wFirma i Apilo - Integrator e-commerce od wFirma
Integrator e-commerce wFirma to oferta oparta na Apilo. Według producenta Apilo obsługuje między innymi Allegro (z nieograniczoną liczbą kont), Amazona, Empik, eBay, Kaufland, OLX, sklepy na Shoperze i Shopify, a także przewoźników InPost, DPD i GLS. Zamówienia pobierane są nawet co 5 minut, a stany i ceny synchronizowane nawet co 10 minut, przy czym sprzedaż trafia do księgowości w wFirma (stan na sierpień 2026 - sprawdź dokumentację Apilo).
Apilo ma własny, płatny abonament, dobierany według liczby aktywnych ofert, zamówień z poprzedniego miesiąca, użytkowników i przestrzeni na dane. Klienci wFirma mogą skorzystać z pakietu korzyści na start. Ta ścieżka sprawdza się, gdy zaczynasz sprzedaż wielokanałową i chcesz, by integracja była elementem oferty dostawcy programu księgowego. Przed decyzją sprawdź w Apilo, jak obsługiwane są Twoi przewoźnicy, zwroty i sprzedaż zagraniczna, bo te obszary najczęściej różnicują integratory.
wFirma i Base - integracja przez Base (BaseLinker)
Base (dawniej BaseLinker) to integrator, który zbiera zamówienia z marketplace'ów i sklepów w jednym panelu i obsługuje wysyłki, statusy, stany i automatyzacje. Ma gotową integrację z wFirma. Według Base integracja przekazuje do wFirma dane zamówień z Allegro, takie jak numer zamówienia, dane klienta, pozycje, wartość oraz adresy dostawy i rozliczeniowy, a w wFirma powstają dokumenty sprzedaży.
Integracja działa też w drugą stronę. Produkty z magazynu wFirma można zaimportować do katalogu Base (Produkty » Import/Eksport » Import produktów z zewnętrznego magazynu), a po włączeniu synchronizacji stanów i cen wFirma może być źródłem stanów dla ofert we wszystkich kanałach. Ceny trafiają do wybranej grupy cenowej w Base. Po imporcie trzeba jeszcze dodać magazyn zewnętrzny do katalogu w ustawieniach produktów Base.
Typowy przepływ zamówienia przy integracji wFirma przez Base wygląda tak:
[#chart:ksg24b]
Wiele kanałów w jednym przepływie - Allegro, Amazon, Empik, Kaufland i sklepy na różnych platformach trafiają do wFirma tą samą drogą.
Akcje automatyczne - dokument powstaje przy wybranym statusie, np. po opłaceniu, a nie ręcznym kliknięciem.
Wysyłki i zwroty - etykiety przewoźników, zwroty i korekty obsługujesz w tym samym panelu.
Elastyczność magazynu - stany mogą żyć w Base albo w wFirma, zależnie od tego, gdzie przyjmujesz dostawy.
Porównanie integracji Base z różnymi programami do faktur znajdziesz w artykule Base i program do faktur - Fakturownia, wFirma i inFakt.
Integracja wFirma z Allegro i sklepem - porównanie ścieżek
Każda z trzech dróg rozwiązuje ten sam problem, ale w innym zakresie. Tabela zbiera różnice, które zwykle rozstrzygają wybór.
| Kryterium | Integracja bezpośrednia ze sklepem | Apilo (Integrator e-commerce) | Base |
|---|
| Kanały | Jeden sklep na wspieranej platformie | Allegro, Amazon, inne marketplace'y, sklepy | Allegro, Amazon, inne marketplace'y, sklepy |
| Dodatkowy abonament | Nie (poza sklepem i wFirma) | Tak, abonament Apilo | Tak, abonament Base |
| Wysyłki i etykiety | W panelu sklepu | W Apilo | W Base |
| Źródło stanów | Sklep lub wFirma | Apilo lub wFirma | Base lub wFirma |
| Automatyzacje | W zakresie integracji sklepu | Reguły w Apilo | Akcje automatyczne i statusy w Base |
| Dla kogo | Sklep jako jedyny kanał | Start sprzedaży wielokanałowej z ofertą wFirma | Sprzedaż wielokanałowa, wielu przewoźników, rozbudowane automatyzacje |
Jeśli wahasz się między integracją bezpośrednią a integratorem, pomocne jest proste pytanie o kanały i plany na najbliższy rok.
