Comarch ERP Optima cennik - który plan wybrać dla firmy handlowej i biura rachunkowego?

Który plan Comarch ERP Optima wybrać dla firmy handlowej?

Firma handlowa sprzedająca w internecie potrzebuje przede wszystkim sprawnego wystawiania dokumentów, kontroli magazynu i rozliczania płatności. Księgowość może być w Optimie albo w biurze rachunkowym. Od tej decyzji zależy, które moduły kupić.

Zestaw minimum dla sklepu z biurem rachunkowym

• Handel - faktury, paragony, magazyn, zamówienia z integratora.

• Kasa/Bank - rozliczanie wpłat od operatorów płatności i przelewów.

• Obsługa KSeF - wysyłka e-Faktur, w chmurze jako usługa dodatkowa.

Zestaw dla firmy z księgowością u siebie

• Handel lub Handel Plus - Plus, gdy pracujesz na partiach dostaw lub potrzebujesz dodatków wymagających tej wersji.

• Kasa/Bank lub Kasa/Bank Plus - Plus przy większej liczbie rachunków i rozbudowanych rozrachunkach.

• Księga Podatkowa lub Księga Handlowa - zależnie od formy opodatkowania; Księga Handlowa Plus pozwala dodatkowo księgować w walutach obcych.

• Płace i Kadry - gdy zatrudniasz zespół na umowy.

Poniżej zestawiamy, za co sprzedawcy e-commerce zwykle warto dopłacić, a co najczęściej można pominąć na starcie i dokupić później.

[#chart:ksg12b]

Comarch ERP Optima dla biura rachunkowego - na co zwrócić uwagę w cenniku?

Biuro rachunkowe kupuje Optimę w innym celu niż sklep. Potrzebuje prowadzić księgi wielu firm, obsługiwać deklaracje i wymieniać dane z klientami. Dlatego Comarch przygotował dla biur osobne warianty licencji i pakiety, które łączą moduły księgowe, kasę, bank i operacje wielofirmowe.

• Liczba obsługiwanych firm - sprawdź, jak licencja biura liczy klientów i bazy.

• Klienci z e-commerce - sprzedawcy Allegro generują dużo dokumentów, więc liczy się wydajny import i KSeF.

• Waluty i OSS - klienci sprzedający na Allegro.cz czy Allegro.sk potrzebują walut i procedury OSS.

• Praca na bazie klienta - w chmurze biuro i klient mogą pracować na jednej bazie.

[#tip] Jeśli prowadzisz sklep, a Twoje biuro pracuje na Optimie, zapytaj, czy możecie pracować na wspólnej bazie w chmurze. Wtedy płacisz za moduły handlowe, a biuro korzysta ze swoich licencji księgowych - podział kosztów trzeba jednak ustalić z biurem i dostawcą.

Jak policzyć koszt Comarch ERP Optima na jedno zamówienie?

Porównywanie samych cen licencji niewiele mówi. Lepiej policzyć, ile system kosztuje w przeliczeniu na zamówienie. Zsumuj miesięczny koszt wszystkich elementów - abonament lub rozłożoną licencję, aktualizacje, KSeF, integrator i serwis - i podziel przez liczbę zamówień w miesiącu. Ten wskaźnik łatwo zestawić z marżą i z kosztem ręcznej pracy, który system eliminuje.

[#chart:ksg12c]

Przykład pokazuje wartości umowne, nie cennik Comarch. Wstaw do wzoru własne kwoty z oferty, a zobaczysz, czy system przy Twojej skali sprzedaży jest drogi, czy tani. Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie koszt jednostkowy zwykle spada na tyle, że ważniejsza staje się oszczędność czasu niż sama cena programu.

Moduły, które często są zbędne przy sprzedaży online

Dostawcy chętnie proponują pełne pakiety. Dla sklepu internetowego część modułów może poczekać, a niektóre nie będą potrzebne nigdy. Zanim podpiszesz zamówienie, przejdź przez listę i przy każdym module zapytaj, kto i do czego będzie go używał.

1. Płace i Kadry - zbędne, gdy płace prowadzi biuro rachunkowe albo nie zatrudniasz pracowników.

2. Księga Handlowa - zbędna, gdy jesteś na KPiR lub ryczałcie albo księgi prowadzi biuro.

3. Rozszerzone moduły Plus - zbędne, gdy nie pracujesz na partiach dostaw i nie potrzebujesz dodatków, które ich wymagają.

4. Dodatkowe stanowiska - często wystarczy mniej, jeśli większość pracy wykonuje integracja automatycznie.

[#uwaga] Nie oszczędzaj na aktualizacjach. Zmiany w przepisach, w tym obsługa KSeF i nowe wersje JPK, trafiają do programu w aktualizacjach. Przestarzała wersja Optimy może przestać współpracować z integracją lub z systemami Ministerstwa Finansów.

Ukryte koszty Comarch ERP Optima, o których łatwo zapomnieć

Cena modułów to tylko część budżetu. Przy wdrożeniu w sklepie internetowym pojawia się kilka pozycji, których nie ma w cenniku programu, a które w pierwszym roku potrafią kosztować tyle samo co licencja. Warto je wpisać do kalkulacji od razu.

