Comarch ERP Optima automatyzacje - schematy księgowe i import zamówień
Damian Wełna
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Comarch ERP Optima automatyzacje - schematy księgowe i import zamówień
Automatyzacja w Comarch ERP Optima opiera się na dwóch filarach: imporcie zamówień ze sklepu i marketplace'ów, który tworzy dokumenty sprzedaży bez przepisywania, oraz schematach księgowych, które automatycznie dekretują te dokumenty w księgach. Razem pozwalają przejść od zamówienia z Allegro do zaksięgowanej faktury bez ręcznej pracy przy każdej transakcji. Ręcznie zostają tylko wyjątki.
Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie ręczne wystawianie faktur jeszcze się broni. Przy kilkuset zaczyna zjadać dni pracy, a każdy przepisany numer to ryzyko błędu w VAT, stanach magazynowych i rozrachunkach. W tym artykule pokazujemy, które procesy w Comarch ERP Optima da się zautomatyzować, jak działa import zamówień przez Base, jak zbudować schematy księgowe dla sprzedaży internetowej i gdzie najczęściej pojawiają się błędy.
[#wazne] W skrócie: w Comarch ERP Optima zamówienia z Allegro i sklepu najlepiej importować przez integrator, najczęściej Base, który tworzy faktury i paragony w module Handel. Moduł Księga Handlowa księguje je automatycznie według schematów księgowych, a Kasa/Bank pomaga rozliczyć wpłaty z wyciągów. Vinson, certyfikowany partner Base, wdraża takie automatyzacje i integruje Optimę ze sklepem, Allegro i marketplace'ami.
Jakie procesy w Comarch ERP Optima można zautomatyzować?
Automatyzacja w Comarch ERP Optima to ustawienie programu i integracji tak, żeby powtarzalne czynności wykonywały się same według reguł, a człowiek zajmował się tylko odstępstwami. W firmie sprzedającej online dotyczy to przede wszystkim drogi od zamówienia do księgowania.
Import zamówień - zamówienia z Allegro, Amazona, Empiku i sklepu trafiają do Optimy jako dokumenty, bez przepisywania.
Wystawianie dokumentów sprzedaży - faktura lub paragon powstaje automatycznie po opłaceniu zamówienia.
Zdejmowanie stanów - dokument sprzedaży zmniejsza stan w magazynie Optimy, a stan wraca do Base.
Księgowanie - schematy księgowe dekretują faktury sprzedaży i zakupu, dokumenty magazynowe, listy płac i amortyzację.
Rozliczenia płatności - wyciągi bankowe można importować do modułu Kasa/Bank i rozliczać z dokumentami.
Aktualizacja kartotek - towary i kontrahentów można zaimportować z arkusza Excel zamiast wpisywać ręcznie.
Każdy z tych elementów działa osobno, ale największą wartość dają połączone w jeden przepływ. Poniżej pokazujemy, jak wygląda droga zamówienia od marketplace'u do księgi w dobrze ustawionym procesie.
[#chart:ksg17a]
Import zamówień do Comarch ERP Optima przez Base
Comarch ERP Optima nie pobiera zamówień bezpośrednio z każdego marketplace'u. Rolę zbieracza zamówień pełni integrator. Base łączy się z Allegro, Amazonem, Empikiem, Erli, sklepami internetowymi i ma integrację z Comarch ERP Optima. Zamówienia z wszystkich kanałów trafiają do jednego panelu, a stamtąd do Optimy.
Konfigurację krok po kroku opisaliśmy w poradniku Base i Comarch Optima - jak połączyć Base z systemem Comarch. W skrócie: w Base ustawiasz statusy zamówień i akcję automatyczną, która po zmianie statusu, na przykład na „Opłacone”, wysyła zamówienie do Optimy. Program tworzy fakturę lub paragon, zdejmuje stan z magazynu, a numer dokumentu wraca do Base.
Co trzeba ustawić przed pierwszym importem
Powiązanie towarów - SKU lub EAN w Base musi odpowiadać kodowi lub kodowi EAN towaru w Optimie.