[#chart:ksg24c]
Jak dobrać integrację wFirma do skali sprzedaży?
Policz kanały sprzedaży - dziś i za 12 miesięcy. Jeden sklep to inna sytuacja niż Allegro, Amazon i dwa sklepy.
Wskaż źródło stanów - wFirma, integrator czy sklep. Zawsze tylko jedno.
Ustal dokumenty - kiedy paragon, kiedy faktura, kto wystawia fakturę do paragonu i przy jakim statusie.
Zdecyduj o KSeF - e-Faktury wysyła ten system, w którym powstaje faktura, zwykle wFirma.
Policz koszt - abonament wFirma, dodatki i integrator przy obecnej i planowanej liczbie zamówień.
[#przyklad] Przykład: sprzedawca ma sklep na Shoperze i właśnie wchodzi na Allegro. Integracja bezpośrednia Shopera z wFirma obsłuży sklep, ale zamówienia z Allegro i stany wymagałyby osobnego narzędzia. Integrator (Base lub Apilo) zbiera oba kanały w jednym panelu, pilnuje stanów i przekazuje sprzedaż do wFirma tą samą drogą.
Na co uważać przy automatycznym imporcie zamówień do wFirma?
Integracja to nie tylko kliknięcie „połącz”. O tym, czy działa bez ręcznych poprawek, decyduje kilka ustawień, które trzeba zrobić raz, ale dokładnie.
Dopasowanie produktów
Integracja musi rozpoznać, który produkt z zamówienia odpowiada któremu towarowi w wFirma. Najbezpieczniej, gdy SKU w ofertach i symbol w wFirma są identyczne, a do tego produkty mają EAN. Rozbieżności kończą się dokumentami bez skutku magazynowego albo nowymi, zdublowanymi kartotekami.
Stawki VAT i koszty dostawy
Stawka VAT na dokumencie powinna wynikać z kartoteki towaru albo z jednoznacznego mapowania. Koszt dostawy warto przenosić jako osobną pozycję. Przy sprzedaży do konsumentów z innych krajów UE trzeba dodatkowo ustawić walutę, kurs i stawki VAT krajów kupujących w procedurze OSS.
Moment wystawienia dokumentu
Dokument powinien powstawać przy statusie, po którym zamówienie raczej nie zostanie anulowane, najczęściej po opłaceniu. Wystawianie faktur dla zamówień z płatnością przy odbiorze wymaga osobnej reguły. Zbyt wczesne wystawianie oznacza dużo korekt.
Paragon czy faktura
Integrator musi wiedzieć, kiedy wystawić paragon, a kiedy fakturę. Najczęściej decyduje o tym informacja z zamówienia, że kupujący chce fakturę, oraz podany NIP. Jeśli sprzedaż konsumencką dokumentujesz paragonami, ustal też, jak obsługujesz późniejsze prośby o fakturę - faktura do paragonu dla firmy wymaga, żeby NIP nabywcy był na paragonie. Warto to zaplanować przed startem, bo zmiana zasad w działającej integracji oznacza przestawianie reguł dla wszystkich kanałów.
[#uwaga] Faktury do KSeF powinien wysyłać jeden system. Jeśli dokumenty powstają w wFirma, wyłącz wysyłkę e-Faktur po stronie integratora. Szerzej o planowaniu połączeń integratora z systemami księgowymi piszemy w artykule integracja Base z ERP - kiedy jest potrzebna i jak ją zaplanować.
Jak przejść z ręcznego wystawiania faktur na automatyczny import zamówień?
Wielu sprzedawców zaczyna od ręcznego przepisywania zamówień z Allegro do wFirma albo od importu zestawień raz w tygodniu. Przejście na automatyczny import najlepiej zrobić etapami, żeby w księgowości nie powstały dziury ani duplikaty.
Wybierz datę graniczną - zamówienia sprzed tej daty dokumentujesz jak dotąd, nowe obsługuje już integracja.
