Symfonia - najczęstsze błędy przy imporcie dokumentów sprzedaży z integratora i jak ich uniknąć

Damian Wełna

Automation & Integration Expert

3.09.2026

Symfonia - najczęstsze błędy przy imporcie dokumentów sprzedaży z integratora i jak ich uniknąć

Wdrażamy i integrujemy programy księgowe i ERP

Damian WełnaAutomation & Integration Expert

ERP

Najczęstsze błędy przy imporcie dokumentów sprzedaży z integratora do Symfonii to niepowiązane kody SKU, zdublowane dokumenty, zła seria lub typ dokumentu, rozbieżne stawki VAT i kwoty, źle obsłużone faktury do paragonów i zwroty bez korekt. Prawie wszystkie wynikają z konfiguracji, a nie z samego programu: z różnych kodów towarów w Symfonii i w Base, z importu na niewłaściwym statusie zamówienia albo z dwóch równoległych dróg przesyłania tych samych zamówień. Da się ich uniknąć, ustalając reguły przed startem i kontrolując import codziennie przez pierwsze tygodnie.

Poniżej opisujemy typowe pomyłki sprzedawców, którzy łączą Symfonię Handel z Allegro i sklepem przez Base z dodatkiem partnera lub przez Integrator Symfonia Handel z e-Commerce. Przy każdym błędzie podajemy objaw, przyczynę i sposób naprawy, a na końcu prostą procedurę codziennej kontroli.

[#wazne] W skrócie: błędy przy imporcie dokumentów z integratora do Symfonii najczęściej dotyczą SKU, duplikatów, serii dokumentów, VAT, faktur do paragonów i zwrotów. Źródłem jest zwykle konfiguracja dodatku i statusów w Base, a nie sama Symfonia. Pomaga jedno źródło zamówień dla każdego kanału, import dopiero po opłaceniu i codzienna kontrola liczby dokumentów. Vinson, certyfikowany partner Base, porządkuje integrację Symfonii z Allegro i sklepem.

Symfonia import dokumentów - skąd biorą się błędy?

Import dokumentów sprzedaży to przeniesienie zamówienia albo gotowego dokumentu z integratora lub sklepu do programu handlowo-księgowego. W Symfonii Handel najczęściej wygląda to tak, że dodatek pobiera zamówienie z Base, zakłada lub odnajduje kontrahenta, dopasowuje towary po kodzie, wystawia fakturę lub paragon i odsyła PDF z powrotem. Na każdym z tych kroków coś może się nie zgadzać.

Base na swojej stronie integracji zaznacza, że nie tworzy własnych połączeń z Symfonią - dodatki dostarczają firmy zewnętrzne (stan na wrzesień 2026 - sprawdź na stronie Base). Dlatego zakres działania, komunikaty błędów i sposób ponawiania importu zależą od konkretnego dostawcy. Mechanizmy, które psują import, są jednak wszędzie podobne. Poniżej najczęstsze objawy i ich przyczyny.

[#chart:ksg75a]

Jak sprawdzić, czy problem leży w Symfonii, czy w Base?

Zanim zaczniesz poprawiać ustawienia, ustal, na którym etapie zamówienie się zatrzymało. Otwórz zamówienie w Base i sprawdź jego status oraz historię zmian - czy dodatek w ogóle je pobrał. Potem zajrzyj do dziennika lub komunikatów dodatku, bo tam zwykle widać konkretny powód odrzucenia, np. brak towaru o danym kodzie. Na końcu sprawdź w Symfonii, czy dokument powstał i w jakiej serii. Jeśli zamówienie nie opuściło Base, problem leży w statusach lub połączeniu. Jeśli dodatek je pobrał, ale dokumentu nie ma, przyczyną są zwykle kartoteki, kontrahent lub mapowanie dokumentów. Taka kolejność oszczędza godziny szukania po omacku.

Błąd 1 - niepowiązane SKU i brak towaru w Symfonii

To najczęstsza przyczyna zatrzymanych importów. Zamówienie przychodzi z Base z kodem produktu, którego Symfonia nie zna, bo w ofercie na Allegro jest inny SKU niż w kartotece, wariant ma własny kod albo produkt dodano w Base bez założenia kartoteki w programie. Dodatek albo zatrzymuje zamówienie, albo - co gorsze - wystawia dokument na pozycję zastępczą lub usługę, a towar nie schodzi ze stanu.

