enova365 automatyzacje - workflow, harmonogramy i API
Damian Wełna
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
enova365 automatyzacje - workflow, harmonogramy i API
Automatyzacja w enova365 działa na trzech poziomach: zadania systemowe i własne definicje dokumentów w module Handel (od wersji Złoto), procesy budowane w module Workflow oraz integracje przez API, które pobierają zamówienia z kanałów sprzedaży i odsyłają stany, ceny i dokumenty. Dla sprzedawcy e-commerce największy efekt daje połączenie tych poziomów z integratorem, np. Base: zamówienie z Allegro trafia do ERP, dokument i wydanie z magazynu powstają bez udziału człowieka, a ręcznie obsługujesz tylko wyjątki.
W tym artykule pokazujemy, które procesy księgowo-handlowe w enova365 warto zautomatyzować w pierwszej kolejności, czym różnią się narzędzia dostępne w systemie, jak liczyć oszczędność czasu przy setkach zamówień i gdzie automatyzacja zaczyna szkodzić. Nie opisujemy kodu - skupiamy się na decyzjach, które musi podjąć właściciel sklepu razem z partnerem Soneta.
[#wazne] W skrócie: enova365 automatyzuje import zamówień, wystawianie dokumentów, wydania z magazynu, wysyłkę faktur do KSeF i powiadomienia dla zespołu. Służą do tego zadania systemowe w module Handel od wersji Złoto, moduł Workflow i integracje przez API, najczęściej z Base. Najpierw automatyzuje się powtarzalny przepływ zamówienia, potem wyjątki. Vinson, certyfikowany partner Base, projektuje automatyzacje po stronie Base i kanałów sprzedaży oraz koordynuje je z partnerem enova365.
enova365 automatyzacja - co można zautomatyzować?
Automatyzacja procesu w ERP to ustawienie systemu tak, żeby powtarzalna czynność wykonywała się sama po spełnieniu warunku - np. po opłaceniu zamówienia powstaje faktura, a po jej zatwierdzeniu dokument trafia do KSeF. Człowiek zajmuje się tylko przypadkami, które nie pasują do reguły.
W firmie, która sprzedaje na Allegro, we własnym sklepie i na innych marketplace'ach, kandydatów do automatyzacji jest sporo. Najczęściej zaczynamy od tych procesów:
Import zamówień - zamówienia z Allegro, sklepu i innych kanałów trafiają do enova365 bez przepisywania.
Dokumenty sprzedaży - faktura albo paragon generowane z zamówienia, w serii dla danego kanału.
Wydanie z magazynu - dokument magazynowy powstaje z dokumentu handlowego.
KSeF - wysyłka e-faktur do Krajowego Systemu e-Faktur; producent podaje, że integracja z KSeF jest w ramach licencji (stan na lipiec 2026 - sprawdź u partnera Soneta).
Stany i ceny - aktualizacja stanów i cenników w kanałach sprzedaży po każdej zmianie w ERP.
Rozrachunki - rozliczanie wpłat od operatorów płatności i pobrań z dokumentami sprzedaży.
Zadania dla zespołu - powiadomienia o zamówieniach wymagających decyzji, np. brak towaru albo prośba o fakturę na firmę.
Każdy z tych procesów może być obsłużony innym narzędziem. Poniżej cztery warstwy automatyzacji, które spotykamy w firmach pracujących na enova365.
[#chart:ksg67a]
Zadania systemowe i definicje dokumentów w module Handel
Pierwszą warstwę automatyzacji daje sam moduł Handel. Według zestawienia różnic między wersjami cechy i zadania systemowe, własne definicje dokumentów oraz korekty zbiorcze są dostępne od wersji Złoto. Wersja Srebro działa na standardowych definicjach dokumentów, co przy kilku kanałach sprzedaży mocno ogranicza możliwości automatyzacji.
Własne definicje dokumentów - osobne serie faktur i paragonów dla Allegro, sklepu i sprzedaży B2B, z własnymi ustawieniami numeracji i przekształceń.