Przygotuj kartoteki - uzupełnij symbole, EAN i stawki VAT towarów w wFirma albo w integratorze.
Włącz jeden kanał - zacznij np. od Allegro, a sklep i Amazon dołącz po kilku dniach bez błędów.
Sprawdzaj codziennie - porównuj liczbę zamówień z liczbą dokumentów i szukaj zamówień bez faktury lub paragonu.
Uzgodnij z księgową - po pierwszym miesiącu porównajcie sprzedaż w wFirma z raportami wypłat z marketplace'ów.
Takie podejście wydłuża start o kilka dni, ale oszczędza tygodnie poprawiania dokumentów. Największy błąd to jednoczesne włączenie wszystkich kanałów i automatycznej wysyłki do KSeF bez sprawdzenia, jak wyglądają pierwsze dokumenty.
Jak kontrolować integrację wFirma po uruchomieniu?
Nawet dobrze ustawiona integracja wymaga stałego nadzoru, bo zmieniają się oferty, produkty i regulaminy marketplace'ów. Wystarczy kilka prostych nawyków:
Lista zamówień bez dokumentu - w integratorze ustaw filtr na opłacone zamówienia bez numeru faktury lub paragonu i przeglądaj go codziennie.
Statusy KSeF - w wFirma sprawdzaj faktury z błędem wysyłki lub w wersji roboczej.
Nowe produkty - każdy nowy towar dodawaj z symbolem zgodnym z SKU, zanim wystawisz ofertę.
Zmiany w kanałach - po dodaniu nowego marketplace'u przetestuj dokumenty dla kilku pierwszych zamówień.
Jak Vinson pomaga zintegrować wFirma z Allegro i sklepem
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem wFirma ani Apilo. Wdrażamy i integrujemy wFirma ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: łączymy produkty i stany, ustawiamy akcje automatyczne wystawiające faktury i paragony, serie dokumentów oraz wysyłkę do KSeF. Na bezpłatnej konsultacji pomożemy wybrać ścieżkę integracji dopasowaną do Twojej skali.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zintegrować wFirma z Allegro?
Przez integrator: Integrator e-commerce wFirma oparty na Apilo albo Base, który ma gotową integrację z wFirma. Integrator pobiera zamówienia z Allegro, a w wFirma automatycznie powstają faktury lub paragony. Dodatkowo trzeba ustawić dopasowanie produktów, stawki VAT i moment wystawiania dokumentu.
Czy Base współpracuje z wFirma?
Tak, Base ma integrację z wFirma. Przekazuje do wFirma dane zamówień i dokumenty sprzedaży, a z wFirma pozwala importować produkty oraz synchronizować stany i ceny. Do działania potrzebne są aktywne konta w Base, wFirma i w kanałach sprzedaży.
Z jakimi sklepami internetowymi integruje się wFirma?
wFirma podaje gotowe integracje między innymi z Shoperem, Clickshopem, Redcartem, Magento, PrestaShop, CS-Cart, Gekosale i CStore. Jeśli Twojej platformy nie ma na liście, możesz połączyć sklep z wFirma przez integrator, taki jak Base lub Apilo. Aktualną listę sprawdź na stronie wFirma.
Base czy Apilo do integracji z wFirma?
Oba integratory obsługują Allegro, Amazona i sklepy oraz przekazują sprzedaż do wFirma. Apilo jest częścią oferty wFirma, a Base wybiera się częściej, gdy firma już w nim pracuje, ma wielu przewoźników i rozbudowane automatyzacje. Decyzję warto oprzeć na tym, gdzie zespół obsługuje zamówienia i wysyłki.
Czy wFirma może aktualizować stany na Allegro?
Tak, pośrednio. Przy integracji przez Base stany z magazynu wFirma można synchronizować do katalogu Base, a stamtąd do ofert na Allegro. Warunkiem jest jedno źródło stanów i poprawne powiązanie ofert z produktami.
Nie wiesz, którą drogę wybrać dla swojego sklepu? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Jeśli sprzedajesz głównie przez sklep, przeczytaj też, jak wygląda integracja sklepu z Fakturownią, wFirma i inFaktem.