Rodzaj dokumentu - faktura dla firm, paragon dla klientów indywidualnych, zgodnie z danymi z zamówienia.
Serie numeracji - osobne schematy numeracji dla Allegro, sklepu i innych kanałów.
Magazyn - z którego magazynu Optimy schodzi towar dla danego kanału.
Forma płatności - przelew, płatność online, pobranie - każda wpływa na rozrachunki.
Kategoria dokumentu - kategoria lub opis analityczny wskazujący kanał sprzedaży, przydatny w raportach i księgowaniu.
Automatyzacja w Comarch ERP Optima opiera się na dwóch filarach: imporcie zamówień ze sklepu i marketplace'ów, który tworzy dokumenty sprzedaży bez przepisywania, oraz schematach księgowych, które automatycznie dekretują te dokumenty w księgach. Razem pozwalają przejść od zamówienia z Allegro do zaksięgowanej faktury bez ręcznej pracy przy każdej transakcji. Ręcznie zostają tylko wyjątki.
Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie ręczne wystawianie faktur jeszcze się broni. Przy kilkuset zaczyna zjadać dni pracy, a każdy przepisany numer to ryzyko błędu w VAT, stanach magazynowych i rozrachunkach. W tym artykule pokazujemy, które procesy w Comarch ERP Optima da się zautomatyzować, jak działa import zamówień przez Base, jak zbudować schematy księgowe dla sprzedaży internetowej i gdzie najczęściej pojawiają się błędy.
[#wazne] W skrócie: w Comarch ERP Optima zamówienia z Allegro i sklepu najlepiej importować przez integrator, najczęściej Base, który tworzy faktury i paragony w module Handel. Moduł Księga Handlowa księguje je automatycznie według schematów księgowych, a Kasa/Bank pomaga rozliczyć wpłaty z wyciągów. Vinson, certyfikowany partner Base, wdraża takie automatyzacje i integruje Optimę ze sklepem, Allegro i marketplace'ami.
Jakie procesy w Comarch ERP Optima można zautomatyzować?
Automatyzacja w Comarch ERP Optima to ustawienie programu i integracji tak, żeby powtarzalne czynności wykonywały się same według reguł, a człowiek zajmował się tylko odstępstwami. W firmie sprzedającej online dotyczy to przede wszystkim drogi od zamówienia do księgowania.
Import zamówień - zamówienia z Allegro, Amazona, Empiku i sklepu trafiają do Optimy jako dokumenty, bez przepisywania.
Wystawianie dokumentów sprzedaży - faktura lub paragon powstaje automatycznie po opłaceniu zamówienia.
Zdejmowanie stanów - dokument sprzedaży zmniejsza stan w magazynie Optimy, a stan wraca do Base.
Księgowanie - schematy księgowe dekretują faktury sprzedaży i zakupu, dokumenty magazynowe, listy płac i amortyzację.
Rozliczenia płatności - wyciągi bankowe można importować do modułu Kasa/Bank i rozliczać z dokumentami.
Aktualizacja kartotek - towary i kontrahentów można zaimportować z arkusza Excel zamiast wpisywać ręcznie.
Każdy z tych elementów działa osobno, ale największą wartość dają połączone w jeden przepływ. Poniżej pokazujemy, jak wygląda droga zamówienia od marketplace'u do księgi w dobrze ustawionym procesie.
[#chart:ksg17a]
Import zamówień do Comarch ERP Optima przez Base
Comarch ERP Optima nie pobiera zamówień bezpośrednio z każdego marketplace'u. Rolę zbieracza zamówień pełni integrator. Base łączy się z Allegro, Amazonem, Empikiem, Erli, sklepami internetowymi i ma integrację z Comarch ERP Optima. Zamówienia z wszystkich kanałów trafiają do jednego panelu, a stamtąd do Optimy.
