Subiekt nexo konfiguracja krok po kroku - magazyn, cenniki i KSeF

Jak ustawić cenniki w Subiekt nexo?

Cenniki w Subiekt nexo pozwalają przypisać różne ceny do różnych klientów, a cenę, rabat domyślny i maksymalny uzależnić od jednostki miary i progu sprzedaży. W wersji PRO dochodzą cenniki dodatkowe ograniczone czasowo, zestawy cenowe i cenniki główne dla oddziałów. Dla sklepu internetowego dobrze sprawdza się prosty układ:

1. Cennik detaliczny - ceny dla klientów indywidualnych, które trafiają do sklepu i ofert marketplace.

2. Cennik hurtowy - przypisany do kontrahentów B2B, z progami ilościowymi.

3. Cennik promocyjny - w wersji PRO ograniczony czasowo, np. na akcję sezonową.

Ustalając ceny, pilnuj marży po kosztach sprzedaży. Prowizja marketplace, wysyłka i reklama są poza Subiektem, ale to one decydują o zysku z zamówienia. Prosty wzór pomaga ustalić, czy cena w cenniku zostawia wystarczający zapas:

[#chart:ksg3b]

Pamiętaj też, że ceny w ofertach na Allegro i w sklepie nie muszą być równe cenie z Subiekta. Integratory i Base pozwalają przesyłać cenę z wybranego cennika albo modyfikować ją narzutem dla konkretnego kanału. Ustal to przed uruchomieniem synchronizacji cen, żeby nie nadpisać ofert przypadkową wartością.

Subiekt nexo i KSeF - jak przygotować program do e-faktur?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF, a obowiązek wystawiania objął najpierw największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych, którzy mają dłuższy okres przejściowy (stan na czerwiec 2026 - sprawdź aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów). InsERT deklaruje, że Subiekt nexo tworzy, wysyła i archiwizuje faktury ustrukturyzowane i jest zintegrowany z KSeF.

Przygotowanie programu do KSeF obejmuje kilka kroków:

1. Zaktualizuj Subiekt nexo do najnowszej wersji i zrób kopię bazy danych przed aktualizacją.

2. Nadaj w KSeF uprawnienia osobom lub systemom, które będą wysyłać faktury w imieniu firmy.

3. Skonfiguruj w programie uwierzytelnienie w KSeF zgodnie z instrukcją InsERT dla Twojej wersji.

4. Ustal, które dokumenty mają trafiać do KSeF automatycznie, a które po zatwierdzeniu przez pracownika.

5. Wyślij fakturę testową i sprawdź, czy wrócił numer KSeF i status przyjęcia.

[#uwaga] Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF, ale faktury dla firm - także te zamówione przez Allegro czy sklep - tak. Jeśli dokumenty tworzy integrator, ustal jednoznacznie, czy faktura B2B ma powstać w Subiekcie i stamtąd trafić do KSeF, czy w innym systemie. Dwa źródła faktur to prosta droga do duplikatów.

Gdy faktury wystawiasz przez Base, zasady są nieco inne - opisaliśmy je we wpisie

[#chart:ksg3c]

Kto w firmie odpowiada za KSeF w Subiekt nexo?

Przy pracy z KSeF warto wyznaczyć jedną osobę, która pilnuje statusów wysyłki faktur i reaguje na odrzucenia. Faktura, która nie trafiła do KSeF, nie istnieje dla odbiorcy w systemie, więc klient B2B może jej nie zobaczyć, a Ty dowiesz się o problemie dopiero przy płatności. Dobrą praktyką jest codzienne przejrzenie listy dokumentów z błędem wysyłki i sprawdzenie, czy faktury z poprzedniego dnia mają nadany numer KSeF.

Ta sama osoba powinna śledzić aktualizacje Subiekt nexo i komunikaty Ministerstwa Finansów. Zmiany w strukturze e-faktury lub w sposobie uwierzytelniania wymagają aktualnej wersji programu, a ich przeoczenie może zatrzymać wysyłkę faktur na kilka dni.

Numeracja dokumentów, wydruki i urządzenia

Przed pierwszą sprzedażą ustal schematy numeracji faktur, paragonów, korekt i dokumentów magazynowych. Jeśli integrator ma tworzyć dokumenty dla różnych kanałów, rozważ osobne serie, np. dla Allegro i sklepu. Ułatwia to kontrolę i późniejsze raporty. Ustaw wzorce wydruków z logo i danymi do zwrotów oraz podłącz drukarkę fiskalną, kasę lub czytnik kodów kreskowych, jeśli sprzedajesz także stacjonarnie.

Jak przygotować konfigurację Subiekt nexo pod integrację z Allegro i Base?

Jeśli Subiekt nexo ma współpracować z Allegro, sklepem i Base, część ustawień warto zrobić od razu z myślą o integratorze. Poprawki po uruchomieniu połączenia są droższe, bo dotykają już prawdziwych zamówień i dokumentów. Przed podłączeniem integratora ustal:

• Typ dokumentu dla zamówień - czy zamówienie z Allegro ma tworzyć w Subiekcie zamówienie z rezerwacją, od razu fakturę lub paragon, czy dokument magazynowy.

