Konta użytkowników w panelu Media Expert – role, dostęp dla magazynu i agencji

Dostęp dla magazynu i działu wysyłek

Magazyn potrzebuje przede wszystkim dostępu do zamówień: listy zamówień oczekujących na wysyłkę, danych do wysyłki i możliwości wpisania numeru przesyłki. Na Media Expert zamówienia są akceptowane automatycznie, a po opłaceniu otrzymują status „Oczekuje na wysyłkę” – od tego momentu liczy się czas realizacji. Etykiet nie generuje się w panelu, tylko w zewnętrznym systemie lub u brokera, a w panelu wpisuje się numer listu przewozowego.

Jeśli zamówienia są pobierane do systemu do sprzedaży wielokanałowej i stamtąd obsługiwane, magazyn może w ogóle nie potrzebować dostępu do panelu Media Expert. Wtedy numery przesyłek i statusy wracają do platformy przez integrację. Jeśli magazyn pracuje bezpośrednio w panelu, warto dać mu dostęp ograniczony do zamówień, bez możliwości zmiany cen, ofert czy danych firmy. Terminy realizacji i ich wpływ na konto opisujemy w artykule o czasie realizacji zamówień na Media Expert.

Dostęp dla obsługi klienta

Obsługa klienta potrzebuje dostępu do wiadomości, incydentów i zwrotów. Standardy Media Expert są tu wymagające: odpowiedź na wiadomość do 24 godzin roboczych, kontakt z klientem przy incydencie lub zwrocie do 24 godzin roboczych, rozwiązanie incydentu do 14 dni. Odpowiedź nie może być automatyczna – Centrum Pomocy wskazuje, że autoresponder nie spełnia wymogu.

Dlatego warto, żeby dostęp do wiadomości miała więcej niż jedna osoba – choroba czy urlop jednego pracownika nie może oznaczać przekroczenia terminów. Przy zwrotach ważne jest też, żeby osoba z obsługi klienta mogła wykonać zwrot środków przez panel, bo zwrot zrobiony poza panelem nie powoduje zwrotu prowizji. Szczegóły w artykułach o obsłudze klienta na Media Expert i o zwrotach na Media Expert.

[#tip] Ustal grafik dyżurów dla osób z dostępem do wiadomości, także na poniedziałki po weekendzie i dni po świętach. Tryb „Sklep Zamknięty” wstrzymuje sprzedaż na czas urlopu, ale nie zwalnia z obowiązku odpowiedzi na wiadomości.

Dostęp dla agencji i integratora

Agencja, która prowadzi konto, zwykle potrzebuje dostępu do katalogu, ofert, importów plików i raportów. Integrator – do konfiguracji połączenia i klucza API. Zakres dostępu warto ustalić na piśmie przed nadaniem konta: co agencja może zmieniać samodzielnie, a co wymaga akceptacji sprzedawcy. Typowo do akceptacji zostają zmiany cen poniżej ustalonego progu, dane firmy i rozliczeń oraz zasady zwrotów i reklamacji.

Agencja nie powinna korzystać z konta właściciela. Osobny użytkownik z rolą dopasowaną do zadań pozwala w każdej chwili zakończyć współpracę jednym kliknięciem, bez zmiany haseł całego zespołu. Zakres prac, które można zlecić, i modele rozliczeń omawiamy w artykule o prowadzeniu konta Media Expert przez agencję, a ogólne zasady przekazywania dostępów – w tekście o tym, jakie dostępy dać agencji e-commerce.

Klucz API – na co uważać

Integracje z zewnętrznymi systemami – Base, Apilo, Sellasist czy własnym oprogramowaniem – wymagają klucza API. Centrum Pomocy wskazuje, że klucz generuje się w profilu użytkownika, w sekcji Ustawienia osobiste > Klucz API, a wygenerowanie nowego klucza unieważnia poprzedni. To ważne z dwóch powodów.

