Symfonia automatyzacje - dekretacja i obieg dokumentów
Damian Wełna
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Symfonia automatyzacje - dekretacja i obieg dokumentów
W Symfonii można zautomatyzować większość drogi dokumentu sprzedaży: import zamówień z Allegro i sklepu przez dodatek do Base lub integrator producenta, wystawienie paragonu albo faktury w Symfonii Handel, wysyłkę faktur do KSeF przez Symfonię KSeF Plus oraz dekretację w Symfonii Finanse i Księgowość dzięki automatyce księgowej. Dla faktur kosztowych producent oferuje obieg i akceptację w Symfonii eDokumenty oraz dodatek AI Dekret, który proponuje dekret faktur z KSeF. Człowiek zostaje przy wyjątkach i zatwierdzaniu, a nie przy przepisywaniu.
W tym artykule pokazujemy, które procesy księgowo-handlowe w Symfonii da się zautomatyzować, w jakiej kolejności je uruchamiać i jak policzyć, ile pracy to oszczędza przy setkach zamówień miesięcznie. Opisujemy też, co najczęściej psuje automatyzację, bo program, który co dziesiąty dokument odrzuca do ręcznej poprawki, nie oszczędza czasu, tylko go przesuwa.
[#wazne] W skrócie: Symfonia automatyzuje import zamówień (przez dodatek do Base lub Integrator Symfonia Handel z e-Commerce), wystawianie dokumentów, wysyłkę do KSeF, dekretację według automatyki księgowej oraz obieg faktur kosztowych w Symfonii eDokumenty. Dodatek AI Dekret proponuje dekrety faktur z KSeF, a decyzję zostawia księgowemu. Oszczędność zależy od tego, jaki odsetek dokumentów przechodzi bez poprawek. Vinson, certyfikowany partner Base, układa przepływ zamówień do Symfonii tak, żeby automatyzacja działała od pierwszego dnia.
Symfonia automatyzacja - co można zautomatyzować?
Automatyzacja w programie księgowo-handlowym to ustawienie reguł, według których dokumenty powstają, przechodzą między modułami i są księgowane bez ręcznego wprowadzania danych. W Symfonii reguły są rozłożone na kilka programów, dlatego warto patrzeć na cały łańcuch, a nie na pojedynczą funkcję. U sprzedawcy internetowego obejmuje on zwykle takie etapy:
Import zamówień - zamówienia z Allegro, sklepu i innych marketplace'ów trafiają do Symfonii Handel przez dodatek do Base albo przez Integrator Symfonia Handel z e-Commerce.
Dokumenty sprzedaży - program wystawia paragon lub fakturę w serii kanału i zdejmuje towar ze stanu.
KSeF - faktury trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur przez Symfonię KSeF Plus, pojedynczo lub zbiorczo, a faktury zakupowe są z niego pobierane.
Księgowanie - dokumenty z Handlu przechodzą do Finansów i Księgowości, gdzie automatyka księgowa dekretuje je i przypisuje do rejestrów VAT.
Faktury kosztowe - w Symfonii eDokumenty przechodzą ścieżkę akceptacji, a po zatwierdzeniu trafiają do księgowości bez przepisywania.
Poniżej ten sam łańcuch w kolejności, w jakiej dokument przechodzi przez systemy. Każdy krok można uruchamiać osobno, ale największy zysk daje dopiero połączenie wszystkich.
[#chart:ksg77a]
Symfonia import zamówień - pierwsze ogniwo automatyzacji
Symfonia Handel nie ma wbudowanego połączenia z Allegro, więc automatyzacja zaczyna się od integracji. Base na swojej stronie integracji zaznacza, że nie tworzy własnych połączeń z Symfonią, a dodatki dostarczają firmy zewnętrzne, np. rtnet (SymSyncPro przez integratory.pl), symfoniadodatki.pl czy e-merge (stan na lipiec 2026 - sprawdź na stronie Base). Zakres dodatków jest różny - od samego przenoszenia zamówień po dwukierunkową synchronizację stanów, cen, statusów i PDF dokumentów. Dla sprzedawcy, który działa głównie we własnym sklepie, alternatywą jest Integrator Symfonia Handel z e-Commerce od producenta.