Jak naprawić - ujednolić SKU w Symfonii, Base i ofertach, a warianty mapować na osobne kartoteki.
Jak zapobiegać - nowy produkt najpierw zakładać w Symfonii, a dopiero potem wystawiać ofertę.
Co sprawdzać - listę produktów w Base bez powiązania z magazynem programu i oferty z ostrzeżeniem o braku powiązania.

Błąd 2 - zdublowane dokumenty sprzedaży

Ta sama sprzedaż ma w Symfonii dwie faktury albo fakturę i paragon. Przyczyny są zwykle trzy: ten sam kanał jest podłączony dwiema drogami naraz (np. sklep przez integrator producenta i przez Base), ktoś ponowił import ręcznie, nie sprawdzając, czy dokument już powstał, albo dokument wystawia zarówno Base, jak i Symfonia. Duplikaty są groźne, bo zawyżają sprzedaż, VAT i - przy fakturach dla firm - mogą trafić do KSeF.

[#uwaga] Każdy kanał sprzedaży powinien mieć dokładnie jedną drogę do Symfonii i jedno miejsce, w którym powstają dokumenty. Jeśli faktury wystawia Symfonia, wyłącz automatyczne wystawianie faktur w Base dla tych samych zamówień.

Bezpłatna konsultacja wdrożenia

Chcesz połączyć program księgowy lub ERP ze sprzedażą online?

Ocena procesów i obecnych narzędzi
Plan integracji ze sklepem, Allegro i Base
Wycena wdrożenia bez zobowiązań

Konsultację poprowadzi Damian Wełna, Automation & Integration Expert

Zobacz szczegóły usługi →

Błąd 3 - zła seria lub typ dokumentu

Zamówienie z Allegro dostaje fakturę zamiast paragonu, paragon wystawia się klientowi firmowemu z NIP-em albo wszystkie kanały trafiają do jednej serii. Przyczyną jest mapowanie w dodatku: źródło zamówienia, typ klienta i informacja o żądaniu faktury nie są powiązane z właściwą definicją dokumentu w Symfonii. Naprawa polega na ustawieniu osobnych serii dla kanałów i reguły, że zamówienie z danymi firmy i prośbą o fakturę zawsze tworzy fakturę.

Szczególnie uważaj, gdy masz kilka kont Allegro albo kilka sklepów podłączonych do jednego Base. Każde źródło zamówień powinno mieć w dodatku jednoznaczne przypisanie do serii dokumentów i magazynu. Jeśli nowe konto dodasz w Base bez uzupełnienia mapowania w dodatku, zamówienia z niego trafią do domyślnej serii albo nie zaimportują się wcale. To częsty problem po rozbudowie sprzedaży, kiedy integracja była konfigurowana jeszcze dla jednego kanału.

Błąd 4 - różnice w kwotach, VAT i kosztach wysyłki

Suma dokumentu w Symfonii różni się od kwoty zamówienia o kilka groszy albo o koszt dostawy. Typowe przyczyny to rozbieżne stawki VAT na kartotece i w ofercie, liczenie od netto zamiast od brutto, zaokrąglenia przy rabatach oraz brak pozycji „wysyłka” w kartotece usług. W e-commerce ceny są podawane brutto, dlatego dokumenty z zamówień internetowych zwykle powinny być liczone od brutto. Koszt dostawy wymaga osobnej usługi z właściwą stawką VAT, zmapowanej w dodatku.

Błąd 5 - faktury do paragonów i zwroty bez korekt

Klient kupił na paragon, a po kilku dniach prosi o fakturę z NIP-em. Jeśli dodatek tego nie obsługuje, ktoś wystawia w Symfonii zwykłą fakturę i sprzedaż jest wykazana dwa razy. Podobnie ze zwrotami: zamówienie jest anulowane w Base, ale w Symfonii zostaje dokument sprzedaży bez korekty, a towar nie wraca na magazyn albo wraca na magazyn sprzedażowy zamiast na magazyn zwrotów.

