Base Connect – współpraca B2B z hurtowniami i dostawcami w jednym panelu

Konfiguracja Base Connect po stronie dostawcy

Dostawca zaczyna od upewnienia się, że produkty są w katalogu Base – przez Connect można udostępnić wyłącznie produkty z katalogu, więc asortyment ze sklepu trzeba najpierw zaimportować. Następnie generuje kod połączenia i ustawia kluczowe parametry:

• nazwę wyświetlaną i nazwę kodu połączenia – tę drugą widzą kontrahenci na swoich kontach,

• akceptację kontrahentów – automatyczną albo ręczną, z weryfikacją każdego nowego partnera,

• pobieranie zamówień – uwaga: według pomocy Base, jeśli nie włączysz go podczas pierwszej konfiguracji, nie zmienisz tego później,

• status docelowy i status płatności zamówień otrzymanych od kontrahentów,

• magazyn źródłowy i grupę cenową dla produktów w otrzymanych zamówieniach,

• wymianę przesyłek – synchronizację numerów paczek i etykiet z kontrahentami.

Ważna praktyczna wskazówka z pomocy: źródłem zamówienia otrzymanego przez hurtownię jest nazwa integracji Base Connect. Dlatego dla każdego partnera warto dodać osobną integrację, a jej kod udostępnić tylko jednemu kontrahentowi – wtedy od razu widać, od kogo pochodzi zamówienie. Udostępnienie produktów z kilku katalogów również wymaga oddzielnych integracji, a z wybranego katalogu udostępniane są wszystkie produkty.

Publiczna lista dostawców

Dostawcy mogą opublikować swoją firmę na liście dostawców Base Connect – przestrzeni do nawiązywania współpracy B2B. Sprzedawcy filtrują tam firmy po nazwie, krajach, branżach i typie (dropshipping, fulfillment, hurtownia, inne), mogą wysłać wiadomość i – jeśli dostawca na to pozwala – obejrzeć udostępniane produkty. Jeśli dostawca jest opublikowany, kontrahent łączy się z nim przez listę, a nie przez kod.

Konfiguracja po stronie sprzedawcy

Sprzedawca łączy się z dostawcą kodem połączenia albo przez listę dostawców. W konfiguracji decyduje m.in. o tym:

1. czy ukrywać ceny – przy ustawieniu „Tak” dostawca otrzymuje zamówienie z cenami zerowymi i nie widzi cen sprzedaży kontrahenta,

2. czy nadpisywać dane do faktury danymi z formularza integracji,

3. czy utworzyć na karcie zamówienia przycisk do przekazywania zamówień, czy przekazywać je wyłącznie akcjami automatycznymi,

4. które pola dodatkowe przekazywać – Pole dodatkowe 1 i 2 wiążą się automatycznie, pozostałe muszą mieć tę samą nazwę po obu stronach,

5. czy akceptować aktualizacje zamówienia od dostawcy, np. zmianę adresu dostawy lub pól dodatkowych.

Przekazywanie zamówień najczęściej automatyzuje się akcjami – np. zamówienie z produktem dostawcy po opłaceniu trafia do niego bez udziału człowieka. Jak budować takie reguły, opisujemy w tekście o akcjach automatycznych w BaseLinkerze, a o przekazywaniu dodatkowych informacji – w artykule o polach dodatkowych.

Synchronizacja cen, stanów i statusów

Po połączeniu sprzedawca konfiguruje, jak dane od dostawcy mają trafiać do jego katalogu. Według pomocy Base dostępne są m.in. następujące ustawienia:

Mnożniki cen pozwalają np. podnieść cenę zakupu o marżę (mnożnik 1,23 oznacza +23%), także inaczej dla różnych przedziałów cenowych. Korekta stanów pozwala pokazać w katalogu nieco mniejszy stan niż u dostawcy, co ogranicza ryzyko sprzedaży towaru, który właśnie się skończył. Mapowanie statusów działa tylko wtedy, gdy obie strony je skonfigurują, a statusy pośrednie może dodawać i zmieniać wyłącznie dostawca.

Jak wdrożyć Base Connect krok po kroku

1. Uzgodnij z partnerem zakres współpracy: same produkty, same zamówienia czy pełna wymiana danych.

2. Dostawca porządkuje katalog, magazyn źródłowy i grupę cenową, a następnie generuje kod połączenia.

3. Sprzedawca dodaje integrację, pobiera wybrane produkty i ustawia synchronizację cen oraz stanów.

4. Obie strony mapują statusy i decydują, czy wymieniać przesyłki oraz aktualizacje zamówień.

5. Sprzedawca tworzy akcję automatyczną przekazującą zamówienia, a dostawca – regułę rozliczeń, np. proformę.

6. Całość testujecie na kilku zamówieniach, zanim przełączycie na nią cały ruch.

Po stronie dostawcy warto też zwrócić uwagę na dopasowanie produktów w otrzymanych zamówieniach. Dzięki powiązaniom produktów system zastępuje oznaczenia kontrahenta danymi z katalogu dostawcy, a dopasowanie po EAN lub SKU pomoc Base opisuje jako mechanizm zapasowy, którego nie rekomenduje jako podstawowego.

