Raporty należności w Fakturowni
Należności to kwoty z wystawionych faktur, których klienci jeszcze nie zapłacili. W sprzedaży detalicznej na Allegro czy w sklepie większość zamówień jest opłacana z góry, więc należności dotyczą głównie sprzedaży B2B, płatności przy odbiorze i faktur z terminem płatności. Fakturownia ma do tego trzy zestawienia.
| Raport | Co pokazuje | Kiedy używać |
|---|
| Wykaz nieopłaconych faktur | Zaległe płatności i należności kontrahentów | Cotygodniowy przegląd zaległości |
| Bilans Klientów | Stan rozliczeń z poszczególnymi nabywcami | Przed kolejną dostawą dla klienta hurtowego |
| Kontrola płatności faktur | Statusy dokumentów z opóźnieniem, przypomnieniami, wezwaniami i notami odsetkowymi | Windykacja i decyzje o wstrzymaniu sprzedaży |
| Przychody (opłacone i nieopłacone) | Udział niezapłaconej sprzedaży w przychodzie okresu | Miesięczna ocena płynności |
Najprostszy wskaźnik, który warto liczyć co miesiąc, to udział należności przeterminowanych w należnościach ogółem. Pokazuje, jaka część pieniędzy, które klienci są Ci winni, utknęła po terminie.
[#chart:ksg49b]
Gdy udział przeterminowanych należności rośnie, warto włączyć automatyczne przypomnienia. Fakturownia może wysyłać klientom SMS-y przed i po terminie płatności, z możliwością dodania wiadomości e-mail. Raport kontroli płatności pokaże potem, którym klientom przypomnienia zostały wysłane.
Dlaczego raport należności w sklepie internetowym kłamie?
Najczęstszy problem w e-commerce to fałszywe zaległości. Zamówienie opłacone na Allegro lub w sklepie trafia do Fakturowni jako faktura, ale bez oznaczenia płatności. W raporcie wygląda jak dług klienta, choć pieniądze dawno wpłynęły na konto operatora płatności.
Sprawdź ustawienia integracji - czy aplikacja Allegro, wtyczka sklepu lub Base oznaczają dokument jako opłacony.
Importuj płatności z banku - Fakturownia od planu Standard pozwala importować płatności i automatycznie łączyć je z fakturami.
Rozdziel działy - należności hurtowe w osobnym dziale są czytelniejsze niż wymieszane z detalem.
Wyłącz przypomnienia dla przedpłat - inaczej SMS o zaległości trafi do klienta, który już zapłacił.
Przy sprzedaży za pobraniem sytuacja jest odwrotna. Faktura powstaje przy wysyłce, a pieniądze przychodzą od przewoźnika po kilku dniach, często zbiorczym przelewem za wiele przesyłek. Taki przelew trzeba rozbić na poszczególne faktury, inaczej raport należności będzie przez cały miesiąc pokazywał kwoty, których klienci w rzeczywistości nie są winni. Tu najbardziej pomaga import płatności z banku i łączenie wpłat z fakturami, ręcznie lub automatycznie. Dzięki temu wykaz nieopłaconych faktur pokazuje tylko te przesyłki, za które przewoźnik faktycznie jeszcze nie rozliczył pobrania.
Fakturownia analiza sprzedaży - jak liczyć rentowność?
Przychód nie jest zyskiem. Żeby zobaczyć realną rentowność sprzedaży online, potrzebujesz dwóch rzeczy: kosztu towaru i kosztów sprzedaży. Fakturownia ma raporty Produkty: marża oraz marża na podstawie faktur, które pokazują zyskowność sprzedaży produktów. Działają poprawnie tylko wtedy, gdy w kartotece produktów są ceny zakupu albo gdy towar przyjmujesz dokumentami magazynowymi.