Faktura do paragonu - wystawiaj ją w Symfonii jako dokument powiązany z paragonem, nie jako nową sprzedaż.
Zwrot - zawsze korekta w Symfonii, z przyjęciem towaru na magazyn zwrotów.
Anulacja przed wysyłką - jeśli dokument już powstał, korekta; jeśli nie, zablokowanie importu w Base.

Błąd 6 - import na złym statusie zamówienia w Base

Dodatek pobiera zamówienie zaraz po złożeniu, zanim klient zapłacił. Część takich zamówień nigdy nie zostanie opłacona, a w Symfonii zostają dokumenty, które trzeba korygować. Rozwiązaniem jest import dopiero ze statusu po opłaceniu (dla płatności online) albo po spakowaniu (dla pobrań), ustawiony w Base akcjami automatycznymi. Dzięki temu do Symfonii trafiają tylko zamówienia, które naprawdę zostaną zrealizowane. Osobny status warto też przewidzieć dla zamówień zatrzymanych przez błąd importu - wtedy nikt ich nie wyśle, zanim dokument nie zostanie poprawiony, a lista spraw do wyjaśnienia jest zawsze w jednym miejscu.

Warto przy tym liczyć, jaki odsetek zamówień wymaga ręcznej interwencji przy imporcie. To prosty wskaźnik, który pokazuje, czy integracja działa stabilnie, czy błędy się kumulują:

[#chart:ksg75b]

Błąd 7 - formy płatności, kontrahenci i KSeF

Trzy mniej oczywiste obszary, które wychodzą zwykle dopiero przy zamknięciu miesiąca lub przy pierwszej kontroli:

Formy płatności - płatność online, pobranie i przelew są zmapowane na jedną formę w Symfonii, więc rozrachunki nie zgadzają się z wypłatami od Allegro, operatorów płatności i przewoźników.
Kontrahenci - każdy zakup tej samej firmy zakłada nową kartotekę, bo dodatek nie wyszukuje kontrahenta po NIP. Kartotek przybywa, a historia klienta się rozprasza.
KSeF - nie ustalono, czy fakturę wysyła Symfonia przez KSeF Plus, czy integrator. Część faktur nie trafia do KSeF, a część trafia dwa razy.

Warianty wysyłki faktur do KSeF przy sprzedaży przez integrator opisujemy w artykule Base i KSeF - jak wysyłać e-faktury do KSeF przy sprzedaży przez Base.

Błąd 8 - sprzedaż zagraniczna, waluty i OSS

Sprzedawcy, którzy wychodzą z Allegro na inne rynki, np. przez zagraniczne wersje marketplace'ów, często importują zamówienia zagraniczne tak samo jak krajowe. Efekt to dokumenty w złotych zamiast w walucie zamówienia, polska stawka VAT na sprzedaży do konsumenta z innego kraju UE albo brak oznaczenia sprzedaży objętej procedurą OSS. Przed włączeniem zagranicznych kanałów ustal z księgowym, w jakiej walucie i z jaką stawką mają powstawać dokumenty, a w dodatku zmapuj osobne serie dla tych kanałów. W Finansach i Księgowości sprawdź, czy rejestry VAT rozróżniają sprzedaż krajową i OSS.

Błąd 9 - zmiany w ofertach i aktualizacje bez testów

Integracja, która działała miesiącami, nagle zaczyna odrzucać zamówienia. Najczęściej ktoś dodał nowe warianty w ofertach bez kartotek w Symfonii, zmienił nazwy statusów w Base albo zaktualizował program lub dodatek bez testu. Ustal prostą zasadę: każda zmiana w strukturze produktów, statusach lub wersji oprogramowania kończy się testowym zamówieniem z każdego kanału, zanim zespół wróci do normalnej pracy.

