BaseLinker Subiekt – integracja z Subiektem GT i nexo krok po kroku

Jak połączyć Base z Subiektem GT i nexo – krok po kroku

1. Dodaj integrację w Base. Przejdź do Integracje → Dodaj integrację, w sekcji Księgowość/ERP wyszukaj Subiekt GT Sfera albo Subiekt nexo. Tam znajdziesz też link do pobrania Base Bridge.

2. Zainstaluj Base Bridge na komputerze, na którym działa serwer Subiekta, i uruchom aplikację.

3. Połącz aplikację z kontem Base. W ustawieniach integracji kliknij „Ustaw w aplikacji” albo skopiuj klucz i wklej go ręcznie. W aplikacji powinien pojawić się status „Base.com: Podłączony”.

4. Połącz aplikację z Subiektem. W ustawieniach Base Bridge wybierz ERP i podaj: użytkownika i hasło SQL Servera, nazwę serwera (np. nazwa_komputera\INSERTGT), nazwę bazy z programu serwisowego oraz login i hasło operatora Subiekta.

5. Kliknij „Połącz” przy włączonym Subiekcie. Poprawne dane kończą się komunikatem o nawiązaniu połączenia.

6. Pobierz dane z Subiekta w zakładce Połączenie – magazyny, grupy cenowe, usługi dostawy i wzorce wydruków.

7. Skonfiguruj zakładki integracji – serie numeracji, płatności, dostawy, powody korekt, zamówienia i magazyny.

8. Przetestuj na kilku zamówieniach, zanim włączysz automatyczne przekazywanie.

Pomoc Base zaznacza, że hasło operatora nie powinno składać się z samych cyfr, a na komputerze nie może działać inna aplikacja integrująca Subiekta z Base. To dwie częste przyczyny problemów z połączeniem.

Ustawienia integracji – 9 zakładek, które trzeba przejść

W panelu Base integracja z Subiektem ma dziewięć zakładek. Każda wpływa na to, jak wyglądają dokumenty po stronie Subiekta:

Przy eksporcie uważaj na różnicę między dwiema opcjami. „Eksportuj” pomija faktury już przekazane, a „Wyeksportuj wszystkie faktury ponownie” wysyła wszystko jeszcze raz, co może zdublować dokumenty w Subiekcie. Z drugiej opcji korzystaj tylko wtedy, gdy masz pewność, że wcześniejsze dokumenty z danego okresu zostały usunięte po stronie Subiekta.

Jakie dokumenty utworzysz w Subiekcie przez Base Bridge

Integracja tworzy w Subiekcie faktury, paragony, korekty, ZK i WZ. Dla faktur pomoc Base opisuje cztery warianty: faktura bez ZK, faktura razem z ZK, faktura na podstawie wcześniej utworzonego ZK oraz faktura imienna do paragonu. Paragony mają analogiczne trzy warianty. ZK może powstać na podstawie pro formy, przez akcję automatyczną albo automatycznie po potwierdzeniu zamówienia w Base.

Kilka szczegółów, które mają duże znaczenie w praktyce:

• Korekty nie przechodzą same – trzeba utworzyć akcję automatyczną, która wskaże moduł ERP i zadeklaruje eksport korekty.

• Dokument na podstawie ZK – jeśli wybierzesz ten wariant, zmiany w zamówieniu po utworzeniu ZK nie trafią na fakturę ani paragon.

• Numer w ERP to nie numer ZK – na karcie zamówienia widzisz wewnętrzne ID z Subiekta; numer ZK możesz zapisywać w polu dodatkowym.

• WZ według statusu – dostępne w wersji Base Bridge ERP i wymaga pola dodatkowego typu plik oraz powiązania statusów.

Te reguły łatwo połączyć ze statusami zamówień i akcjami automatycznymi. Jak to zaprojektować, pokazujemy w tekstach o statusach zamówień i akcjach automatycznych w BaseLinkerze.

