WMS w Base – jak zorganizować magazyn: zbieranie, pakowanie, lokalizacje

WMS w Base to zestaw funkcji, które przenoszą pracę magazynu do tego samego panelu, w którym obsługujesz zamówienia: lokalizacje na półkach, prowadzenie magazyniera po najkrótszej trasie, kontrolę pakowania skanerem i dokumenty magazynowe. Dla sklepu, który wysyła kilkadziesiąt czy kilkaset paczek dziennie, to różnica między magazynem opartym na pamięci jednej osoby a procesem, który działa tak samo niezależnie od tego, kto jest na zmianie.

W tym artykule pokazujemy, jak zbudowany jest WMS w Base (dawniej BaseLinker), czym różni się tryb podstawowy od zaawansowanego, jak zaplanować lokalizacje oraz jak zorganizować zbieranie i pakowanie zamówień. Znajdziesz tu tabelę porównawczą trybów, listę kroków wdrożenia i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest WMS w Base i co obejmuje

WMS, czyli system zarządzania magazynem, odpowiada za to, gdzie leży towar, kto i w jakiej kolejności go zbiera oraz jak sprawdzić, że do paczki trafiło to, co zamówił klient. W Base te funkcje są rozłożone między Manager produktów, gdzie definiujesz magazyny i lokalizacje, a Manager zamówień, gdzie działa Asystent Zbierania i Pakowania.

Według strony Base moduł WMS jest dostępny w każdym abonamencie, także w planie Freemium, bez dodatkowej opłaty. Do obsługi z poziomu telefonu, tabletu lub kolektora danych służy WMS App – widok Base dostosowany do małych ekranów, działający w przeglądarce, ze skanowaniem kodów aparatem telefonu. Szczegóły opisujemy w tekście aplikacja WMS Base.

Lokalizacje – strefy, regały i miejsca na półkach, z typami, priorytetami i etykietami z kodami.
Zbieranie zamówień – grupowo dla wielu zamówień, do koszyków albo pojedynczo, z podpowiedzią lokalizacji.
Pakowanie – Asystent Pakowania sprawdza skanowane produkty, sygnalizuje błędy i może uruchamiać akcje automatyczne.
Kontrola magazynu – dostawy, dokumenty magazynowe, inwentaryzacje, transfery i wartość magazynu.
WMS App – obsługa zbierania, pakowania i innych zadań magazynowych z urządzeń mobilnych.

Kiedy warto wdrożyć WMS w Base

Nie każdy sklep potrzebuje od razu pełnego WMS, ale są sygnały, których nie warto ignorować. Jeśli rozpoznajesz u siebie kilka z nich, uporządkowanie magazynu zwykle zwraca się szybciej, niż się wydaje.

Nowy pracownik przez pierwsze tygodnie nie wie, gdzie co leży, i ciągle pyta doświadczonych kolegów.
Zdarzają się pomyłki w paczkach – zły rozmiar, kolor albo brakująca sztuka – a reklamacje z tego powodu wracają co tydzień.
Stany w systemie regularnie różnią się od tego, co jest na półkach.
W szczycie sezonu wysyłki opóźniają się, bo zbieranie zamówień trwa zbyt długo.
Towar leży w kilku pomieszczeniach albo magazynach i trudno go szybko odnaleźć.

WMS podstawowy i zaawansowany – różnice

Base oferuje dwa tryby zarządzania magazynem. Wybór ma duże znaczenie, bo wpływa na sposób przyjmowania dostaw, liczenia stanów i pracę magazynierów.

Cecha	WMS podstawowy	WMS zaawansowany
Dostępność	Domyślnie włączony na każdym koncie	Wymaga katalogu z dokumentami magazynowymi w trybie ścisłej kontroli
Stan magazynowy	Wspólny stan produktu w magazynie	Stan śledzony w konkretnych lokalizacjach
Lokalizacje	Wiele lokalizacji bez dokładnego stanu w każdej z nich	Każda sztuka może mieć przypisaną lokalizację
Partie i numery seryjne	Brak	Partie, numery seryjne, daty ważności i ceny zakupu dla sztuki towaru
Priorytet zbierania	Najbliższa lokalizacja lub najwyższy priorytet	Dodatkowo największa ilość, najmniejsza wystarczająca ilość, najkrótsza lub najdłuższa data przydatności

Tryb zmieniasz w edycji katalogu, ale tylko dla katalogów z włączoną opcją dokumentów magazynowych w trybie ścisłej kontroli. Od tego momentu stany zmieniają się wyłącznie przez dokumenty, na przykład PZ przy dostawie i WZ przy realizacji zamówienia. Więcej o tym piszemy w artykule dokumenty magazynowe w BaseLinkerze.