Konfigurację krok po kroku opisaliśmy w poradniku Base i Comarch Optima - jak połączyć Base z systemem Comarch. W skrócie: w Base ustawiasz statusy zamówień i akcję automatyczną, która po zmianie statusu, na przykład na „Opłacone”, wysyła zamówienie do Optimy. Program tworzy fakturę lub paragon, zdejmuje stan z magazynu, a numer dokumentu wraca do Base.
Co trzeba ustawić przed pierwszym importem
Powiązanie towarów - SKU lub EAN w Base musi odpowiadać kodowi lub kodowi EAN towaru w Optimie.
Rodzaj dokumentu - faktura dla firm, paragon dla klientów indywidualnych, zgodnie z danymi z zamówienia.
Serie numeracji - osobne schematy numeracji dla Allegro, sklepu i innych kanałów.
Magazyn - z którego magazynu Optimy schodzi towar dla danego kanału.
Forma płatności - przelew, płatność online, pobranie - każda wpływa na rozrachunki.
Kategoria dokumentu - kategoria lub opis analityczny wskazujący kanał sprzedaży, przydatny w raportach i księgowaniu.
- Ocena procesów i obecnych narzędzi
- Plan integracji ze sklepem, Allegro i Base
- Wycena wdrożenia bez zobowiązań
Konsultację poprowadzi Damian Wełna, Automation & Integration ExpertSchematy księgowe w Comarch ERP Optima - jak działają
Schemat księgowy w Comarch ERP Optima to zapisana reguła, która mówi programowi, na jakie konta i z jakimi kwotami zaksięgować dany typ dokumentu. Schematy działają w module Księga Handlowa i obsługują między innymi faktury sprzedaży i zakupu z rejestrów VAT, dokumenty magazynowe, listy płac, amortyzację i zapisy kasowo-bankowe. Schemat składa się z nagłówka, który określa typ dokumentu i dziennik, oraz z elementów, czyli pojedynczych pozycji dekretu.
Dla sprzedawcy internetowego kluczowe jest to, że schemat może korzystać z cech dokumentu. Dzięki temu sprzedaż z Allegro może trafiać na inne konto przychodów niż sprzedaż ze sklepu, a paragony na inne niż faktury. Dokumentacja Comarch opisuje też księgowania okresowe, kwoty dodatkowe w schematach, schematy dla różnic kursowych oraz zaawansowane schematy oparte o zapytania SQL.
| Dokument | Skąd pochodzi | Co robi schemat księgowy |
|---|---|---|
| Faktura sprzedaży | Import zamówienia z Base | Przychód, VAT należny, rozrachunek z klientem |
| Paragon | Import zamówienia z Base | Przychód i VAT, osobne konto dla sprzedaży detalicznej |
| Faktura zakupu | Dostawca, KSeF | Koszt lub towar, VAT naliczony, zobowiązanie |
| Dokument magazynowy | Wydanie towaru do sprzedaży | Wartość sprzedanego towaru w kosztach |
| Wyciąg bankowy | Import do Kasa/Bank | Rozliczenie wpłat i wypłat z rozrachunkami |
| Rozliczenie w walucie | Sprzedaż w walutach obcych | Zapis różnic kursowych na właściwe konta |
Jak zbudować schematy dla sprzedaży wielokanałowej
Ustal plan kont z księgową - konta przychodów dla kanałów, konta rozrachunków z operatorami płatności i marketplace'ami.
Oznacz dokumenty - kategoria, seria lub opis analityczny musi jednoznacznie wskazywać kanał.
Zbuduj schemat dla każdego typu - osobno faktury, paragony, korekty i sprzedaż walutowa.
Przetestuj na kopii bazy - zaksięguj kilkadziesiąt prawdziwych dokumentów i porównaj z oczekiwanym dekretem.
Księguj seryjnie - po testach dokumenty z rejestru VAT księgujesz zbiorczo, a nie pojedynczo.
[#uwaga] Schematy księgowe to obszar księgowej lub biura rachunkowego. Integrator ustawia przepływ dokumentów, ale plan kont i dekrety zatwierdza osoba odpowiedzialna za księgi. Dobry projekt powstaje wtedy, gdy obie strony siedzą przy jednym stole.
