Symfonia raporty - raporty finansowe i kontroling sprzedaży online

Symfonia analiza sprzedaży - które narzędzie wybrać?

Producent ma kilka narzędzi analitycznych o różnym przeznaczeniu. Nie trzeba kupować wszystkich - wybór zależy od tego, kto ma oglądać raporty i jak często.

[#chart:ksg79b]

Dla większości firm handlowych z e-commerce punktem wyjścia są raporty Finansów i Księgowości z dobrze ustawionymi wymiarami. Narzędzie BI ma sens wtedy, gdy raport trzeba oglądać często, w różnych przekrojach, a przygotowanie go w arkuszu zajmuje kilka godzin co miesiąc. Ceny narzędzi analitycznych ustala doradca Symfonii, dlatego warto o nie zapytać razem z ofertą na programy podstawowe.

Przy wyborze narzędzia zwróć uwagę na to, kto będzie z niego korzystał. Raport, który umie przygotować tylko księgowa, trafi do właściciela z opóźnieniem i w jednym przekroju. Kokpit, który kierownik sprzedaży otwiera sam w przeglądarce lub Excelu, pozwala reagować w trakcie miesiąca, a nie po jego zamknięciu.

Jak ustawić raporty w Symfonii pod kontroling sprzedaży online?

Rentowność kanałów nie pojawi się w raporcie sama. Trzeba ją przygotować już na etapie importu zamówień i księgowania kosztów. Oto kolejność, którą polecamy:

1. Osobne serie dokumentów sprzedaży dla kanałów - dodatek do Base lub integrator wystawia dokumenty z Allegro, sklepu i innych marketplace'ów w różnych seriach. To najprostszy sposób, żeby przychód miał etykietę kanału.

2. Wymiar kanału w księgowości - księgowy ustawia kanał jako projekt, centrum kosztów lub inny wymiar analityczny, według którego Finanse i Księgowość analizują przychody i koszty.

3. Przypisanie kosztów kanału - faktury za prowizje Allegro, Allegro Ads, wysyłki i płatności dekretowane od razu na właściwy kanał.

4. Koszty wspólne według klucza - magazyn, obsługa klienta czy oprogramowanie dzielone na kanały np. według liczby zamówień, zgodnie z zasadą ustaloną z księgowym.

5. Stały rytm raportu - raport rentowności kanałów po zamknięciu miesiąca, z porównaniem do poprzednich okresów.

[#tip] Ustal jedną definicję wyniku kanału i trzymaj się jej przez cały rok. Jeśli w styczniu liczysz wynik Allegro z reklamą, a w marcu bez niej, porównanie miesięcy traci sens. Definicję zapisz w dokumencie, który zna księgowość i osoba odpowiedzialna za sprzedaż.

Skąd wziąć koszty kanału, których nie ma w Symfonii?

Część danych o kanałach jest dokładniejsza poza programem księgowym. Base pokazuje liczbę zamówień, zwrotów i wysyłek na kanał, panel Allegro koszty reklam i opłat w podziale na oferty, a sklep internetowy dane o koszyku. Smart BI pozwala według producenta dołączać dane z zewnętrznych źródeł, np. z plików Excel lub CSV, dlatego zestawienie z integratora można analizować razem z danymi z Symfonii, zamiast przepisywać je ręcznie.

Wypłaty z Allegro i operatorów płatności w raportach

Osobnym tematem są pieniądze. Allegro i operatorzy płatności wypłacają środki zbiorczo, za wiele zamówień naraz i często po potrąceniu opłat. Jeśli w Symfonii wypłata nie jest powiązana z konkretnymi dokumentami sprzedaży, raport należności pokazuje nierozliczone kwoty, które w rzeczywistości dawno wpłynęły na konto. Sposób rozliczania wypłat i potrąconych opłat ustal z księgowym przed startem integracji, a w dodatku do Base zmapuj formy płatności tak, żeby płatność online, pobranie i przelew trafiały do programu jako różne formy. Dzięki temu raport rozrachunków pokazuje realne zaległości, a nie techniczne różnice.

Pamiętaj też o kolejności. Najpierw ustaw serie dokumentów i wymiar kanału w Symfonii, a dopiero potem dokładaj dane zewnętrzne. Raport, który łączy niepełne dane z programu z dokładnymi danymi z integratora, daje fałszywe poczucie precyzji i prowadzi do złych decyzji o budżecie reklamowym.

Jak liczyć marżę kanału sprzedaży w Symfonii?

Gdy przychody i koszty mają już etykietę kanału, rentowność liczy się prostym wskaźnikiem: wynik kanału podzielony przez jego przychód. Wynik kanału to przychód minus wartość sprzedanego towaru i wszystkie koszty przypisane do kanału. Przykład dla jednego miesiąca:

[#chart:ksg79c]

Ten sam wskaźnik policzony dla sklepu, Allegro i innych marketplace'ów pokazuje, gdzie warto zwiększać budżet reklamowy, a gdzie najpierw poprawić ceny lub koszty wysyłek. Najwięcej mówi trend z kilku miesięcy, a nie pojedynczy wynik, bo jeden miesiąc może być zaburzony przez zbiorczą fakturę z poprzedniego okresu.