Z naszego doświadczenia: tryb podstawowy w zupełności wystarcza sklepom z jednym magazynem i towarem bez dat ważności. Tryb zaawansowany warto rozważyć przy kosmetykach, żywności, suplementach, elektronice z numerami seryjnymi albo przy kilku tysiącach SKU rozłożonych na wiele regałów.

Wykres – sześć etapów pracy magazynu w Base, od przyjęcia dostawy do wysyłki paczki. [#chart:b29]

WMS w Base to zestaw funkcji, które przenoszą pracę magazynu do tego samego panelu, w którym obsługujesz zamówienia: lokalizacje na półkach, prowadzenie magazyniera po najkrótszej trasie, kontrolę pakowania skanerem i dokumenty magazynowe. Dla sklepu, który wysyła kilkadziesiąt czy kilkaset paczek dziennie, to różnica między magazynem opartym na pamięci jednej osoby a procesem, który działa tak samo niezależnie od tego, kto jest na zmianie.

W tym artykule pokazujemy, jak zbudowany jest WMS w Base (dawniej BaseLinker), czym różni się tryb podstawowy od zaawansowanego, jak zaplanować lokalizacje oraz jak zorganizować zbieranie i pakowanie zamówień. Znajdziesz tu tabelę porównawczą trybów, listę kroków wdrożenia i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Czym jest WMS w Base i co obejmuje

WMS, czyli system zarządzania magazynem, odpowiada za to, gdzie leży towar, kto i w jakiej kolejności go zbiera oraz jak sprawdzić, że do paczki trafiło to, co zamówił klient. W Base te funkcje są rozłożone między Manager produktów, gdzie definiujesz magazyny i lokalizacje, a Manager zamówień, gdzie działa Asystent Zbierania i Pakowania.

Według strony Base moduł WMS jest dostępny w każdym abonamencie, także w planie Freemium, bez dodatkowej opłaty. Do obsługi z poziomu telefonu, tabletu lub kolektora danych służy WMS App – widok Base dostosowany do małych ekranów, działający w przeglądarce, ze skanowaniem kodów aparatem telefonu. Szczegóły opisujemy w tekście aplikacja WMS Base.

Lokalizacje – strefy, regały i miejsca na półkach, z typami, priorytetami i etykietami z kodami.
Zbieranie zamówień – grupowo dla wielu zamówień, do koszyków albo pojedynczo, z podpowiedzią lokalizacji.
Pakowanie – Asystent Pakowania sprawdza skanowane produkty, sygnalizuje błędy i może uruchamiać akcje automatyczne.
Kontrola magazynu – dostawy, dokumenty magazynowe, inwentaryzacje, transfery i wartość magazynu.
WMS App – obsługa zbierania, pakowania i innych zadań magazynowych z urządzeń mobilnych.

Kiedy warto wdrożyć WMS w Base

Nie każdy sklep potrzebuje od razu pełnego WMS, ale są sygnały, których nie warto ignorować. Jeśli rozpoznajesz u siebie kilka z nich, uporządkowanie magazynu zwykle zwraca się szybciej, niż się wydaje.

Nowy pracownik przez pierwsze tygodnie nie wie, gdzie co leży, i ciągle pyta doświadczonych kolegów.
Zdarzają się pomyłki w paczkach – zły rozmiar, kolor albo brakująca sztuka – a reklamacje z tego powodu wracają co tydzień.
Stany w systemie regularnie różnią się od tego, co jest na półkach.
W szczycie sezonu wysyłki opóźniają się, bo zbieranie zamówień trwa zbyt długo.
Towar leży w kilku pomieszczeniach albo magazynach i trudno go szybko odnaleźć.

WMS podstawowy i zaawansowany – różnice

Base oferuje dwa tryby zarządzania magazynem. Wybór ma duże znaczenie, bo wpływa na sposób przyjmowania dostaw, liczenia stanów i pracę magazynierów.

Cecha	WMS podstawowy	WMS zaawansowany
Dostępność	Domyślnie włączony na każdym koncie	Wymaga katalogu z dokumentami magazynowymi w trybie ścisłej kontroli
Stan magazynowy	Wspólny stan produktu w magazynie	Stan śledzony w konkretnych lokalizacjach
Lokalizacje	Wiele lokalizacji bez dokładnego stanu w każdej z nich	Każda sztuka może mieć przypisaną lokalizację
Partie i numery seryjne	Brak	Partie, numery seryjne, daty ważności i ceny zakupu dla sztuki towaru
Priorytet zbierania	Najbliższa lokalizacja lub najwyższy priorytet	Dodatkowo największa ilość, najmniejsza wystarczająca ilość, najkrótsza lub najdłuższa data przydatności

Tryb zmieniasz w edycji katalogu, ale tylko dla katalogów z włączoną opcją dokumentów magazynowych w trybie ścisłej kontroli. Od tego momentu stany zmieniają się wyłącznie przez dokumenty, na przykład PZ przy dostawie i WZ przy realizacji zamówienia. Więcej o tym piszemy w artykule dokumenty magazynowe w BaseLinkerze.

