Formaty numeracji najlepiej dobrać do kanałów sprzedaży i tego, jak biuro rachunkowe chce widzieć dokumenty. Poniżej typowe warianty.
[#chart:ksg43b]
Krok 3 - szablony faktur w Fakturowni
Szablon faktury to wygląd dokumentu, który klient dostaje e-mailem lub pobiera z Allegro. W Fakturowni dodasz logo i pieczęć, wybierzesz gotowy szablon albo przygotujesz własny, a zaawansowani użytkownicy mogą dopasować wygląd przez CSS. Program obsługuje też faktury dwujęzyczne i wiele walut, co przydaje się przy sprzedaży do innych krajów UE.
W e-commerce szablon to nie tylko estetyka. Na fakturze warto umieścić:
Informację o zwrotach - krótki opis, jak odesłać towar, ogranicza liczbę pytań do obsługi klienta.
Dane kontaktowe - e-mail i telefon obsługi, a nie prywatny numer właściciela.
Numer zamówienia - pozwala szybko powiązać fakturę z zamówieniem przy reklamacji czy zwrocie.
Sposób płatności - przy zamówieniach opłaconych z góry status zapłaty, przy B2B termin płatności.
[#tip] Szablon decyduje o wyglądzie faktury w PDF, którą widzi klient. W KSeF zapisywana jest natomiast struktura XML, więc logo i kolory nie mają tam znaczenia. Liczą się poprawne dane w polach dokumentu, dlatego przed startem sprawdź zarówno podgląd PDF, jak i status KSeF pierwszych faktur.
Krok 3a - paragony i faktury do paragonów
Jeśli sprzedajesz konsumentom, skonfiguruj moduł Paragony.pl. Współpracuje on z drukarkami fiskalnymi Posnet, Novitus i Elzab oraz obsługuje e-paragony, a bez niego aplikacja Allegro nie wystawi paragonów automatycznie. Po podłączeniu drukarki sprawdź stawki VAT w produktach, bo to one trafiają na paragon.
W 2026 roku trzeba też pamiętać o zasadach faktur do paragonów w KSeF. Według informacji Fakturowni do końca 2026 roku paragony z NIP do 450 zł nie są wysyłane do KSeF, a od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP przestanie być fakturą uproszczoną (stan na maj 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Gdy klient firmowy prosi o fakturę do paragonu, wystawiasz ją w KSeF z oznaczeniem FP. Ustal z zespołem, kto obsługuje takie prośby i w jakim terminie.
Krok 3b - płatności, przypomnienia i bank
W sprzedaży B2B i przy przedpłatach przelewem warto od razu ustawić płatności. Fakturownia pozwala dodać do faktury płatność online przez operatorów takich jak PayU, Przelewy24, Tpay czy PayPal, wysyłać przypomnienia SMS i e-mail oraz importować wyciągi bankowe, które program dopasowuje do faktur. W sklepie z płatnościami online po stronie platformy ta funkcja jest mniej potrzebna, ale przy hurcie oszczędza ręczne sprawdzanie wpłat.
Krok 4 - magazyn w Fakturowni
Program magazynowy jest dostępny od planu Standard bez dodatkowej opłaty. Obsługuje dokumenty PZ, WZ, PW, RW, przesunięcia między magazynami, rezerwacje i inwentaryzację, a dokumenty przyjęcia i wydania mogą powstawać automatycznie na podstawie faktur. Zanim go włączysz, odpowiedz na jedno pytanie: który system ma być źródłem stanów?
| Gdzie prowadzisz stany | Magazyn w Fakturowni | Co ustawić |
|---|
| Tylko w Fakturowni | Włącz | Produkty z SKU, automatyczne WZ z faktur, PZ przy dostawach |
| W Base | Zwykle wyłącz | Fakturownia wystawia tylko dokumenty, stany zostają w Base |
| W panelu sklepu | Zwykle wyłącz | Stany prowadzi sklep, Fakturownia dostaje dane do faktur |
| U operatora fulfillmentu | Opcjonalnie | Ustal, który system aktualizuje stany po wysyłce i zwrocie |
Jeśli włączasz magazyn, zacznij od bilansu otwarcia: wprowadź stany początkowe dokumentem przyjęcia albo inwentaryzacją. Zadbaj o jednakowe kody produktów w Fakturowni i w kanałach sprzedaży, bo to po nich dokumenty powiązane z zamówieniami zdejmują stany.
Krok 5 - Fakturownia KSeF, czyli jak włączyć e-faktury
KSeF to Krajowy System e-Faktur, przez który od 1 kwietnia 2026 roku większość firm wystawia faktury ustrukturyzowane (stan na maj 2026 - sprawdź aktualne przepisy). Integracja z KSeF jest w każdym planie Fakturowni bez dodatkowej opłaty. Aktywujesz ją w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF, wybierając jedną z dwóch metod uwierzytelnienia:
Uwierzytelnienie automatyczne - Fakturownia sama obsługuje certyfikaty w trakcie autoryzacji.
Uwierzytelnienie manualne - generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF certyfikat uwierzytelniający i certyfikat offline (pliki .crt i .key), zapisujesz hasła do kluczy i wgrywasz pliki do Fakturowni.
Według producenta integracja działa na certyfikatach KSeF, a tokeny zgodnie z obecnymi przepisami mają być ważne tylko do końca 2026 roku. Po aktywacji nadaj uprawnienia do KSeF wybranym użytkownikom w sekcji szczegółów i uprawnień. Bez uprawnień dokumenty nie wysyłają się automatycznie, a przyciski wysyłki są ukryte.