Od tego ogniwa zależy jakość całej reszty. Jeśli zamówienie trafia do Symfonii z błędnym SKU, bez NIP nabywcy albo z kosztem wysyłki bez właściwej stawki VAT, automatyka księgowa zaksięguje błąd albo zatrzyma dokument. Dlatego przed włączeniem dekretacji warto przez kilka tygodni pilnować samego importu: porównywać liczbę zamówień w Base z liczbą dokumentów w Symfonii i zapisywać przyczyny każdej rozbieżności.
Integrator producenta czy dodatek do Base - co lepiej automatyzuje import?
Oba rozwiązania automatyzują import, ale w innym zakresie. Integrator Symfonia Handel z e-Commerce według producenta pobiera zamówienia ze sklepu, rezerwuje towar po SKU, obsługuje warianty, wydanie i przesyłkę oraz wystawienie faktury, a działa z Symfonią Handel w linii uniwersalnej i profesjonalnej. Dodatek do Base obsługuje wszystkie kanały podłączone do Base naraz - Allegro, sklepy i inne marketplace'y - a oferty, wysyłki i komunikacja z klientem zostają w jednym panelu. Przy sprzedaży głównie na marketplace'ach automatyzacja przez Base wymaga zwykle mniej połączeń do utrzymania. Niezależnie od wyboru zasada jest jedna: jeden kanał, jedna droga importu.
Typowe pułapki tego etapu opisujemy w artykule Symfonia - najczęstsze błędy przy imporcie dokumentów sprzedaży z integratora.
W Symfonii można zautomatyzować większość drogi dokumentu sprzedaży: import zamówień z Allegro i sklepu przez dodatek do Base lub integrator producenta, wystawienie paragonu albo faktury w Symfonii Handel, wysyłkę faktur do KSeF przez Symfonię KSeF Plus oraz dekretację w Symfonii Finanse i Księgowość dzięki automatyce księgowej. Dla faktur kosztowych producent oferuje obieg i akceptację w Symfonii eDokumenty oraz dodatek AI Dekret, który proponuje dekret faktur z KSeF. Człowiek zostaje przy wyjątkach i zatwierdzaniu, a nie przy przepisywaniu.
W tym artykule pokazujemy, które procesy księgowo-handlowe w Symfonii da się zautomatyzować, w jakiej kolejności je uruchamiać i jak policzyć, ile pracy to oszczędza przy setkach zamówień miesięcznie. Opisujemy też, co najczęściej psuje automatyzację, bo program, który co dziesiąty dokument odrzuca do ręcznej poprawki, nie oszczędza czasu, tylko go przesuwa.
[#wazne] W skrócie: Symfonia automatyzuje import zamówień (przez dodatek do Base lub Integrator Symfonia Handel z e-Commerce), wystawianie dokumentów, wysyłkę do KSeF, dekretację według automatyki księgowej oraz obieg faktur kosztowych w Symfonii eDokumenty. Dodatek AI Dekret proponuje dekrety faktur z KSeF, a decyzję zostawia księgowemu. Oszczędność zależy od tego, jaki odsetek dokumentów przechodzi bez poprawek. Vinson, certyfikowany partner Base, układa przepływ zamówień do Symfonii tak, żeby automatyzacja działała od pierwszego dnia.
Symfonia automatyzacja - co można zautomatyzować?
Automatyzacja w programie księgowo-handlowym to ustawienie reguł, według których dokumenty powstają, przechodzą między modułami i są księgowane bez ręcznego wprowadzania danych. W Symfonii reguły są rozłożone na kilka programów, dlatego warto patrzeć na cały łańcuch, a nie na pojedynczą funkcję. U sprzedawcy internetowego obejmuje on zwykle takie etapy:
Import zamówień - zamówienia z Allegro, sklepu i innych marketplace'ów trafiają do Symfonii Handel przez dodatek do Base albo przez Integrator Symfonia Handel z e-Commerce.
Dokumenty sprzedaży - program wystawia paragon lub fakturę w serii kanału i zdejmuje towar ze stanu.
KSeF - faktury trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur przez Symfonię KSeF Plus, pojedynczo lub zbiorczo, a faktury zakupowe są z niego pobierane.
Księgowanie - dokumenty z Handlu przechodzą do Finansów i Księgowości, gdzie automatyka księgowa dekretuje je i przypisuje do rejestrów VAT.
