Subiekt nexo automatyzacje - Sfera, wydruki i dokumenty z zamówień
Damian Wełna
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Subiekt nexo automatyzacje - Sfera, wydruki i dokumenty z zamówień
Automatyzacja w Subiekt nexo obejmuje trzy obszary: wbudowane automatyzacje programu, wzorce wydruku przypisywane do klientów i dokumentów oraz Sferę, czyli warstwę programistyczną dostępną w Subiekt nexo PRO. Przy sprzedaży w internecie największą oszczędność daje jednak połączenie Subiekta z integratorem, na przykład Base, który sam zakłada dokumenty z zamówień z Allegro i sklepu. Ręczne przepisywanie zamówień przestaje wtedy istnieć.
Przy kilkunastu zamówieniach dziennie ręczne wystawianie faktur jest uciążliwe, ale do zniesienia. Przy kilkuset to już osobny etat i stałe źródło pomyłek: zła stawka VAT, literówka w NIP, faktura wystawiona dwa razy albo wcale. W tym wpisie pokazujemy, które procesy w Subiekt nexo da się zautomatyzować, czym jest Sfera, jak ustawić wydruki i jak policzyć, ile czasu zyskuje zespół.
[#wazne] W skrócie: Subiekt nexo ma wbudowane automatyzacje, konfigurowalne zestawienia i wzorce wydruku przypisywane do klientów. Wersja PRO dodaje Sferę, czyli interfejs do programowego tworzenia dokumentów i rozszerzeń. Zamówienia z Allegro i sklepu najlepiej importować przez Base, który zakłada w Subiekcie dokument sprzedaży i zdejmuje stan. Vinson wdraża i integruje Subiekt nexo z Base, sklepem i marketplace'ami.
Co można zautomatyzować w Subiekt nexo
Automatyzacja w programie handlowym to wszystko, co dzieje się bez ręcznego klikania pracownika: dokument powstaje sam, wydruk wybiera się sam, dane klienta pobierają się same. W Subiekt nexo część tych mechanizmów jest wbudowana, część wymaga integratora, a część - Sfery w wersji PRO. Według porównania wersji opublikowanego przez InsERT automatyzacje są dostępne w Subiekt nexo i nexo PRO, a nie było ich w Subiekcie GT.
Import zamówień - zamówienia z Allegro, sklepu i innych kanałów trafiają do Subiekta przez integrator, bez przepisywania.
Dokumenty sprzedaży - faktura lub paragon powstaje z zamówienia, a numer wraca do integratora.
Dane kontrahentów - w abonamencie program pobiera dane firm z GUS po numerze NIP.
Kursy walut - aktualizacja kursów przydaje się przy sprzedaży na rynki zagraniczne.
Wydruki - wzorzec wydruku przypisany do klienta lub typu dokumentu wybiera się automatycznie.
e-Faktury - wysyłka i archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w KSeF z poziomu programu.
Już te elementy razem eliminują większość pracy biurowej przy typowym zamówieniu internetowym. Pozostaje kontrola wyjątków: zamówień z błędnymi danymi, brakujących towarów i zwrotów.
Automatyzacje w programie a automatyzacje w integratorze
Warto rozdzielić dwa poziomy. Automatyzacje w Subiekcie dotyczą tego, co dzieje się wewnątrz programu: jakie dane uzupełniają się same, jaki wydruk wybiera się dla klienta, jak przetwarzane są dokumenty. Automatyzacje w integratorze dotyczą przepływu między systemami: kiedy zamówienie trafia do Subiekta, kiedy wraca numer faktury, kiedy klient dostaje wiadomość. W sklepie internetowym większość oszczędności daje drugi poziom, ale bez dobrze ustawionego pierwszego dokumenty i tak wymagają poprawek. Dlatego oba warto planować razem, a nie osobno.
Subiekt nexo import zamówień - jak dokumenty powstają z zamówień z Allegro
Subiekt nexo nie pobiera zamówień bezpośrednio z Allegro. Tę rolę pełni integrator. W Base konfigurujesz integrację z Subiektem, a następnie akcję automatyczną: gdy zamówienie zmieni status, na przykład na „Opłacone”, Base wysyła je do Subiekta i prosi o wystawienie dokumentu.
