BaseLinker IdoSell – integracja, synchronizacja stanów i zamówień

Synchronizacja stanów BaseLinker – IdoSell w praktyce

Stany to najważniejsza część integracji, bo od nich zależy, czy nie sprzedasz towaru, którego nie ma. Base może synchronizować stany w obie strony, ale warunek jest zawsze ten sam: produkty w katalogu Base muszą być powiązane z produktami w sklepie. Bez powiązania synchronizacja po prostu nie ma czego aktualizować.

Przy imporcie produktów z IdoSell do katalogu wybierasz jeden z trybów: pobierz stany jednorazowo, pobieraj je cyklicznie ze sklepu (sklep nadrzędny) albo wysyłaj stany z Base do sklepu (Base nadrzędny). Te same opcje dotyczą cen. Ustawienia możesz później zmienić w konfiguracji integracji.

• IdoSell nadrzędny – stany zmieniasz w sklepie, Base je pobiera i aktualizuje oferty na marketplace’ach. Zmiana stanu w Base zostanie nadpisana przy kolejnej synchronizacji.

• Base nadrzędny – stany prowadzisz w Base (np. z dostawami i dokumentami magazynowymi), a sklep dostaje je jak każdy inny kanał. Zmiana w IdoSell zostanie nadpisana.

• Oferty na marketplace’ach – moduł synchronizacji stanów w ofertach działa według ustawionego interwału; pomoc Base wymienia m.in. 5 minut, godzinę i 8 godzin.

Tempo synchronizacji zależy też od planu. Według cennika Base Freemium synchronizuje zamówienia, stany i ceny co godzinę, a Business w czasie rzeczywistym. Mechanizm rezerwacji, progi i sposoby na uniknięcie sprzedaży bez towaru opisaliśmy w artykule synchronizacja stanów w BaseLinkerze.

[#przyklad] Sklep z kosmetykami ma w IdoSell 3 sztuki kremu. Rano schodzą 2 sztuki na Allegro i 1 w sklepie. Przy Base jako katalogu nadrzędnym i synchronizacji w czasie rzeczywistym stan spada do zera we wszystkich kanałach chwilę po każdym zamówieniu. Przy cyklu godzinowym przez kilkadziesiąt minut oferty mogą pokazywać nieaktualną liczbę sztuk – przy szybko rotujących produktach to realne ryzyko anulacji.

Aby powiązania działały, katalog musi mieć porządek w identyfikatorach. Jak uporządkować kody, piszemy w tekście EAN i SKU w BaseLinkerze, a o prowadzeniu stanów w samym Base – w artykule magazyn BaseLinker.

Synchronizacja cen między IdoSell, Base i marketplace’ami

Ceny działają podobnie jak stany: wybierasz źródło prawdy i kierunek. Do tego dochodzi warstwa marketplace’ów. W ustawieniach każdego konta marketplace możesz ustawić mnożnik ceny, który przelicza cenę ze sklepu na cenę oferty, np. żeby uwzględnić prowizję. Jeśli katalog prowadzisz w Base, możesz też korzystać z grup cenowych dla różnych kanałów.

Najczęstszy błąd to włączenie synchronizacji cen w obu kierunkach jednocześnie albo ręczne poprawianie cen w panelu marketplace’u. Takie zmiany zostaną nadpisane przy kolejnej synchronizacji. Reguły dla różnych kanałów opisujemy szerzej w tekście synchronizacja cen w BaseLinkerze.

Zamówienia z IdoSell i marketplace’ów – pobieranie, przekazywanie, statusy

Jeśli zamówienia obsługujesz w Base, włącz pobieranie zamówień ze sklepu i wybierz status startowy. Jeśli centrum zostaje w IdoSell, włącz przekazywanie zamówień do sklepu: Base wyśle produkty, ceny, koszty i dane wysyłki oraz dane do faktury, a opcjonalnie także login klienta, numer oferty i uwagi. Przekazywane są wyłącznie zamówienia potwierdzone – z Allegro dopiero po pobraniu pełnych danych, czyli po opłaceniu lub wyborze pobrania.

Pamiętaj, że statusy synchronizują się tylko w kierunku Base → sklep. Po przekazaniu zamówienia do IdoSell aktualizowane są już tylko status, płatność i numer nadania – inne zmiany, np. dodanie produktu, trzeba wprowadzić w obu miejscach. Szczegóły znajdziesz w artykule pomocy Base o przekazywaniu zamówień do sklepu.

[#uwaga] Zamówienia z marketplace’ów można przekazywać tylko do jednego wybranego sklepu i tylko wtedy, gdy oferty są powiązane z produktami z jego magazynu. Przy produkcie w zamówieniu musi być ID produktu ze sklepu, a przy wariancie – ID wariantu. Brak powiązania to częsty powód, dla którego zamówienie „utyka” i nie dociera do IdoSell.

Jeżeli przekazywanie zgłasza błędy, Base po pewnym czasie automatycznie je wyłącza, a ikona w tabeli integracji zmienia kolor z zielonego na żółty. Warto więc raz dziennie zerknąć na tabelę integracji – zwłaszcza po zmianach w sklepie.

Kilka sklepów IdoSell i multistore w jednym koncie Base

Base pozwala podłączyć dowolną liczbę sklepów IdoSell, także typu multistore, bez dodatkowych opłat. Przy połączeniach przez API kolejny sklep z multistore dodajesz jako osobną integrację, podając w polu adresu domenę i ID sklepu (np. domena.pl/6). Każdy sklep jest w Base osobnym magazynem.

