Krok 2 - VAT, JPK_V7 i serie dokumentów
W ustawieniach podatkowych zaznacz status płatnika VAT zgodnie ze zgłoszeniem VAT-R. Ustaw częstotliwość rozliczeń, metodę kasową, jeśli z niej korzystasz, oraz VAT-UE. Sprzedawca, który wysyła do konsumentów z innych krajów UE i rozlicza się w procedurze OSS, musi to również odzwierciedlić w ustawieniach, żeby faktury dostawały stawki krajów kupujących.
W USTAWIENIA » PODATKI » RODZAJ TRANSAKCJI W JPK_V7 zaznacz kody GTU i oznaczenia transakcji, które regularnie występują w Twojej sprzedaży. Dzięki temu nie trzeba ich dodawać ręcznie do każdej faktury z integracji. Kody GTU dotyczą określonych grup towarów, więc ich lista zależy od asortymentu - przy elektronice czy częściach samochodowych sprawdź je szczególnie uważnie.
Na tym etapie ustaw też serie numeracji. Dobrą praktyką w e-commerce jest osobna seria dla każdego kanału albo przynajmniej dla sprzedaży z integracji i dokumentów ręcznych. Ułatwia to szukanie dokumentów, uzgadnianie wpłat z marketplace'ów i sprawdzanie, czy integracja nie wystawiła czegoś podwójnie.
| Seria | Zastosowanie | Dlaczego osobno |
|---|
| Faktury - Allegro | Dokumenty z zamówień Allegro | Łatwe uzgodnienie z wypłatami z Allegro |
| Faktury - sklep | Dokumenty z zamówień ze sklepu | Kontrola nad bramką płatności sklepu |
| Faktury - Amazon | Dokumenty z zamówień Amazon, często w walutach | Osobne kursy i stawki VAT krajów UE |
| Faktury ręczne | Sprzedaż B2B i dokumenty spoza integracji | Widać od razu, co nie przyszło z integracji |
| Korekty | Zwroty i reklamacje | Szybkie raporty zwrotów w danym kanale |
Krok 3 - wFirma KSeF: konfiguracja autoryzacji i wysyłki
Od 1 lutego 2026 roku KSeF jest obowiązkowy dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 roku dla większości pozostałych firm (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne przepisy). wFirma ma integrację z KSeF wbudowaną w system. Według materiałów producenta konfiguracja obejmuje kilka czynności:
Otwórz ustawienia integracji z KSeF w wFirma i wybierz autoryzację certyfikatem.
Wygeneruj certyfikat w wFirma - system przygotowuje plik metadanych.
Podpisz plik metadanych - profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią, zgodnie z uprawnieniami firmy - i wgraj go z powrotem do systemu.
Ustaw hasło i połączenie z KSeF, a następnie zdecyduj, czy chcesz korzystać z faktur roboczych, zatwierdzanych przed wysyłką.
Wygeneruj certyfikat offline - potrzebny do wystawiania faktur w trybie awarii lub braku połączenia.
Po konfiguracji faktura sprzedaży zapisana w wFirma jest wysyłana do KSeF, a jej status widać na liście dokumentów. Faktury zakupowe można pobierać z KSeF pojedynczo albo hurtowo za wybrany okres - trafiają do programu jako wstępnie zaksięgowane wersje robocze do zatwierdzenia. Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, nadaj mu w KSeF odpowiednie uprawnienia.
[#wazne] Tylko jeden system wysyła faktury do KSeF. Jeśli dokumenty powstają w wFirma, wyłącz wysyłkę e-Faktur w integratorze. Zasady przy sprzedaży przez Base opisaliśmy w poradniku Base i KSeF - jak wysyłać e-Faktury.
Krok 4 - magazyn, paragony i drukarka fiskalna
Moduł Magazyn jest w wFirma dodatkiem do pakietu. Włącz go tylko wtedy, gdy wFirma ma być źródłem stanów. Jeśli stany prowadzisz w Base, magazyn w wFirma tylko powieli dane. Gdy z niego korzystasz, wprowadź stany otwarcia dokumentem przyjęcia, a towary uzupełnij o kody EAN i symbole zgodne z SKU w ofertach - to po nich integracja dopasuje pozycje zamówień.