[#chart:ksg7a]
Dokładną konfigurację połączenia opisaliśmy w poradniku Base z Subiektem GT i nexo krok po kroku. Najważniejsze, żeby przed uruchomieniem automatu sprawdzić powiązanie towarów po symbolu lub kodzie EAN, magazyn, z którego schodzi stan, oraz serię numeracji dla każdego kanału sprzedaży.
Automatyzacja w Subiekt nexo obejmuje trzy obszary: wbudowane automatyzacje programu, wzorce wydruku przypisywane do klientów i dokumentów oraz Sferę, czyli warstwę programistyczną dostępną w Subiekt nexo PRO. Przy sprzedaży w internecie największą oszczędność daje jednak połączenie Subiekta z integratorem, na przykład Base, który sam zakłada dokumenty z zamówień z Allegro i sklepu. Ręczne przepisywanie zamówień przestaje wtedy istnieć.
Przy kilkunastu zamówieniach dziennie ręczne wystawianie faktur jest uciążliwe, ale do zniesienia. Przy kilkuset to już osobny etat i stałe źródło pomyłek: zła stawka VAT, literówka w NIP, faktura wystawiona dwa razy albo wcale. W tym wpisie pokazujemy, które procesy w Subiekt nexo da się zautomatyzować, czym jest Sfera, jak ustawić wydruki i jak policzyć, ile czasu zyskuje zespół.
[#wazne] W skrócie: Subiekt nexo ma wbudowane automatyzacje, konfigurowalne zestawienia i wzorce wydruku przypisywane do klientów. Wersja PRO dodaje Sferę, czyli interfejs do programowego tworzenia dokumentów i rozszerzeń. Zamówienia z Allegro i sklepu najlepiej importować przez Base, który zakłada w Subiekcie dokument sprzedaży i zdejmuje stan. Vinson wdraża i integruje Subiekt nexo z Base, sklepem i marketplace'ami.
Co można zautomatyzować w Subiekt nexo
Automatyzacja w programie handlowym to wszystko, co dzieje się bez ręcznego klikania pracownika: dokument powstaje sam, wydruk wybiera się sam, dane klienta pobierają się same. W Subiekt nexo część tych mechanizmów jest wbudowana, część wymaga integratora, a część - Sfery w wersji PRO. Według porównania wersji opublikowanego przez InsERT automatyzacje są dostępne w Subiekt nexo i nexo PRO, a nie było ich w Subiekcie GT.
Import zamówień - zamówienia z Allegro, sklepu i innych kanałów trafiają do Subiekta przez integrator, bez przepisywania.
Dokumenty sprzedaży - faktura lub paragon powstaje z zamówienia, a numer wraca do integratora.
Dane kontrahentów - w abonamencie program pobiera dane firm z GUS po numerze NIP.
Kursy walut - aktualizacja kursów przydaje się przy sprzedaży na rynki zagraniczne.
Wydruki - wzorzec wydruku przypisany do klienta lub typu dokumentu wybiera się automatycznie.
e-Faktury - wysyłka i archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w KSeF z poziomu programu.
Już te elementy razem eliminują większość pracy biurowej przy typowym zamówieniu internetowym. Pozostaje kontrola wyjątków: zamówień z błędnymi danymi, brakujących towarów i zwrotów.
Automatyzacje w programie a automatyzacje w integratorze
Warto rozdzielić dwa poziomy. Automatyzacje w Subiekcie dotyczą tego, co dzieje się wewnątrz programu: jakie dane uzupełniają się same, jaki wydruk wybiera się dla klienta, jak przetwarzane są dokumenty. Automatyzacje w integratorze dotyczą przepływu między systemami: kiedy zamówienie trafia do Subiekta, kiedy wraca numer faktury, kiedy klient dostaje wiadomość. W sklepie internetowym większość oszczędności daje drugi poziom, ale bez dobrze ustawionego pierwszego dokumenty i tak wymagają poprawek. Dlatego oba warto planować razem, a nie osobno.
Subiekt nexo import zamówień - jak dokumenty powstają z zamówień z Allegro
Subiekt nexo nie pobiera zamówień bezpośrednio z Allegro. Tę rolę pełni integrator. W Base konfigurujesz integrację z Subiektem, a następnie akcję automatyczną: gdy zamówienie zmieni status, na przykład na „Opłacone”, Base wysyła je do Subiekta i prosi o wystawienie dokumentu.