Z naszego doświadczenia: tryb podstawowy w zupełności wystarcza sklepom z jednym magazynem i towarem bez dat ważności. Tryb zaawansowany warto rozważyć przy kosmetykach, żywności, suplementach, elektronice z numerami seryjnymi albo przy kilku tysiącach SKU rozłożonych na wiele regałów.

Wykres – sześć etapów pracy magazynu w Base, od przyjęcia dostawy do wysyłki paczki. [#chart:b29]

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Skorzystaj z darmowego audytu konta Allegro

Szybkie i proste poprawki

Analiza ofert i sklepu

Kluczowe wskazówki na przyszłość

Lokalizacje w magazynie – jak je zaplanować

Lokalizacje to fundament każdego WMS. Bez nich system nie wie, dokąd wysłać magazyniera, a inwentaryzacja zamienia się w przeszukiwanie półek. W Base lokalizacje dodajesz w ustawieniach produktów, pojedynczo albo masowo, a każda z nich ma kolor, nazwę, typ, informację o dostępności w zbieraniu oraz priorytet zbierania.

Dobrą praktyką jest nazewnictwo oparte na adresie, na przykład A-01-02, czyli regał A, poziom 1, miejsce 2. Base pozwala grupować lokalizacje w strefy i regały, z prefiksami, a etykiety z kodem kreskowym lub QR generuje na podstawie nazwy lokalizacji. Etykiety pobierzesz w PDF dla pojedynczej lokalizacji albo dla wielu naraz.

Typy lokalizacji – określasz maksymalną liczbę produktów, wagę i wymiary, a także oznaczasz lokalizacje transferowe.
Szybkie tworzenie lokalizacji – opcja katalogu, która pozwala dodawać nowe lokalizacje z karty produktu, przez API i z pliku.
Priorytet zbierania – decyduje, z której lokalizacji system każe pobrać produkt, gdy leży w kilku miejscach.
Lokalizacje specjalne – na przykład osobne miejsca na przyjęcia, zwroty czy towar uszkodzony.

Lokalizacje przypiszesz do produktów na karcie produktu, w edycji produktów w arkuszu albo przez API. Potem wyświetlą się na liście produktów, liście i karcie zamówienia, w Asystencie Zbierania i Pakowania, w dostawach oraz w inwentaryzacjach. Szczegóły planowania układu omawiamy w tekście lokalizacje magazynowe w BaseLinkerze.

Zbieranie zamówień w Base – tryby i szablony

Zbieranie to zwykle najbardziej czasochłonny etap pracy magazynu. Base obsługuje zbieranie metodą batch picking, czyli masową kompletację produktów dla wielu zamówień naraz. Do wyboru masz trzy tryby: zbieranie grupowe dla wszystkich dobranych zamówień, zbieranie do koszyków oraz zbieranie pojedyncze, gdy każde zamówienie kompletujesz osobno.

To, które zamówienia trafią do zbierania, określają szablony dobierania zamówień. Ustawiasz w nich liczbę zamówień lub produktów, statusy, sposoby dostawy i algorytm: najstarsze, najnowsze, zamówienia z podobnymi produktami albo według wartości pola dodatkowego. Szablon możesz przypisać do wybranych pracowników i wywoływać zeskanowaniem jego kodu kreskowego – magazynier skanuje kartkę przy stanowisku i od razu dostaje listę do zebrania.

Przy zbieraniu system pokazuje lokalizację produktu, a w ustawieniach możesz wymagać jej potwierdzenia kliknięciem lub skanem. Dobrze sprawdza się telefon lub tablet z WMS App, przymocowany do wózka, z kompaktowym skanerem Bluetooth.

Pakowanie i Asystent Pakowania

Asystent Pakowania prowadzi pracownika przez każde zamówienie. Zamówienie wybierasz zeskanowaniem kodu z wydruku, etykiety lub faktury albo zaznaczasz je na liście zamówień. Na ekranie widać produkty ze zdjęciem, EAN-em, SKU i atrybutami, a każdy zeskanowany kod oznacza jedną sztukę jako spakowaną.