Druga część rentowności to koszty kanału: prowizje marketplace'ów, reklama, wysyłka. Trafiają do Fakturowni jako faktury kosztowe, które można pobierać z KSeF. Raport Przychody i wydatki zestawia jedne z drugimi w wybranym okresie. Diagram pokazuje na wartościach umownych, jak różnie może wyglądać struktura przychodu w dwóch kanałach.
[#chart:ksg49c]
Taki podział nie powstanie z jednego raportu, ale da się go złożyć z kilku: przychodu w działach, marży produktów i wydatków przypisanych do kanału. Jeśli koszty Allegro, reklamy i wysyłki opisujesz konsekwentnie, na przykład kategorią lub działem, zestawienie zajmuje kilkanaście minut miesięcznie.
[#przyklad] Przykład na wartościach umownych: dział Allegro wykazuje w miesiącu 100 000 zł przychodu, a dział sklepu 60 000 zł. Po odjęciu kosztu towaru, prowizji, reklamy i wysyłki zysk w sklepie może okazać się zbliżony do Allegro, mimo dużo mniejszej sprzedaży. Bez działów i marży ten wniosek byłby niewidoczny.
Jak ustawić raporty w Fakturowni krok po kroku?
Raporty są tak dobre jak dane, z których powstają. Zanim zaczniesz je czytać, uporządkuj kilka ustawień.
Załóż działy dla kanałów - Allegro, sklep, hurt, ewentualnie sprzedaż zagraniczna.
Przypisz integracje do działów - każda integracja wystawia dokumenty w swoim dziale.
Uzupełnij ceny zakupu - bez nich raport marży nie ma sensu.
Oznaczaj płatności - przez integrację albo import płatności z banku.
Ustaw okresy rozliczeń - w ustawieniach raportów i statystyk konta.
Przeliczaj waluty - raporty walutowe przeliczają faktury walutowe na jedną walutę rozliczeniową.
Raport Klienci i sprzedaż produktów - co i komu sprzedajesz?
Dwa kolejne raporty pomagają odpowiedzieć na pytania, które w sklepie internetowym pojawiają się przy planowaniu zakupów i reklamy. Raport Klienci pokazuje sumę wartości brutto faktur i liczbę faktur na nabywcę. Raport Produkty: sprzedaż zestawia sprzedane pozycje z faktur, pogrupowane według kartoteki produktów.
W sprzedaży detalicznej raport klientów ma mniejsze znaczenie, bo każdy kupujący z Allegro to zwykle jedno lub kilka zamówień. Za to w sprzedaży hurtowej i B2B szybko pokazuje, od których odbiorców zależy przychód firmy. Raport sprzedaży produktów jest z kolei przydatny w każdym sklepie - pod warunkiem że integracja przypisuje pozycje faktur do produktów z kartoteki, a nie tworzy za każdym razem nowej pozycji z nazwy oferty.
[#tip] Jeśli raport sprzedaży produktów pokazuje setki pozycji o podobnych nazwach, integracja prawdopodobnie nie łączy zamówień z kartoteką. Sprawdź, czy SKU lub EAN w ofercie zgadza się z produktem w Fakturowni. Bez tego nie zadziała też raport marży.
Jak często przeglądać raporty w Fakturowni?
Raporty mają sens, gdy są czytane regularnie, a nie tylko przy zamknięciu roku. W sklepie internetowym sprawdza się prosty kalendarz.
Co tydzień - wykaz nieopłaconych faktur i kontrola płatności, szczególnie przy sprzedaży B2B i za pobraniem.
Co miesiąc - raport Przychody, stan finansowy działów, Przychody i wydatki oraz uzgodnienie sprzedaży z księgową.
Co kwartał - marża produktów, raport Klienci i wykresy w widoku kwartalnym, żeby ocenić trendy i sezonowość.
Przed sezonem - sprzedaż produktów i zestawienia magazynowe, żeby zaplanować zakupy towaru.
Taki rytm zajmuje niewiele czasu, a pozwala zauważyć problem, zanim urośnie: klienta hurtowego, który przestał płacić, kanał, w którym rosną koszty szybciej niż sprzedaż, albo produkt, który sprzedaje się dobrze, ale nie zarabia.