Faktury kosztowe - w Symfonii eDokumenty przechodzą ścieżkę akceptacji, a po zatwierdzeniu trafiają do księgowości bez przepisywania.
Poniżej ten sam łańcuch w kolejności, w jakiej dokument przechodzi przez systemy. Każdy krok można uruchamiać osobno, ale największy zysk daje dopiero połączenie wszystkich.
[#chart:ksg77a]
Symfonia import zamówień - pierwsze ogniwo automatyzacji
Symfonia Handel nie ma wbudowanego połączenia z Allegro, więc automatyzacja zaczyna się od integracji. Base na swojej stronie integracji zaznacza, że nie tworzy własnych połączeń z Symfonią, a dodatki dostarczają firmy zewnętrzne, np. rtnet (SymSyncPro przez integratory.pl), symfoniadodatki.pl czy e-merge (stan na lipiec 2026 - sprawdź na stronie Base). Zakres dodatków jest różny - od samego przenoszenia zamówień po dwukierunkową synchronizację stanów, cen, statusów i PDF dokumentów. Dla sprzedawcy, który działa głównie we własnym sklepie, alternatywą jest Integrator Symfonia Handel z e-Commerce od producenta.
Od tego ogniwa zależy jakość całej reszty. Jeśli zamówienie trafia do Symfonii z błędnym SKU, bez NIP nabywcy albo z kosztem wysyłki bez właściwej stawki VAT, automatyka księgowa zaksięguje błąd albo zatrzyma dokument. Dlatego przed włączeniem dekretacji warto przez kilka tygodni pilnować samego importu: porównywać liczbę zamówień w Base z liczbą dokumentów w Symfonii i zapisywać przyczyny każdej rozbieżności.
Integrator producenta czy dodatek do Base - co lepiej automatyzuje import?
Oba rozwiązania automatyzują import, ale w innym zakresie. Integrator Symfonia Handel z e-Commerce według producenta pobiera zamówienia ze sklepu, rezerwuje towar po SKU, obsługuje warianty, wydanie i przesyłkę oraz wystawienie faktury, a działa z Symfonią Handel w linii uniwersalnej i profesjonalnej. Dodatek do Base obsługuje wszystkie kanały podłączone do Base naraz - Allegro, sklepy i inne marketplace'y - a oferty, wysyłki i komunikacja z klientem zostają w jednym panelu. Przy sprzedaży głównie na marketplace'ach automatyzacja przez Base wymaga zwykle mniej połączeń do utrzymania. Niezależnie od wyboru zasada jest jedna: jeden kanał, jedna droga importu.
Typowe pułapki tego etapu opisujemy w artykule Symfonia - najczęstsze błędy przy imporcie dokumentów sprzedaży z integratora.
- Ocena procesów i obecnych narzędzi
- Plan integracji ze sklepem, Allegro i Base
- Wycena wdrożenia bez zobowiązań
Konsultację poprowadzi Damian Wełna, Automation & Integration ExpertSymfonia dekretacja - automatyka księgowa i AI Dekret
Dekretacja to przypisanie dokumentu do kont księgowych, czyli określenie, na których kontach i po której stronie zostanie zaksięgowana każda kwota. W firmie z setkami paragonów i faktur miesięcznie ręczna dekretacja każdego dokumentu nie ma sensu, bo dokumenty sprzedaży z jednego kanału księguje się według tych samych zasad.
Symfonia Finanse i Księgowość według producenta generuje modelowy plan kont ze znacznikami JPK i ma automatykę księgową, która dekretuje dokumenty i przypisuje je do rejestrów VAT. W cenniku producent rozróżnia podstawową i zaawansowaną automatykę księgową w zależności od pakietu, dlatego zakres warto potwierdzić u partnera Symfonii przed zakupem. Program obsługuje też import dokumentów, m.in. faktur sprzedaży i zakupu, zamiast ich ręcznego wprowadzania.
Dla faktur z KSeF producent oferuje dodatek Symfonia AI Dekret. Według opisu analizuje on dokument, plan kont, słowniki, kartotekę kontrahentów i historię księgowań, a potem przygotowuje propozycję dekretu. Księgowy sprawdza ją i zatwierdza, zamiast wpisywać konta ręcznie. Dodatek działa tylko w połączeniu z Symfonią KSeF Plus.
