Regulamin Kaufland.pl dla sprzedawców - zasady, które mogą zablokować konto

Dane produktu, EAN i zestawy w regulaminie Kaufland.pl

Na Kaufland.pl oferta łączy się z kartą produktu po kodzie EAN, a jeden EAN to jedna karta. Dlatego platforma pilnuje, żeby kody były prawdziwe i przypisane do właściwych produktów. Kaufland zastrzega sobie prawo do zablokowania ofert, jeśli zestaw nie spełnia wymagań. Dla produktów, których skład wynika od producenta, korzystaj z EAN nadanego przez producenta. Własny kod dla zestawu ma sens tylko wtedy, gdy tworzysz nowy, kompletny produkt. Więcej o zasadach katalogu piszemy we wpisie EAN i katalog produktów na Kaufland.pl.

Do tej grupy należy też poprawny wybór kategorii. Przypisanie produktu do kategorii według stawki prowizji zamiast według rodzaju towaru to błąd w danych produktu, który Kaufland może zakwestionować. Podobnie z tytułami i opisami: informacje niezgodne z produktem prowadzą do zgłoszeń i zwrotów, a dane wprowadzające klienta w błąd mogą skończyć się blokadą oferty.

Dane firmy, VAT i teksty prawne - formalności, o których łatwo zapomnieć

Druga grupa zasad dotyczy konta, a nie ofert. Kaufland weryfikuje numery VAT podane dla kanałów sprzedaży, a weryfikacja jest powtarzana. Jeśli numer okaże się nieważny i nie poprawisz danych na czas, oferty w kanale sprzedaży mogą zostać ukryte do czasu ponownej, pozytywnej weryfikacji. Dlatego po każdej zmianie w firmie, np. adresu siedziby czy nazwy, zaktualizuj dane w Seller Portal i sprawdź numer VAT w VIES (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland).

Kolejny obowiązek to teksty prawne. Według Seller University każdy kanał sprzedaży Kaufland potrzebuje własnego zestawu: regulaminu sklepu, informacji o odstąpieniu od umowy, polityki prywatności i danych sprzedawcy, zapisanych w języku danego kraju i zgodnie z jego prawem. Wprowadzasz je w ustawieniach sklepu, w sekcji tekstów prawnych. Treść tekstów przygotuj z prawnikiem lub z serwisem prawnym - Kaufland zaznacza, że jego materiały nie zastępują porady prawnej.

[#uwaga] Teksty prawne i dane firmy to obszary, w których błędy nie są widoczne dla Ciebie na co dzień, ale mogą wyjść przy weryfikacji, zgłoszeniu klienta albo kontroli. Ustal jedną osobę odpowiedzialną za ich aktualność i notuj datę każdej zmiany. Kwestie podatkowe i prawne konsultuj ze specjalistą, a nie z forum sprzedawców.

Wysyłka, anulacje i obsługa klienta - zasady regulaminu Kaufland.pl w praktyce

Trzecia grupa zasad dotyczy realizacji zamówień. Tu naruszenia rzadko wynikają ze złej woli, a prawie zawsze z braków w procesach: nieaktualnych stanów, spóźnionych wysyłek, zgłoszeń bez odpowiedzi. Kaufland mierzy je wskaźnikami i reaguje stopniowo. Najważniejsze zasady wyglądają tak (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualne zasady Kaufland):

• Anulacje z winy sprzedawcy - miesięczny cel to poniżej 1% zamówień; powyżej tego progu Kaufland nalicza opłatę od ceny anulowanych transakcji według cennika.

• Numer śledzenia - co najmniej 80% przesyłek w miesiącu powinno mieć ważny numer śledzenia.

• Zamówienia bez wysyłki - pozycja nieoznaczona jako wysłana 14 dni po ostatnim terminie dostawy wywołuje powiadomienie, a po kolejnych 7 dniach Kaufland anuluje ją w imieniu sprzedawcy.