Ile czasu oszczędza automatyzacja w Comarch ERP Optima?
Oszczędność zależy od liczby zamówień i od tego, ile czynności było ręcznych. Prosty przykład: jeśli ręczne wystawienie dokumentu do zamówienia i jego zaksięgowanie zajmuje łącznie 2 minuty, to przy 600 zamówieniach miesięcznie daje to 20 godzin pracy. Po automatyzacji ten czas spada do obsługi wyjątków - zamówień z błędnym NIP-em, brakującym powiązaniem towaru czy nietypową płatnością. Wartości są przykładowe, policz je na swoich danych.
Lepszą miarą niż godziny jest odsetek zamówień, które przechodzą przez cały proces bez ręcznej poprawki. Jeśli z 600 zamówień 570 przechodzi automatycznie, wskaźnik wynosi 95%, a zespół zajmuje się tylko 30 wyjątkami. Taki wskaźnik warto mierzyć co miesiąc, bo jego spadek szybko pokazuje, że coś się rozjechało.
[#chart:ksg17b]
Najczęstsze błędy przy automatyzacji Comarch ERP Optima
Automatyzacja źle ustawiona potrafi wygenerować błędy szybciej, niż człowiek zdążyłby je popełnić. Najczęściej problem leży w danych wejściowych, a nie w samym programie. Szerzej o fakturowaniu zamówień piszemy w artykule o automatycznym fakturowaniu zamówień z Allegro i sklepu.
Brak powiązania towaru - nowa oferta w Base nie ma odpowiednika w Optimie, więc dokument nie powstaje.
Podwójna e-Faktura - fakturę do KSeF wysyła i Base, i Optima.
Jeden schemat dla wszystkiego - sprzedaż z różnych kanałów ląduje na jednym koncie i nie da się jej rozdzielić.
Ręczne poprawki w dokumentach - zmiana dokumentu w Optimie bez zmiany w Base rozjeżdża stany i statusy.
Poniższa karta pomaga szybko przypisać objaw do przyczyny i poprawki.
[#chart:ksg17c]
Czego nie warto automatyzować w Optimie od razu
Nie każdy proces opłaca się automatyzować pierwszego dnia. Sprzedaż B2B z indywidualnymi rabatami, zamówienia z odroczonym terminem płatności czy sprzedaż zagraniczna z różnymi stawkami VAT mają dużo wyjątków. Dla nich lepiej zacząć od półautomatu: zamówienie trafia do Optimy jako dokument do zatwierdzenia, a pracownik sprawdza go przed wystawieniem faktury. Gdy po kilku tygodniach okaże się, że poprawki są rzadkie, można przejść na pełną automatyzację. Taka kolejność zmniejsza ryzyko, że błąd w regule powieli się na setkach dokumentów.
Automatyzacja płatności i wyciągów bankowych w Comarch ERP Optima
Wystawienie faktury to dopiero połowa drogi. Druga połowa to rozliczenie płatności, bo dopiero wtedy wiadomo, które zamówienia są zapłacone, a które wiszą jako należność. Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie ręczne parowanie przelewów z fakturami zajmuje tyle samo czasu co dawniej wystawianie dokumentów.
Moduł Kasa/Bank w Comarch ERP Optima pozwala importować wyciągi bankowe w formacie elektronicznym i rozliczać wpłaty z dokumentami. Program może kojarzyć wpłatę z płatnością na podstawie danych z wyciągu, na przykład kwoty i numeru dokumentu w tytule. Im bardziej uporządkowane dane trafiają z Base do Optimy, tym więcej wpłat rozliczy się bez ręcznej pracy.
Płatności online - operator płatności często przelewa jedną zbiorczą kwotę za wiele zamówień, więc potrzebne jest jego zestawienie transakcji.
Wypłaty z marketplace'ów - środki z Allegro czy Amazona przychodzą pomniejszone o opłaty, które trzeba ująć osobno.