[#uwaga] Schematy dekretacji, plan kont i sposób ujęcia sprzedaży z marketplace'ów ustala księgowy albo biuro rachunkowe. Automatyzacja powtarza reguły, które ktoś zaprojektował - jeśli reguła jest błędna, błąd powtórzy się w każdym dokumencie. Nie traktuj tego artykułu jako porady podatkowej.
Jak przygotować dokumenty sprzedaży do automatycznej dekretacji?
Automatyka księgowa działa dobrze, gdy dokumenty są przewidywalne. Po stronie Symfonii Handel i integracji oznacza to kilka decyzji:
Osobne serie dokumentów dla kanałów - np. inna seria faktur i paragonów dla Allegro, inna dla sklepu. Księgowy może wtedy ustawić reguły per kanał.
Zmapowane formy płatności - płatność online, pobranie i przelew muszą trafiać do Symfonii jako różne formy, bo inaczej rozliczane są rozrachunki.
Koszt dostawy jako usługa - z własną kartoteką i stawką VAT, a nie jako dopisek w uwagach zamówienia.
Jedna droga importu dla kanału - ten sam kanał nie może trafiać do Symfonii przez Base i przez integrator producenta jednocześnie.
Stałe zasady dla zwrotów - korekta wystawiana w Symfonii i przyjęcie towaru na magazyn zwrotów, zawsze w ten sam sposób.
Większość tych ustawień robi się przy pierwszym uruchomieniu programu. Kolejność opisujemy w poradniku Symfonia konfiguracja krok po kroku - Handel, Finanse i Księgowość oraz KSeF.
KSeF - automatyczna wysyłka i pobieranie faktur w Symfonii
Trzecim ogniwem jest KSeF. Programy Symfonii wymieniają faktury z Krajowym Systemem e-Faktur przez Symfonię KSeF Plus, która według producenta pozwala na automatyczną i ręczną wymianę faktur. Z perspektywy automatyzacji ważne są dwie decyzje. Po pierwsze, który program wysyła faktury sprzedażowe - przy imporcie zamówień przez dodatek do Base powinna to być Symfonia, a nie Base, żeby ta sama faktura nie trafiła do KSeF dwa razy. Po drugie, kto pilnuje faktur odrzuconych i poświadczeń. Automatyczna wysyłka bez codziennego sprawdzania błędów oznacza, że problem z jednym NIP nabywcy wyjdzie dopiero przy zamknięciu miesiąca. Faktury zakupowe pobrane z KSeF są z kolei punktem wyjścia dla AI Dekret i obiegu w eDokumentach.
Obieg dokumentów kosztowych w Symfonii eDokumenty
Sprzedaż to jedna strona. Druga to faktury od dostawców, przewoźników, operatorów płatności i usługodawców marketingowych. Symfonia eDokumenty to program producenta do elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów. Według opisu faktury z KSeF i dokumenty spoza KSeF, np. z e-maila lub skanu, trafiają do jednego obiegu, przechodzą ustaloną ścieżkę akceptacji, a osoby odpowiedzialne dostają powiadomienia na komputerze i w telefonie. Zaakceptowana faktura trafia do Symfonii Finanse i Księgowość bez przepisywania. Producent zastrzega, że zakres wymiany danych zależy od wersji systemów i wdrożenia.
W sklepie internetowym obieg kosztów ma sens, gdy faktury zatwierdza kilka osób: magazyn potwierdza dostawę towaru, marketing fakturę za kampanię, a właściciel większe wydatki. Przy jednej osobie decyzyjnej wystarczy zwykle pobieranie faktur z KSeF i dekretacja w Finansach i Księgowości.
Warto pamiętać, że nie wszystkie koszty sklepu internetowego przychodzą przez KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców usług, np. platform reklamowych czy narzędzi online, oraz noty i dokumenty spoza systemu trzeba dołączyć do obiegu inną drogą, np. e-mailem lub skanem. Jeśli obieg ma obejmować wszystkie koszty, ustal, kto i gdzie przekazuje takie dokumenty, bo inaczej zostaną poza automatyzacją.
Które procesy w Symfonii automatyzować i co zostaje dla człowieka?
