Synchronizacja stanów magazynowych z Erli przy sprzedaży na Allegro i w sklepie

Skąd biorą się rozbieżności stanów

Rozbieżności rzadko wynikają z jednego błędu. Zwykle to kilka drobnych problemów, które nakładają się na siebie, zwłaszcza w okresach większej sprzedaży.

• Zbyt rzadka synchronizacja – jeśli integracja aktualizuje stany np. co godzinę, w tym czasie produkt może zostać sprzedany w dwóch kanałach.

• Nieobsłużone anulowania – stan na Erli nie wraca automatycznie po anulowaniu zamówienia.

• Ręczne zmiany w panelu Erli – w trakcie działającej integracji mogą zamrozić pola i wyłączyć je z synchronizacji.

• Zwroty – towar wraca na półkę, ale nikt nie zwiększa stanu w systemie.

• Kilka magazynów – oferta na Erli odczytuje stan z innego magazynu niż ten, z którego realnie wysyłasz.

Osobnym tematem są zwroty. Towar, który wrócił od klienta, nie zawsze nadaje się do ponownej sprzedaży – bywa uszkodzony albo wymaga sprawdzenia. Dlatego warto, by zwiększenie stanu po zwrocie następowało dopiero po przyjęciu i ocenie towaru w magazynie, a nie automatycznie w momencie zgłoszenia zwrotu przez kupującego.

Wykres – jak powinien przepływać stan magazynowy między kanałami a Erli. [#chart:er49]

Zamrożone pola – pułapka przy integracji

W instrukcji integracji z Shoper w centrum pomocy Erli opisano, że zmiany nanoszone ręcznie na kartach edycji ofert lub za pomocą akcji masowych w panelu Erli, podczas działającej integracji, powodują zamrożenie edytowanych pól. Wartości takich pól nie są wtedy synchronizowane z integracją, a przy polu pojawia się symbol przekreślonej wtyczki. Pola można odmrozić akcją masową w zakładce „Moje produkty”, wybierając opcję „Umożliw aktualizację danych przez API lub integrację”. Dokumentacja API potwierdza, że zamrożone pola nie są zmieniane przez API.

[#uwaga] Jeśli stany lub ceny na Erli przestały się aktualizować, w pierwszej kolejności sprawdź, czy pola nie zostały zamrożone przez ręczną edycję w panelu. To częsta przyczyna sytuacji, w której integracja działa poprawnie, a oferta na Erli pokazuje nieaktualne dane.

Sposoby synchronizacji stanów z Erli

Wybór metody zależy od skali sprzedaży, liczby produktów i tego, z jakich systemów już korzystasz. W centrum pomocy Erli opisano integracje m.in. z Base, Apilo, IdoSell, Shoper, xSale i Linker Cloud.

W instrukcji konfiguracji Apilo opisano m.in. możliwość włączenia lub wyłączenia automatycznej aktualizacji stanu i ceny – zarówno dla pojedynczej oferty, jak i akcją zbiorczą. Zaznaczenie tych opcji włącza synchronizację wartości między ofertą a produktem w magazynie, z którym oferta jest powiązana. Przegląd narzędzi znajdziesz w tekście narzędzia do obsługi zamówień z Erli, a o integracjach sklepów piszemy w artykule integracja Erli ze sklepem internetowym.

Własna integracja – na co zwrócić uwagę

Jeśli budujesz integrację przez API, dokumentacja Erli przewiduje m.in. endpoint do aktualizacji wielu produktów naraz, w którym można przesłać stan i cenę dla listy produktów. Liczba dozwolonych zapytań zmienia się w zależności od obciążenia serwisu, a po przekroczeniu limitu serwer odpowiada kodem 429. Dokumentacja zaleca wysyłanie tylko zmienionych danych. Opisuje też hooki: obsłużenie hooka checkBuyability wraz z hookiem orderCreated powinno według Erli wyeliminować przypadki zakupu produktu, który został już wykupiony w innym kanale. Szczegóły – w tekście Erli API.

Wykres – najczęstsze przyczyny rozbieżności stanów i sposoby ich usunięcia. [#chart:er49b]

Bufor bezpieczeństwa i zasady dla niskich stanów

Nawet przy dobrej integracji zawsze istnieje krótki moment między sprzedażą w jednym kanale a aktualizacją w pozostałych. Przy produktach z niskim stanem warto stosować bufor – np. pokazywać w kanałach o kilka sztuk mniej, niż faktycznie masz, albo wyłączać ofertę, gdy zostaje ostatnia sztuka. Bufor zmniejsza ryzyko sprzedaży ponad stan kosztem niewielkiej części potencjalnej sprzedaży.