Kolory pomagają uniknąć pomyłek: zamówienie bez spakowanych produktów jest białe, w trakcie pakowania żółte, zakończone zielone, a czerwień oznacza, że spakowano więcej, niż powinno być – z dodatkowym sygnałem dźwiękowym. Asystent może zrobić zdjęcie skompletowanej paczki, dopasować karton i uruchamiać zdarzenia własne powiązane z akcjami automatycznymi, na przykład utworzenie przesyłki i wydruk etykiety. Praktyczne scenariusze opisaliśmy w tekście pakowanie zamówień w BaseLinkerze.

Kontrola magazynu: dostawy, dokumenty i inwentaryzacje

Dział kontroli magazynu w Base obejmuje dostawy od dostawców, dokumenty magazynowe, inwentaryzacje, dostawy do fulfillmentu, codzienne zestawienie wartości magazynu, serie numeracji i szablony wydruków. Po przyjęciu dostawy system może automatycznie wystawić PZ, podnieść stany i przypisać lokalizacje.

Inwentaryzację możesz przeprowadzić dla całego magazynu albo cząstkowo, dla wybranych stref czy produktów, a po jej zamknięciu Base wystawia dokumenty korygujące. Jak zrobić to bez zatrzymywania wysyłek, piszemy w artykule inwentaryzacja w BaseLinkerze.

Wdrożenie WMS w Base krok po kroku

Wdrożenie WMS to nie tylko konfiguracja panelu, ale też zmiana sposobu pracy ludzi. Kolejność, która sprawdza się w naszych projektach:

Uporządkuj katalog – unikalne SKU, EAN-y przy produktach, wagi i wymiary. Więcej w tekście magazyn BaseLinker.
Zaprojektuj lokalizacje – strefy, regały, nazewnictwo i typy, a potem wydrukuj i naklej etykiety.
Przypisz produkty do lokalizacji – najlepiej przy okazji inwentaryzacji, żeby od razu zweryfikować stany.
Ustaw zbieranie i pakowanie – tryby zbierania, szablony dobierania, wymagane potwierdzenia lokalizacji, kartony.
Połącz z automatyzacją – akcje po spakowaniu: przesyłka, etykieta, zmiana statusu.
Przeszkol zespół i testuj – zacznij od jednej strefy lub jednego typu zamówień, zanim przełączysz cały magazyn.

Najczęściej zadawane pytania

Czy WMS w Base jest płatny?

Według strony Base moduł WMS jest dostępny w każdym abonamencie, także we Freemium, bez dodatkowej opłaty za moduł. Limity planów, na przykład liczba zamówień czy produktów, nadal obowiązują – sprawdź je w aktualnym cenniku Base.

Czym różni się WMS podstawowy od zaawansowanego?

Podstawowy ma wspólny stan produktu i wiele lokalizacji bez stanu w każdej z nich. Zaawansowany śledzi stan w konkretnych lokalizacjach, a także partie, numery seryjne i daty ważności, ale wymaga dokumentów magazynowych w trybie ścisłej kontroli.

Czy do WMS w Base potrzebuję kolektorów danych?

Nie musisz. WMS App działa w przeglądarce na telefonie lub tablecie i pozwala skanować kody aparatem. Przy dużym wolumenie warto jednak rozważyć skanery Bluetooth lub kolektory, bo są szybsze i wygodniejsze przy całodniowej pracy.

Jak Base wybiera lokalizację, z której zbierany jest produkt?

Według ustawienia priorytetu w katalogu – na przykład najbliższa lokalizacja w kolejności alfanumerycznej albo lokalizacja o najwyższym priorytecie. W trybie zaawansowanym dochodzą kryteria ilości i daty przydatności.

Czy mogę zbierać zamówienia grupowo dla wielu klientów?

Tak. Base obsługuje batch picking – zbieranie grupowe dla wszystkich dobranych zamówień, a także zbieranie do koszyków, które ułatwia późniejsze rozdzielenie produktów między paczki.

Od czego zacząć wdrożenie WMS w małym magazynie?

Od lokalizacji i Asystenta Pakowania. Nawet prosty podział na regały z etykietami i skanowanie produktów przy pakowaniu wyraźnie ograniczają pomyłki. Tryb zaawansowany i dokumenty możesz włączyć później.

Podsumowanie

WMS w Base pozwala zorganizować magazyn bez osobnego systemu: lokalizacje porządkują przestrzeń, zbieranie i Asystent Pakowania ograniczają pomyłki, a dokumenty i inwentaryzacje dają kontrolę nad stanami. Kluczem jest dobry projekt lokalizacji, uporządkowany katalog i stopniowe wdrażanie zmian w zespole.

Jeśli chcesz zaplanować WMS dla swojego magazynu albo usprawnić obecny proces zbierania i pakowania, pomożemy jako certyfikowany partner wdrożeń Base – zobacz, jak wygląda nasze wdrożenie Base.