[#chart:ksg7a]
Dokładną konfigurację połączenia opisaliśmy w poradniku Base z Subiektem GT i nexo krok po kroku. Najważniejsze, żeby przed uruchomieniem automatu sprawdzić powiązanie towarów po symbolu lub kodzie EAN, magazyn, z którego schodzi stan, oraz serię numeracji dla każdego kanału sprzedaży.
- Ocena procesów i obecnych narzędzi
- Plan integracji ze sklepem, Allegro i Base
- Wycena wdrożenia bez zobowiązań
Konsultację poprowadzi Damian Wełna, Automation & Integration ExpertSubiekt nexo Sfera - czym jest i kiedy jej potrzebujesz
Sfera to interfejs programistyczny InsERT, który pozwala innym aplikacjom i skryptom pracować na danych Subiekta tak, jakby robił to użytkownik: zakładać dokumenty, kartoteki, odczytywać stany i rozrachunki. W linii nexo Sfera jest wbudowana w wersję Subiekt nexo PRO. W wersji standardowej nexo jej nie ma, a w Subiekcie GT była osobnym produktem lub dodatkiem.
Sfera nie jest gotową automatyzacją - to narzędzie dla programisty. Przydaje się, gdy proces firmy wykracza poza to, co oferuje integrator i standardowe funkcje programu.
Kompletacja przy wydaniu - automatyczne składanie kompletów przy zapisie dokumentu WZ.
Niestandardowe dokumenty - na przykład specyficzne korekty, dokumenty wewnętrzne lub rozliczenia z dostawcą.
Własne integracje - połączenie Subiekta z systemem magazynowym, B2B lub aplikacją, dla której nie ma gotowej wtyczki.
Masowe operacje - zmiany cen, kartotek lub parametrów na dużej liczbie pozycji.
[#uwaga] Sfera wymaga Subiekt nexo PRO i osoby, która napisze oraz utrzyma rozszerzenie. Zanim zamówisz własny kod, sprawdź, czy Twojego problemu nie rozwiązuje już akcja automatyczna w Base albo standardowa funkcja programu. Własne rozszerzenia trzeba testować po każdej aktualizacji Subiekta.
Subiekt nexo Sfera czy gotowa integracja - jak wybrać
W praktyce większość sprzedawców internetowych w ogóle nie potrzebuje własnego kodu na Sferze. Gotowa integracja z Base pokrywa typowy proces: zamówienie, dokument, stan, numer faktury. Sfera zaczyna mieć sens, gdy firma ma proces, którego nie obsługuje żaden integrator, albo gdy dodatkowy system, na przykład platforma B2B lub aplikacja magazynowa, musi zapisywać dane bezpośrednio w Subiekcie.
Gotowa integracja - szybkie wdrożenie, aktualizacje po stronie dostawcy, ograniczona elastyczność.
Rozszerzenie na Sferze - dowolna logika, ale koszt napisania, testów i utrzymania po Twojej stronie.
Połączenie obu - integrator obsługuje zamówienia, a Sfera tylko jeden niestandardowy proces.
Trzecia opcja jest najczęstsza w większych firmach. Standardowy przepływ zostaje w integratorze, a własny kod obsługuje tylko to, czego nie da się inaczej. Dzięki temu aktualizacja Subiekta czy Base nie wymaga przepisywania całej automatyzacji.
Wydruki w Subiekt nexo - wzorce, które ustawiasz raz
Wydruki to obszar, w którym drobne ustawienia oszczędzają dużo czasu. Subiekt nexo pozwala przypisać wzorzec wydruku do konkretnego klienta, a także skonfigurować widoczność pól w dokumentach. Pełną edycję własnych wzorców wydruku InsERT wskazuje jako funkcję wersji PRO, w wersji standardowej możliwości są częściowe.
| Element | Subiekt nexo | Subiekt nexo PRO |
|---|---|---|
| Automatyzacje | Tak | Tak |
| Wzorce wydruku przypisane do klienta | Tak | Tak |
| Własne wzorce wydruku | Częściowo | Tak |
| Konfigurowalne zestawienia | Tak | Tak |
| Własne raporty użytkownika | Nie | Tak |
| Sfera | Nie | Tak |
Źródło: porównanie wersji Subiekta na stronie InsERT (stan na maj 2026 - sprawdź aktualne porównanie u producenta). W praktyce dla sklepu internetowego wydruki ważą mniej niż kiedyś, bo faktury trafiają do klienta elektronicznie i do KSeF. Nadal jednak drukujesz dokumenty magazynowe, listy kompletacyjne i dokumenty dla klientów B2B, którzy oczekują własnego układu. Wzorzec przypisany raz do klienta oszczędza wybierania go przy każdym dokumencie i eliminuje pomyłki przy wysyłce papierów do stałych odbiorców.