Wysyłka może działać automatycznie, czyli zaraz po zapisaniu faktury, albo ręcznie przyciskiem „Zapisz i wyślij do KSeF”. W kolumnie Status KSeF na liście faktur widać, czy dokument trafił do systemu, a jeśli nie, jaki wystąpił błąd. Faktury do osób prywatnych możesz wysyłać do KSeF dobrowolnie - decydujesz o tym w ustawieniach integracji.
Najczęstsze problemy przy uruchamianiu KSeF w Fakturowni i sposoby ich rozwiązania zebraliśmy w diagramie.
[#chart:ksg43c]
Jeśli faktury wystawia Base, a nie Fakturownia bezpośrednio, ustal, który system odpowiada za wysyłkę do KSeF, żeby uniknąć duplikatów. Opisaliśmy to we wpisie Base i KSeF - jak wysyłać e-faktury przy sprzedaży przez Base.
Krok 6 - podłączenie Allegro, sklepu i test zamówienia
Dopiero gdy dane, numeracja, szablon, magazyn i KSeF działają, podłączasz kanały sprzedaży. Aplikację Allegro aktywujesz w Ustawienia > Integracje i dodatki, generujesz kod autoryzacyjny w Allegro i wybierasz statusy zamówień, przy których mają powstawać dokumenty. Sklepy na Shoperze, WooCommerce czy PrestaShop łączysz gotowymi integracjami, a przy wielu kanałach zamówienia zbiera Base.
[#checklista] Test przed startem: 1) zamówienie z Allegro z fakturą na firmę, 2) zamówienie konsumenckie z paragonem, 3) zamówienie ze sklepu, 4) zwrot z korektą, 5) sprawdzenie numeracji w każdym dziale, 6) status KSeF każdego dokumentu, 7) stan magazynu po sprzedaży i zwrocie.
Porównanie sposobów łączenia sklepu z programem do faktur znajdziesz w artykule integracja sklepu z Fakturownią, wFirma i inFaktem.
Jakich błędów unikać przy konfiguracji Fakturowni?
Większość problemów, które sprzedawcy zgłaszają po kilku tygodniach pracy z Fakturownią, ma źródło w pierwszym dniu konfiguracji. Najczęściej powtarzają się te sytuacje:
Podłączenie Allegro przed ustawieniem numeracji - pierwsze faktury z integracji dostają domyślny format, a późniejsza zmiana restartuje numerację.
Dwa działy z tym samym formatem - numeracja zaczyna się mieszać między kanałami i trudno ją potem wyjaśnić księgowej.
Brak uprawnień KSeF dla pracownika - faktury wystawione przez tę osobę nie wysyłają się automatycznie i czekają niezauważone.
Magazyn włączony obok Base - dwa źródła stanów rozjeżdżają się po pierwszym zwrocie lub ręcznej korekcie.
Zgubione hasło do klucza certyfikatu - przy uwierzytelnieniu manualnym trzeba wtedy unieważnić certyfikaty i wygenerować nowe.
Brak testu zwrotu - sprzedawca dowiaduje się, jak działa korekta, dopiero przy pierwszym reklamującym kliencie.
Dobrym nawykiem jest też zapisanie ustawień w krótkim dokumencie: jakie formaty numeracji mają działy, kto ma uprawnienia do KSeF, przy jakim statusie powstaje faktura. Przy zmianie pracownika czy biura rachunkowego oszczędza to wielu pytań.
Jak Vinson pomaga skonfigurować Fakturownię
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem Fakturowni. Wdrażamy i integrujemy Fakturownię ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy numerację w działach, reguły wystawiania faktur i paragonów, magazyn lub jedno źródło stanów w Base oraz wysyłkę do KSeF. Na bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez Twoją konfigurację i wskażemy ryzykowne ustawienia.
Najczęściej zadawane pytania
Jak skonfigurować Fakturownię od początku?
Zacznij od danych firmy i użytkowników, potem ustaw numerację w Ustawienia > Numeracja, przygotuj szablon faktury, włącz magazyn, jeśli jest potrzebny, i aktywuj KSeF. Kanały sprzedaży, takie jak Allegro czy sklep, podłączaj na końcu. Przed startem przetestuj pełną ścieżkę zamówienia i zwrotu.
Jak podłączyć Fakturownię do KSeF?
Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF, kliknij Aktywuj i wybierz uwierzytelnienie automatyczne albo manualne z certyfikatami z Aplikacji Podatnika KSeF. Następnie nadaj uprawnienia do KSeF wybranym użytkownikom. Bez uprawnień faktury nie będą wysyłane automatycznie.
Jak zmienić format numeracji faktur w Fakturowni?
Format zmienisz w Ustawienia > Numeracja, wybierając gotowy wzór lub budując własny ze zmiennych yyyy, mm, nr i innych. Po zmianie formatu numeracja zaczyna się od 1, dlatego najlepiej zmieniać ją na początku okresu. Przy działach każdy musi mieć inny format.
Czy w Fakturowni można edytować fakturę wysłaną do KSeF?
Nie, faktury wysłanej do KSeF nie da się edytować. Błąd poprawia się fakturą korygującą powiązaną z oryginałem, która dostaje własny numer KSeF. Jeśli KSeF odrzucił fakturę, nie jest ona uznana za wystawioną - poprawiasz dane i wysyłasz ponownie.
Czy magazyn w Fakturowni jest potrzebny, gdy korzystam z Base?
Zwykle nie. Jeśli Base prowadzi stany i synchronizuje je z Allegro i sklepem, drugi magazyn w Fakturowni dubluje pracę i grozi rozbieżnościami. Fakturownia wystawia wtedy tylko dokumenty sprzedaży.
Chcesz uruchomić Fakturownię bez błędów w numeracji i KSeF? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Jeśli planujesz automatyzację, przeczytaj też, jak działa automatyczne fakturowanie zamówień z Allegro i sklepu.