Cechy - dodatkowe pola na towarach, kontrahentach i dokumentach, np. kanał sprzedaży albo numer zamówienia z marketplace'u, po których można filtrować i uruchamiać reguły.
Zadania systemowe - czynności wykonywane przez system automatycznie, np. cyklicznie według ustalonego harmonogramu, bez klikania przez operatora.
Korekty zbiorcze - obsługa wielu korekt naraz zamiast pojedynczo.
Ta warstwa wystarcza do uporządkowania dokumentów. Nie zastąpi jednak integracji z kanałami sprzedaży, bo zamówienia muszą najpierw trafić do ERP. Kolejność ustawień w module Handel opisujemy w artykule enova365 konfiguracja krok po kroku - moduły Handel, Magazyn i Księgowość.
Harmonogramy - co warto uruchamiać cyklicznie?
Część czynności nie musi dziać się natychmiast, wystarczy, że wykona się regularnie. Harmonogram to ustalony rytm, w którym system sam uruchamia zadanie - np. co godzinę albo raz na dobę. Przy sprzedaży online cyklicznie uruchamia się zwykle:
Pełną synchronizację stanów - jako zabezpieczenie obok synchronizacji bieżącej, np. w nocy.
Ponowną wysyłkę dokumentów do KSeF - dla faktur, których wysyłka się nie powiodła.
Zestawienia dla zespołu - lista zamówień z błędem, nierozliczonych wpłat i niewysłanych dokumentów.
Aktualizację cenników - gdy ceny w kanałach zmieniają się według zaplanowanych promocji.
Dokładny sposób uruchamiania zadań cyklicznych zależy od wersji modułów, modelu pracy (chmura lub instalacja lokalna) i dodatków, dlatego zakres harmonogramów ustal z partnerem Soneta przed wdrożeniem.
Automatyzacja w enova365 działa na trzech poziomach: zadania systemowe i własne definicje dokumentów w module Handel (od wersji Złoto), procesy budowane w module Workflow oraz integracje przez API, które pobierają zamówienia z kanałów sprzedaży i odsyłają stany, ceny i dokumenty. Dla sprzedawcy e-commerce największy efekt daje połączenie tych poziomów z integratorem, np. Base: zamówienie z Allegro trafia do ERP, dokument i wydanie z magazynu powstają bez udziału człowieka, a ręcznie obsługujesz tylko wyjątki.
W tym artykule pokazujemy, które procesy księgowo-handlowe w enova365 warto zautomatyzować w pierwszej kolejności, czym różnią się narzędzia dostępne w systemie, jak liczyć oszczędność czasu przy setkach zamówień i gdzie automatyzacja zaczyna szkodzić. Nie opisujemy kodu - skupiamy się na decyzjach, które musi podjąć właściciel sklepu razem z partnerem Soneta.
[#wazne] W skrócie: enova365 automatyzuje import zamówień, wystawianie dokumentów, wydania z magazynu, wysyłkę faktur do KSeF i powiadomienia dla zespołu. Służą do tego zadania systemowe w module Handel od wersji Złoto, moduł Workflow i integracje przez API, najczęściej z Base. Najpierw automatyzuje się powtarzalny przepływ zamówienia, potem wyjątki. Vinson, certyfikowany partner Base, projektuje automatyzacje po stronie Base i kanałów sprzedaży oraz koordynuje je z partnerem enova365.
enova365 automatyzacja - co można zautomatyzować?
Automatyzacja procesu w ERP to ustawienie systemu tak, żeby powtarzalna czynność wykonywała się sama po spełnieniu warunku - np. po opłaceniu zamówienia powstaje faktura, a po jej zatwierdzeniu dokument trafia do KSeF. Człowiek zajmuje się tylko przypadkami, które nie pasują do reguły.
W firmie, która sprzedaje na Allegro, we własnym sklepie i na innych marketplace'ach, kandydatów do automatyzacji jest sporo. Najczęściej zaczynamy od tych procesów:
Import zamówień - zamówienia z Allegro, sklepu i innych kanałów trafiają do enova365 bez przepisywania.
Dokumenty sprzedaży - faktura albo paragon generowane z zamówienia, w serii dla danego kanału.