Automatyzacja nie usuwa ludzi z procesu, tylko zmienia ich rolę. Poniższa tabela pokazuje, które narzędzie odpowiada za dany etap i co w nim nadal robi człowiek.
| Proces | Narzędzie | Co robi automat | Co zostaje dla człowieka |
|---|---|---|---|
| Import zamówień | Dodatek do Base lub Integrator Symfonia Handel z e-Commerce | Przenosi zamówienie, dopasowuje towar i kontrahenta | Zamówienia z błędem importu |
| Dokument sprzedaży | Symfonia Handel | Wystawia paragon lub fakturę, zdejmuje stan | Nietypowe faktury, korekty |
| Wysyłka do KSeF | Symfonia KSeF Plus | Wysyła faktury pojedynczo lub zbiorczo | Faktury odrzucone |
| Dekretacja sprzedaży | Finanse i Księgowość - automatyka księgowa | Dekretuje według reguł, przypisuje do rejestrów VAT | Projekt reguł, kontrola |
| Dekretacja kosztów | AI Dekret (dodatek) | Proponuje dekret faktury z KSeF | Zatwierdzenie propozycji |
| Akceptacja kosztów | Symfonia eDokumenty | Prowadzi fakturę ścieżką akceptacji | Decyzja o akceptacji |
Ile czasu oszczędza automatyzacja w Symfonii przy setkach zamówień?
Nie ma jednej liczby, którą można obiecać każdej firmie, bo oszczędność zależy od tego, ile dokumentów wymagało dotąd ręcznej pracy i ile wymaga jej po wdrożeniu. Najprostszą miarą jest odsetek dokumentów obsłużonych w całości automatycznie. Licz go co tydzień przez pierwsze miesiące po starcie:
[#chart:ksg77b]
Mając ten wskaźnik, łatwo oszacować czas. Jeśli przed wdrożeniem każde zamówienie wymagało ręcznego wystawienia dokumentu i dekretu, a po wdrożeniu ręcznie obsługujesz tylko wyjątki, praca zespołu skraca się proporcjonalnie do udziału dokumentów automatycznych. Zmierz u siebie, ile minut zajmuje obsługa jednego dokumentu ręcznie, i pomnóż przez liczbę dokumentów, które przestały jej wymagać. To realna oszczędność dla Twojej firmy, a nie średnia z folderu reklamowego.
Co najczęściej psuje automatyzację w Symfonii?
Gdy odsetek dokumentów automatycznych nie rośnie, przyczyna prawie zawsze leży w danych, a nie w programie. Najczęstsze objawy i poprawki zebraliśmy w jednym miejscu:
[#chart:ksg77c]
Po każdej poprawce sprawdź wskaźnik ponownie po tygodniu. Jeśli rośnie, poprawka zadziałała. Jeśli stoi w miejscu, przyczyna jest gdzie indziej i warto wrócić do listy błędów z importu.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować obieg dokumentów z Symfonią
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta Symfonii - automatykę księgową ustawia partner Symfonii razem z księgowym, a dodatek integracyjny jego dostawca. Pomagamy sprzedawcom poukładać obieg zamówień i dokumentów między Allegro, sklepem, Base i programem księgowym: porządkujemy SKU, statusy i akcje automatyczne, mapujemy płatności i koszty dostawy i koordynujemy testy, zanim włączysz dekretację. Na bezpłatnej konsultacji wskażemy, gdzie w Twoim procesie automatyzacja zatrzymuje się dziś najczęściej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Symfonia automatycznie dekretuje dokumenty?
Tak. Symfonia Finanse i Księgowość ma automatykę księgową, która dekretuje dokumenty sprzedaży i zakupu oraz przypisuje je do rejestrów VAT. Zakres automatyki zależy od pakietu, a reguły ustala księgowy. Dla faktur z KSeF dostępny jest też dodatek AI Dekret, który proponuje dekret do zatwierdzenia.
Co to jest Symfonia AI Dekret?
To dodatek do Symfonii Finanse i Księgowość, który analizuje fakturę z KSeF, plan kont i historię księgowań, a potem przygotowuje propozycję dekretu. Księgowy sprawdza propozycję i ją zatwierdza. Według producenta dodatek działa tylko z Symfonią KSeF Plus.
Jak zautomatyzować import zamówień z Allegro do Symfonii?
Najczęściej przez Base i dodatek firmy zewnętrznej, np. od rtnet, symfoniadodatki.pl lub e-merge. Dodatek pobiera zamówienie z Base, przekazuje je do Symfonii Handel, a program wystawia dokument i zdejmuje stan. Base nie tworzy własnego połączenia z Symfonią.