Ile czasu oszczędza automatyzacja Subiekt nexo przy setkach zamówień
Nie ma jednej liczby, bo czas obsługi zamówienia zależy od firmy. Możesz go jednak policzyć dla siebie. Zmierz, ile minut zajmuje pracownikowi ręczne wystawienie dokumentu z zamówienia, łącznie z wyszukaniem klienta, towaru i sprawdzeniem danych. Pomnóż przez liczbę zamówień w miesiącu i podziel przez 60 - dostaniesz liczbę godzin pracy, które może przejąć automat.
[#chart:ksg7b]
Do tego dochodzi czas, którego nie widać w prostym rachunku: poprawianie błędów, korekty, wyjaśnianie z klientem i biurem rachunkowym. Automatyczny dokument nie robi literówek w adresie, nie myli stawek VAT i nie wystawia faktury dwa razy, jeśli integracja jest dobrze skonfigurowana.
Typowe błędy przy automatyzacji Subiekta
Większość problemów z automatycznymi dokumentami ma kilka powtarzalnych przyczyn. Zanim zaczniesz szukać błędu w programie, sprawdź konfigurację powiązań i statusów.
[#chart:ksg7c]
Subiekt nexo automatyzacja - od czego zacząć w sklepie internetowym
Najczęstszy błąd przy automatyzacji to próba zautomatyzowania wszystkiego naraz. Lepiej zacząć od procesu, który zabiera najwięcej czasu i powtarza się przy każdym zamówieniu, a dopiero potem dokładać kolejne. Taka kolejność pozwala sprawdzić każdy element na prawdziwych zamówieniach, zanim przejdziesz dalej.
Dokumenty sprzedaży z zamówień - faktury i paragony wystawiane automatycznie po opłaceniu zamówienia.
Synchronizacja stanów - stan z Subiekta trafia do Base, a z Base do ofert na Allegro i w sklepie.
e-Faktury w KSeF - wysyłka z jednego, ustalonego systemu.
Wydruki magazynowe - dokumenty WZ i listy do kompletacji przypisane do kanałów.
Zwroty i korekty - ustalony sposób wystawiania korekt dla zwrotów z marketplace'ów.
Rozszerzenia przez Sferę - dopiero gdy standardowe narzędzia nie wystarczają.
Zwroty i korekty - najtrudniejszy element automatyzacji
Sprzedaż łatwo zautomatyzować, bo każde zamówienie przebiega podobnie. Zwroty są bardziej zróżnicowane: częściowe, z wymianą, z różnymi kosztami wysyłki, czasem po terminie. Dlatego w wielu firmach korekty wystawia się półautomatycznie: integrator lub pracownik zakłada zwrot, a korektę zatwierdza osoba, która sprawdziła paczkę. To rozsądny kompromis między szybkością a kontrolą.
Kontrola wyjątków zamiast kontroli wszystkiego
Po wdrożeniu automatyzacji zmienia się rola zespołu. Zamiast wystawiać każdy dokument, pracownik pilnuje wyjątków: zamówień, których integrator nie przetworzył, dokumentów z ostrzeżeniem i towarów bez powiązania. Warto ustawić w Base osobny status na zamówienia z błędem i codziennie go przeglądać. Dzięki temu problem z jednym zamówieniem nie zatrzymuje pozostałych.
[#checklista] Przed włączeniem automatycznych dokumentów: powiązane towary (SKU lub EAN), przypisany magazyn dla każdego kanału, osobne serie numeracji, zmapowane formy płatności i stawki VAT, jeden system odpowiedzialny za KSeF, status na zamówienia z błędem, test na kilkunastu zamówieniach z różnych kanałów.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować Subiekt nexo
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku, certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+ i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem InsERT - zajmujemy się stroną sprzedażową i integracyjną. Wdrażamy i integrujemy Subiekt nexo ze sklepem internetowym, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy import zamówień, akcje automatyczne, powiązania towarów, serie numeracji i przepływ e-Faktur. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, które etapy obsługi zamówień w Twojej firmie można zautomatyzować od razu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Subiekt nexo sam pobiera zamówienia z Allegro?