Wydanie z magazynu - dokument magazynowy powstaje z dokumentu handlowego.
KSeF - wysyłka e-faktur do Krajowego Systemu e-Faktur; producent podaje, że integracja z KSeF jest w ramach licencji (stan na lipiec 2026 - sprawdź u partnera Soneta).
Stany i ceny - aktualizacja stanów i cenników w kanałach sprzedaży po każdej zmianie w ERP.
Rozrachunki - rozliczanie wpłat od operatorów płatności i pobrań z dokumentami sprzedaży.
Zadania dla zespołu - powiadomienia o zamówieniach wymagających decyzji, np. brak towaru albo prośba o fakturę na firmę.
Każdy z tych procesów może być obsłużony innym narzędziem. Poniżej cztery warstwy automatyzacji, które spotykamy w firmach pracujących na enova365.
[#chart:ksg67a]
Zadania systemowe i definicje dokumentów w module Handel
Pierwszą warstwę automatyzacji daje sam moduł Handel. Według zestawienia różnic między wersjami cechy i zadania systemowe, własne definicje dokumentów oraz korekty zbiorcze są dostępne od wersji Złoto. Wersja Srebro działa na standardowych definicjach dokumentów, co przy kilku kanałach sprzedaży mocno ogranicza możliwości automatyzacji.
Własne definicje dokumentów - osobne serie faktur i paragonów dla Allegro, sklepu i sprzedaży B2B, z własnymi ustawieniami numeracji i przekształceń.
Cechy - dodatkowe pola na towarach, kontrahentach i dokumentach, np. kanał sprzedaży albo numer zamówienia z marketplace'u, po których można filtrować i uruchamiać reguły.
Zadania systemowe - czynności wykonywane przez system automatycznie, np. cyklicznie według ustalonego harmonogramu, bez klikania przez operatora.
Korekty zbiorcze - obsługa wielu korekt naraz zamiast pojedynczo.
Ta warstwa wystarcza do uporządkowania dokumentów. Nie zastąpi jednak integracji z kanałami sprzedaży, bo zamówienia muszą najpierw trafić do ERP. Kolejność ustawień w module Handel opisujemy w artykule enova365 konfiguracja krok po kroku - moduły Handel, Magazyn i Księgowość.
Harmonogramy - co warto uruchamiać cyklicznie?
Część czynności nie musi dziać się natychmiast, wystarczy, że wykona się regularnie. Harmonogram to ustalony rytm, w którym system sam uruchamia zadanie - np. co godzinę albo raz na dobę. Przy sprzedaży online cyklicznie uruchamia się zwykle:
Pełną synchronizację stanów - jako zabezpieczenie obok synchronizacji bieżącej, np. w nocy.
Ponowną wysyłkę dokumentów do KSeF - dla faktur, których wysyłka się nie powiodła.
Zestawienia dla zespołu - lista zamówień z błędem, nierozliczonych wpłat i niewysłanych dokumentów.
Aktualizację cenników - gdy ceny w kanałach zmieniają się według zaplanowanych promocji.
Dokładny sposób uruchamiania zadań cyklicznych zależy od wersji modułów, modelu pracy (chmura lub instalacja lokalna) i dodatków, dlatego zakres harmonogramów ustal z partnerem Soneta przed wdrożeniem.
- Ocena procesów i obecnych narzędzi
- Plan integracji ze sklepem, Allegro i Base
- Wycena wdrożenia bez zobowiązań
Konsultację poprowadzi Damian Wełna, Automation & Integration Expertenova365 workflow - procesy i zadania dla zespołu
enova365 Workflow to moduł do modelowania procesów firmy. Procesy buduje się w narzędziu Workflow Designer w formie grafu, a pracownicy widzą listę zadań z powiadomieniami o czynnościach do wykonania w ramach danego procesu. Zakres modułu, np. możliwość tworzenia własnych procesów i kreatorów, różni się między wersjami - szczegóły są w zestawieniu różnic publikowanym przez Soneta.