Podobne podejście w innych systemach opisujemy w artykułach enova365 raporty - Business Intelligence i analiza marży oraz Comarch ERP Optima raporty - analizy BI i rentowność kanałów sprzedaży.

Raport zapasów - druga strona rentowności

Rentowność kanału to nie tylko marża, ale też pieniądze zamrożone w magazynie. Towar, który sprzedaje się z wysoką marżą, ale leży na półce wiele miesięcy, może przynosić mniej niż produkt z niższą marżą i szybką rotacją. Smart BI według producenta pozwala kontrolować stany magazynowe i zapasy, a Analityk Sprzedaży w Kokpicie Towaru pokazuje sprzedaż według nabywców i stany. Zestaw raport marży kanału z raportem zapasów raz w miesiącu: produkty z niską sprzedażą i wysokim stanem to kandydaci do promocji, kampanii w Allegro Ads albo wycofania z oferty. Decyzję podejmuj na podstawie kilku miesięcy, a nie jednego okresu, zwłaszcza przy towarach sezonowych.

Najczęstsze błędy w raportach sprzedaży online w Symfonii

• Jedna seria dokumentów dla wszystkich kanałów - przychodu nie da się potem rozdzielić bez ręcznej pracy.

• Zbiorcze faktury Allegro w kosztach ogólnych - prowizje i reklama nie obciążają kanału, który je wygenerował.

• Zwroty bez korekt w Symfonii - przychód kanału jest zawyżony, a stan magazynu nie zgadza się z rzeczywistością.

• Wycena towaru do poprawki - błędne ceny zakupu w przyjęciach zaniżają lub zawyżają marżę wszystkich kanałów jednocześnie.

• Raport robiony raz na kwartał - problem z kanałem widać dopiero, gdy kosztował już kilka miesięcy wyniku.

Jak Vinson pomaga w kontrolingu sprzedaży online z Symfonią

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta Symfonii - raporty i wymiary w księgowości ustawia partner Symfonii z księgowym. Pomagamy sprzedawcom poukładać obieg zamówień i dokumentów między Allegro, sklepem, Base i programem księgowym tak, żeby każdy dokument miał etykietę kanału: konfigurujemy serie i źródła zamówień, mapujemy płatności i koszty dostawy, a jako Allegro Ads Partner+ pomagamy ocenić, które koszty reklamy przypisać do którego kanału. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, czego brakuje w Twoich danych, żeby zobaczyć rentowność kanałów.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie raporty finansowe ma Symfonia?

Symfonia Finanse i Księgowość według producenta tworzy bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienia obrotów i sald, a także analizy kosztów, przychodów i rentowności według projektów, centrów kosztów i oddziałów. Można tworzyć własne raporty i eksportować dane do arkuszy kalkulacyjnych oraz narzędzi BI.

Co to jest Symfonia Smart BI?

To narzędzie producenta do analizy danych z Symfonii Handel oraz Symfonii Finanse i Księgowość. Pozwala monitorować sprzedaż, stany, koszty, przychody, należności i zobowiązania, dołączać dane z zewnętrznych źródeł, np. Excela lub CSV, i eksportować raporty do Excela.

Czy w Symfonii można sprawdzić rentowność sprzedaży na Allegro?

Tak, jeśli dokumenty sprzedaży z Allegro mają osobną serię lub wymiar, a koszty kanału, takie jak prowizje, reklama i wysyłki, są przypisane do Allegro przy księgowaniu. Bez tego program pokaże marżę handlową, ale nie realny wynik kanału.

Czy Symfonia współpracuje z Power BI?

Według producenta Analityk Sprzedaży może współpracować z zewnętrznymi narzędziami, a jako przykład podaje Microsoft Power BI. Finanse i Księgowość pozwalają eksportować dane do narzędzi BI. Zakres połączenia warto potwierdzić u doradcy Symfonii.

Jak często analizować rentowność kanałów sprzedaży?

Co najmniej raz w miesiącu, po zamknięciu okresu i zaksięgowaniu zbiorczych faktur od marketplace'ów i przewoźników. Najwięcej mówi porównanie kilku kolejnych miesięcy, bo pojedynczy miesiąc może być zaburzony przez faktury z poprzedniego okresu.

Chcesz wiedzieć, który kanał sprzedaży naprawdę zarabia, a dane w Symfonii na to nie pozwalają? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Jeśli dopiero poznajesz program, zacznij od artykułu Symfonia - co to jest i dla jakiego sprzedawcy e-commerce się sprawdzi.