Nie, Subiekt nexo nie pobiera zamówień z Allegro bezpośrednio. Robi to integrator, na przykład Base, który przekazuje zamówienie do Subiekta i zleca wystawienie faktury lub paragonu. Numer dokumentu wraca potem do integratora.
Czym jest Sfera w Subiekt nexo?
Sfera to interfejs programistyczny InsERT, który pozwala zewnętrznym aplikacjom i skryptom tworzyć dokumenty i pracować na danych Subiekta. W linii nexo jest wbudowana w Subiekt nexo PRO. Korzysta się z niej przy niestandardowych procesach i własnych integracjach.
Czy do automatyzacji potrzebuję Subiekt nexo PRO?
Nie zawsze. Automatyczne wystawianie dokumentów z zamówień przez integrator i wbudowane automatyzacje działają też w wersji standardowej. Wersja PRO jest potrzebna, gdy chcesz korzystać ze Sfery, tworzyć własne raporty albo w pełni edytować wzorce wydruku.
Jak policzyć oszczędność czasu po automatyzacji Subiekta?
Zmierz średni czas ręcznego wystawienia dokumentu z zamówienia, pomnóż go przez miesięczną liczbę zamówień i podziel przez 60. Wynik to liczba godzin pracy miesięcznie, którą może przejąć automat. Do tego dolicz czas poprawiania błędów i korekt.
Czy automatyczne faktury z Subiekta trafiają do KSeF?
Tak, jeśli dokument powstaje w Subiekcie nexo, program może wysłać go do KSeF jako fakturę ustrukturyzowaną. Ważne, żeby tylko jeden system odpowiadał za wysyłkę e-Faktury, inaczej ta sama faktura może trafić do KSeF dwa razy.
Chcesz przestać przepisywać zamówienia do Subiekta? Umów się na bezpłatną konsultację z Vinson. Więcej o samym fakturowaniu przeczytasz w artykułach o automatycznym fakturowaniu zamówień z Allegro i sklepu oraz o integracji Subiekta GT ze sklepem internetowym.
Subiekt nexo Sfera - czym jest i kiedy jej potrzebujesz
Sfera to interfejs programistyczny InsERT, który pozwala innym aplikacjom i skryptom pracować na danych Subiekta tak, jakby robił to użytkownik: zakładać dokumenty, kartoteki, odczytywać stany i rozrachunki. W linii nexo Sfera jest wbudowana w wersję Subiekt nexo PRO. W wersji standardowej nexo jej nie ma, a w Subiekcie GT była osobnym produktem lub dodatkiem.
Sfera nie jest gotową automatyzacją - to narzędzie dla programisty. Przydaje się, gdy proces firmy wykracza poza to, co oferuje integrator i standardowe funkcje programu.
Kompletacja przy wydaniu - automatyczne składanie kompletów przy zapisie dokumentu WZ.
Niestandardowe dokumenty - na przykład specyficzne korekty, dokumenty wewnętrzne lub rozliczenia z dostawcą.
Własne integracje - połączenie Subiekta z systemem magazynowym, B2B lub aplikacją, dla której nie ma gotowej wtyczki.
Masowe operacje - zmiany cen, kartotek lub parametrów na dużej liczbie pozycji.
[#uwaga] Sfera wymaga Subiekt nexo PRO i osoby, która napisze oraz utrzyma rozszerzenie. Zanim zamówisz własny kod, sprawdź, czy Twojego problemu nie rozwiązuje już akcja automatyczna w Base albo standardowa funkcja programu. Własne rozszerzenia trzeba testować po każdej aktualizacji Subiekta.
Subiekt nexo Sfera czy gotowa integracja - jak wybrać
W praktyce większość sprzedawców internetowych w ogóle nie potrzebuje własnego kodu na Sferze. Gotowa integracja z Base pokrywa typowy proces: zamówienie, dokument, stan, numer faktury. Sfera zaczyna mieć sens, gdy firma ma proces, którego nie obsługuje żaden integrator, albo gdy dodatkowy system, na przykład platforma B2B lub aplikacja magazynowa, musi zapisywać dane bezpośrednio w Subiekcie.