W e-commerce Workflow przydaje się tam, gdzie decyzję musi podjąć człowiek, ale system powinien go o tym poinformować i pilnować terminu. Przykłady:
Zwroty i reklamacje - zadanie dla magazynu po przyjęciu paczki, potem dla działu obsługi klienta, na końcu korekta.
Zamówienia B2B - akceptacja rabatu albo limitu kredytowego przed wydaniem towaru.
Faktury zakupowe - obieg opisu i akceptacji dokumentu przed księgowaniem.
Nowe produkty - uzupełnienie kartoteki, ceny i EAN przed publikacją oferty w kanałach.
Workflow nie służy do przenoszenia zamówień z Allegro do ERP. Do tego potrzebna jest integracja, a Workflow porządkuje to, co dzieje się z dokumentami później. Zanim zamówisz własne procesy, sprawdź w zestawieniu różnic, czy Twoja wersja modułu pozwala je tworzyć, czy tylko korzystać z gotowych kreatorów.
enova365 import zamówień przez API i Base
Trzecia warstwa to wymiana danych z kanałami sprzedaży. W enova365 możliwe są trzy drogi: moduł e-Sklepy Konektor dla sklepów na Magento, PrestaShop, Shoper i WooCommerce, dodatek łączący enova365 z Base (na stronie integracji Base wymienieni są dostawcy e-merge, Albus-IT i ERP IT) albo indywidualna integracja na API. Dodatki do Base działają w oparciu o API po obu stronach.
Gdy zamówienia płyną przez Base, część automatyzacji warto ustawić właśnie tam, a nie w ERP. Base ma statusy zamówień i akcje automatyczne, które uruchamiają się przy zmianie statusu: wydruk etykiety, wysyłka e-maila do klienta, przekazanie zamówienia do dodatku ERP. Podział pracy wygląda zwykle tak:
[#chart:ksg67b]
| Proces | Gdzie automatyzować | Dlaczego |
|---|---|---|
| Pobranie zamówienia z Allegro i sklepu | Base | Integrator obsługuje wszystkie kanały jednym połączeniem |
| Statusy, etykiety, e-maile do klienta | Base | Akcje automatyczne na statusach |
| Faktura, paragon, wydanie z magazynu | enova365 | Dokumenty księgowe powstają w ERP |
| Wysyłka do KSeF | enova365 | Integracja z KSeF w ramach licencji |
| Stany i ceny w ofertach | enova365 do Base, Base do kanałów | Jedno źródło stanów |
| Zwroty i reklamacje | Base i Workflow w enova365 | Obsługa klienta w Base, korekty w ERP |
Najważniejsza zasada: każdy typ danych ma jedno źródło. Jeśli stany płyną z enova365, nikt nie zmienia ich ręcznie w Base ani w ofercie. Więcej o tym, jak ustawić synchronizację między kanałami, piszemy w tekście Synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace.
Ile czasu oszczędza automatyzacja w enova365?
Nie ma jednej liczby, bo zależy to od tego, ile czynności przy zamówieniu wykonywano wcześniej ręcznie. Najprościej policzyć to samodzielnie: zmierz, ile minut zajmuje obsługa jednego zamówienia przed automatyzacją (przepisanie, dokument, wydanie, wysyłka do KSeF), i pomnóż przez liczbę zamówień. Przy setkach zamówień dziennie nawet minuta na zamówieniu to kilka godzin pracy.
Ważniejszy od samego czasu jest odsetek zamówień, które przechodzą przez cały proces bez ręcznej poprawki. To wskaźnik, który warto mierzyć co tydzień po wdrożeniu automatyzacji:
[#chart:ksg67c]
Każde zamówienie poprawione ręcznie przypisz do przyczyny: brak powiązania towaru, nieznana metoda płatności, brak NIP przy fakturze, błąd wysyłki do KSeF. Po kilku tygodniach zobaczysz, które reguły trzeba poprawić, a które wyjątki zostawić do obsługi ręcznej.