Ważne ograniczenie: Base nie synchronizuje magazynów sklepów bezpośrednio między sobą. Jeśli dwa sklepy IdoSell mają dzielić te same stany, potrzebny jest wspólny katalog w Base, z którego oba sklepy dostają dane. To dobry moment, żeby przemyśleć scenariusz „Base w centrum” i strategię multichannel z BaseLinkerem.

Gdy zmienia się domena sklepu albo dane dostępowe, nie twórz nowego połączenia. Według pomocy Base powiązania opierają się na ID sklepu w systemie, więc wystarczy zaktualizować ustawienia istniejącej integracji – nowa integracja oznaczałaby wiązanie produktów od zera.

Najczęstsze problemy z integracją BaseLinker IdoSell

Wykres – objawy, przyczyny i poprawki najczęstszych problemów z integracją IdoSell i Base. [#chart:b19b]

• Zamówienia z Allegro pojawiają się dwa razy – to samo konto Allegro jest podłączone do IdoSell i do Base. Zostaw jedno źródło.

• Stany w ofertach nie spadają – brak powiązania produktów albo wyłączony moduł synchronizacji stanów dla danego konta marketplace. Pomaga artykuł stany nie aktualizują się w BaseLinkerze.

• Zamówienie nie trafia do IdoSell – zamówienie niepotwierdzone, brak ID produktu ze sklepu albo wyłączone przekazywanie po serii błędów.

• Produkty ze sklepu nie wyświetlają się przy wystawianiu – zapora serwera lub usługa typu Cloudflare blokuje adresy IP Base; aktualną listę adresów podaje pomoc Base.

• Brak nowych zamówień ze sklepu – wyłączone pobieranie, zły status startowy albo filtr na liście zamówień. Przejdź przez naszą listę kontrolną, gdy BaseLinker nie pobiera zamówień.

[#checklista] Jeden system obsługuje każde konto marketplace; ustalony katalog nadrzędny dla stanów i cen; klucz API z uprawnieniem zapisu; produkty powiązane po EAN lub SKU; powiązane statusy, płatności i wysyłki; status startowy dla zamówień ze sklepu; test zamówienia ze sklepu i z marketplace’u; kontrola ikon w tabeli integracji po każdej zmianie w sklepie.

Gdy integracja działa, kolejnym krokiem bywa podpięcie księgowości. Base może przekazywać dokumenty sprzedaży do systemów takich jak Comarch ERP Optima – opisujemy to w artykule BaseLinker Comarch Optima.

Najczęściej zadawane pytania

Czy integracja BaseLinker z IdoSell jest płatna?

Według Base integracja z IdoSell jest dostępna w każdym abonamencie, także w darmowym planie Freemium, bez opłat za podłączenie sklepu. Płacisz wyłącznie abonament Base zależny od liczby zamówień – aktualne stawki netto sprawdź w cenniku.

Czy synchronizacja stanów między IdoSell a Base działa w obie strony?

Tak, możesz pobierać stany i ceny z IdoSell do Base albo wysyłać je z Base do sklepu. Dla danego produktu wybierz jednak jeden kierunek, bo zmiany po stronie podrzędnej będą nadpisywane przy każdej synchronizacji.

Czy mogę podłączyć kilka sklepów IdoSell do jednego konta Base?

Tak, Base pozwala podłączyć dowolną liczbę sklepów IdoSell, także multistore, bez dodatkowych opłat. Każdy sklep jest osobnym magazynem, a wspólne stany dla kilku sklepów zapewnisz przez katalog w Base.

Czy zmiana statusu w IdoSell zmieni status zamówienia w Base?

Nie. Base synchronizuje statusy zamówień tylko w kierunku z Base do sklepu. Jeśli obsługujesz zamówienia w Base, zmieniaj statusy tam, a sklep potraktuj jako miejsce, w którym klient widzi postęp realizacji.

Czy muszę wyłączyć integrację Allegro w IdoSell, jeśli podłączam Allegro w Base?

Dla tego samego konta Allegro tak – jedno źródło zamówień i stanów zapobiega duplikatom i konfliktom. Możesz zostawić Allegro w IdoSell, a Base używać do innych kanałów, ale wtedy dokładnie rozpisz, który system odpowiada za które konto.

Ile trwa wdrożenie integracji IdoSell z Base?

Samo połączenie to kilka minut. Pełne wdrożenie z powiązaniem produktów, statusami, wysyłkami i testami zajmuje zwykle od kilku dni do kilku tygodni – zależnie od wielkości katalogu, liczby kanałów i porządku w kodach EAN oraz SKU.

Podsumowanie

Integracja BaseLinker IdoSell pozwala zachować sklep jako główną witrynę i jednocześnie sprzedawać na wielu marketplace’ach z jednym, spójnym stanem magazynowym. Kluczem nie jest samo połączenie przez API, tylko decyzje wokół niego: który system jest nadrzędny, gdzie obsługujesz zamówienia i który system odpowiada za dane konto marketplace.

Jeśli chcesz zaprojektować ten model raz, a dobrze, pomożemy jako certyfikowany partner wdrożeń Base – od konfiguracji IdoSell i synchronizacji po automatyzacje, wysyłki i dokumenty. Sprawdź, jak wygląda wdrożenie Base w Vinson Agency.