Fakturownia zestawienia VAT, JPK i magazyn
Poza przychodami i należnościami Fakturownia ma zestawienia potrzebne do rozliczeń. Wykaz sprzedaży VAT grupuje dokumenty według stawek, a pliki JPK obejmują między innymi JPK V7 z deklaracją, JPK_FA, JPK_MAG, JPK_PKPiR i JPK_EWP. Według pomocy producenta JPK VAT z deklaracją można wysłać bezpośrednio z konta. Przy magazynie przydatne są zestawienie ilości i wartości produktów według cen zakupu oraz podsumowanie dokumentów magazynowych PZ, WZ, MM, PW i RW w okresie.
Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe w swoim programie, te zestawienia służą głównie do uzgodnienia danych. Najważniejsze, żeby sprzedaż w raporcie Fakturowni zgadzała się ze sprzedażą zaksięgowaną przez biuro. Różnice zwykle wynikają z dokumentów wystawionych w złym miesiącu albo podwójnych faktur z dwóch integracji.
Jak Vinson pomaga uporządkować raporty w Fakturowni
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Mamy 4,9/5 ze 171 opinii i współpracowaliśmy z ponad 500 firmami. Nie jesteśmy partnerem Fakturowni. Wdrażamy i integrujemy Fakturownię ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy działy dla kanałów, oznaczanie płatności i przepływ dokumentów tak, żeby raporty przychodów, należności i marży pokazywały prawdziwy obraz sprzedaży. Na bezpłatnej konsultacji sprawdzimy, czy Twoje raporty można dziś czytać bez poprawek w arkuszu.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie raporty ma Fakturownia?
Fakturownia ma raporty przychodów, wydatków, należności, VAT i JPK, klientów, produktów, marży i magazynu oraz wykresy przychodów i wydatków. Raporty można filtrować według okresu, klienta i działu. Wyniki w walutach obcych można przeliczać na jedną walutę rozliczeniową.
Jak w Fakturowni sprawdzić nieopłacone faktury?
Służy do tego wykaz nieopłaconych faktur, który pokazuje zaległe płatności i należności kontrahentów. Stan rozliczeń z jednym klientem pokazuje Bilans Klientów, a kontrola płatności faktur dodatkowo oznacza opóźnienia, przypomnienia, wezwania i noty odsetkowe.
Czy Fakturownia pokazuje marżę na produktach?
Tak, Fakturownia ma raporty Produkty: marża oraz marża na podstawie faktur. Żeby wynik był wiarygodny, w kartotece produktów muszą być ceny zakupu albo towar musi być przyjmowany dokumentami magazynowymi. Bez tego raport pokaże marżę zawyżoną.
Jak w Fakturowni zobaczyć sprzedaż z Allegro osobno od sklepu?
Załóż osobne działy dla Allegro i sklepu i przypisz do nich integracje, które wystawiają dokumenty. Raport stanu finansowego działów pokaże wtedy liczbę i wartość faktur przychodowych dla każdego kanału. Działa to od momentu, w którym dokumenty zaczną trafiać do osobnych działów.
Dlaczego opłacone zamówienia z Allegro są w Fakturowni nieopłacone?
Najczęściej integracja tworzy fakturę bez oznaczenia płatności, bo pieniądze wpłynęły do operatora płatności, a nie na rachunek firmy. Sprawdź ustawienia aplikacji Allegro, wtyczki sklepu lub reguł w Base. Pomóc może też import płatności z banku z automatycznym łączeniem z fakturami.
Chcesz, żeby raporty Fakturowni pokazywały, który kanał naprawdę zarabia? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Działy i numerację, od których zależą raporty, opisaliśmy we wpisie Fakturownia konfiguracja krok po kroku - szablony faktur, magazyn i KSeF, a podłączenie sprzedaży do programu w artykule integracja sklepu z Fakturownią, wFirma i inFaktem.