• Produkty rotujące szybko – bufor kilku sztuk lub ostatnia sztuka tylko w jednym kanale.

• Produkty unikatowe – jedna sztuka w jednym kanale albo bardzo częsta synchronizacja.

• Szczyt sezonu – większy bufor i krótszy interwał synchronizacji; więcej w tekście Black Friday i święta na Erli.

• Towar u dostawcy – osobne zasady, jeśli stan pochodzi z hurtowni, a nie z Twojego magazynu.

[#przyklad] Sklep z akcesoriami sportowymi sprzedawał na Allegro, w sklepie na Shoperze i na Erli. Po kilku anulowaniach z powodu braku towaru okazało się, że część stanów na Erli była edytowana ręcznie i pola zostały zamrożone. Sklep odmroził pola akcją masową, wyłączył ręczne zmiany stanów w panelach i wprowadził bufor dla produktów z ostatnimi sztukami. Liczba anulowań z powodu braku towaru spadła. To ilustracja dobrych praktyk, a nie gwarancja wyników.

[#checklista] Synchronizacja stanów z Erli: jedno źródło prawdy o stanie; integracja z obsługą anulowań i zwrotów; brak ręcznych zmian stanów w panelach; sprawdzone zamrożone pola; interwał synchronizacji dopasowany do tempa sprzedaży; bufor dla niskich stanów; kontrola statusu synchronizacji po każdej zmianie konfiguracji.

Jeśli prowadzisz magazyn w programie sprzedażowym, zajrzyj do tekstu Erli i program magazynowy. O zmianie stanów i cen dla wielu produktów naraz piszemy w artykule masowa edycja ofert na Erli.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Erli automatycznie zmniejsza stan po zamówieniu?

Tak. Według dokumentacji API Erli po złożeniu zamówienia stan produktu jest automatycznie zmniejszany o kupioną ilość. Twój system musi jednak pobrać zamówienie i zmniejszyć stan w pozostałych kanałach.

Czy po anulowaniu zamówienia stan na Erli wraca?

Nie automatycznie. Dokumentacja API Erli wskazuje, że przy anulowaniu zamówienia stan nie jest aktualizowany i trzeba go zaktualizować przez API lub integrację.

Dlaczego integracja nie zmienia stanu na Erli?

Częstą przyczyną są zamrożone pola – ręczna edycja w panelu Erli podczas działającej integracji wyłącza pole z synchronizacji. Pola można odmrozić akcją masową w zakładce „Moje produkty”.

Jak szybko zmiana stanu pojawia się na Erli?

Zmiany przez API są przetwarzane asynchronicznie, a na stronie produktu, listach i w wynikach wyszukiwania mogą pojawić się z opóźnieniem do 20 minut ze względu na cache.

Jak uniknąć sprzedaży ponad stan na Erli?

Stosuj jedno źródło prawdy o stanie, synchronizuj stany często, obsługuj anulowania i zwroty, a przy niskich stanach wprowadź bufor. Przy własnej integracji warto wykorzystać hooki opisane w dokumentacji API Erli.

Czy można synchronizować stany z Erli bez integratora?

Przy kilku produktach da się to robić ręcznie, ale przy rosnącej sprzedaży ryzyko błędów szybko rośnie. Przy większej skali lepiej sprawdza się integrator, integracja platformy sklepu lub własna integracja przez API.

Podsumowanie

Synchronizacja stanów magazynowych z Erli wymaga jednego źródła prawdy o stanie, integracji obsługującej zamówienia, anulowania i zwroty oraz dyscypliny w pracy z panelami. Erli zmniejsza stan przy zamówieniu, ale nie przywraca go przy anulowaniu, a ręczna edycja w panelu podczas działającej integracji może zamrozić pola. Dobrze dobrana metoda synchronizacji, bufor dla niskich stanów i regularna kontrola statusu integracji pozwalają ograniczyć anulowania z powodu braku towaru.

Jeśli chcesz uporządkować stany i integracje przy sprzedaży na Erli, Allegro i we własnym sklepie, pomożemy – wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli, od wyboru integracji po konfigurację synchronizacji i bieżącą kontrolę ofert.