Po pierwsze, ponowne wygenerowanie klucza – na przykład przez osobę, która chciała „sprawdzić, jak to działa” – zatrzymuje integrację, która korzystała ze starego klucza. Zamówienia przestają spływać do systemu, a stany i ceny przestają się aktualizować. Po drugie, skoro klucz jest generowany na profilu użytkownika, warto przemyśleć, na czyim profilu powstaje. Jeśli to profil pracownika, który odejdzie z firmy, wyłączenie jego konta może wpłynąć na integrację. Bezpieczniej, jeśli to możliwe, utworzyć osobnego użytkownika na potrzeby integracji i ograniczyć dostęp do niego. Szczegóły techniczne opisujemy w artykułach o API Media Expert i o Media Expert w Base.

[#uwaga] Klucz API traktuj jak hasło. Nie wysyłaj go otwartym e-mailem ani komunikatorem, nie zapisuj w ogólnodostępnych dokumentach. Jeśli podejrzewasz, że klucz wyciekł, wygeneruj nowy i od razu zaktualizuj go w integracji.

Kontrola zmian w ofertach i cenach

Gdy z panelu korzysta kilka osób, a do tego integracja, łatwo o sytuację, w której cena albo stan zmieniają się bez wiedzy osoby odpowiedzialnej za sprzedaż. Centrum Pomocy przypomina, że integrator nadpisuje ręczne zmiany wprowadzone w panelu – jeśli więc ktoś poprawi cenę ręcznie, a ceny są zarządzane przez system do sprzedaży wielokanałowej, zmiana zniknie przy najbliższej synchronizacji. Warto jasno ustalić, gdzie jest źródło prawdy dla cen, stanów i ofert, i przekazać tę zasadę wszystkim osobom z dostępem. Tylko wtedy osobne konta rzeczywiście ułatwiają ustalenie, kto i kiedy wprowadził zmianę.

Dane firmy i rozliczeń – ograniczony krąg osób

Szczególnej ochrony wymagają dane w ustawieniach sklepu: dane firmy, kontaktowe i rozliczeniowe oraz rachunek bankowy. Centrum Pomocy wskazuje, że zmiana danych kontaktowych, rozliczeniowych lub konta bankowego może spowodować czasową blokadę płatności. Nieprzemyślana zmiana wykonana przez pracownika lub agencję może więc wstrzymać wypłaty.

Dlatego dostęp do tych ustawień warto ograniczyć do administratora. Pamiętaj też, że konto u operatora płatności Przelewy24 jest odrębnym systemem z własnymi danymi logowania – dostęp do niego warto mieć pod tą samą kontrolą co dostęp do danych rozliczeniowych w panelu. Rozliczenia z operatorem opisujemy w artykule o Przelewy24 w marketplace Media Expert.

Dobre praktyki zarządzania dostępem

Wykres – dobre praktyki i najczęstsze ryzyka [#chart:me80b]

• Każda osoba ma własne konto – bez współdzielenia loginów i haseł.

• Uprawnienia odpowiadają zadaniom, a nie stanowisku czy stażowi.

• Lista osób z dostępem jest prowadzona i przeglądana co kwartał.

• Konto jest wyłączane w dniu odejścia pracownika lub zakończenia współpracy z agencją.

• Zmiany danych rozliczeniowych i klucza API wykonuje tylko administrator.

Osobne konta mają też znaczenie dla ochrony danych osobowych. Użytkownicy panelu widzą dane klientów – imiona, nazwiska, adresy i numery telefonów – więc każda osoba z dostępem powinna działać na podstawie upoważnienia i znać zasady poufności. Zakres obowiązków w tym obszarze warto ustalić z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w firmie. Podobne zasady opisujemy przy innych platformach, na przykład w tekście o dostępie do konta Erli dla pracownika i agencji.

[#przyklad] Sprzedawca ma czteroosobowy zespół i współpracuje z agencją. Administratorem jest właściciel. Magazynier ma dostęp do zamówień, dwie osoby z obsługi klienta – do wiadomości i zwrotów, a agencja – do katalogu i ofert. Integracja z systemem do sprzedaży wielokanałowej korzysta z klucza wygenerowanego na osobnym koncie technicznym. Po zakończeniu współpracy z agencją właściciel wyłącza jej konto, a integracja działa dalej bez zmian.

Procedura: nowa osoba w zespole i zakończenie współpracy

Zarządzanie dostępem najłatwiej uporządkować, gdy dodawanie i wyłączanie kont odbywa się według stałej procedury. Nie musi być rozbudowana – wystarczy krótka lista kroków, którą administrator wykonuje za każdym razem.