Pobrania - przewoźnik przekazuje pobrania zbiorczo, z listą przesyłek.
Zwroty - zwrot pieniędzy klientowi musi być powiązany z korektą faktury.
Dla każdego z tych źródeł warto z księgową ustalić osobne konto rozrachunkowe i sposób rozliczenia. Wtedy schematy księgowe mogą dekretować także zapisy kasowo-bankowe, a saldo rozrachunku z operatorem płatności czy marketplace'em od razu pokazuje różnice do wyjaśnienia.
Automatyzacja zakupów i e-Faktur w Comarch ERP Optima
Od 2026 roku faktury od dostawców w coraz większej części przychodzą przez KSeF. Comarch ERP Optima obsługuje odbiór e-Faktur, więc faktury zakupowe można pobrać do programu zamiast przepisywać je z PDF. Pobrany dokument trafia do rejestru VAT, a schemat księgowy dekretuje go na konta kosztów lub towarów.
W sklepie internetowym ma to szczególne znaczenie dla faktur, które powtarzają się co miesiąc: prowizje marketplace'ów, reklama, przewoźnicy, operatorzy płatności, abonamenty oprogramowania. Dla każdego takiego dostawcy można ustalić stałą kategorię i schemat, dzięki czemu koszty kanałów sprzedaży są od razu poprawnie rozdzielone. To również podstawa późniejszych raportów rentowności.
[#checklista] Checklista automatyzacji w Optimie: powiązane towary w Base, osobne serie dla kanałów, jedna ścieżka wysyłki e-Faktur, schematy księgowe dla faktur, paragonów i korekt, import wyciągów bankowych, kategorie dla stałych dostawców, miesięczny pomiar odsetka zamówień bez poprawek.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować Comarch ERP Optima
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku, certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem Comarch - zajmujemy się tym, jak Optima współpracuje ze sprzedażą. Wdrażamy i integrujemy Comarch ERP Optima ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy import zamówień, dokumenty, stany i e-Faktury, a z Twoją księgową uzgadniamy oznaczenia kanałów pod schematy księgowe. Zacznij od bezpłatnej konsultacji, na której wskażemy, które kroki w Twoim procesie da się zautomatyzować.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Comarch ERP Optima może automatycznie importować zamówienia z Allegro?
Tak, ale najczęściej przez integrator. Base pobiera zamówienia z Allegro i innych kanałów, a akcja automatyczna przekazuje je do Comarch ERP Optima, gdzie powstaje faktura lub paragon i zmniejsza się stan magazynu. Numer dokumentu wraca do Base.
Czym są schematy księgowe w Comarch ERP Optima?
Schemat księgowy to reguła w module Księga Handlowa, która określa, na jakie konta i z jakimi kwotami zaksięgować dany typ dokumentu. Dzięki schematom faktury, dokumenty magazynowe, listy płac czy wyciągi bankowe księgują się automatycznie, także seryjnie.
Czy schematy księgowe działają w Księdze Podatkowej?
Schematy księgowe z dekretami na konta dotyczą pełnej księgowości, czyli modułu Księga Handlowa. W Księdze Podatkowej (KPiR i ryczałt) dokumenty z rejestrów VAT również przenosi się do ewidencji automatycznie, ale bez planu kont i dekretów.
Czy można zaimportować towary do Comarch ERP Optima z Excela?
Tak. Optima pozwala zaimportować towary i kontrahentów z arkusza Excel. Dla towarów wymagane są co najmniej kolumny Kod, Nazwa i JM, a kody EAN i dodatkowe jednostki podaje się w osobnych arkuszach. Najprościej wyeksportować listę z programu, uzupełnić ją i zaimportować z tymi samymi nazwami kolumn.
Kto powinien ustawić schematy księgowe - integrator czy księgowa?
Plan kont i dekrety powinna zatwierdzić księgowa lub biuro rachunkowe, bo odpowiadają za poprawność ksiąg. Integrator dba o to, żeby dokumenty z Base miały oznaczenia potrzebne schematom, na przykład kanał sprzedaży, serię i formę płatności.