Rozliczenia i płatności w Base Connect

Pomoc Base wyjaśnia, że Base nie oferuje płatności wewnątrz systemu. Zamówienia od kontrahentów zaleca się oznaczać jako nieopłacone, a płatność pobierać w jeden ze sprawdzonych sposobów:

• faktura proforma – akcja automatyczna wystawia proformę do otrzymanego zamówienia i wysyła ją kontrahentowi, a po wpłacie dostawca zmienia status płatności,

• link do płatności – przy podłączonej bramce płatniczej link można przekazać kontrahentowi e-mailem lub przez pole dodatkowe, a opłacenie zmienia status zamówienia,

• kredyt kupiecki – dostawca może przyznać kontrahentowi limit, a sprzedawca widzi saldo i historię współpracy w ustawieniach integracji.

Sposób rozliczeń warto uzgodnić z partnerem jeszcze przed uruchomieniem integracji, a kwestie dokumentowania sprzedaży B2B skonsultować z księgowym.

Kiedy Base Connect, a kiedy pliki XML lub CSV

Base Connect działa tylko między kontami Base. Jeśli Twoja hurtownia nie korzysta z Base, nadal możesz pobierać jej ofertę z pliku – opisujemy to w tekście o integracji hurtowni z BaseLinkerem. Gdy obie strony mają Base, Connect zwykle daje więcej: dwukierunkowy przepływ zamówień, statusów i przesyłek zamiast samego importu produktów. Więcej o modelu bez własnego magazynu przeczytasz w artykule o dropshippingu z BaseLinkerem, a o współpracy z operatorem magazynu – w tekście o fulfillmencie z BaseLinkerem. Producentów i hurtownie, które same chcą sprzedawać B2B przez Connect, odsyłamy do artykułu o Base dla hurtowni i producentów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Base Connect w BaseLinkerze jest płatny?

Według pomocy Base sama integracja nie jest dodatkowo płatna. Abonament wylicza się zgodnie z cennikiem Base, niezależnie od tego, czy zamówienia i produkty trafiły na konto przez Base Connect, czy z innego źródła.

Czy hurtownia musi mieć konto Base?

Tak. Base Connect wymienia dane bezpośrednio między kontami Base dostawcy i kontrahenta, więc obie strony muszą mieć konto. Jeśli dostawca go nie ma, pozostaje import produktów z pliku XML lub CSV.

Czy muszę pobierać wszystkie produkty dostawcy?

Nie. Według pomocy Base w ustawieniach importu produktów możesz podać numery ID produktów, które chcesz pobrać. Natomiast po stronie dostawcy z wybranego katalogu udostępniane są wszystkie produkty.

Czy dostawca widzi moje ceny sprzedaży?

Domyślnie zamówienie trafia do dostawcy z cenami, po których sprzedałeś produkty. Jeśli włączysz opcję „Ukrywaj ceny”, dostawca otrzyma zamówienie z cenami zerowymi.

Czy można mapować statusy zamówień między kontami?

Tak. Mapowanie statusów jest dostępne na obu kontach w zakładce Statusy w ustawieniach integracji. Zmiany statusów są przenoszone, gdy jedna strona udostępnia, a druga odbiera zmiany i obie wykonają mapowanie.

Jak dostawca rozpozna, od którego sprzedawcy jest zamówienie?

Źródłem zamówienia u dostawcy jest nazwa integracji Base Connect. Dlatego pomoc Base zaleca tworzenie osobnej integracji dla każdego partnera i udostępnianie jej kodu tylko jednemu kontrahentowi. Ułatwia to też późniejsze rozliczenia z każdym partnerem z osobna.

Podsumowanie

Base Connect zamienia współpracę z hurtownią, dropshipperem czy operatorem fulfillmentu w zautomatyzowany przepływ danych między dwoma kontami Base. Produkty, ceny i stany synchronizują się w ustalonych odstępach, zamówienia trafiają do dostawcy jednym kliknięciem lub automatycznie, a numery przesyłek i statusy wracają do sprzedawcy. Kluczem jest staranna konfiguracja po obu stronach i uzgodnienie zasad rozliczeń.

Jeśli chcesz uruchomić Base Connect jako dostawca lub sprzedawca, jako certyfikowany partner wdrożeń Base pomożemy Ci zaprojektować i skonfigurować współpracę B2B – sprawdź nasze wdrożenie Base.