Symfonia błędy importu - tabela objawów i napraw

Błąd	Objaw	Jak naprawić
Niepowiązane SKU	Zamówienie stoi w kolejce lub pozycja zastępcza	Jednolite SKU w Symfonii, Base i ofertach
Duplikaty	Dwie faktury do jednego zamówienia	Jedna droga importu, jedno miejsce wystawiania
Zła seria	Faktura zamiast paragonu, jedna seria dla kanałów	Mapowanie kanału i typu klienta na definicje dokumentów
Różnice kwot	Grosze lub koszt dostawy w różnicy	Liczenie od brutto, usługa „wysyłka” z VAT
Faktury do paragonów, zwroty	Podwójna sprzedaż, brak korekt	Dokumenty powiązane, korekta z magazynem zwrotów
Zły status importu	Dokumenty do nieopłaconych zamówień	Import po opłaceniu lub spakowaniu
Płatności, kontrahenci, KSeF	Rozrachunki się nie zgadzają, duplikaty kartotek	Mapowanie płatności, wyszukiwanie po NIP, jedna wysyłka do KSeF

Jak uniknąć błędów - codzienna kontrola importu do Symfonii

Nawet dobrze skonfigurowana integracja potrzebuje kontroli, zwłaszcza w pierwszych tygodniach i po każdej zmianie w ofertach, dodatku lub wersji programu. Wystarczy kilka minut dziennie według stałej kolejności:

[#chart:ksg75c]

Rozjeżdżające się stany to często pierwszy sygnał, że import dokumentów ma luki. Jak uporządkować synchronizację między kanałami, piszemy w artykule Synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace'ami.

Jak Vinson pomaga naprawić import dokumentów do Symfonii

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta Symfonii, dlatego ustawienia samego programu poprawia partner Symfonii, a dodatek - jego dostawca. My sprawdzamy i porządkujemy Base: statusy, akcje automatyczne, powiązania produktów, magazyny i źródła zamówień, a także SKU i EAN w ofertach na Allegro. Koordynujemy też testy razem z dostawcą dodatku. Na bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez błędy, które widzisz w Symfonii, i wskażemy, gdzie leży ich przyczyna.

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego zamówienia z Base nie importują się do Symfonii?

Najczęściej z powodu niepowiązanych kodów SKU, braku kartoteki towaru w Symfonii albo złego statusu, z którego dodatek pobiera zamówienia. Przyczyną może być też utracone połączenie z WebApi lub API Base. Zacznij od komunikatu błędu w dodatku i sprawdzenia powiązań produktów.

Jak usunąć zdublowane faktury w Symfonii po imporcie?

Dokumentu, który trafił już do obrotu lub do KSeF, nie usuwa się, tylko koryguje zgodnie z zasadami ustalonymi z księgowym. Ważniejsze jest usunięcie przyczyny: jedna droga importu dla każdego kanału i wyłączenie wystawiania faktur w Base, jeśli dokumenty powstają w Symfonii.

Dlaczego kwota dokumentu w Symfonii różni się od zamówienia?

Zwykle przez rozbieżne stawki VAT, liczenie od netto zamiast od brutto, zaokrąglenia przy rabatach albo brak zmapowanej usługi kosztu dostawy. Dokumenty z zamówień internetowych najlepiej liczyć od brutto, a wysyłkę dodawać jako osobną pozycję z właściwą stawką VAT.

Jak w Symfonii obsłużyć fakturę do paragonu z Allegro?

Faktura do paragonu powinna być dokumentem powiązanym z wcześniejszym paragonem, a nie nową sprzedażą. Sprawdź, czy dodatek integracyjny obsługuje taki dokument, i jeśli nie, ustal z księgowym procedurę ręcznego wystawiania w Symfonii, żeby sprzedaż nie była wykazana dwa razy.

Jak często kontrolować import dokumentów do Symfonii?

Codziennie przez pierwsze tygodnie po uruchomieniu integracji, a potem co najmniej raz w tygodniu i po każdej zmianie w ofertach, dodatku lub wersji programu. Kontrola polega na porównaniu liczby zamówień w Base z liczbą dokumentów w Symfonii i wyjaśnieniu każdej różnicy.

Masz w Symfonii duplikaty, braki lub różnice w dokumentach z Allegro i sklepu? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - znajdziemy przyczynę po stronie Base i integracji. Warto też przejrzeć poradnik Automatyczne fakturowanie zamówień z Allegro i sklepu.