je dobrze zrozumieć, zanim zaimportujesz pierwszy plik z produktami.

Element	Do czego służy	Gdzie go ustawisz
Katalog	Zbiór produktów z własnymi ustawieniami, na przykład językami, magazynami, grupami cenowymi i rezerwacjami	Produkty → Ustawienia → Katalogi
Magazyn	Fizyczne miejsce przechowywania z osobnym stanem, lokalizacjami, dokumentami, dostawami i inwentaryzacjami	Produkty → Ustawienia → Magazyny
Grupa cenowa	Dodatkowe pole ceny, na przykład dla innego kanału sprzedaży, innej waluty lub grupy klientów	Produkty → Ustawienia → Grupy cenowe
Lokalizacja	Konkretne miejsce na półce lub regale, przydatne przy zbieraniu zamówień	Produkty → Ustawienia → Lokalizacje

Do jednego katalogu możesz przypisać wiele magazynów i wiele grup cenowych. Każdy magazyn ma oddzielne dokumenty, dostawy i inwentaryzacje, a dane adresowe magazynu wykorzystywane są w dokumentach magazynowych. Na liście produktów możesz przełączać się między magazynami, jeśli katalog ma ich więcej niż jeden.

Grupy cenowe działają podobnie jak magazyny, tylko dla cen. Każda grupa może mieć własną walutę, a do konta marketplace możesz przypisać konkretną grupę – na przykład ceny w euro dla Kauflandu w Niemczech. Grupę cenową da się też synchronizować z zewnętrznym źródłem: jako nadrzędna przekazuje ceny do kanałów sprzedaży, a jako podrzędna cyklicznie pobiera je na przykład ze sklepu lub hurtowni.

Magazyn sklepu czy katalog Base – co wybrać

To decyzja, która wpływa na wszystkie kolejne etapy wdrożenia. Nie ma jednej dobrej odpowiedzi, ale są sytuacje, w których jedna z opcji wyraźnie wygrywa.

Magazyn sklepu jako źródło – dobry, gdy masz jeden sklep, w nim zarządzasz asortymentem, a marketplace’y są dodatkowym kanałem. Base pobiera produkty i stany ze sklepu i przekazuje je dalej.
Katalog Base jako źródło – lepszy, gdy masz kilka sklepów, sprzedajesz głównie na marketplace’ach, nie masz sklepu albo chcesz korzystać z dokumentów magazynowych, lokalizacji i WMS.
ERP jako źródło – gdy stany i ceny prowadzi system księgowo-magazynowy, a Base ma je tylko odbierać i dystrybuować do kanałów sprzedaży.
Model mieszany – na przykład katalog Base jako główny, plus osobny magazyn synchronizowany z hurtownią dropshippingową.

W praktyce wiele firm zaczyna od magazynu sklepu i z czasem przenosi się do katalogu Base, gdy przybywa kanałów sprzedaży. Jeśli planujesz taki ruch, zadbaj od początku o spójne SKU i EAN. Jak to zrobić, opisaliśmy w tekście EAN i SKU w BaseLinkerze.

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Jak dodać produkty do magazynu BaseLinker

Produkty do katalogu Base możesz wprowadzić na kilka sposobów. Najczęściej łączy się dwa lub trzy z nich, zależnie od tego, skąd pochodzi asortyment.

Ręcznie – na karcie produktu uzupełniasz nazwę, opis, zdjęcia, parametry, EAN, SKU, wagę, cenę i stan. Dobre przy pojedynczych produktach i do testów.
Import z pliku CSV lub XML – najszybszy sposób na duży katalog. Pliki możesz też wyeksportować, poprawić i zaimportować ponownie, zmieniając dane tylko w wybranym magazynie lub grupie cenowej.
Import ze sklepu lub hurtowni – Base pobiera produkty z podłączonej integracji. Szczegóły pracy z plikami hurtowni znajdziesz w artykule integracja hurtowni z BaseLinkerem.
Tworzenie produktów z ofert marketplace – jeśli nie masz sklepu, a asortyment jest już wystawiony na Allegro, możesz zaimportować oferty z opcją utworzenia produktów w katalogu.

Niezależnie od metody sprawdź po imporcie kilka produktów ręcznie: czy warianty trafiły na właściwe miejsca, czy zdjęcia się wczytały i czy stany zgadzają się z rzeczywistością. Błąd w pliku importu powielony na tysiąc produktów kosztuje więcej niż godzina kontroli.

Stany magazynowe w Base – kiedy się zmieniają

Sprzedawcy często pytają, w którym momencie zamówienie zmniejsza stan. Odpowiedź zależy od kilku ustawień, dlatego warto je znać przed startem sprzedaży.

Zgodnie z pomocą Base obniżenie stanu w katalogu następuje w momencie realizacji zamówienia, domyślnie przy jego potwierdzeniu. Moment ten możesz zmienić w ustawieniach zamówień. Warunkiem jest to, żeby oferta, z której przyszło zamówienie, była w Base i była powiązana z produktem z magazynu. Zamówienia z Allegro obniżają stan po pobraniu pełnych informacji o zamówieniu, a zamówienia dodane ręcznie trzeba dodatkowo potwierdzić.

Rezerwacja stanów

W ustawieniach katalogu możesz włączyć rezerwację stanów. Wtedy produkty z zamówienia są rezerwowane w katalogu od razu po pobraniu zamówienia do systemu, a na liście produktów w kolumnie stanu widzisz w nawiasie liczbę zarezerwowanych sztuk. Na karcie zamówienia pojawia się informacja, czy zamówienie jest zarezerwowane, czy już zrealizowane. To dobre zabezpieczenie przy szybko rotującym towarze i wielu kanałach sprzedaży.