Paragony fiskalne wystawia się w PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » PARAGON FISKALNY. Jeśli chcesz, żeby stan spadał przy paragonie, zaznacz opcję WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY. Do druku paragonów potrzebna jest drukarka fiskalna zintegrowana z wFirma (także online) i oprogramowanie wskazane w pomocy producenta. Alternatywą jest usługa eparagony.pl, z którą wFirma się integruje - paragony online trafiają do klienta mailem.
Dla sprzedaży do firm ważna jest opcja BRAK KONTRAHENTA w oknie paragonu. Odznacz ją, gdy kupujący podaje NIP - tylko paragon z NIP nabywcy pozwala później wystawić do niego fakturę firmie.
Krok 5 - integracje e-commerce w wFirma
Integrację sprzedaży podłączasz na końcu, kiedy dane, podatki, serie i KSeF są gotowe. wFirma daje trzy drogi, a wybór zależy od liczby kanałów sprzedaży.
[#chart:ksg23c]
Integracja bezpośrednia ze sklepem
wFirma wymienia gotowe połączenia z platformami takimi jak Shoper, Clickshop, Redcart, Magento, PrestaShop, CS-Cart, Gekosale i CStore. Po połączeniu dokument sprzedaży może powstawać automatycznie, gdy w sklepie pojawi się zamówienie. Sprawdź, czy stawki VAT produktów w sklepie zgadzają się ze stawkami w wFirma, a koszt dostawy trafia na dokument jako osobna pozycja z właściwą stawką.
Integrator e-commerce z Apilo
Do sprzedaży na Allegro, Amazonie i innych marketplace'ach wFirma oferuje Integrator e-commerce oparty na Apilo. Apilo ma własny abonament, pobiera zamówienia i synchronizuje stany oraz ceny, a sprzedaż trafia do wFirma.
Integracja Base z wFirma
Base ma integrację z wFirma: przekazuje dokumenty sprzedaży z zamówień i pozwala zaimportować produkty z magazynu wFirma (Produkty » Import/Eksport » Import produktów z zewnętrznego magazynu), a po włączeniu synchronizacji - aktualizować stany i ceny. Akcje automatyczne w Base decydują, przy jakim statusie powstaje faktura lub paragon. Szerzej o planowaniu takiego połączenia piszemy w artykule integracja Base z ERP - kiedy jest potrzebna i jak ją zaplanować.
Krok 6 - dostęp dla księgowej i zespołu
Ostatni element konfiguracji to dostęp dla osób, które będą pracować w programie. Księgowa lub biuro rachunkowe może obsługiwać Twoje konto w wFirma, więc nie trzeba wysyłać zestawień ani eksportów. Pracownicy obsługi klienta zwykle nie potrzebują dostępu do księgowości - wystarczy im podgląd dokumentów w integratorze, przy zamówieniu.
Ustal też, kto odpowiada za codzienną kontrolę integracji. W praktyce dobrze sprawdza się prosta zasada: jedna osoba raz dziennie sprawdza zamówienia bez dokumentu i faktury z błędem wysyłki do KSeF, a księgowa raz w miesiącu porównuje sprzedaż w wFirma z raportami wypłat z marketplace'ów.
Najczęstsze błędy przy pierwszej konfiguracji wFirma
Większość problemów, z którymi sprzedawcy zgłaszają się po wdrożeniu, wynika z kolejności działań, a nie z samego programu. Najczęściej powtarzają się te sytuacje:
Integracja podłączona przed ustawieniami VAT - pierwsze dokumenty mają złe stawki i trzeba je korygować.
Jedna seria dla wszystkiego - po kilku tygodniach trudno ustalić, z którego kanału pochodzi dokument.