Jeśli chcesz uporządkować drogę od zamówienia do księgi, umów się na bezpłatną konsultację z Vinson. Przed rozmową warto przeczytać, kiedy integracja Base z ERP jest potrzebna i jak ją zaplanować.
Schematy księgowe w Comarch ERP Optima - jak działają
Schemat księgowy w Comarch ERP Optima to zapisana reguła, która mówi programowi, na jakie konta i z jakimi kwotami zaksięgować dany typ dokumentu. Schematy działają w module Księga Handlowa i obsługują między innymi faktury sprzedaży i zakupu z rejestrów VAT, dokumenty magazynowe, listy płac, amortyzację i zapisy kasowo-bankowe. Schemat składa się z nagłówka, który określa typ dokumentu i dziennik, oraz z elementów, czyli pojedynczych pozycji dekretu.
Dla sprzedawcy internetowego kluczowe jest to, że schemat może korzystać z cech dokumentu. Dzięki temu sprzedaż z Allegro może trafiać na inne konto przychodów niż sprzedaż ze sklepu, a paragony na inne niż faktury. Dokumentacja Comarch opisuje też księgowania okresowe, kwoty dodatkowe w schematach, schematy dla różnic kursowych oraz zaawansowane schematy oparte o zapytania SQL.
| Dokument | Skąd pochodzi | Co robi schemat księgowy |
|---|---|---|
| Faktura sprzedaży | Import zamówienia z Base | Przychód, VAT należny, rozrachunek z klientem |
| Paragon | Import zamówienia z Base | Przychód i VAT, osobne konto dla sprzedaży detalicznej |
| Faktura zakupu | Dostawca, KSeF | Koszt lub towar, VAT naliczony, zobowiązanie |
| Dokument magazynowy | Wydanie towaru do sprzedaży | Wartość sprzedanego towaru w kosztach |
| Wyciąg bankowy | Import do Kasa/Bank | Rozliczenie wpłat i wypłat z rozrachunkami |
| Rozliczenie w walucie | Sprzedaż w walutach obcych | Zapis różnic kursowych na właściwe konta |
Jak zbudować schematy dla sprzedaży wielokanałowej
Ustal plan kont z księgową - konta przychodów dla kanałów, konta rozrachunków z operatorami płatności i marketplace'ami.
Oznacz dokumenty - kategoria, seria lub opis analityczny musi jednoznacznie wskazywać kanał.
Zbuduj schemat dla każdego typu - osobno faktury, paragony, korekty i sprzedaż walutowa.
Przetestuj na kopii bazy - zaksięguj kilkadziesiąt prawdziwych dokumentów i porównaj z oczekiwanym dekretem.
Księguj seryjnie - po testach dokumenty z rejestru VAT księgujesz zbiorczo, a nie pojedynczo.
[#uwaga] Schematy księgowe to obszar księgowej lub biura rachunkowego. Integrator ustawia przepływ dokumentów, ale plan kont i dekrety zatwierdza osoba odpowiedzialna za księgi. Dobry projekt powstaje wtedy, gdy obie strony siedzą przy jednym stole.
Ile czasu oszczędza automatyzacja w Comarch ERP Optima?
Oszczędność zależy od liczby zamówień i od tego, ile czynności było ręcznych. Prosty przykład: jeśli ręczne wystawienie dokumentu do zamówienia i jego zaksięgowanie zajmuje łącznie 2 minuty, to przy 600 zamówieniach miesięcznie daje to 20 godzin pracy. Po automatyzacji ten czas spada do obsługi wyjątków - zamówień z błędnym NIP-em, brakującym powiązaniem towaru czy nietypową płatnością. Wartości są przykładowe, policz je na swoich danych.
Lepszą miarą niż godziny jest odsetek zamówień, które przechodzą przez cały proces bez ręcznej poprawki. Jeśli z 600 zamówień 570 przechodzi automatycznie, wskaźnik wynosi 95%, a zespół zajmuje się tylko 30 wyjątkami. Taki wskaźnik warto mierzyć co miesiąc, bo jego spadek szybko pokazuje, że coś się rozjechało.