• Zgłoszenia klientów - odpowiedź na wszystkie otwarte zgłoszenia w ciągu 48 godzin, także w weekendy.

• Zwroty - w pierwszej odpowiedzi na prośbę o zwrot w okresie odstąpienia wskazujesz ważny sposób odesłania towaru.

Wskaźniki obsługi są oceniane co tydzień. Gdy któryś z nich nie spełnia wymagań, uruchamia się system czterech poziomów ostrzeżeń: od informacji, przez ryzyko ukrycia ofert i przegląd, czy je ukryć, aż po ukrycie ofert w kanale sprzedaży i przegląd dalszej współpracy. Poziom ostrzeżenia widzisz w Seller Portal, a przy słabszych wynikach dostajesz e-mail z podsumowaniem.

[#chart:kpl36b]

Jak sprawdzać zgodność konta z regulaminem Kaufland.pl

Najlepszą ochroną przed blokadą jest stały, krótki przegląd konta. Nie wymaga to prawnika ani specjalnych narzędzi, tylko regularności. U sprzedawców, z którymi pracujemy, sprawdza się podział na kontrole cotygodniowe i kwartalne:

[#chart:kpl36c]

Cotygodniowy przegląd obejmuje wskaźniki obsługi, anulacje, zgłoszenia i zamówienia z przekroczonym terminem. Kwartalny - dane firmy i numer VAT, teksty prawne, zmiany w zasadach Seller University i nowe produkty pod kątem kategorii zakazanych i wymaganych danych. Do tego dochodzi kontrola przy każdej większej zmianie: nowej kategorii asortymentu, nowym rynku Kaufland albo zmianie przewoźnika.

Przed pierwszymi ofertami na Kaufland.pl przejdź przez krótką listę kontrolną zgodności z regulaminem:

1. Asortyment - żaden produkt nie jest na liście artykułów zakazanych, a towary z ograniczeniami mają spełnione warunki sprzedaży.

2. Treści - zdjęcia i opisy są Twoje albo masz do nich prawa, a w tytułach nie ma cudzych marek.

3. EAN i zestawy - kody pochodzą od producenta lub z Twojej licencji, a zestawy spełniają zasady Kaufland.

4. Dane firmy i VAT - dane w Seller Portal zgadzają się z rejestrem, a numer VAT jest aktywny.

5. Teksty prawne - regulamin, informacja o odstąpieniu, polityka prywatności i dane sprzedawcy są uzupełnione dla Kaufland.pl.

6. Procesy - stany synchronizują się automatycznie, numery przesyłek trafiają do zamówień, a zgłoszenia mają dyżur także w weekendy.

Zmiany w regulaminie i zasadach - jak je śledzić

Regulamin i zasady marketplace'u nie są stałe. Kaufland zmienia wymagania dotyczące wysyłki, zwrotów czy danych produktu, a nowe zasady opisuje w Seller University. Unijne rozporządzenie P2B (2019/1150) nakłada na platformy obowiązek powiadamiania sprzedawców o zmianach warunków z wyprzedzeniem, więc zwykle masz czas na dostosowanie procesów. Warunek jest jeden: ktoś w firmie musi te komunikaty czytać. Wyznacz osobę, która przegląda wiadomości od Kaufland, ocenia, czy zmiana dotyczy Twojego asortymentu, i przekazuje zadania zespołowi. Jak konkretnie zmiana wpływa na Twoją umowę, w razie wątpliwości ustal z prawnikiem.

Co zrobić, gdy Kaufland zablokuje ofertę lub konto

Zacznij od dokładnego przeczytania komunikatu. Zwykle wskazuje obszar problemu: konkretną ofertę, wskaźnik albo dane podatkowe. Usuń przyczynę, zanim napiszesz do Kaufland, i opisz w odpowiedzi konkretnie, co zmieniłeś. Przy ukryciu ofert z powodu wskaźników odpowiadasz na e-mail z powiadomieniem i kontaktujesz się z zespołem Kaufland Global Marketplace z pytaniem o ponowne pokazanie ofert. Przy blokadzie całego konta albo sporze o interpretację umowy skonsultuj się z prawnikiem.

