BaseLinker czy Subiekt – czym się różnią i czy warto używać obu?

Kiedy wystarczy sam Base

Wiele sklepów internetowych prowadzi całą sprzedaż wyłącznie w Base. To rozwiązanie ma sens, gdy:

• sprzedajesz głównie online – przez sklep i marketplace’y, bez dużej sprzedaży stacjonarnej czy hurtowej,

• dokumenty sprzedaży wystawiasz w Base lub w zintegrowanym programie do faktur online, a księgowość dostaje je w ustalonej formie,

• magazyn prowadzisz w Base – w katalogu produktów, z dokumentami magazynowymi i modułem WMS,

• nie potrzebujesz rozbudowanej gospodarki magazynowej wymagającej programu handlowego.

Jak prowadzić katalog i stany bezpośrednio w panelu, opisujemy w tekście magazyn BaseLinker, a o automatycznym wystawianiu dokumentów – w artykule faktury w BaseLinkerze.

Kiedy warto używać obu systemów

Połączenie Base i Subiekta jest dobrym wyborem, gdy firma ma już ułożone procesy w programie handlowym, a sprzedaż internetowa jest jednym z kilku kanałów. Typowe sytuacje to:

• sprzedaż stacjonarna lub hurtowa obok internetowej – stany muszą uwzględniać wszystkie kanały,

• księgowość pracuje na dokumentach z Subiekta i nie chcesz zmieniać tego procesu,

• magazyn i zakupy są prowadzone w Subiekcie, a Base ma tylko obsługiwać kanały online,

• zespół zna Subiekta i nie ma potrzeby przenoszenia całej pracy do nowego systemu.

W takim modelu Base zajmuje się kanałami sprzedaży, ofertami, wysyłkami i automatyzacją zamówień, a Subiekt – dokumentami, stanami magazynowymi i kartotekami. Integracja łączy oba światy, a każdy pracownik korzysta z narzędzia, które najlepiej pasuje do jego zadań.

Jak działa integracja Base z Subiektem przez Base Bridge

Base Bridge to aplikacja Base, która łączy panel z programami Subiekt GT i Subiekt nexo. Według strony Base integracja jest dostępna w ramach abonamentu, bez osobnej opłaty za wtyczkę. Najważniejsze funkcje opisane przez Base to:

• dokumenty sprzedaży – na podstawie zamówień z Base w Subiekcie powstają m.in. paragony, faktury, WZ czy zamówienia od klientów, także w trybie masowym,

• produkty, stany i ceny – produkty łączysz po SKU, EAN lub kodzie kreskowym, a stany i ceny trafiają z Subiekta do Base,

• dane kontrahentów – możesz zdecydować, jak zakładać kartoteki klientów, także przy różnych adresach do faktury i dostawy,

• VAT i sprzedaż zagraniczna – integracja obsługuje WSTO i WSTO-OSS oraz oznaczenia pod JPK VAT,

• korekty i zwroty – na podstawie zwrotów z Base w Subiekcie powstają korekty faktur.

Warto znać dwa ograniczenia opisane w FAQ Base. Po pierwsze, synchronizacja stanów i cen działa tylko w kierunku Subiekt → Base, więc źródłem stanów jest program handlowy. Po drugie, aby przekazać fakturę do Subiekta, najpierw trzeba ją wystawić w Base na podstawie zamówienia. Krok po kroku konfigurację opisujemy w artykule BaseLinker Subiekt – integracja z Subiektem GT i nexo.

Wymagania techniczne integracji

Base Bridge instaluje się na komputerze, na którym działa serwer Subiekta. Według instrukcji Base minimalne wymagania to:

Z naszych wdrożeń wynika, że najczęstsze problemy z połączeniem wynikają z prozaicznych przyczyn: komputer z serwerem przechodzi w tryb uśpienia, zapora blokuje aplikację albo równolegle działa inna wtyczka integrująca Subiekta z Base. FAQ Base wskazuje właśnie te punkty jako pierwsze do sprawdzenia.