Import produktów i synchronizacja stanów z Subiekta

Stany z Subiekta trafiają do Base na bieżąco – Base Bridge wykrywa zmianę i aktualizuje powiązany produkt. Warunkiem jest poprawne powiązanie produktów w katalogu Base z kartotekami w Subiekcie. Base dopasowuje je automatycznie po EAN, SKU i nazwie, dlatego porządek w kodach to podstawa (więcej w tekście o EAN i SKU w BaseLinkerze).

1. Wyłącz w Base Bridge przekazywanie stanów i cen – inaczej import może zawiesić się na statusie „oczekujący”.

2. Zaimportuj produkty: Produkty → Import/Eksport → Import → Import z systemu księgowego.

3. Dodaj magazyn Subiekta do katalogu i wykonaj powiązania produktów.

4. Włącz ponownie synchronizację stanów i cen w Base Bridge.

Najczęstsze błędy integracji z Subiektem

• „warehouse or price group is not set” – w ustawieniach integracji wybierz magazyn i grupę cenową.

• „Istnieje już kontrahent o podanym numerze NIP” – w Subiekcie jest kontrahent z tym NIP-em zapisanym inaczej, np. z myślnikami.

• „Brak towaru w magazynie” – w Subiekcie brakuje stanu dla pozycji; dodaj towar albo ustaw wycofany skutek magazynowy.

• „Towar nie istnieje” – integrator nie dopasował produktu; sprawdź zgodność EAN i SKU.

• „Nie można zablokować obiektu” – ZK jest otwarte przez innego operatora; zamknij dokument.

• Błąd przy fakturze OSS – według pomocy Base wymagany jest aktywny dodatek „Niebieski Plus” do Subiekta.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje integracja BaseLinker z Subiektem?

Według pomocy Base korzystanie z Base Bridge jest darmowe. Potrzebujesz jednak abonamentu Base oraz Subiekta z odpowiednią licencją – dla Subiekta GT jest to aktywna Sfera. Aktualne ceny sprawdź w cenniku Base i u dostawcy Subiekta.

Czy stany z Base mogą aktualizować Subiekta?

Nie. Synchronizacja stanów i cen działa tylko w kierunku Subiekt → Base. Subiekt pozostaje źródłem prawdy o magazynie, a sprzedaż z Base zmniejsza stany w Subiekcie przez tworzone dokumenty.

Czy mogę wystawić fakturę w Subiekcie bez faktury w Base?

Nie przez Base Bridge. Najpierw musi powstać faktura w Base na podstawie zamówienia, a dopiero potem integracja przekazuje ją do Subiekta. Dotyczy to zarówno Subiekta GT, jak i nexo.

Dlaczego Base Bridge nie łączy się z Subiektem?

Sprawdź aktywną Sferę, działanie aplikacji na komputerze z serwerem, poprawność danych (hasło operatora nie z samych cyfr), wyjątki w zaporze i antywirusie, tryb usypiania oraz wersję SQL Server z obsługą TLS 1.2. Upewnij się też, że nie działa inna aplikacja integrująca Subiekta z Base.

Czy korekty przechodzą do Subiekta automatycznie?

Nie same z siebie. Korekty powstają na podstawie korekt w Base i trafiają do Subiekta po utworzeniu akcji automatycznej, w której wskazujesz moduł ERP i eksport dokumentu.

Podsumowanie

Integracja BaseLinker Subiekt przez Base Bridge pozwala połączyć sprzedaż wielokanałową w Base z magazynem i dokumentami w Subiekcie GT lub nexo. Kluczowe są spełnione wymagania techniczne, porządek w EAN i SKU, przemyślany wybór wariantu dokumentów (z ZK czy bez) oraz akcje automatyczne dla korekt. Wtedy dokumenty i stany synchronizują się bez ręcznej pracy.

Jeśli chcesz połączyć Base z Subiektem i uniknąć typowych błędów konfiguracji, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci to zaplanować i uruchomić – sprawdź nasze wdrożenie Base.