[#uwaga] Nie automatyzuj procesu, który nie działa ręcznie. Jeśli zespół nie ma ustalonej ścieżki dla zwrotów albo faktur do paragonów, automatyzacja tylko szybciej powieli błędy. Najpierw spisz proces, potem go ustaw w systemie.
Kolejność wdrażania automatyzacji enova365
Spisz przepływ zamówienia - od zakupu w kanale do dokumentu w KSeF, z wyjątkami.
Ustal źródła danych - stany, ceny, opisy, dokumenty.
Uruchom integrację - Base z dodatkiem albo Konektor, z testami na zamówieniach z każdego kanału.
Ustaw definicje dokumentów i zadania systemowe - serie dla kanałów, przekształcenia, cykliczne zadania.
Dodaj Workflow - dla procesów z decyzją człowieka: zwrotów, B2B, faktur zakupowych.
Mierz i poprawiaj - odsetek zamówień bez ręcznej poprawki, co tydzień.
Kiedy automatyzacja enova365 zaczyna szkodzić?
Automatyzacja oszczędza czas tylko wtedy, gdy reguły są proste, a wyjątki dobrze obsłużone. W kilku sytuacjach daje odwrotny efekt i zamiast oszczędzać pracę, mnoży poprawki:
Zbyt wiele reguł w kilku miejscach - część logiki w Base, część w dodatku, część w zadaniach systemowych enova365, a nikt nie ma pełnej mapy. Po każdej zmianie coś przestaje działać.
Automatyczne korekty bez kontroli - korekty przy zwrotach wystawiane bez sprawdzenia, czy towar faktycznie wrócił i w jakim stanie.
Faktury dla firm z paragonów bez weryfikacji NIP - błędne dane nabywcy trafiają prosto do KSeF, a ich poprawa wymaga korekty.
Brak powiadomień o błędach - zamówienie, które nie przeszło do ERP, leży niezauważone, dopóki klient nie zapyta o fakturę.
Dlatego każda automatyzacja powinna mieć opisaną regułę, właściciela i sposób zgłaszania błędów. Prosty dokument z listą reguł - co, gdzie, kiedy i kto odpowiada - oszczędza wiele godzin przy każdej zmianie w zespole, u partnera Soneta albo u dostawcy dodatku.
Przykład: dzień z kilkuset zamówieniami w enova365
Wyobraźmy sobie firmę, która w sezonie obsługuje kilkaset zamówień dziennie z Allegro, sklepu i Amazona. Po wdrożeniu automatyzacji zamówienia spływają do Base, a po opłaceniu dodatek przekazuje je do enova365. System wystawia paragon albo fakturę w serii kanału, tworzy wydanie z magazynu i wysyła faktury do KSeF. Stany wracają do Base i do ofert. Magazyn drukuje etykiety z Base, a obsługa klienta dostaje na liście zadań tylko zamówienia z problemem: brak towaru, niepełne dane do faktury, nieudana wysyłka do KSeF. Rano jedna osoba przegląda zestawienie z nocy i wyjaśnia wyjątki. To cały ręczny udział w procesie, który bez automatyzacji wymagałby przepisywania i klikania przy każdym zamówieniu.
Jak Vinson pomaga w automatyzacji enova365 z Base i Allegro
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem Soneta - moduły i konfigurację enova365 prowadzi partner producenta. My projektujemy przepływ zamówienia i automatyzacje po stronie Base: statusy, akcje automatyczne, magazyny, źródła stanów i cen oraz połączenia z Allegro, sklepem i marketplace'ami. Uzgadniamy je z dostawcą dodatku i partnerem Soneta tak, żeby każda czynność była wykonywana w jednym miejscu. Zacznij od bezpłatnej konsultacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy enova365 może automatycznie importować zamówienia z Allegro?
Tak, ale nie bezpośrednio z modułu producenta. Zamówienia z Allegro trafiają do enova365 najczęściej przez Base i dodatek partnera, np. e-merge, Albus-IT lub ERP IT, albo przez indywidualną integrację na API. Zamówienia ze sklepów na Magento, PrestaShop, Shoper i WooCommerce może przenosić moduł e-Sklepy Konektor.
Co to jest enova365 Workflow?