Na co uważać przy wspólnym używaniu Base i Subiekta

1. Ustal źródło prawdy dla stanów – przy Base Bridge stany płyną z Subiekta do Base, więc przyjęcia towaru i korekty rób w Subiekcie.

2. Zdecyduj, gdzie powstają dokumenty – unikaj sytuacji, w której ta sama sprzedaż jest dokumentowana dwa razy.

3. Zadbaj o spójne kody produktów – SKU lub EAN muszą być takie same w obu systemach, inaczej powiązania się nie utworzą.

4. Ustal zasady VAT – przy sprzedaży zagranicznej skonsultuj konfigurację stawek i procedury OSS z księgowym.

5. Przetestuj na kilku zamówieniach – przed włączeniem automatyzacji sprawdź pełną ścieżkę od zamówienia do dokumentu w Subiekcie.

Szerzej o planowaniu połączeń z programami handlowymi piszemy w tekście integracja Base z ERP.

Koszty używania obu systemów

Przy modelu z dwoma systemami policz łączny koszt: abonament Base, licencje Subiekta oraz – w przypadku Subiekta GT – licencję Sfera. Base Bridge według Base nie wymaga dodatkowej opłaty, ale sam serwer z bazą SQL Server musi działać stale, co też warto uwzględnić. Aktualne plany i opłaty opisujemy w artykule BaseLinker cennik 2026 – przed decyzją sprawdź aktualny cennik Base oraz cennik InsERT.

Najczęściej zadawane pytania

BaseLinker czy Subiekt – który system wybrać?

To nie są zamienniki. Base obsługuje sprzedaż wielokanałową i zamówienia internetowe, a Subiekt – dokumenty i gospodarkę magazynową firmy. Jeśli sprzedajesz głównie online, często wystarczy Base, a przy sprzedaży stacjonarnej lub hurtowej warto połączyć oba systemy.

Czy integracja Base z Subiektem jest płatna?

Według strony i FAQ Base korzystanie z Base Bridge jest bezpłatne i wchodzi w abonament Base. Pamiętaj, że Subiekt GT wymaga aktywnej licencji Sfera, a licencje programów InsERT kupujesz osobno.

Z którymi wersjami Subiekta działa Base Bridge?

Base Bridge obsługuje Subiekt GT i Subiekt nexo. Przy Subiekcie GT konieczna jest aktywna licencja Sfera.

Czy stany z Base mogą trafiać do Subiekta?

Nie. Według FAQ Base synchronizacja stanów i cen działa tylko w kierunku Subiekt → Base. Źródłem stanów jest w tym modelu program handlowy.

Czy mogę wystawić fakturę w Subiekcie bez faktury w Base?

Nie. Faktura musi najpierw zostać utworzona w Base na podstawie zamówienia, a dopiero potem Base Bridge przekazuje ją do Subiekta.

Czy Base Bridge musi działać cały czas?

Tak. Aplikacja musi być uruchomiona na komputerze z serwerem Subiekta, który ma stały dostęp do internetu. Wyłącz tryb uśpienia, żeby nie przerywać synchronizacji.

Podsumowanie

Pytanie „BaseLinker czy Subiekt” najczęściej nie wymaga wyboru jednego systemu. Base najlepiej sprawdza się w obsłudze kanałów sprzedaży internetowej, ofert i wysyłek, a Subiekt – w dokumentach i gospodarce magazynowej firmy. Jeśli sprzedajesz wyłącznie online, sam Base może wystarczyć. Jeśli masz też sprzedaż stacjonarną lub księgowość opartą na Subiekcie, połączenie obu systemów przez Base Bridge pozwala zachować dotychczasowe procesy i zautomatyzować obsługę zamówień.

Jeśli chcesz zaplanować podział ról między Base a Subiektem i bezpiecznie uruchomić integrację, skorzystaj ze wsparcia certyfikowanego partnera wdrożeń Base – sprawdź, jak wygląda wdrożenie Base.