Niezależnie od przyczyny, zachowaj spokój i porządek w dokumentach. Zbierz w jednym miejscu komunikat od Kaufland, listę ofert lub zamówień, których dotyczy sprawa, oraz dowody poprawek: zrzuty ekranu, faktury zakupu, potwierdzenia praw do zdjęć, potwierdzenie aktywnego numeru VAT. Jedna rzeczowa wiadomość z kompletem informacji działa lepiej niż kilka krótkich zapytań o status. Po rozwiązaniu sprawy zapisz, co było przyczyną i jak ją usunąłeś. Przy kolejnym przeglądzie konta sprawdzisz, czy ten sam problem nie wraca w innej ofercie albo na innym rynku Kaufland.

Jak Vinson pomaga prowadzić konto zgodnie z regulaminem Kaufland.pl

W Vinson pomagamy sprzedawcom budować procesy, które chronią konto na Kaufland.pl: integrację z Base z automatyczną synchronizacją stanów i numerów przesyłek, poprawne dane produktów i EAN, ustawienia wysyłki i zwrotów oraz regularny przegląd wskaźników. Kwestie prawne, np. treść tekstów prawnych, zostawiamy specjalistom. Jesteśmy agencją e-commerce z Bochni działającą od 2021 r., certyfikowanym partnerem Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Szczegóły znajdziesz na stronie sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie znaleźć regulamin Kaufland.pl dla sprzedawców?

Regulamin dla sprzedawców i wytyczne publikuje Kaufland Global Marketplace na swoich stronach prawnych, a zasady operacyjne opisuje w Seller University. Wiążąca w razie rozbieżności jest wersja niemiecka dokumentów. Przed startem przeczytaj przede wszystkim listę artykułów zakazanych i zasady dotyczące wysyłki, zwrotów i zgłoszeń.

Za co Kaufland może zablokować konto sprzedawcy?

Najczęstsze przyczyny to sprzedaż artykułów zakazanych lub naruszających prawa osób trzecich, błędne dane produktu i EAN, nieważny numer VAT oraz trwale słabe wskaźniki obsługi, np. anulacje, spóźnione wysyłki i zgłoszenia bez odpowiedzi. Konsekwencje są stopniowane: od blokady oferty po przegląd dalszej współpracy.

Czy za słabe wskaźniki Kaufland od razu blokuje konto?

Nie. Kaufland stosuje cztery poziomy ostrzeżeń: informację, ryzyko ukrycia ofert, przegląd ukrycia ofert oraz ukrycie ofert w kanale z przeglądem dalszej współpracy. Poziom widzisz w Seller Portal, więc masz czas na poprawę, zanim dojdzie do ukrycia ofert.

Czy regulamin Kaufland.pl można wypowiedzieć w dowolnym momencie?

Według cennika Kaufland współpracę można zakończyć w dowolnym momencie, a zmiana planu na niższy działa po czterech tygodniach od zgłoszenia. Przed zakończeniem współpracy zamknij wszystkie zamówienia, zgłoszenia i zwroty oraz rozlicz saldo.

Czy muszę mieć regulamin sklepu na Kaufland.pl?

Tak. Każdy kanał sprzedaży Kaufland wymaga tekstów prawnych: regulaminu, informacji o odstąpieniu od umowy, polityki prywatności i danych sprzedawcy w języku danego kraju. Wprowadzasz je w ustawieniach sklepu w Seller Portal, a ich treść warto przygotować z prawnikiem.

Chcesz sprzedawać na Kaufland.pl bez ryzyka blokad wynikających z braków w procesach? Zobacz, jak prowadzimy sprzedaż na Kaufland.pl z Vinson. Jeśli dopiero kompletujesz asortyment, zacznij od sprawdzenia kategorii i listy artykułów zakazanych.