Czy Symfonia ma elektroniczny obieg faktur kosztowych?
Tak, producent oferuje Symfonię eDokumenty. Faktury z KSeF i spoza KSeF trafiają do jednego obiegu, przechodzą ścieżkę akceptacji, a po zatwierdzeniu trafiają do Symfonii Finanse i Księgowość. Zakres wymiany danych zależy od wersji systemów i wdrożenia.
Ile kosztuje automatyzacja w Symfonii?
Koszt składa się z pakietu Finansów i Księgowości z odpowiednią automatyką, Symfonii KSeF Plus, ewentualnie AI Dekret i eDokumentów, dodatku integracyjnego do Base oraz wdrożenia. Ceny dodatków i wdrożenia podają partner Symfonii i dostawca integracji, dlatego warto poprosić o wycenę rozpisaną na pozycje.
Chcesz, żeby zamówienia z Allegro i sklepu same zamieniały się w zaksięgowane dokumenty w Symfonii? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - przejdziemy przez Twój obieg dokumentów i wskażemy pierwsze kroki. Jeśli porównujesz systemy, zobacz też, jak działają automatyzacje w enova365 - workflow, harmonogramy i API.
Symfonia dekretacja - automatyka księgowa i AI Dekret
Dekretacja to przypisanie dokumentu do kont księgowych, czyli określenie, na których kontach i po której stronie zostanie zaksięgowana każda kwota. W firmie z setkami paragonów i faktur miesięcznie ręczna dekretacja każdego dokumentu nie ma sensu, bo dokumenty sprzedaży z jednego kanału księguje się według tych samych zasad.
Symfonia Finanse i Księgowość według producenta generuje modelowy plan kont ze znacznikami JPK i ma automatykę księgową, która dekretuje dokumenty i przypisuje je do rejestrów VAT. W cenniku producent rozróżnia podstawową i zaawansowaną automatykę księgową w zależności od pakietu, dlatego zakres warto potwierdzić u partnera Symfonii przed zakupem. Program obsługuje też import dokumentów, m.in. faktur sprzedaży i zakupu, zamiast ich ręcznego wprowadzania.
Dla faktur z KSeF producent oferuje dodatek Symfonia AI Dekret. Według opisu analizuje on dokument, plan kont, słowniki, kartotekę kontrahentów i historię księgowań, a potem przygotowuje propozycję dekretu. Księgowy sprawdza ją i zatwierdza, zamiast wpisywać konta ręcznie. Dodatek działa tylko w połączeniu z Symfonią KSeF Plus.
[#uwaga] Schematy dekretacji, plan kont i sposób ujęcia sprzedaży z marketplace'ów ustala księgowy albo biuro rachunkowe. Automatyzacja powtarza reguły, które ktoś zaprojektował - jeśli reguła jest błędna, błąd powtórzy się w każdym dokumencie. Nie traktuj tego artykułu jako porady podatkowej.
Jak przygotować dokumenty sprzedaży do automatycznej dekretacji?
Automatyka księgowa działa dobrze, gdy dokumenty są przewidywalne. Po stronie Symfonii Handel i integracji oznacza to kilka decyzji:
Osobne serie dokumentów dla kanałów - np. inna seria faktur i paragonów dla Allegro, inna dla sklepu. Księgowy może wtedy ustawić reguły per kanał.
Zmapowane formy płatności - płatność online, pobranie i przelew muszą trafiać do Symfonii jako różne formy, bo inaczej rozliczane są rozrachunki.
Koszt dostawy jako usługa - z własną kartoteką i stawką VAT, a nie jako dopisek w uwagach zamówienia.
Jedna droga importu dla kanału - ten sam kanał nie może trafiać do Symfonii przez Base i przez integrator producenta jednocześnie.
Stałe zasady dla zwrotów - korekta wystawiana w Symfonii i przyjęcie towaru na magazyn zwrotów, zawsze w ten sam sposób.
Większość tych ustawień robi się przy pierwszym uruchomieniu programu. Kolejność opisujemy w poradniku Symfonia konfiguracja krok po kroku - Handel, Finanse i Księgowość oraz KSeF.
