Dostęp do konta Erli dla pracownika i agencji – jak go nadać bezpiecznie

Dostęp dla agencji – jak go zorganizować

Agencja, która prowadzi sprzedaż na Erli, potrzebuje zwykle szerszego dostępu niż pojedynczy pracownik: konfiguruje ofertę, cenniki, integracje i analizuje wyniki. Mimo to warto zachować kilka zasad, które chronią właściciela konta.

Przy wyborze agencji zwróć uwagę, czy pracuje na Twoich kontach, a nie na swoich, i czy po zakończeniu współpracy wszystkie konfiguracje, szablony i dane zostaną u Ciebie. Wiele z tych zasad opisaliśmy przy okazji Allegro w tekście Dostęp do Allegro Ads dla agencji i pracowników – na Erli logika jest podobna.

[#przyklad] Sklep z artykułami dla zwierząt powierza agencji wystawianie ofert i optymalizację cen na Erli. Agencja dostaje konto w Base z uprawnieniami do katalogu i ofert, a jej specjalista ma firmową skrzynkę dodaną do dozwolonych maili na wypadek pytań o produkty. Właściciel zachowuje wyłączny dostęp do portfela PayU, danych firmy i ustawień zwrotów. Po zakończeniu współpracy wystarczy wyłączyć konto agencji w Base i usunąć jej adres z dozwolonych maili.

Dostęp dla biura rachunkowego

Księgowa lub biuro rachunkowe rzadko potrzebuje logowania do panelu Erli. Potrzebuje dokumentów: faktur za prowizje, zestawień sprzedaży i informacji o zwrotach. Od 1 lutego 2026 r. Erli wystawia faktury za prowizje w KSeF, a za datę ich otrzymania uznaje się datę nadania numeru w tym systemie. Biuro może je więc pobierać bezpośrednio z KSeF, jeśli nadasz mu tam odpowiednie uprawnienia – bez dostępu do konta sprzedawcy.

Zestawienia transakcji i prowizji znajdziesz w panelu Erli w zakładce z rozliczeniami. Zamiast udostępniać panel, wygodniej jest raz w miesiącu wyeksportować potrzebne dane albo przekazywać je z systemu, w którym wystawiasz dokumenty sprzedaży. Biuro dostaje komplet informacji, a Ty nie musisz pilnować kolejnej osoby z dostępem do konta, przez które przechodzą przychody firmy.

Klucz API Erli – jak go przekazywać i chronić

Integracja z Erli opiera się na kluczu API, który według dokumentacji API Erli znajdziesz w panelu sklepu w sekcji metody integracji, przy własnej integracji po API. Klucz dołącza się do każdego zapytania w nagłówku autoryzacji. Kto ma klucz, ten może w imieniu Twojego sklepu odczytywać i zmieniać dane objęte API, m.in. produkty i zamówienia.

• Przekazuj klucz tylko osobom i systemom, które go potrzebują – np. programiście integracji albo systemowi multichannel.

• Nie wklejaj klucza w zgłoszeniach, czatach i dokumentach współdzielonych – jeśli trafi w niepowołane ręce, wygeneruj nowy w panelu.

• Po zakończeniu współpracy z programistą lub agencją rozważ wygenerowanie nowego klucza i zaktualizowanie go w swoich integracjach.

• Opisuj integracje w nagłówku User-Agent – dokumentacja Erli zaleca to, by zespół platformy mógł szybciej zidentyfikować źródło problemu.

[#uwaga] Zmiana klucza API przerwie działanie wszystkich połączeń, które korzystają ze starego klucza. Zanim go wygenerujesz ponownie, sprawdź, gdzie jest używany – w Base, we wtyczce sklepu, w programie księgowym – i przygotuj się na szybką aktualizację. Najlepiej robić to poza godzinami największej sprzedaży.

Co zrobić po zakończeniu współpracy z pracownikiem lub agencją

Odebranie dostępów to krok, który najczęściej jest odkładany. Tymczasem właśnie wtedy łatwo o problem – były współpracownik wciąż zna hasło, a jego skrzynka nadal może wysyłać wiadomości do klientów.

1. Zmień hasło do konta Erli, jeśli osoba je znała.

2. Usuń jej adres z dozwolonych maili w panelu Erli.

3. Wyłącz lub usuń jej konto w systemie multichannel i innych narzędziach.

4. Rozważ wygenerowanie nowego klucza API, jeśli miała do niego dostęp.

5. Sprawdź ostatnie zmiany w ustawieniach sklepu: ceny, cenniki dostaw, adres zwrotów, warunki gwarancji.

6. Zaktualizuj listę osób z dostępem i zapisz datę odebrania uprawnień, żeby w razie pytań mieć pełną historię.

Te same zasady warto stosować przy innych systemach, z których korzystasz. Bezpieczeństwo panelu Base opisaliśmy w tekście Bezpieczeństwo konta Base – logowanie dwuetapowe, logi i dostęp dla agencji, a wdrożenie systemu z rolami i uprawnieniami dla zespołu jest częścią naszego wdrożenia Base.

Dobre praktyki logowania i haseł dla konta sprzedawcy

Niezależnie od tego, jakie funkcje zarządzania użytkownikami oferuje panel, część zabezpieczeń zależy wyłącznie od Ciebie. To proste nawyki, które w razie incydentu oszczędzają dni pracy i nerwy.

• Osobny, firmowy adres e-mail do logowania – najlepiej skrzynka ogólna, np. dla działu e-commerce, do której dostęp ma właściciel, a nie adres jednej osoby.

