enova365 konfiguracja krok po kroku - moduły handel, magazyn i księgowość

Dokumenty handlowe w enova365 - jak ustawić ścieżkę zamówienia?

enova365 standardowo generuje zamówienia z ofert, faktury z zamówień i dokumenty magazynowe z dokumentów handlowych. Dla sklepu oznacza to prostą ścieżkę: zamówienie z integratora, z niego faktura lub paragon, z dokumentu sprzedaży - wydanie z magazynu. Od wersji Złoto można definiować własne rodzaje dokumentów, np. osobną serię faktur dla Allegro i dla sklepu, co ułatwia późniejsze raporty.

[#chart:ksg63b]

Przy definicjach dokumentów zwróć uwagę na numerację (osobne serie dla kanałów lub wspólna), na to, czy wydanie z magazynu ma powstawać automatycznie, oraz na prawa operatorów do rodzajów dokumentów. Pracownik obsługi zamówień nie musi mieć prawa do wystawiania faktur zakupu - takie ograniczenia są dostępne od wersji Złoto.

Płatności, kasy i urządzenia fiskalne

Zdefiniuj formy płatności tak, jak występują w kanałach: płatność online przez operatora Allegro, płatność w sklepie, pobranie, przelew tradycyjny. Integrator mapuje metody płatności z zamówień na formy w ERP, więc nazwy powinny być jednoznaczne. Paragony wymagają drukarki fiskalnej - enova365 współpracuje m.in. z urządzeniami POSNET, Elzab, Innova i Novitus, ale producent zaleca testy każdej drukarki przed startem. Obsługiwane są też terminale płatnicze.

Moduł księgowość w enova365 - plan kont, VAT i JPK

W zależności od formy rozliczeń firma korzysta z modułu Księga Handlowa (pełna księgowość) albo Księga Podatkowa (KPiR lub ryczałt). Ta część konfiguracji należy do księgowej i partnera Soneta, ale sprzedawca powinien wiedzieć, co z niej wynika dla e-commerce.

1. Plan kont lub ewidencja - konta dla sprzedaży w podziale na kanały, jeśli chcesz widzieć wynik osobno dla Allegro i sklepu.

2. Rejestry VAT - dokumenty z modułu Handel trafiają do rejestrów automatycznie, trzeba ustalić ich podział.

3. Schematy księgowania - reguły, według których dokumenty sprzedaży i magazynowe zamieniają się w zapisy na kontach.

4. Rozrachunki z operatorami płatności - wpłaty od operatorów przychodzą zbiorczo, więc trzeba ustalić sposób ich rozliczania z fakturami.

5. Procedura OSS i JPK - przy sprzedaży do konsumentów z innych krajów UE oraz przy plikach JPK wysyłanych do urzędu.

enova365 KSeF - jak przygotować wysyłkę e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy dla największych podatników od 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Producent podaje, że integracja enova365 z KSeF jest dostępna w ramach licencji. Funkcje pobierania, importu i wysyłki są udostępniane zgodnie z rodzajami dokumentów dostępnymi w danej wersji modułu, dlatego przy niższych wersjach warto sprawdzić, czy obejmują np. faktury zakupu (stan na czerwiec 2026 - sprawdź u partnera Soneta).

• Uprawnienia w KSeF - nadaj je osobie lub systemowi, który będzie wysyłał faktury w imieniu firmy.

• Moment wysyłki - zdecyduj, czy faktury z zamówień idą do KSeF automatycznie, czy po zatwierdzeniu przez pracownika.

• Faktury dla konsumentów - ustal, jak klient detaliczny z Allegro dostaje fakturę, skoro nie pobiera jej z KSeF.

• Faktury zakupowe - pobieranie z KSeF oszczędza przepisywanie dokumentów od dostawców.

Jeśli zamówienia obsługujesz w Base, część decyzji zależy od tego, który system wystawia fakturę. Wyjaśniamy to w artykule Base i KSeF - jak wysyłać e-faktury przy sprzedaży przez Base.

Paragony i faktury do paragonów w enova365

Większość zamówień z Allegro od konsumentów kończy się paragonem. Część klientów prosi później o fakturę, a w niektórych przypadkach musi ona zawierać NIP nabywcy podany wcześniej na paragonie - enova365 obsługuje NIP nabywcy na paragonie fiskalnym we wszystkich wersjach modułu Handel. Ustal z księgową, kto i kiedy wystawia fakturę do paragonu oraz jak trafia ona do KSeF.

Jak sprawdzić konfigurację enova365 przed startem sprzedaży?