KSeF - automatyczna wysyłka i pobieranie faktur w Symfonii
Trzecim ogniwem jest KSeF. Programy Symfonii wymieniają faktury z Krajowym Systemem e-Faktur przez Symfonię KSeF Plus, która według producenta pozwala na automatyczną i ręczną wymianę faktur. Z perspektywy automatyzacji ważne są dwie decyzje. Po pierwsze, który program wysyła faktury sprzedażowe - przy imporcie zamówień przez dodatek do Base powinna to być Symfonia, a nie Base, żeby ta sama faktura nie trafiła do KSeF dwa razy. Po drugie, kto pilnuje faktur odrzuconych i poświadczeń. Automatyczna wysyłka bez codziennego sprawdzania błędów oznacza, że problem z jednym NIP nabywcy wyjdzie dopiero przy zamknięciu miesiąca. Faktury zakupowe pobrane z KSeF są z kolei punktem wyjścia dla AI Dekret i obiegu w eDokumentach.
Obieg dokumentów kosztowych w Symfonii eDokumenty
Sprzedaż to jedna strona. Druga to faktury od dostawców, przewoźników, operatorów płatności i usługodawców marketingowych. Symfonia eDokumenty to program producenta do elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów. Według opisu faktury z KSeF i dokumenty spoza KSeF, np. z e-maila lub skanu, trafiają do jednego obiegu, przechodzą ustaloną ścieżkę akceptacji, a osoby odpowiedzialne dostają powiadomienia na komputerze i w telefonie. Zaakceptowana faktura trafia do Symfonii Finanse i Księgowość bez przepisywania. Producent zastrzega, że zakres wymiany danych zależy od wersji systemów i wdrożenia.
W sklepie internetowym obieg kosztów ma sens, gdy faktury zatwierdza kilka osób: magazyn potwierdza dostawę towaru, marketing fakturę za kampanię, a właściciel większe wydatki. Przy jednej osobie decyzyjnej wystarczy zwykle pobieranie faktur z KSeF i dekretacja w Finansach i Księgowości.
Warto pamiętać, że nie wszystkie koszty sklepu internetowego przychodzą przez KSeF. Faktury od zagranicznych dostawców usług, np. platform reklamowych czy narzędzi online, oraz noty i dokumenty spoza systemu trzeba dołączyć do obiegu inną drogą, np. e-mailem lub skanem. Jeśli obieg ma obejmować wszystkie koszty, ustal, kto i gdzie przekazuje takie dokumenty, bo inaczej zostaną poza automatyzacją.
Które procesy w Symfonii automatyzować i co zostaje dla człowieka?
Automatyzacja nie usuwa ludzi z procesu, tylko zmienia ich rolę. Poniższa tabela pokazuje, które narzędzie odpowiada za dany etap i co w nim nadal robi człowiek.
| Proces | Narzędzie | Co robi automat | Co zostaje dla człowieka |
|---|---|---|---|
| Import zamówień | Dodatek do Base lub Integrator Symfonia Handel z e-Commerce | Przenosi zamówienie, dopasowuje towar i kontrahenta | Zamówienia z błędem importu |
| Dokument sprzedaży | Symfonia Handel | Wystawia paragon lub fakturę, zdejmuje stan | Nietypowe faktury, korekty |
| Wysyłka do KSeF | Symfonia KSeF Plus | Wysyła faktury pojedynczo lub zbiorczo | Faktury odrzucone |
| Dekretacja sprzedaży | Finanse i Księgowość - automatyka księgowa | Dekretuje według reguł, przypisuje do rejestrów VAT | Projekt reguł, kontrola |
| Dekretacja kosztów | AI Dekret (dodatek) | Proponuje dekret faktury z KSeF | Zatwierdzenie propozycji |
| Akceptacja kosztów | Symfonia eDokumenty | Prowadzi fakturę ścieżką akceptacji | Decyzja o akceptacji |
Ile czasu oszczędza automatyzacja w Symfonii przy setkach zamówień?