To moduł enova365 do modelowania procesów firmy. Procesy projektuje się w Workflow Designer w formie grafu, a pracownicy dostają zadania i powiadomienia na liście zadań. W e-commerce przydaje się np. przy zwrotach, akceptacji zamówień B2B i obiegu faktur zakupowych.
W której wersji enova365 są zadania systemowe?
Według zestawienia różnic między wersjami modułu Handel cechy i zadania systemowe są dostępne od wersji Złoto. Wersja Srebro działa na standardowych definicjach dokumentów. Szczegóły warto potwierdzić u partnera Soneta, bo zakres zależy też od innych modułów.
Czy enova365 automatycznie wysyła faktury do KSeF?
Producent podaje, że integracja z KSeF jest dostępna w ramach licencji. To, czy wysyłka ma odbywać się automatycznie po zatwierdzeniu faktury, ustala się przy konfiguracji z partnerem Soneta. Warto też zaplanować cykliczne sprawdzanie dokumentów, których wysyłka się nie powiodła.
Gdzie ustawiać automatyzacje - w enova365 czy w Base?
Wszystko, co dotyczy kanałów sprzedaży, wysyłek i komunikacji z klientem, najlepiej ustawić w Base. Dokumenty księgowe, magazyn, KSeF i procesy wewnętrzne - w enova365. Ważne, żeby jedna czynność była wykonywana tylko w jednym systemie.
Chcesz, żeby zamówienia z Allegro i sklepu przechodziły przez enova365 bez ręcznych poprawek? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Jeśli planujesz cały projekt od zera, przeczytaj też Integracja Base z ERP - kiedy jest potrzebna i jak ją zaplanować.
enova365 workflow - procesy i zadania dla zespołu
enova365 Workflow to moduł do modelowania procesów firmy. Procesy buduje się w narzędziu Workflow Designer w formie grafu, a pracownicy widzą listę zadań z powiadomieniami o czynnościach do wykonania w ramach danego procesu. Zakres modułu, np. możliwość tworzenia własnych procesów i kreatorów, różni się między wersjami - szczegóły są w zestawieniu różnic publikowanym przez Soneta.
W e-commerce Workflow przydaje się tam, gdzie decyzję musi podjąć człowiek, ale system powinien go o tym poinformować i pilnować terminu. Przykłady:
Zwroty i reklamacje - zadanie dla magazynu po przyjęciu paczki, potem dla działu obsługi klienta, na końcu korekta.
Zamówienia B2B - akceptacja rabatu albo limitu kredytowego przed wydaniem towaru.
Faktury zakupowe - obieg opisu i akceptacji dokumentu przed księgowaniem.
Nowe produkty - uzupełnienie kartoteki, ceny i EAN przed publikacją oferty w kanałach.
Workflow nie służy do przenoszenia zamówień z Allegro do ERP. Do tego potrzebna jest integracja, a Workflow porządkuje to, co dzieje się z dokumentami później. Zanim zamówisz własne procesy, sprawdź w zestawieniu różnic, czy Twoja wersja modułu pozwala je tworzyć, czy tylko korzystać z gotowych kreatorów.
enova365 import zamówień przez API i Base
Trzecia warstwa to wymiana danych z kanałami sprzedaży. W enova365 możliwe są trzy drogi: moduł e-Sklepy Konektor dla sklepów na Magento, PrestaShop, Shoper i WooCommerce, dodatek łączący enova365 z Base (na stronie integracji Base wymienieni są dostawcy e-merge, Albus-IT i ERP IT) albo indywidualna integracja na API. Dodatki do Base działają w oparciu o API po obu stronach.