• Długie, unikalne hasło – inne niż do Allegro, sklepu czy poczty. Wyciek jednego hasła nie powinien otwierać wszystkich kont.

• Menedżer haseł z udostępnianiem – pozwala dać dostęp bez pokazywania hasła i odebrać go jednym kliknięciem.

• Dodatkowe zabezpieczenia logowania – jeśli panel lub poczta oferują weryfikację dwuetapową, włącz ją, zaczynając od skrzynki, na którą przychodzą resety haseł.

• Regularny przegląd – raz na kwartał sprawdź listę osób z dostępem, dozwolone maile i integracje korzystające z klucza API.

Szczególną uwagę zwróć na skrzynkę e-mail powiązaną z kontem. To przez nią resetuje się hasło, a więc ten, kto kontroluje skrzynkę, w praktyce kontroluje konto. Dlatego nie zakładaj konta firmowego na prywatny adres pracownika i nie przekazuj dostępu do tej skrzynki osobom spoza firmy.

Przykładowy podział ról w zespole sprzedaży

Taki podział nie musi oznaczać dużego zespołu – w małej firmie jedna osoba może pełnić kilka ról. Chodzi o to, żeby świadomie decydować, kto może zmieniać ceny i warunki, a kto tylko obsługuje zamówienia. Jeśli dopiero zastanawiasz się, ile pracy wymaga kanał i czy warto go rozwijać, zajrzyj do tekstu Sprzedaż na Erli – jak zacząć i czy to dobry kanał w 2026.

Najczęstsze błędy przy udostępnianiu konta Erli

• Hasło przesłane czatem lub e-mailem i nigdy niezmienione.

• Konto założone na prywatny adres pracownika – po jego odejściu firma traci kontrolę nad kontem.

• Agencja z pełnym dostępem do płatności bez realnej potrzeby.

• Brak listy osób z dostępem – nikt nie wie, kto i kiedy może coś zmienić.

• Klucz API w dokumencie współdzielonym z wieloma osobami.

• Nieusunięte adresy w dozwolonych mailach po zakończeniu współpracy.

Wykres – co zrobić z dostępami po zakończeniu współpracy z pracownikiem lub agencją. [#chart:er59b]

Jeśli dopiero konfigurujesz sklep, zacznij od tekstu Ustawienia konta na Erli, a pełny obraz sekcji panelu znajdziesz w przewodniku po panelu sprzedawcy Erli. Gdy trzeba zgłosić problem z kontem, przyda się tekst Kontakt z Erli dla sprzedawców.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę dodać pracownika do konta Erli?

Sprawdź w ustawieniach konta, czy panel pozwala utworzyć osobnych użytkowników lub nadać uprawnienia. Jeśli nie, najbezpieczniej jest prowadzić codzienną pracę w systemie multichannel z kontami pracowników, a dostęp do panelu Erli ograniczyć do właściciela lub zaufanej osoby.

Jak bezpiecznie przekazać dostęp agencji?

Daj agencji dostęp tam, gdzie wykonuje pracę – najczęściej w systemie multichannel – i dodaj jej skrzynkę do dozwolonych maili, jeśli obsługuje klientów. Dostęp do płatności i danych firmy zostaw po swojej stronie.

Gdzie znajdę klucz API Erli?

Według dokumentacji API klucz jest dostępny w panelu sklepu w sekcji metody integracji, przy opcji własnej integracji po API. Traktuj go jak hasło i przekazuj tylko osobom oraz systemom, które go potrzebują.

Co się stanie, gdy wygeneruję nowy klucz API?

Połączenia korzystające ze starego klucza przestaną działać, dopóki nie wkleisz nowego. Dlatego przed zmianą sprawdź, które systemy używają klucza, i zaktualizuj je od razu po wygenerowaniu nowego.

Czy kilka osób może odpowiadać klientom z różnych adresów?

Tak, pod warunkiem że każdy adres dodasz w zakładce „Dozwolone maile”. Erli nie ogranicza liczby autoryzowanych adresów, a wiadomości z adresów spoza listy nie dotrą do kupujących.

Co zrobić, gdy pracownik odchodzi z firmy?

Zmień hasło do konta, jeśli je znał, usuń jego adres z dozwolonych maili, wyłącz jego konta w systemach i sprawdź ostatnie zmiany w ustawieniach. Jeśli miał dostęp do klucza API, rozważ wygenerowanie nowego.

Czy biuro rachunkowe potrzebuje dostępu do panelu Erli?

Zwykle nie. Faktury za prowizje Erli wystawia w KSeF, więc biuro może je pobierać z tego systemu po nadaniu uprawnień, a zestawienia transakcji możesz eksportować z zakładki rozliczeń. Więcej o samym KSeF przeczytasz na stronie ksef.podatki.gov.pl.

Podsumowanie

Bezpieczny dostęp do konta Erli opiera się na prostej zasadzie: każdy ma tyle uprawnień, ile potrzebuje, a właściciel zawsze wie, kto ma dostęp i do czego. Codzienną pracę zespołu najlepiej przenieść do systemu multichannel z rolami, komunikację oprzeć na firmowych skrzynkach dodanych do dozwolonych maili, a klucz API i płatności chronić jak dane bankowe. Po zakończeniu współpracy odbierz dostępy od razu, a nie przy najbliższej okazji.

Jeśli szukasz zespołu, który poprowadzi sprzedaż na Twoich kontach i zgodnie z tymi zasadami, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli – sprawdź zakres obsługi sprzedaży na Erli.