[#chart:ksg17b]
Najczęstsze błędy przy automatyzacji Comarch ERP Optima
Automatyzacja źle ustawiona potrafi wygenerować błędy szybciej, niż człowiek zdążyłby je popełnić. Najczęściej problem leży w danych wejściowych, a nie w samym programie. Szerzej o fakturowaniu zamówień piszemy w artykule o automatycznym fakturowaniu zamówień z Allegro i sklepu.
Brak powiązania towaru - nowa oferta w Base nie ma odpowiednika w Optimie, więc dokument nie powstaje.
Podwójna e-Faktura - fakturę do KSeF wysyła i Base, i Optima.
Jeden schemat dla wszystkiego - sprzedaż z różnych kanałów ląduje na jednym koncie i nie da się jej rozdzielić.
Ręczne poprawki w dokumentach - zmiana dokumentu w Optimie bez zmiany w Base rozjeżdża stany i statusy.
Poniższa karta pomaga szybko przypisać objaw do przyczyny i poprawki.
[#chart:ksg17c]
Czego nie warto automatyzować w Optimie od razu
Nie każdy proces opłaca się automatyzować pierwszego dnia. Sprzedaż B2B z indywidualnymi rabatami, zamówienia z odroczonym terminem płatności czy sprzedaż zagraniczna z różnymi stawkami VAT mają dużo wyjątków. Dla nich lepiej zacząć od półautomatu: zamówienie trafia do Optimy jako dokument do zatwierdzenia, a pracownik sprawdza go przed wystawieniem faktury. Gdy po kilku tygodniach okaże się, że poprawki są rzadkie, można przejść na pełną automatyzację. Taka kolejność zmniejsza ryzyko, że błąd w regule powieli się na setkach dokumentów.
Automatyzacja płatności i wyciągów bankowych w Comarch ERP Optima
Wystawienie faktury to dopiero połowa drogi. Druga połowa to rozliczenie płatności, bo dopiero wtedy wiadomo, które zamówienia są zapłacone, a które wiszą jako należność. Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie ręczne parowanie przelewów z fakturami zajmuje tyle samo czasu co dawniej wystawianie dokumentów.
Moduł Kasa/Bank w Comarch ERP Optima pozwala importować wyciągi bankowe w formacie elektronicznym i rozliczać wpłaty z dokumentami. Program może kojarzyć wpłatę z płatnością na podstawie danych z wyciągu, na przykład kwoty i numeru dokumentu w tytule. Im bardziej uporządkowane dane trafiają z Base do Optimy, tym więcej wpłat rozliczy się bez ręcznej pracy.
Płatności online - operator płatności często przelewa jedną zbiorczą kwotę za wiele zamówień, więc potrzebne jest jego zestawienie transakcji.
Wypłaty z marketplace'ów - środki z Allegro czy Amazona przychodzą pomniejszone o opłaty, które trzeba ująć osobno.
Pobrania - przewoźnik przekazuje pobrania zbiorczo, z listą przesyłek.
Zwroty - zwrot pieniędzy klientowi musi być powiązany z korektą faktury.
Dla każdego z tych źródeł warto z księgową ustalić osobne konto rozrachunkowe i sposób rozliczenia. Wtedy schematy księgowe mogą dekretować także zapisy kasowo-bankowe, a saldo rozrachunku z operatorem płatności czy marketplace'em od razu pokazuje różnice do wyjaśnienia.
Automatyzacja zakupów i e-Faktur w Comarch ERP Optima
Od 2026 roku faktury od dostawców w coraz większej części przychodzą przez KSeF. Comarch ERP Optima obsługuje odbiór e-Faktur, więc faktury zakupowe można pobrać do programu zamiast przepisywać je z PDF. Pobrany dokument trafia do rejestru VAT, a schemat księgowy dekretuje go na konta kosztów lub towarów.