Gdy zamówienia płyną przez Base, część automatyzacji warto ustawić właśnie tam, a nie w ERP. Base ma statusy zamówień i akcje automatyczne, które uruchamiają się przy zmianie statusu: wydruk etykiety, wysyłka e-maila do klienta, przekazanie zamówienia do dodatku ERP. Podział pracy wygląda zwykle tak:
[#chart:ksg67b]
| Proces | Gdzie automatyzować | Dlaczego |
|---|---|---|
| Pobranie zamówienia z Allegro i sklepu | Base | Integrator obsługuje wszystkie kanały jednym połączeniem |
| Statusy, etykiety, e-maile do klienta | Base | Akcje automatyczne na statusach |
| Faktura, paragon, wydanie z magazynu | enova365 | Dokumenty księgowe powstają w ERP |
| Wysyłka do KSeF | enova365 | Integracja z KSeF w ramach licencji |
| Stany i ceny w ofertach | enova365 do Base, Base do kanałów | Jedno źródło stanów |
| Zwroty i reklamacje | Base i Workflow w enova365 | Obsługa klienta w Base, korekty w ERP |
Najważniejsza zasada: każdy typ danych ma jedno źródło. Jeśli stany płyną z enova365, nikt nie zmienia ich ręcznie w Base ani w ofercie. Więcej o tym, jak ustawić synchronizację między kanałami, piszemy w tekście Synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace.
Ile czasu oszczędza automatyzacja w enova365?
Nie ma jednej liczby, bo zależy to od tego, ile czynności przy zamówieniu wykonywano wcześniej ręcznie. Najprościej policzyć to samodzielnie: zmierz, ile minut zajmuje obsługa jednego zamówienia przed automatyzacją (przepisanie, dokument, wydanie, wysyłka do KSeF), i pomnóż przez liczbę zamówień. Przy setkach zamówień dziennie nawet minuta na zamówieniu to kilka godzin pracy.
Ważniejszy od samego czasu jest odsetek zamówień, które przechodzą przez cały proces bez ręcznej poprawki. To wskaźnik, który warto mierzyć co tydzień po wdrożeniu automatyzacji:
[#chart:ksg67c]
Każde zamówienie poprawione ręcznie przypisz do przyczyny: brak powiązania towaru, nieznana metoda płatności, brak NIP przy fakturze, błąd wysyłki do KSeF. Po kilku tygodniach zobaczysz, które reguły trzeba poprawić, a które wyjątki zostawić do obsługi ręcznej.
[#uwaga] Nie automatyzuj procesu, który nie działa ręcznie. Jeśli zespół nie ma ustalonej ścieżki dla zwrotów albo faktur do paragonów, automatyzacja tylko szybciej powieli błędy. Najpierw spisz proces, potem go ustaw w systemie.
Kolejność wdrażania automatyzacji enova365
Spisz przepływ zamówienia - od zakupu w kanale do dokumentu w KSeF, z wyjątkami.
Ustal źródła danych - stany, ceny, opisy, dokumenty.
Uruchom integrację - Base z dodatkiem albo Konektor, z testami na zamówieniach z każdego kanału.
Ustaw definicje dokumentów i zadania systemowe - serie dla kanałów, przekształcenia, cykliczne zadania.
Dodaj Workflow - dla procesów z decyzją człowieka: zwrotów, B2B, faktur zakupowych.
Mierz i poprawiaj - odsetek zamówień bez ręcznej poprawki, co tydzień.
Kiedy automatyzacja enova365 zaczyna szkodzić?
Automatyzacja oszczędza czas tylko wtedy, gdy reguły są proste, a wyjątki dobrze obsłużone. W kilku sytuacjach daje odwrotny efekt i zamiast oszczędzać pracę, mnoży poprawki:
Zbyt wiele reguł w kilku miejscach - część logiki w Base, część w dodatku, część w zadaniach systemowych enova365, a nikt nie ma pełnej mapy. Po każdej zmianie coś przestaje działać.
Automatyczne korekty bez kontroli - korekty przy zwrotach wystawiane bez sprawdzenia, czy towar faktycznie wrócił i w jakim stanie.
Faktury dla firm z paragonów bez weryfikacji NIP - błędne dane nabywcy trafiają prosto do KSeF, a ich poprawa wymaga korekty.
Brak powiadomień o błędach - zamówienie, które nie przeszło do ERP, leży niezauważone, dopóki klient nie zapyta o fakturę.