• Infrastruktura w wersji stacjonarnej - serwer lub mocniejszy komputer, system operacyjny, baza danych, kopie zapasowe, dostęp zdalny dla zespołu i biura.

• Integrator - abonament Base lub innego narzędzia, które łączy Optimę z Allegro i sklepem.

• Migracja danych - przeniesienie kartotek towarów, kontrahentów i bilansu otwarcia z poprzedniego programu.

• Szkolenie zespołu - zwłaszcza gdy w programie pracują osoby z magazynu i obsługi klienta.

• Zmiany po starcie - nowe kanały sprzedaży, nowe serie dokumentów, sprzedaż zagraniczna z OSS.

Przy porównywaniu ofert od różnych partnerów Comarch zwracaj uwagę, co jest w nich ujęte. Jedna oferta może zawierać wdrożenie i szkolenie, inna tylko licencje. Porównuj zawsze ten sam zakres, a nie ostatnią kwotę na stronie.

Kiedy koszt Optimy zwraca się najszybciej

System zwraca się tam, gdzie zastępuje powtarzalną pracę ręczną. Przy sprzedaży na Allegro to przede wszystkim automatyczne wystawianie faktur i paragonów, zdejmowanie stanów, rozliczanie wypłat i księgowanie dokumentów według schematów. Jeśli po wdrożeniu zespół nadal przepisuje zamówienia ręcznie, to nawet tani program będzie drogi. Dlatego w budżecie ważniejsza od rabatu na licencję bywa dobrze ustawiona integracja.

Dobrym testem jest policzenie czasu, jaki zespół poświęca dziś na dokumenty. Zapisz przez tydzień, ile minut dziennie zajmuje wystawianie faktur, przepisywanie zamówień, uzgadnianie wpłat i poprawianie błędów. Pomnóż to przez koszt godziny pracy i porównaj z miesięcznym kosztem systemu. Taki rachunek często pokazuje, że droższy, ale dobrze zintegrowany pakiet jest w praktyce tańszy od taniego programu obsługiwanego ręcznie.

Jak przygotować zapytanie ofertowe

Dobre zapytanie ofertowe skraca negocjacje i zmniejsza ryzyko dopłat. Opisz w nim liczbę zamówień miesięcznie, liczbę kanałów sprzedaży, liczbę magazynów, liczbę osób pracujących w programie, formę opodatkowania, informację o tym, kto prowadzi księgi, sprzedaż zagraniczną i planowaną integrację z Base. Na tej podstawie dostawca zaproponuje moduły, a Ty łatwiej wychwycisz pozycje, które są zbędne.

Jak Vinson pomaga dobrać plan Comarch ERP Optima

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem Comarch i nie sprzedajemy licencji Optimy, dlatego doradzamy zakres bez interesu w większym pakiecie. Wdrażamy i integrujemy Comarch ERP Optima ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base. Na bezpłatnej konsultacji przeanalizujemy Twój proces sprzedaży i podpowiemy, których modułów potrzebujesz, a które możesz odłożyć.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje Comarch ERP Optima?

Cena zależy od wybranych modułów, ich wersji, liczby stanowisk i modelu - licencji stacjonarnej lub abonamentu w chmurze. Do tego dochodzą usługi dodatkowe, np. KSeF w chmurze, oraz wdrożenie. Aktualne kwoty podaje cennik Comarch i partnerów sprzedających licencje.

Jakie moduły Comarch ERP Optima są potrzebne sklepowi internetowemu?

Sklep zwykle potrzebuje modułu Handel lub Handel Plus i Kasa/Bank. Moduł księgowy (Księga Podatkowa lub Księga Handlowa) jest potrzebny, gdy księgi prowadzisz w Optimie. Zamówienia z Allegro i sklepu doprowadza się do programu przez integrator, np. Base.

Czy Comarch ERP Optima w chmurze jest droższa niż wersja stacjonarna?

To zależy od perspektywy. Chmura to abonament miesięczny bez kosztu serwera, kopii zapasowych i dostępu zdalnego, a wersja stacjonarna to licencja i opłaty za aktualizacje plus własna infrastruktura. Porównuj całkowity koszt w okresie 2-3 lat, a nie samą cenę startową.

Czy biuro rachunkowe płaci za Optimę inaczej niż firma handlowa?

Tak, Comarch ma osobne warianty licencji i pakiety dla biur rachunkowych, przeznaczone do obsługi wielu firm. Obejmują one zwykle moduły księgowe, kasę, bank i operacje wielofirmowe. Szczegóły i ceny sprawdź w cenniku dla biur rachunkowych.

Czy KSeF w Comarch ERP Optima jest płatny dodatkowo?

W wersji w chmurze Comarch rozlicza obsługę KSeF jako usługę według miesięcznego limitu dokumentów. W wersji stacjonarnej warunki zależą od licencji i aktualizacji. Przed zakupem zapytaj dostawcę, jak w Twoim wariancie liczona jest wysyłka e-Faktur.

Masz ofertę na Optimę i nie wiesz, czy zakres jest właściwy? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Warto też przeczytać, jak zautomatyzować fakturowanie zamówień z Allegro i sklepu, bo to tam system zwraca swój koszt najszybciej.