Gotowa integracja - szybkie wdrożenie, aktualizacje po stronie dostawcy, ograniczona elastyczność.
Rozszerzenie na Sferze - dowolna logika, ale koszt napisania, testów i utrzymania po Twojej stronie.
Połączenie obu - integrator obsługuje zamówienia, a Sfera tylko jeden niestandardowy proces.
Trzecia opcja jest najczęstsza w większych firmach. Standardowy przepływ zostaje w integratorze, a własny kod obsługuje tylko to, czego nie da się inaczej. Dzięki temu aktualizacja Subiekta czy Base nie wymaga przepisywania całej automatyzacji.
Wydruki w Subiekt nexo - wzorce, które ustawiasz raz
Wydruki to obszar, w którym drobne ustawienia oszczędzają dużo czasu. Subiekt nexo pozwala przypisać wzorzec wydruku do konkretnego klienta, a także skonfigurować widoczność pól w dokumentach. Pełną edycję własnych wzorców wydruku InsERT wskazuje jako funkcję wersji PRO, w wersji standardowej możliwości są częściowe.
| Element | Subiekt nexo | Subiekt nexo PRO |
|---|---|---|
| Automatyzacje | Tak | Tak |
| Wzorce wydruku przypisane do klienta | Tak | Tak |
| Własne wzorce wydruku | Częściowo | Tak |
| Konfigurowalne zestawienia | Tak | Tak |
| Własne raporty użytkownika | Nie | Tak |
| Sfera | Nie | Tak |
Źródło: porównanie wersji Subiekta na stronie InsERT (stan na maj 2026 - sprawdź aktualne porównanie u producenta). W praktyce dla sklepu internetowego wydruki ważą mniej niż kiedyś, bo faktury trafiają do klienta elektronicznie i do KSeF. Nadal jednak drukujesz dokumenty magazynowe, listy kompletacyjne i dokumenty dla klientów B2B, którzy oczekują własnego układu. Wzorzec przypisany raz do klienta oszczędza wybierania go przy każdym dokumencie i eliminuje pomyłki przy wysyłce papierów do stałych odbiorców.
Ile czasu oszczędza automatyzacja Subiekt nexo przy setkach zamówień
Nie ma jednej liczby, bo czas obsługi zamówienia zależy od firmy. Możesz go jednak policzyć dla siebie. Zmierz, ile minut zajmuje pracownikowi ręczne wystawienie dokumentu z zamówienia, łącznie z wyszukaniem klienta, towaru i sprawdzeniem danych. Pomnóż przez liczbę zamówień w miesiącu i podziel przez 60 - dostaniesz liczbę godzin pracy, które może przejąć automat.
[#chart:ksg7b]
Do tego dochodzi czas, którego nie widać w prostym rachunku: poprawianie błędów, korekty, wyjaśnianie z klientem i biurem rachunkowym. Automatyczny dokument nie robi literówek w adresie, nie myli stawek VAT i nie wystawia faktury dwa razy, jeśli integracja jest dobrze skonfigurowana.
Typowe błędy przy automatyzacji Subiekta
Większość problemów z automatycznymi dokumentami ma kilka powtarzalnych przyczyn. Zanim zaczniesz szukać błędu w programie, sprawdź konfigurację powiązań i statusów.
[#chart:ksg7c]
Subiekt nexo automatyzacja - od czego zacząć w sklepie internetowym
Najczęstszy błąd przy automatyzacji to próba zautomatyzowania wszystkiego naraz. Lepiej zacząć od procesu, który zabiera najwięcej czasu i powtarza się przy każdym zamówieniu, a dopiero potem dokładać kolejne. Taka kolejność pozwala sprawdzić każdy element na prawdziwych zamówieniach, zanim przejdziesz dalej.
Dokumenty sprzedaży z zamówień - faktury i paragony wystawiane automatycznie po opłaceniu zamówienia.
Synchronizacja stanów - stan z Subiekta trafia do Base, a z Base do ofert na Allegro i w sklepie.
e-Faktury w KSeF - wysyłka z jednego, ustalonego systemu.
Wydruki magazynowe - dokumenty WZ i listy do kompletacji przypisane do kanałów.