W sklepie internetowym ma to szczególne znaczenie dla faktur, które powtarzają się co miesiąc: prowizje marketplace'ów, reklama, przewoźnicy, operatorzy płatności, abonamenty oprogramowania. Dla każdego takiego dostawcy można ustalić stałą kategorię i schemat, dzięki czemu koszty kanałów sprzedaży są od razu poprawnie rozdzielone. To również podstawa późniejszych raportów rentowności.
[#checklista] Checklista automatyzacji w Optimie: powiązane towary w Base, osobne serie dla kanałów, jedna ścieżka wysyłki e-Faktur, schematy księgowe dla faktur, paragonów i korekt, import wyciągów bankowych, kategorie dla stałych dostawców, miesięczny pomiar odsetka zamówień bez poprawek.
Jak Vinson pomaga zautomatyzować Comarch ERP Optima
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku, certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner i Meta Business Partner. Nie jesteśmy partnerem Comarch - zajmujemy się tym, jak Optima współpracuje ze sprzedażą. Wdrażamy i integrujemy Comarch ERP Optima ze sklepem, Allegro, marketplace'ami i Base: ustawiamy import zamówień, dokumenty, stany i e-Faktury, a z Twoją księgową uzgadniamy oznaczenia kanałów pod schematy księgowe. Zacznij od bezpłatnej konsultacji, na której wskażemy, które kroki w Twoim procesie da się zautomatyzować.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Comarch ERP Optima może automatycznie importować zamówienia z Allegro?
Tak, ale najczęściej przez integrator. Base pobiera zamówienia z Allegro i innych kanałów, a akcja automatyczna przekazuje je do Comarch ERP Optima, gdzie powstaje faktura lub paragon i zmniejsza się stan magazynu. Numer dokumentu wraca do Base.
Czym są schematy księgowe w Comarch ERP Optima?
Schemat księgowy to reguła w module Księga Handlowa, która określa, na jakie konta i z jakimi kwotami zaksięgować dany typ dokumentu. Dzięki schematom faktury, dokumenty magazynowe, listy płac czy wyciągi bankowe księgują się automatycznie, także seryjnie.
Czy schematy księgowe działają w Księdze Podatkowej?
Schematy księgowe z dekretami na konta dotyczą pełnej księgowości, czyli modułu Księga Handlowa. W Księdze Podatkowej (KPiR i ryczałt) dokumenty z rejestrów VAT również przenosi się do ewidencji automatycznie, ale bez planu kont i dekretów.
Czy można zaimportować towary do Comarch ERP Optima z Excela?
Tak. Optima pozwala zaimportować towary i kontrahentów z arkusza Excel. Dla towarów wymagane są co najmniej kolumny Kod, Nazwa i JM, a kody EAN i dodatkowe jednostki podaje się w osobnych arkuszach. Najprościej wyeksportować listę z programu, uzupełnić ją i zaimportować z tymi samymi nazwami kolumn.
Kto powinien ustawić schematy księgowe - integrator czy księgowa?
Plan kont i dekrety powinna zatwierdzić księgowa lub biuro rachunkowe, bo odpowiadają za poprawność ksiąg. Integrator dba o to, żeby dokumenty z Base miały oznaczenia potrzebne schematom, na przykład kanał sprzedaży, serię i formę płatności.
Jeśli chcesz uporządkować drogę od zamówienia do księgi, umów się na bezpłatną konsultację z Vinson. Przed rozmową warto przeczytać, kiedy integracja Base z ERP jest potrzebna i jak ją zaplanować.
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Bezpłatna konsultacja z Vinson
Damian i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie - bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy - przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie - przyjdzie i to zrobi."
Wybierz dogodny termin w kalendarzu - bez wymiany maili w tę i z powrotem.
Napisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration ExpertNapisz do nas
Opisz krótko, czego potrzebujesz - oddzwonimy lub odpiszemy w ciągu 24 godzin w dni robocze.
Na zapytanie odpowie Damian Wełna, Automation & Integration Expert