Symbole towarów niezgodne z SKU - integracja nie dopasowuje pozycji i tworzy nowe kartoteki albo dokumenty bez skutku magazynowego.
Dwa systemy wysyłające do KSeF - ta sama faktura trafia do KSeF dwa razy albo z innym numerem.
Brak certyfikatu offline - w czasie awarii KSeF nie da się sprawnie wystawiać faktur.
Jak przetestować konfigurację wFirma przed startem?
Zanim włączysz automatyczne wystawianie dokumentów dla wszystkich zamówień, przepuść przez system kilka testowych przypadków. Najlepiej po jednym dla każdego typu sprzedaży, który występuje w Twojej firmie.
Zamówienie konsumenta z Allegro - czy powstaje paragon lub faktura w odpowiedniej serii.
Zamówienie firmy z NIP - czy faktura ma pełne dane nabywcy i trafia do KSeF.
Zamówienie zagraniczne - waluta, kurs i stawka VAT kraju kupującego przy OSS.
Zwrot - czy korekta powstaje w serii korekt i odwołuje się do właściwego dokumentu.
Stan magazynu - czy po dokumencie stan zmienia się w jednym miejscu i trafia do ofert.
Następnie zostaw automatyzację włączoną dla wybranego kanału na kilka dni i codziennie porównuj liczbę zamówień z liczbą dokumentów. Problemy, które najczęściej wychodzą w tym czasie, zebraliśmy niżej.
[#chart:ksg23b]
Więcej o ustawianiu statusów i reguł, przy których powstają dokumenty, przeczytasz w poradniku o tym, jak działa automatyczne fakturowanie zamówień z Allegro i sklepu.
Jak Vinson pomaga skonfigurować wFirma z e-commerce i KSeF
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem wFirma. Wdrażamy i integrujemy wFirma ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: planujemy serie dokumentów, łączymy produkty i stany, ustawiamy akcje automatyczne i pilnujemy, żeby e-Faktury wysyłał jeden system. Na bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez Twoją konfigurację i wskażemy, co poprawić przed startem.
Najczęściej zadawane pytania
Jak skonfigurować wFirma po założeniu konta?
Zacznij od danych firmy w USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE, potem ustaw podatki, VAT i kody JPK_V7 w USTAWIENIA » PODATKI. Następnie przygotuj serie dokumentów, skonfiguruj KSeF, a na końcu magazyn, paragony i integracje sprzedaży. Nazwy menu mogą się różnić w zależności od wersji programu.
Jak podłączyć KSeF w wFirma?
W ustawieniach integracji z KSeF generujesz w wFirma certyfikat, podpisujesz plik metadanych i wgrywasz go do systemu, a potem ustawiasz hasło i połączenie. Warto od razu wygenerować certyfikat offline. Po konfiguracji faktury sprzedaży są wysyłane do KSeF po zapisaniu.
Czy wFirma ma integrację z Allegro?
Tak, przez pośrednika. wFirma oferuje Integrator e-commerce oparty na Apilo, a Base ma własną integrację z wFirma. W obu przypadkach zamówienia z Allegro mogą automatycznie zamieniać się w dokumenty sprzedaży w wFirma.
Czy trzeba włączać Magazyn w wFirma przy sprzedaży przez Base?
Nie zawsze. Jeśli stany prowadzisz w Base, magazyn w wFirma jest zbędny i może tworzyć rozbieżności. Włącz go, gdy wFirma ma być źródłem stanów - wtedy Base może importować z niej produkty, stany i ceny.
Dlaczego faktura z integracji nie trafiła do KSeF?
Najczęstsze przyczyny to brak lub wygaśnięcie autoryzacji, faktura zapisana jako robocza i niezatwierdzona albo dokument wysłany przez inny system. Sprawdź status faktury na liście dokumentów w wFirma i ustawienia integratora.
Chcesz, żeby konfiguracja wFirma od razu działała z Allegro i KSeF? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - przejrzymy ustawienia, serie dokumentów i integrację, zanim pierwsze zamówienia popłyną do programu.