Zwroty i korekty - ustalony sposób wystawiania korekt dla zwrotów z marketplace'ów.
Rozszerzenia przez Sferę - dopiero gdy standardowe narzędzia nie wystarczają.
Zwroty i korekty - najtrudniejszy element automatyzacji
Sprzedaż łatwo zautomatyzować, bo każde zamówienie przebiega podobnie. Zwroty są bardziej zróżnicowane: częściowe, z wymianą, z różnymi kosztami wysyłki, czasem po terminie. Dlatego w wielu firmach korekty wystawia się półautomatycznie: integrator lub pracownik zakłada zwrot, a korektę zatwierdza osoba, która sprawdziła paczkę. To rozsądny kompromis między szybkością a kontrolą.
Kontrola wyjątków zamiast kontroli wszystkiego
Po wdrożeniu automatyzacji zmienia się rola zespołu. Zamiast wystawiać każdy dokument, pracownik pilnuje wyjątków: zamówień, których integrator nie przetworzył, dokumentów z ostrzeżeniem i towarów bez powiązania. Warto ustawić w Base osobny status na zamówienia z błędem i codziennie go przeglądać. Dzięki temu problem z jednym zamówieniem nie zatrzymuje pozostałych.
[#checklista] Przed włączeniem automatycznych dokumentów: powiązane towary (SKU lub EAN), przypisany magazyn dla każdego kanału, osobne serie numeracji, zmapowane formy płatności i stawki VAT, jeden system odpowiedzialny za KSeF, status na zamówienia z błędem, test na kilkunastu zamówieniach z różnych kanałów.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować Subiekt nexo
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku, certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+ i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem InsERT - zajmujemy się stroną sprzedażową i integracyjną. Wdrażamy i integrujemy Subiekt nexo ze sklepem internetowym, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy import zamówień, akcje automatyczne, powiązania towarów, serie numeracji i przepływ e-Faktur. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, które etapy obsługi zamówień w Twojej firmie można zautomatyzować od razu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Subiekt nexo sam pobiera zamówienia z Allegro?
Nie, Subiekt nexo nie pobiera zamówień z Allegro bezpośrednio. Robi to integrator, na przykład Base, który przekazuje zamówienie do Subiekta i zleca wystawienie faktury lub paragonu. Numer dokumentu wraca potem do integratora.
Czym jest Sfera w Subiekt nexo?
Sfera to interfejs programistyczny InsERT, który pozwala zewnętrznym aplikacjom i skryptom tworzyć dokumenty i pracować na danych Subiekta. W linii nexo jest wbudowana w Subiekt nexo PRO. Korzysta się z niej przy niestandardowych procesach i własnych integracjach.
Czy do automatyzacji potrzebuję Subiekt nexo PRO?
Nie zawsze. Automatyczne wystawianie dokumentów z zamówień przez integrator i wbudowane automatyzacje działają też w wersji standardowej. Wersja PRO jest potrzebna, gdy chcesz korzystać ze Sfery, tworzyć własne raporty albo w pełni edytować wzorce wydruku.
Jak policzyć oszczędność czasu po automatyzacji Subiekta?
Zmierz średni czas ręcznego wystawienia dokumentu z zamówienia, pomnóż go przez miesięczną liczbę zamówień i podziel przez 60. Wynik to liczba godzin pracy miesięcznie, którą może przejąć automat. Do tego dolicz czas poprawiania błędów i korekt.
Czy automatyczne faktury z Subiekta trafiają do KSeF?
Tak, jeśli dokument powstaje w Subiekcie nexo, program może wysłać go do KSeF jako fakturę ustrukturyzowaną. Ważne, żeby tylko jeden system odpowiadał za wysyłkę e-Faktury, inaczej ta sama faktura może trafić do KSeF dwa razy.
Chcesz przestać przepisywać zamówienia do Subiekta? Umów się na bezpłatną konsultację z Vinson. Więcej o samym fakturowaniu przeczytasz w artykułach o automatycznym fakturowaniu zamówień z Allegro i sklepu oraz o integracji Subiekta GT ze sklepem internetowym.
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Bezpłatna konsultacja z Vinson
Damian i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie - bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy - przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Wybierz dogodny termin w kalendarzu - bez wymiany maili w tę i z powrotem.
Napisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration ExpertNapisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration Expert