• Magazyn sprzedaży online - z którego magazynu integrator ma pobierać stany i z którego ma wydawać towar.

• Cennik dla ofert - który cennik jest źródłem cen dla sklepu i marketplace'ów.

• Kontrahenci - czy klienci detaliczni z Allegro mają mieć osobne kartoteki, czy trafiać do jednego kontrahenta zbiorczego.

• Sposoby dostawy i płatności - jak nazwy z Allegro i sklepu przełożą się na pozycje w Subiekcie.

Te decyzje wpływają na raporty, rozliczenia z księgową i obsługę zwrotów. Dlatego warto podjąć je razem z osobą odpowiedzialną za księgowość, a nie tylko z osobą konfigurującą integrację. Ustawienia po stronie Base opisaliśmy w poradniku BaseLinker i Subiekt - integracja z Subiektem GT i nexo krok po kroku.

Import kartotek towarów z pliku - na co uważać?

Przy dużym katalogu kartoteki zakłada się zwykle importem z pliku, np. z eksportu z hurtowni lub poprzedniego programu. To szybkie, ale łatwo przenieść przy tym stare błędy. Przed importem usuń duplikaty, sprawdź, czy każdy towar ma unikalny symbol, a EAN ma właściwą liczbę cyfr. Po imporcie przejrzyj losowo kilkadziesiąt kartotek i porównaj stawki VAT oraz jednostki miary z dokumentami zakupu.

[#checklista] Przed uruchomieniem sprzedaży sprawdź: dane firmy na wydruku faktury, uprawnienia użytkowników, stany początkowe po spisie, EAN i SKU we wszystkich kartotekach, cenniki przypisane do grup klientów, serie numeracji dla kanałów, połączenie z KSeF i testową fakturę z numerem KSeF.

Jak Vinson pomaga w konfiguracji Subiekt nexo pod e-commerce?

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Zaufało nam ponad 500 firm, a ocena naszej pracy to 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem InsERT - skupiamy się na tym, żeby Subiekt nexo dobrze współpracował ze sprzedażą.

Wdrażamy i integrujemy Subiekt nexo ze sklepem internetowym, Allegro, marketplace'ami i Base. Pomagamy uporządkować kartoteki pod integrację, ustalić, gdzie powstają faktury i jak trafiają do KSeF, oraz skonfigurować automatyczny przepływ zamówień. Szczegóły znajdziesz na stronie

Najczęściej zadawane pytania

Jak skonfigurować Subiekt nexo po instalacji?

Zacznij od założenia podmiotu i danych firmy, potem dodaj użytkowników z uprawnieniami, magazyny i kartoteki towarów. Następnie ustaw cenniki, numerację dokumentów i wydruki, a na końcu połączenie z KSeF. Każdy etap sprawdź na dokumencie testowym, zanim zaczniesz właściwą sprzedaż.

Czy Subiekt nexo wysyła faktury do KSeF automatycznie?

Subiekt nexo jest zintegrowany z KSeF i potrafi wysyłać faktury ustrukturyzowane. Zakres automatyzacji ustawiasz w programie - faktury mogą trafiać do KSeF od razu albo po zatwierdzeniu. Warunkiem jest aktualna wersja programu i poprawnie skonfigurowane uwierzytelnienie.

Ile magazynów założyć w Subiekt nexo dla sklepu internetowego?

Tyle, ile masz fizycznych lokalizacji towaru albo wyraźnie oddzielonych zasobów, np. zwrotów. Większość sklepów z jednym magazynem dobrze funkcjonuje z jednym magazynem w programie. Każdy dodatkowy magazyn trzeba później zmapować w integratorze sprzedaży.

Jak ustawić różne ceny dla hurtu i detalu w Subiekt nexo?

Użyj osobnych cenników i przypisz je do grup kontrahentów. Ceny i rabaty możesz uzależnić od jednostki miary i progu sprzedaży. W wersji PRO dostępne są też cenniki dodatkowe ograniczone czasowo, przydatne przy promocjach.

Co przygotować w Subiekt nexo przed integracją z Allegro?

Przede wszystkim kartoteki towarów z uzupełnionym EAN i jednolitym symbolem SKU, poprawne stany po inwentaryzacji i ustalony cennik, z którego mają iść ceny do ofert. Ustal też serie numeracji dla dokumentów z Allegro. Bez tego integrator nie powiąże towarów z ofertami.

Czy faktury dla klientów indywidualnych z Allegro trzeba wysyłać do KSeF?

Nie, faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF - obowiązek dotyczy faktur wystawianych firmom. Jeśli jednak firma kupuje na Allegro lub w sklepie i prosi o fakturę z NIP, dokument powinien zostać wysłany do KSeF. Ustal w Subiekcie i w integratorze, jak rozpoznawać takie zamówienia.

Potrzebujesz pomocy przy konfiguracji Subiekt nexo pod sprzedaż na Allegro i w sklepie? Umów