Szerzej o tym, jak stany przepływają do ofert, piszemy w artykule o synchronizacji stanów w BaseLinkerze. Pamiętaj też, że usunięcie produktu z magazynu zrywa powiązanie z ofertą, ale nie kończy jej automatycznie. Taka oferta może dalej przyjmować zamówienia, choć system nie kontroluje już jej stanu, dlatego przed porządkami w katalogu zawsze sprawdź, które produkty mają aktywne oferty.

Kilka magazynów i lokalizacje

Kolejne magazyny przydają się, gdy towar leży w różnych miejscach, gdy chcesz osobno ewidencjonować straty lub egzemplarze używane, albo gdy pobierasz stany z zewnętrznego źródła. W tym ostatnim przypadku Base sam utworzy tak zwany magazyn specjalny w momencie włączenia pobierania stanów ze sklepu lub hurtowni. Taki magazyn jest zablokowany do ręcznej edycji.

W ustawieniach każdego konta marketplace możesz wskazać, z którego magazynu mają być brane stany, albo wybrać sumowanie stanów ze wszystkich źródeł. W ramach magazynu każdy produkt może mieć wiele lokalizacji, które później wyświetlają się na liście zamówień i w asystencie zbierania. Pełny opis znajdziesz w tekście wiele magazynów w Base.

Zwróć uwagę na koszty. Cennik Base przewiduje dodatkowe opłaty za kolejne magazyny podłączone w określony sposób, a część opcji wymaga planu Business. Zasady potrafią się zmieniać, dlatego przed rozbudową struktury sprawdź aktualny cennik Base.

Dokumenty magazynowe i WMS w katalogu Base

Dla firm, które muszą prowadzić pełną ewidencję, Base ma opcję ścisłej kontroli magazynowej włączaną osobno dla każdego katalogu. Po jej włączeniu stan zmienia się wyłącznie przez dokumenty, na przykład PZ przy dostawie i WZ przy realizacji zamówienia, a system pilnuje unikalności SKU w katalogu. Szczegóły omawiamy w tekście dokumenty magazynowe w BaseLinkerze.

Na katalogu z dokumentami magazynowymi możesz przełączyć WMS z trybu podstawowego na zaawansowany, który śledzi stan w konkretnych lokalizacjach, partie i numery seryjne. Według strony Base moduł WMS jest dostępny w każdym abonamencie. Jak wykorzystać go do zbierania i pakowania, piszemy w artykule WMS w Base.

Dobre praktyki prowadzenia katalogu w Base

Z naszych wdrożeń wynika kilka zasad, które oszczędzają najwięcej problemów w kolejnych miesiącach.

Unikalne SKU od pierwszego dnia – zmiana SKU po podłączeniu kanałów sprzedaży oznacza dużo pracy z powiązaniami.
EAN tam, gdzie to możliwe – ułatwia wystawianie, katalogi produktów marketplace’ów i skanowanie w magazynie.
Waga i wymiary przy produktach – przydają się przy nadawaniu paczek i automatycznym doborze kartonu.
Jeden katalog na jeden model pracy – osobny katalog ma sens, gdy produkty mają inne zasady, a nie tylko inną kategorię.
Ostrożnie z ręczną zmianą stanów – jeśli zespół poprawia stany ręcznie, rozważ dokumenty magazynowe albo przynajmniej regularne inwentaryzacje.

Najczęściej zadawane pytania

Czy magazyn BaseLinker jest dostępny w darmowym planie?

Tak, katalog produktów jest częścią systemu także w planie Freemium, ale z limitami, na przykład dotyczącymi liczby produktów i częstotliwości synchronizacji. Aktualne limity sprawdź w cenniku Base.

Czy jeden produkt może mieć różne stany w kilku magazynach?

Tak. Po przypisaniu kilku magazynów do katalogu każdy produkt i wariant ma osobne pole stanu dla każdego magazynu. Każde konto marketplace może korzystać z wybranego magazynu albo z sumy stanów.

Kiedy zamówienie zmniejsza stan w katalogu Base?

Domyślnie w momencie realizacji zamówienia, czyli przy jego potwierdzeniu. Moment ten zmienisz w ustawieniach zamówień, a włączenie rezerwacji sprawi, że produkty będą rezerwowane od razu po pobraniu zamówienia.

Czy mogę zmieniać stany przez import pliku?

Tak, jeśli katalog nie ma włączonej ścisłej kontroli magazynowej. Po jej włączeniu stany zmieniają się wyłącznie przez dokumenty magazynowe, a nie ręcznie, plikiem czy przez API.

Czym jest magazyn specjalny w Base?

To magazyn tworzony automatycznie, gdy włączysz pobieranie stanów ze sklepu lub hurtowni do katalogu Base. Służy do przechowywania stanów z zewnętrznego źródła i jest zablokowany do ręcznej edycji.

Czy warto przenieść magazyn ze sklepu do Base?

Warto, gdy sprzedajesz w wielu kanałach, masz kilka sklepów albo potrzebujesz lokalizacji, dokumentów i WMS. Przy jednym sklepie i niewielkiej sprzedaży na marketplace’ach magazyn sklepu często w zupełności wystarcza.

Podsumowanie

Magazyn BaseLinker to fundament całego systemu: od niego zależą oferty, synchronizacja, pakowanie i dokumenty. Dobrze zaprojektowany katalog z jasnym podziałem na magazyny, grupy cenowe i lokalizacje pozwala dokładać kolejne kanały sprzedaży bez ryzyka, że stany zaczną się rozjeżdżać.

Jeśli zastanawiasz się, czy przenieść magazyn do Base albo jak uporządkować obecny katalog, pomożemy jako certyfikowany partner wdrożeń Base – zobacz, jak wygląda nasze wdrożenie Base.