Zanim podłączysz integrację do produkcyjnego konta Allegro, przepuść przez system zamówienia testowe z każdego kanału i każdego typu: faktura, paragon, paragon z późniejszą fakturą, pobranie, zwrot. Dla każdego zapisz, czy przeszedł bez ręcznej poprawki. Prosty wskaźnik pokazuje, czy konfiguracja jest gotowa.

[#chart:ksg63c]

Po starcie obserwuj przez pierwsze tygodnie dwie rzeczy: zgodność stanów z ofertami i kompletność dokumentów. Jak ustawić stany, żeby nie sprzedawać towaru, którego nie ma, opisaliśmy w tekście o synchronizacji stanów magazynowych między sklepem i marketplace'ami, a zasady automatycznych dokumentów - w poradniku o automatycznym fakturowaniu zamówień z Allegro i sklepu.

Operatorzy i uprawnienia - kto co robi w enova365?

Konfiguracja nie kończy się na dokumentach. W sklepie internetowym z systemu korzysta kilka grup osób i każda potrzebuje innego zakresu dostępu. Dobrze ustawione uprawnienia chronią przed przypadkowymi zmianami w kartotekach i cennikach, które od razu trafiają do ofert przez integrację.

• Obsługa zamówień - podgląd zamówień, wystawianie faktur i paragonów, korekty do zwrotów.

• Magazyn - dokumenty przyjęć i wydań, przesunięcia, inwentaryzacja, bez dostępu do cenników.

• Zakupy i asortyment - kartoteki towarów, ceny zakupu, zamówienia do dostawców.

• Księgowość - rejestry VAT, księgowanie, rozrachunki, KSeF.

• Konto techniczne integracji - osobny operator dla dodatku łączącego enova365 z Base, żeby w historii było widać, co zrobił system, a co człowiek.

W wersji Platyna dostępne są rozszerzone uprawnienia oparte na wzorcach i rolach, przypisywanych wielu operatorom naraz. W mniejszym zespole wystarczają prawa operatora do rodzajów dokumentów, dostępne od wersji Złoto.

[#tip] Zostaw integrację z Allegro na koniec, ale zaplanuj ją na początku. Dostawca dodatku do Base powinien znać Twoje definicje dokumentów, magazyny i formy płatności, zanim partner Soneta je ustawi - wtedy obie strony od razu mówią tym samym językiem.

Jak Vinson pomaga w konfiguracji enova365 pod e-commerce

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem Soneta - moduły enova365 konfiguruje autoryzowany partner producenta. My przygotowujemy stronę sprzedaży: porządkujemy SKU i EAN, ustawiamy statusy i akcje w Base, mapujemy płatności i magazyny oraz integrujemy enova365 ze sklepem, Allegro i marketplace'ami. Na bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez Twój proces zamówienia i wskażemy, co ustawić przed startem.

Najczęściej zadawane pytania

Od czego zacząć konfigurację enova365?

Od danych firmy, operatorów i uprawnień, a potem magazynów i kartotek towarów. Dopiero na gotowych kartotekach ustawia się cenniki, definicje dokumentów, płatności i księgowość. Integrację z Allegro i sklepem uruchamia się na końcu, po testach.

Czy enova365 można skonfigurować samodzielnie?

Część ustawień, np. kartoteki towarów czy formy płatności, firma może przygotować sama. Konfigurację modułów, księgowości i KSeF zwykle prowadzi autoryzowany partner Soneta, bo od tych ustawień zależą dokumenty i rozliczenia podatkowe. Samodzielna konfiguracja bez doświadczenia wydłuża start i zwiększa ryzyko błędów.

Jak ustawić KSeF w enova365?

Trzeba nadać uprawnienia w KSeF, ustalić moment wysyłki faktur i sposób przekazywania faktur konsumentom, a także włączyć pobieranie faktur zakupowych. Producent podaje, że integracja z KSeF jest w ramach licencji, a zakres funkcji zależy od wersji modułu.

Która wersja enova365 jest potrzebna do kilku magazynów?

Według zestawienia producenta wielomagazynowość, przesunięcia MM i przypisanie towarów do magazynów są dostępne w module Handel od wersji Złoto. Wersja Srebro pozwala pracować tylko na jednym magazynie.

Kiedy podłączyć Allegro do enova365?

Po skonfigurowaniu kartotek, magazynów, dokumentów i płatności oraz po testach na zamówieniach testowych. Podłączenie integracji do niedokończonej konfiguracji powoduje błędy w stanach i dokumentach, które potem trzeba poprawiać ręcznie.

Chcesz uruchomić enova365 tak, żeby zamówienia z Allegro i sklepu od pierwszego dnia kończyły się poprawnym dokumentem? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - zaplanujemy integrację, zanim partner Soneta skończy konfigurację.