Nie ma jednej liczby, którą można obiecać każdej firmie, bo oszczędność zależy od tego, ile dokumentów wymagało dotąd ręcznej pracy i ile wymaga jej po wdrożeniu. Najprostszą miarą jest odsetek dokumentów obsłużonych w całości automatycznie. Licz go co tydzień przez pierwsze miesiące po starcie:
[#chart:ksg77b]
Mając ten wskaźnik, łatwo oszacować czas. Jeśli przed wdrożeniem każde zamówienie wymagało ręcznego wystawienia dokumentu i dekretu, a po wdrożeniu ręcznie obsługujesz tylko wyjątki, praca zespołu skraca się proporcjonalnie do udziału dokumentów automatycznych. Zmierz u siebie, ile minut zajmuje obsługa jednego dokumentu ręcznie, i pomnóż przez liczbę dokumentów, które przestały jej wymagać. To realna oszczędność dla Twojej firmy, a nie średnia z folderu reklamowego.
Co najczęściej psuje automatyzację w Symfonii?
Gdy odsetek dokumentów automatycznych nie rośnie, przyczyna prawie zawsze leży w danych, a nie w programie. Najczęstsze objawy i poprawki zebraliśmy w jednym miejscu:
[#chart:ksg77c]
Po każdej poprawce sprawdź wskaźnik ponownie po tygodniu. Jeśli rośnie, poprawka zadziałała. Jeśli stoi w miejscu, przyczyna jest gdzie indziej i warto wrócić do listy błędów z importu.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować obieg dokumentów z Symfonią
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta Symfonii - automatykę księgową ustawia partner Symfonii razem z księgowym, a dodatek integracyjny jego dostawca. Pomagamy sprzedawcom poukładać obieg zamówień i dokumentów między Allegro, sklepem, Base i programem księgowym: porządkujemy SKU, statusy i akcje automatyczne, mapujemy płatności i koszty dostawy i koordynujemy testy, zanim włączysz dekretację. Na bezpłatnej konsultacji wskażemy, gdzie w Twoim procesie automatyzacja zatrzymuje się dziś najczęściej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Symfonia automatycznie dekretuje dokumenty?
Tak. Symfonia Finanse i Księgowość ma automatykę księgową, która dekretuje dokumenty sprzedaży i zakupu oraz przypisuje je do rejestrów VAT. Zakres automatyki zależy od pakietu, a reguły ustala księgowy. Dla faktur z KSeF dostępny jest też dodatek AI Dekret, który proponuje dekret do zatwierdzenia.
Co to jest Symfonia AI Dekret?
To dodatek do Symfonii Finanse i Księgowość, który analizuje fakturę z KSeF, plan kont i historię księgowań, a potem przygotowuje propozycję dekretu. Księgowy sprawdza propozycję i ją zatwierdza. Według producenta dodatek działa tylko z Symfonią KSeF Plus.
Jak zautomatyzować import zamówień z Allegro do Symfonii?
Najczęściej przez Base i dodatek firmy zewnętrznej, np. od rtnet, symfoniadodatki.pl lub e-merge. Dodatek pobiera zamówienie z Base, przekazuje je do Symfonii Handel, a program wystawia dokument i zdejmuje stan. Base nie tworzy własnego połączenia z Symfonią.
Czy Symfonia ma elektroniczny obieg faktur kosztowych?
Tak, producent oferuje Symfonię eDokumenty. Faktury z KSeF i spoza KSeF trafiają do jednego obiegu, przechodzą ścieżkę akceptacji, a po zatwierdzeniu trafiają do Symfonii Finanse i Księgowość. Zakres wymiany danych zależy od wersji systemów i wdrożenia.
Ile kosztuje automatyzacja w Symfonii?
Koszt składa się z pakietu Finansów i Księgowości z odpowiednią automatyką, Symfonii KSeF Plus, ewentualnie AI Dekret i eDokumentów, dodatku integracyjnego do Base oraz wdrożenia. Ceny dodatków i wdrożenia podają partner Symfonii i dostawca integracji, dlatego warto poprosić o wycenę rozpisaną na pozycje.
Chcesz, żeby zamówienia z Allegro i sklepu same zamieniały się w zaksięgowane dokumenty w Symfonii? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - przejdziemy przez Twój obieg dokumentów i wskażemy pierwsze kroki. Jeśli porównujesz systemy, zobacz też, jak działają automatyzacje w enova365 - workflow, harmonogramy i API.
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Bezpłatna konsultacja z Vinson
Damian i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie - bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy - przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Wybierz dogodny termin w kalendarzu - bez wymiany maili w tę i z powrotem.
Napisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration ExpertNapisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration Expert