1. Ustal zakres zadań nowej osoby i na tej podstawie wybierz rolę w panelu.

2. Utwórz konto w zakładce Ustawienia > Użytkownicy i wpisz osobę na listę dostępów z datą nadania.

3. Przekaż zasady pracy: terminy odpowiedzi, sposób obsługi zwrotów, czego nie zmieniać bez akceptacji.

4. Przy zakończeniu współpracy wyłącz konto w dniu odejścia i zaktualizuj listę dostępów.

5. Sprawdź, czy na profilu tej osoby nie był wygenerowany klucz API używany przez integrację – jeśli tak, najpierw przenieś integrację na inny klucz.

Ostatni punkt łatwo przeoczyć, a jego pominięcie może zatrzymać przepływ zamówień w najmniej oczekiwanym momencie. Dlatego przy każdym wyłączeniu konta warto sprawdzić, czy integracje działają dalej, i obserwować pobieranie zamówień przez kolejne godziny.

Dostęp w okresie szczytu sprzedaży

W okresach wzmożonej sprzedaży, takich jak Black Friday czy okres przedświąteczny, wielu sprzedawców wzmacnia zespół o osoby tymczasowe – w magazynie i w obsłudze klienta. To dobry moment, żeby skorzystać z osobnych kont z ograniczonym zakresem dostępu. Konto tymczasowego pracownika warto od razu oznaczyć na liście dostępów z planowaną datą wyłączenia, żeby po sezonie nie zostały w panelu nieużywane konta z dostępem do danych klientów.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie dodać nowego użytkownika w panelu Media Expert?

Według Centrum Pomocy w zakładce Ustawienia > Użytkownicy, opcja „Utwórz użytkownika”. Użytkownikowi przypisuje się rolę określającą zakres dostępu.

Kto może zarządzać użytkownikami?

Tylko administrator konta. Zwykły użytkownik nie doda nowej osoby ani nie zmieni uprawnień innym użytkownikom.

Czy agencja powinna dostać konto administratora?

Zwykle nie ma takiej potrzeby. Agencji wystarczy osobne konto z rolą obejmującą katalog, oferty i raporty. Dane rozliczeniowe i zarządzanie użytkownikami warto zostawić administratorowi po stronie sprzedawcy.

Co się stanie po wygenerowaniu nowego klucza API?

Nowy klucz unieważnia poprzedni, więc integracja korzystająca ze starego klucza przestanie działać, dopóki nie zostanie zaktualizowana. Klucz generuje się w profilu użytkownika w Ustawieniach osobistych.

Czy zmiana danych bankowych może zablokować wypłaty?

Tak. Centrum Pomocy wskazuje, że zmiana danych kontaktowych, rozliczeniowych lub konta bankowego może spowodować czasową blokadę płatności. Dlatego dostęp do tych ustawień warto ograniczyć do administratora.

Czy pracownicy magazynu muszą mieć dostęp do panelu?

Nie zawsze. Jeśli zamówienia są pobierane do systemu do sprzedaży wielokanałowej, a numery przesyłek wracają do platformy przez integrację, magazyn może pracować wyłącznie w tym systemie, bez konta w panelu Media Expert.

Podsumowanie

Panel sprzedawcy Media Expert pozwala tworzyć osobne konta użytkowników z przypisanymi rolami, a zarządzać nimi może wyłącznie administrator. Magazyn, obsługa klienta i agencja powinni mieć dostęp dopasowany do zadań, bez współdzielenia haseł i bez dostępu do danych rozliczeniowych. Szczególnej uwagi wymagają klucz API – nowy unieważnia poprzedni – i dane bankowe, których zmiana może czasowo zablokować płatności. Regularny przegląd listy osób z dostępem i szybkie wyłączanie kont po zakończeniu współpracy to podstawy bezpiecznej pracy w zespole. Aktualne informacje o platformie znajdziesz na stronie marketplace Media Expert.

Wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na Media Expert – pracujemy na osobnych kontach z uzgodnionym zakresem dostępu i pomagamy uporządkować role w zespole oraz integracje. Jeśli chcesz bezpiecznie przekazać część obsługi konta, umów bezpłatną konsultację.