Dlatego każda automatyzacja powinna mieć opisaną regułę, właściciela i sposób zgłaszania błędów. Prosty dokument z listą reguł - co, gdzie, kiedy i kto odpowiada - oszczędza wiele godzin przy każdej zmianie w zespole, u partnera Soneta albo u dostawcy dodatku.
Przykład: dzień z kilkuset zamówieniami w enova365
Wyobraźmy sobie firmę, która w sezonie obsługuje kilkaset zamówień dziennie z Allegro, sklepu i Amazona. Po wdrożeniu automatyzacji zamówienia spływają do Base, a po opłaceniu dodatek przekazuje je do enova365. System wystawia paragon albo fakturę w serii kanału, tworzy wydanie z magazynu i wysyła faktury do KSeF. Stany wracają do Base i do ofert. Magazyn drukuje etykiety z Base, a obsługa klienta dostaje na liście zadań tylko zamówienia z problemem: brak towaru, niepełne dane do faktury, nieudana wysyłka do KSeF. Rano jedna osoba przegląda zestawienie z nocy i wyjaśnia wyjątki. To cały ręczny udział w procesie, który bez automatyzacji wymagałby przepisywania i klikania przy każdym zamówieniu.
Jak Vinson pomaga w automatyzacji enova365 z Base i Allegro
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem Soneta - moduły i konfigurację enova365 prowadzi partner producenta. My projektujemy przepływ zamówienia i automatyzacje po stronie Base: statusy, akcje automatyczne, magazyny, źródła stanów i cen oraz połączenia z Allegro, sklepem i marketplace'ami. Uzgadniamy je z dostawcą dodatku i partnerem Soneta tak, żeby każda czynność była wykonywana w jednym miejscu. Zacznij od bezpłatnej konsultacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy enova365 może automatycznie importować zamówienia z Allegro?
Tak, ale nie bezpośrednio z modułu producenta. Zamówienia z Allegro trafiają do enova365 najczęściej przez Base i dodatek partnera, np. e-merge, Albus-IT lub ERP IT, albo przez indywidualną integrację na API. Zamówienia ze sklepów na Magento, PrestaShop, Shoper i WooCommerce może przenosić moduł e-Sklepy Konektor.
Co to jest enova365 Workflow?
To moduł enova365 do modelowania procesów firmy. Procesy projektuje się w Workflow Designer w formie grafu, a pracownicy dostają zadania i powiadomienia na liście zadań. W e-commerce przydaje się np. przy zwrotach, akceptacji zamówień B2B i obiegu faktur zakupowych.
W której wersji enova365 są zadania systemowe?
Według zestawienia różnic między wersjami modułu Handel cechy i zadania systemowe są dostępne od wersji Złoto. Wersja Srebro działa na standardowych definicjach dokumentów. Szczegóły warto potwierdzić u partnera Soneta, bo zakres zależy też od innych modułów.
Czy enova365 automatycznie wysyła faktury do KSeF?
Producent podaje, że integracja z KSeF jest dostępna w ramach licencji. To, czy wysyłka ma odbywać się automatycznie po zatwierdzeniu faktury, ustala się przy konfiguracji z partnerem Soneta. Warto też zaplanować cykliczne sprawdzanie dokumentów, których wysyłka się nie powiodła.
Gdzie ustawiać automatyzacje - w enova365 czy w Base?
Wszystko, co dotyczy kanałów sprzedaży, wysyłek i komunikacji z klientem, najlepiej ustawić w Base. Dokumenty księgowe, magazyn, KSeF i procesy wewnętrzne - w enova365. Ważne, żeby jedna czynność była wykonywana tylko w jednym systemie.
Chcesz, żeby zamówienia z Allegro i sklepu przechodziły przez enova365 bez ręcznych poprawek? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Jeśli planujesz cały projekt od zera, przeczytaj też Integracja Base z ERP - kiedy jest potrzebna i jak ją zaplanować.
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Bezpłatna konsultacja z Vinson
Damian i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie - bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy - przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Wybierz dogodny termin w kalendarzu - bez wymiany maili w tę i z powrotem.
Napisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration ExpertNapisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration Expert